Zoho CRM Blueprint, Zoho Flow und Analytics im Lead- und QM-Prozess Tutorial

Dein Vertriebsprozess im Zoho CRM: So baust Du einen dynamischen Deal-Status-Blueprint mit QM-Loop

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist ein klar definierter und nachvollziehbarer Vertriebsprozess entscheidend für Deinen Erfolg. Leads dürfen nicht durchs Raster fallen, und Dein Team muss genau wissen, in welcher Phase sich ein potenzieller Kunde befindet und was die nächsten Schritte sind. Wenn Du Zoho CRM nutzt, hast Du mit Blueprints ein mächtiges Werkzeug an der Hand, um genau solche Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Doch oft geht es nicht nur um den linearen Weg von „Neu“ zu „Gewonnen“, sondern auch um Schleifen für Wiedervorlagen, Qualitätsmanagement und die flexible Reaktion auf unterschiedliches Kundeninteresse. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du einen detaillierten Deal-Status-Prozess (als Blueprint im Kontakt-Modul) entwirfst, der nicht nur Verkaufsgesprächsstufen (VG0, VG1, VG2) abbildet, sondern auch wichtige Aspekte wie Desinteresse-Gründe, Wiedervorlagen für Setter und Closer sowie einen essenziellen Qualitätsmanagement-Prozess für „eingeschlafene“ Leads integriert. Dabei schauen wir auch, wie Du andere Zoho Apps und externe Systeme clever einbinden kannst.

Warum ist ein detaillierter Deal-Status-Blueprint so wichtig für Dich als Zoho-Nutzer?

Ein typisches Problem in vielen Vertriebsteams ist die mangelnde Konsistenz im Umgang mit Leads. Was passiert, wenn ein Lead „nicht erreicht“ wird? Wie oft wird nachgefasst? Welche Gründe führen dazu, dass ein potenzieller Kunde abspringt? Ohne einen festen Prozess gehen wertvolle Informationen verloren, und Leads, die mit etwas mehr Aufmerksamkeit vielleicht doch noch zu Kunden geworden wären, versanden. Ein gut durchdachter Blueprint in Zoho CRM stellt sicher, dass jeder Lead systematisch bearbeitet wird, wichtige Daten erfasst werden (z.B. Gründe für Desinteresse) und keine Chance ungenutzt bleibt. Gerade die Integration eines Qualitätsmanagement-Prozesses (QM) kann „verloren geglaubte“ Leads reaktivieren und wertvolles Feedback für die Optimierung Deiner Angebote liefern.

Praxisbeispiel: Der komplexe Weg vom Erstkontakt zum Abschluss (oder zur Reaktivierung)

Stell Dir vor, Dein Unternehmen bietet verschiedene Produkte oder Dienstleistungen an, beispielsweise eine „Masterclass“ und individuelle „Erstberatungstermine“ (EBT). Der Vertriebsprozess ist mehrstufig, beginnend mit einem ersten Verkaufsgespräch (VG0), gefolgt von qualifizierenden Gesprächen (VG1, VG2). Nicht jeder Lead ist sofort kaufbereit oder hat Interesse am Hauptprodukt. Manche brauchen eine Wiedervorlage, andere zeigen vielleicht kein Interesse an der Masterclass, wären aber offen für einen EBT. Wieder andere sind mehrfach nicht erreichbar oder sagen Termine ab. Genau hier setzt unser Blueprint an: Er soll all diese Szenarien abbilden, Daten für die Analyse sammeln und sicherstellen, dass auch Leads, die zunächst abspringen, über einen QM-Prozess eine zweite Chance bekommen.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lösung mit Zoho CRM und Co.

Lass uns nun den Aufbau eines solchen Blueprints im Kontakt-Modul von Zoho CRM detailliert betrachten. Wir verwenden ein benutzerdefiniertes Feld namens „Deal-Status“ als Basis für unseren Blueprint.

