Wenn dein Unternehmen auf DocuWare setzt, binden wir es sauber an deinen Zoho-Stack an. CRM-Dokumente, Workflows, Archivierung – alles synchron, alles professionell.
DocuWare ist einer der absoluten Marktführer im Bereich Dokumentenmanagement – und das seit Jahrzehnten. Wer DocuWare tief im Unternehmen verankert hat, wird es so schnell nicht austauschen. Und das muss er auch nicht! Wir haben DocuWare bereits mehrfach in echten Kundenprojekten an den Zoho-Stack angebunden – an Zoho CRM, an Zoho Flow und an weitere Zoho Apps. Ehrliche Einschätzung: Es kommt bei uns im Alltag 'nicht so wahnsinnig häufig' vor, aber wenn es kommt, meistern wir diese Enterprise-Anbindung souverän. Wir wissen, wo die Fallstricke liegen, und liefern eine stabile, bidirektionale Schnittstelle zwischen deinem DMS und dem agilen Zoho-Ökosystem.
Zoho versucht seit einer Weile mit **Zoho WorkDrive** genau in die DMS-Richtung zu stoßen. Wir sind ehrlich: Ein massives, compliance-getriebenes Enterprise-DMS wie DocuWare kann WorkDrive heute noch nicht in jeder Tiefe restlos ersetzen. **ABER:** Für Kunden, die 'nur' ein gutes, strukturiertes und gehobenes Dokumentenmanagementsystem suchen, ist WorkDrive oft die viel agilere und kostengünstigere Lösung! Und die Integration ins CRM ist dann nativ geschenkt – keine API-Schlüssel, kein Middleware-Aufwand, keine Extrakosten.
WorkDrive als Alternative prüfen
30 Minuten mit unserem Team: Wir analysieren, ob DocuWare oder WorkDrive die bessere Wahl für deine Anforderungen ist – ehrlich, ohne Verkaufsdruck.
Evaluierungs-Gespräch buchenDocuWare behalten? Auch gut!Keine Verkaufsgespräche. Ehrliche technische Einschätzung aus der Praxis.
Wir lieben Enterprise-Projekte – aber wir verschönern nichts. DocuWare-Integration ist kein Spaziergang, und wir sprechen das offen an, bevor wir gemeinsam starten.
DocuWare-Integration lohnt sich überall dort, wo das DMS bereits seit Jahren im Einsatz ist und Compliance-Anforderungen den Wechsel zu einer Alternative verbieten. Wir setzen die Integration genau dort an, wo sie den größten Hebel hat: bei der nahtlosen Verfügbarkeit von DMS-Dokumenten im Zoho CRM.
Zoho CRM
Zoho Books
Zoho Analytics
Zoho Desk
Zoho Inventory
Zoho Flow
Intelligente Automatisierung
KI-Agenten orchestrieren deine Zoho-Landschaft end-to-end: Sie verknüpfen CRM, Books, Desk und Analytics zu selbstlernenden Workflows, die Kontext verstehen und eigenständig die nächsten Schritte auslösen.
Drei klar umrissene Integrations-Pakete für DocuWare × Zoho – vom Basis-Setup bis zur vollautomatischen Dokumenten-Synchronisation. Ehrlicher Kunden-Tipp: DocuWare-Schnittstellen an Zoho ranzubauen, ist 'ganz schön aufwändig'. Aber als Enterprise-erfahrene Agentur bauen wir das grundsolide.
Wir verbinden deine DocuWare-API mit Zoho CRM, konfigurieren die Authentifizierung und richten die automatische Dokumentenzuordnung ein. Jedes relevante DMS-Dokument wird als Referenz am richtigen CRM-Record angezeigt – mit Vorschau und Archivierungsstatus.
Premium-Paket: Wir bauen einen end-to-end Workflow, bei dem Dokumente aus Zoho CRM (Angebote, Rechnungen, Verträge) automatisch in DocuWare abgelegt werden – korrekt kategorisiert, mit Volltextindex und den richtigen Compliance-Metadaten.
Die Komplettlösung: Vollständige bidirektionale Synchronisation zwischen DocuWare und Zoho – plus eine ehrliche Evaluierung, ob Zoho WorkDrive als schlankere Alternative in Frage kommt. Wir vergleichen Anforderungen, Kosten und Migrationsaufwand transparent.
DocuWare-Integration lebt im Zusammenspiel mit deinem gesamten Zoho-Ökosystem. Diese Nachbar-Apps binden wir in fast jedem DocuWare-Projekt mit an – aus exakt den Gründen, die an jeder Kachel stehen.
Der zentrale Ort, an dem DocuWare-Dokumente referenziert werden. Jedes DMS-Dokument wird am richtigen Deal, Kontakt oder Konto angezeigt – mit Vorschau und Status.
Unsere präferierte Alternative im Zoho-Ökosystem: nativ in CRM integriert, Auto-Kundenordner, granulare Rechte. Für viele Use-Cases die agilere und kostengünstigere Lösung gegenüber DocuWare.