1. Vorbereitung: Benutzerdefinierte Felder anlegen

Bevor Du den Blueprint erstellst, benötigst Du einige benutzerdefinierte Felder in Deinem Kontakt-Modul in Zoho CRM:

Deal-Status (Auswahlliste): Hier definierst Du alle möglichen Status, z.B.:
- VG0 vereinbart
- VG0 kein Interesse
- VG0 NE (Nicht Erreicht)
- VG0 abgesagt
- VG0 verschoben
- VG1 vereinbart
- VG1 NE
- VG1 abgesagt
- VG1 verschoben
- VG2 vereinbart
- VG2 NE
- VG2 abgesagt
- VG2 verschoben
- Fade-Closed Masterclass
- EBT vereinbart
- EBT Closed
- EBT Failed
- Wiedervorlage Setter
- Wiedervorlage Closer
- Wiedervorlage nicht erreicht
- Verloren 30 Tage QM
- Reaktiviert QM
VG0 Termin an (Datum)
VG1 Termin an (Datum)
VG2 Termin an (Datum)
EBT Termin an (Datum)
VG0 kein Interesse Grund (Auswahlliste oder Textfeld): z.B. „Preis zu hoch“, „Kein Bedarf aktuell“, „Mitbewerber gewählt“.
Fade-Closed Masterclass Grund (Auswahlliste): z.B. „Aktuell nicht entscheidungsbereit“, „Keine Liquidität“, „Falscher Zeitpunkt“, „Sucht anderes Produkt“.
Verloren Grund QM (Auswahlliste oder Textfeld): z.B. „Timing war schlecht“, „Interesse an anderem Produkt“, „Interesse wieder vorhanden“.
Wiedervorlage Setter Datum (Datum)
Wiedervorlage Closer Datum (Datum)

Diese Felder sind die Bausteine für Deinen Prozess.

2. Blueprint im Kontakt-Modul erstellen

Gehe in Zoho CRM zu Einstellungen > Automatisierung > Blueprints und erstelle einen neuen Blueprint für das Modul „Kontakte“, basierend auf dem Feld „Deal-Status“.

Startpunkt und erste Stufen (VG0)

Der Blueprint startet, sobald ein Kontakt z.B. den Status „VG0 vereinbart“ erhält. Dies kann manuell gesetzt werden oder automatisch, wenn ein Lead über Zoho Forms von Deiner Zoho Sites Webseite kommt und Interesse bekundet.

Start: „VG0 vereinbart“
- Aktion beim Übergang: Mache das Feld „VG0 Termin an“ zum Pflichtfeld.
Übergänge von „VG0 vereinbart“:
- Zu „VG0 kein Interesse“:
  - Aktion beim Übergang: Pop-up zur Erfassung von „VG0 kein Interesse Grund“ (Pflichtfeld).
- Zu „VG0 NE“
- Zu „VG0 abgesagt“
- Zu „VG0 verschoben“:
  - Aktion beim Übergang: Setze „Wiedervorlage Setter Datum“ als Pflichtfeld. Optional kannst Du hier via Zoho Flow eine Aufgabe in Zoho Projects für den Setter anlegen oder eine Erinnerung in Zoho Calendar.
- Zu „VG1 vereinbart“ (positiver Ausgang von VG0)
  - Aktion beim Übergang: Mache „VG1 Termin an“ zum Pflichtfeld.

Weitere Verkaufsgesprächsstufen (VG1, VG2)

Der Aufbau für VG1 und VG2 ist analog zu VG0, mit dem Unterschied, dass ein „Kein Interesse“ in einer fortgeschrittenen Phase wie VG1 eher zu einem „Fade-Closed“ führt.

Von „VG1 vereinbart“:
- Zu „VG1 NE“, „VG1 abgesagt“, „VG1 verschoben“ (mit Wiedervorlage Closer Datum)
- Zu „Fade-Closed Masterclass“ (wenn das Gespräch ergibt, dass die Masterclass nicht passt):
  - Aktion beim Übergang: Pop-up für „Fade-Closed Masterclass Grund“ (Pflichtfeld).
- Zu „VG2 vereinbart“ (positiver Ausgang von VG1)
  - Aktion beim Übergang: Mache „VG2 Termin an“ zum Pflichtfeld.
Von „VG2 vereinbart“: Ähnliche Übergänge wie bei VG1, aber der positive Ausgang könnte direkt „EBT vereinbart“ sein (falls EBT das Zielprodukt nach VG2 ist) oder ein spezifischer „Closed Won Masterclass“-Status (nicht im Beispiel explizit, aber denkbar).

Der „Fade-Closed“ und EBT-Pfad

Ein wichtiger Aspekt ist die Flexibilität. Ein „Fade-Closed Masterclass“ bedeutet nicht das Ende.

Von „Fade-Closed Masterclass“:
- Zu „EBT vereinbart“: Wenn der Lead zwar kein Interesse an der Masterclass hat, aber für einen EBT offen ist.
  - Aktion beim Übergang: „EBT Termin an“ als Pflichtfeld.
- Zu „Wiedervorlage Closer“ (wenn z.B. späteres Interesse an Masterclass signalisiert wird).
- Wichtig: Dieser Status beendet den Blueprint NICHT, um QM zu ermöglichen.
Von „EBT vereinbart“:
- Zu „EBT Closed“ (Erfolg!): Dieser Status kann den Blueprint beenden. Hier könntest Du via Zoho Flow automatisch eine Rechnung in Zoho Books oder Zoho Invoice anstoßen.
- Zu „EBT Failed“: Dieser Status kann den Blueprint beenden. Auch hier Grund erfassen!
- Zu „EBT NE“, „EBT abgesagt“, „EBT verschoben“.

Wiedervorlagen

Status wie „Wiedervorlage Setter“ oder „Wiedervorlage Closer“ (jeweils mit Datumsfeld) sind Zwischenstationen. Von hier aus kann der Prozess wieder zu „VG0/VG1/VG2 vereinbart“ führen oder, falls die Wiedervorlage fehlschlägt, zu „Wiedervorlage nicht erreicht“.

Von „Wiedervorlage Setter/Closer“:
- Zu „VGx vereinbart“ (je nach Phase)
- Zu „Wiedervorlage nicht erreicht“

Der Qualitätsmanagement-Prozess (QM)

Das Herzstück für die Reaktivierung. Leads, die länger als 30 Tage (konfigurierbar) in Status wie „VGx NE“, „VGx abgesagt“ oder „Wiedervorlage nicht erreicht“ verbleiben, ohne dass ein neuer Termin vereinbart wurde, sollen in den QM-Prozess überführt werden. Dies kannst Du über eine Workflow-Regel in Zoho CRM realisieren, die den Status automatisch auf „Verloren 30 Tage QM“ setzt.

Status „Verloren 30 Tage QM“:
- Aktion beim Übergang (oder als Pflichtfeld im Status): „Verloren Grund QM“ erfassen.
- Von hier aus kann das QM-Team (ggf. unterstützt durch Aufgaben in Qntrl oder Zoho Projects) den Lead erneut kontaktieren.
- Mögliche Übergänge:
  - Zu „Reaktiviert QM“ (und von dort wieder zu „VG0 vereinbart“ oder „VG1 vereinbart“).
  - Der Lead bleibt im Status (falls keine Reaktivierung möglich).

Dein QM-Team kann dann regelmäßig benutzerdefinierte Ansichten in Zoho CRM filtern (z.B. alle Kontakte im Status „Verloren 30 Tage QM“) oder Berichte in Zoho Analytics nutzen, um diese Leads gezielt anzugehen. Die erfassten Gründe sind Gold wert für die Analyse!

Endpunkte des Blueprints

Definiere klare Endpunkte. In unserem Beispiel sind das nur „EBT Closed“ und „EBT Failed“. Alle anderen negativen oder neutralen Status sollten eine Rückkehr in den aktiven Prozess ermöglichen, insbesondere für das QM. Wenn Du z.B. „Fade-Closed Masterclass“ als Endpunkt definierst, könnte das QM keinen neuen VG1-Termin mehr für diesen Lead eintragen, falls sich die Situation des Leads ändert.

3. Externe Systeme und APIs einbinden

Zoho-Anwendungen sind stark in der Vernetzung. Überlege Dir:

Webformulare (z.B. Zoho Forms auf Deiner Webseite mit Zoho Sites oder einer Landingpage via Zoho LandingPage): Neue Leads können direkt mit dem initialen Status „VG0 vereinbart“ im CRM angelegt werden und den Blueprint starten.
```

<iframe frameborder="0" style="height:500px;width:99%;border:none;" src='https://forms.zohopublic.com/yourformpermalink'></iframe>
```
Kalenderintegration: Termine (VG0, VG1, etc.) können nicht nur im CRM, sondern auch mit Zoho Calendar oder externen Kalendern (Google Calendar, Outlook) synchronisiert werden. Zoho Flow kann hier als Brücke dienen.
Kommunikationstools (Zoho Cliq, Slack): Benachrichtige Dein Team über wichtige Statusänderungen oder anstehende Wiedervorlagen. Ein Flow könnte eine Nachricht an den zuständigen Closer senden, wenn ein Lead in „Wiedervorlage Closer“ wechselt.
Zoho Analytics: Verbinde Dein CRM mit Analytics, um detaillierte Auswertungen über Konversionsraten, Verlustgründe, Effektivität des QM-Prozesses etc. zu erstellen. So siehst Du, wo Dein Prozess hakt oder besonders gut funktioniert.

Externe Lead-Quellen via API: Wenn Du Leads von Plattformen wie Facebook Lead Ads oder LinkedIn Lead Gen Forms bekommst, kannst Du diese über deren APIs und Zoho Flow oder direkte Integrationen (falls vorhanden) ins CRM pushen und den Blueprint starten lassen.

// Konzeptioneller API Call (Pseudocode für serverseitige Logik)
// Annahme: Daten von externer Quelle erhalten
let leadData = {
  lastName: "Mustermann",
  email: "[email protected]",
  company: "Beispiel GmbH",
  leadSource: "Webinar XY",
  customStatus: "VG0 vereinbart" // Setzt den Start-Status für den Blueprint
};

// zohoCRMApi.createContact(leadData)
// .then(response => console.log("Lead created:", response))
// .catch(error => console.error("Error creating lead:", error));

Codebeispiele für die Praxis

Deluge-Skript für Pop-up (Blueprint Übergang)

Um bei einem Übergang (z.B. zu „VG0 kein Interesse“) ein Pop-up zur Erfassung des Grundes zu erzwingen, kannst Du im Blueprint bei der Konfiguration des Übergangs unter „Während“ eine Custom Function (Deluge) einbauen, die ein Feld als Pflichtfeld setzt oder ein spezifisches Formular anzeigt. Einfacher ist es oft, die Felder im „Während“-Abschnitt des Übergangs direkt als Pflichtfelder zu markieren.

Wenn Du jedoch komplexere Logik oder ein benutzerdefiniertes Pop-up benötigst, könntest Du eine Funktion in Zoho Creator bauen und diese via API aufrufen oder ein Widget in Zoho CRM verwenden. Für das reine Erzwingen eines Grundes reicht die Blueprint-Standardfunktion meist aus.

Hier ein einfaches Deluge-Beispiel, um ein Feld beim Übergang zu aktualisieren, was Du als Teil einer komplexeren Logik verwenden könntest:

// Im Blueprint-Übergang unter "Nachher" ausführen
// Angenommen, 'contactId' ist die ID des aktuellen Kontakts
// und 'reason' wurde im Übergang erfasst.

kontaktDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId);
if (kontaktDetails.get("Deal_Status") == "VG0 kein Interesse") {
    // Zusätzliche Aktionen, z.B. eine Aufgabe für das Team erstellen
    taskMap = Map();
    taskMap.put("Subject", "Nachfassen: VG0 kein Interesse - Grund: " + kontaktDetails.get("VG0_kein_Interesse_Grund"));
    taskMap.put("Owner", "USER_ID_DES_VERANTWORTLICHEN"); // Ersetze mit tatsächlicher User ID
    taskMap.put("Due_Date", zoho.currentdate.addDay(7));
    taskMap.put("What_Id", contactId); // Verknüpft Aufgabe mit Kontakt
    createTask = zoho.crm.createRecord("Tasks", taskMap);
    info "Aufgabe erstellt: " + createTask;
}

Webhook-Benachrichtigung via Zoho Flow

Wenn ein Lead in den QM-Prozess („Verloren 30 Tage QM“) übergeht, könntest Du via Zoho Flow eine Benachrichtigung an einen externen Dienst oder ein internes Dashboard senden.

Erstelle einen Workflow in Zoho CRM, der bei Statusänderung zu „Verloren 30 Tage QM“ getriggert wird.
Als Aktion wähle „Webhook aufrufen“.
In Zoho Flow: Erstelle einen neuen Flow, der mit einem „Webhook Trigger“ startet. Kopiere die URL des Flow-Webhooks in den CRM-Workflow.
Im Flow kannst Du dann Aktionen definieren, z.B. eine Nachricht in Zoho Cliq posten oder einen Eintrag in Zoho Sheet für das QM-Team anlegen.

// Beispiel JSON Payload, den Zoho CRM an den Flow Webhook senden könnte:
{
  "contact_id": "12345678901234567",
  "contact_name": "Max Mustermann",
  "email": "[email protected]",
  "status": "Verloren 30 Tage QM",
  "reason_qm": "Timing war schlecht"
}

Tipps und Best Practices

Klare Definitionen: Stelle sicher, dass jeder im Team die Bedeutung der einzelnen Status und Gründe versteht. Dokumentiere den Prozess!
Pflichtfelder nutzen: Mache Felder für Gründe (Desinteresse, Fade-Closed, QM) zu Pflichtfeldern, um die Datenqualität zu sichern.
Regelmäßige Überprüfung: Analysiere die Daten (z.B. mit Zoho Analytics) und passe den Blueprint bei Bedarf an. Ist er noch praxisnah? Gibt es Engpässe?
Schulung: Dein Team muss den Prozess kennen und konsequent anwenden. Plane Schulungen und Q&A-Sessions ein.
Nicht überfrachten: Ein Blueprint kann sehr komplex werden. Starte vielleicht mit einer einfacheren Version und erweitere sie schrittweise.
Automatisierung sinnvoll einsetzen: Nutze Workflows und Zoho Flow, um manuelle Schritte zu reduzieren (z.B. Task-Erstellung, Benachrichtigungen).
Flexibilität bewahren: Sorge dafür, dass der Blueprint nicht zu starr ist und Reaktivierungen oder Wechsel zwischen Produktinteressen (wie Masterclass zu EBT) zulässt.

Zusätzliche Hinweise und Erweiterungen

Integration mit Zoho Marketing Automation oder Zoho Campaigns: Leads im QM-Status oder mit spezifischen „Fade-Closed“-Gründen könnten automatisch in Nurturing-Kampagnen aufgenommen werden.
Verwendung von Zoho SalesIQ: Identifiziere wiederkehrende Besucher auf Deiner Webseite, die zuvor als „Fade-Closed“ markiert wurden, und gib Deinem Vertrieb proaktiv ein Signal.
Aufgabenmanagement mit Zoho Projects oder Qntrl: Für komplexe QM-Aufgaben oder Reaktivierungsprozesse kannst Du detaillierte Aufgabenpläne in diesen Tools erstellen, die durch den CRM-Blueprint getriggert werden.
Nutzung von Zoho Desk: Falls während des Verkaufsprozesses Support-Anfragen entstehen, können diese direkt mit dem Kontaktdatensatz verknüpft werden, um eine 360-Grad-Sicht zu gewährleisten.

Fazit: Mehr Struktur, weniger verlorene Chancen

Die Implementierung eines solch detaillierten Deal-Status-Blueprints in Zoho CRM mag anfangs aufwendig erscheinen, zahlt sich aber durch eine deutlich verbesserte Prozessqualität, höhere Datenkonsistenz und letztendlich weniger verlorene Verkaufschancen aus. Die Möglichkeit, Leads über einen QM-Prozess systematisch nachzufassen und zu reaktivieren, ist ein enormer Hebel. Durch die Kombination verschiedener Zoho Apps wie Zoho Flow, Zoho Analytics und die Anbindung externer Systeme via APIs oder Webhooks schaffst Du ein mächtiges, maßgeschneidertes Vertriebsökosystem. Du lernst aus jedem Schritt und kannst Deinen Vertriebsprozess kontinuierlich optimieren.

Verwendete Zoho Apps in diesem Konzept:

Zoho CRM (Kernanwendung für Kontakte, Felder, Blueprints, Workflows)
Zoho Flow (Automatisierung, Integrationen, Webhooks)
Zoho Analytics (Auswertung und Reporting)
Zoho Forms (Lead-Erfassung)
Zoho Sites / Zoho LandingPage (Webpräsenz)
Zoho Calendar (Terminplanung)
Zoho Projects / Qntrl (Aufgabenmanagement für QM)
Zoho Cliq (Interne Kommunikation)
Zoho Books / Zoho Invoice (Rechnungsstellung)
Optional: Zoho Creator (für sehr individuelle Erweiterungen)