Das iPaaS, das DocuWare an CRM, Books und externe Tools koppelt. Webhook-Trigger, Conditional-Logic und Retry-Strategien für zuverlässige Dokumenten-Workflows.
Rechnungen und Belege aus Zoho Books landen automatisch in DocuWare – GoBD-konform archiviert und mit korrekter Zuordnung zum Finanzdatensatz.
Signierte Verträge werden nach der Signatur automatisch in DocuWare abgelegt – revisionssicher, mit Volltextindex und Lifecycle-Tracking.
Low-Code-Apps für spezielle DMS-Workflows: Genehmigungsprozesse, Dokumenten-Checklisten und Custom-Interfaces, die DocuWare-Daten in Zoho-Oberflächen bringen.
Dashboards für Dokumenten-Metriken: Archivierungsvolumen, Durchlaufzeiten, Compliance-Status – alles visualisiert auf DocuWare-Rohdaten.
Support-Tickets mit direktem Zugriff auf DocuWare-Dokumente: Kundenverträge, Historien und Ablagen sind direkt im Ticket sichtbar.
Ein Blick in unsere Werkstatt: Tutorials und Case-Studies aus Projekten, in denen Dokumentenmanagement, Zoho CRM und Automatisierung als Gesamt-Stack zusammenspielen.
CRM WorkflowsAutomatisiere Webinar-Einladungen effizient mit Zoho, KI und APIs, um gezielte Kundensegmente ohne manuelle E-Mail-Selektion anzusprechen.
Flow AutomationErstelle einen robusten Einladungsprozess für Webinare mit Zoho CRM, Flow, Forms und E-Mail-Validierung, um deine Datenqualität zu sichern.
Dokumenten-FlowOptimiere Deinen B2B-Lead-Prozess: Nutze Zoho CRM Blueprint und APIs, um Lücken zu schließen und effizient Termine zu buchen.
API IntegrationVerbessere Dein CRM mit KI und externen APIs: Automatisiere Prozesse und steigere die Effizienz von Kampagnen mit Zoho-Lösungen!
KI + DMSNutze Zoho effektiv: Automatisiere Webinare und Buchhaltungsaufgaben für maximale Effizienz in deinem Unternehmen. Entdecke das Potenzial!
Enterprise SetupOptimiere dein Event-Ticketing mit Zoho-Apps und externen APIs zu einer zentralen, agilen Kommandozentrale!
Das sind die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden, bevor ein DocuWare-Integrationsprojekt startet. Antworten aus der Projektpraxis, nicht aus dem Marketing-Material.
DocuWare-Integrationen sind aufgrund der DMS-Komplexität individuelle Projekte. Wir bieten kein pauschales individuellen Umfang, sondern erstellen dir ein Angebot mit klarem Scope – abhängig von der Anzahl der zu synchronisierenden Dokumententypen, der DocuWare-Version (Cloud oder On-Premises) und der gewünschten Richtung (read-only oder bidirektional). Ein reines Dokumenten-Protokoll im CRM ist schlanker als eine vollständige bidirektionale Synchronisation.
Ehrliche Antwort: Kommt darauf an. Für Compliance-getriebene Enterprise-DMS mit GoBD-konformer Langzeitarchivierung, komplexen Genehmigungsworkflows und On-Premises-Anforderungen kann WorkDrive DocuWare heute noch nicht in jeder Tiefe restlos ersetzen. ABER: Für Kunden, die 'nur' ein gutes, strukturiertes und gehobenes Dokumentenmanagementsystem brauchen, ist WorkDrive oft die viel agilere und kostengünstigere Lösung. Die CRM-Integration ist dann nativ geschenkt. Wir analysieren deine Anforderungen ehrlich im Erstgespräch.
Wir haben Erfahrung mit sowohl DocuWare Cloud als auch DocuWare On-Premises (Version 7.x). Die Integrations-Methode unterscheidet sich je nach Deployment: Cloud nutzt die DocuWare REST-API über Platform Services, On-Premises arbeitet über die DocuWare-Server-API und Web-Services. Wir analysieren deine konkrete Version im Setup-Gespräch.
Wir nutzen die DocuWare REST-API (Platform Services) für Cloud-Installationen und die klassische Server-API für On-Premises-Setups. Für Event-getriebene Synchronisation konfigurieren wir Webhooks oder Polling-Strategien über Zoho Flow. Die Metadaten (Dokumenttyp, Ablageort, Datum, Status) werden synchronisiert, die eigentlichen Dokumente verbleiben in DocuWare und werden per Link referenziert – das ist speichereffizient und compliance-konform.
Ja, absolut! Du brauchst kein komplettes Zoho One – für die Basis-Integration reicht eine Zoho CRM-Lizenz. Für erweiterte Workflows (automatische Ablage, bidirektionaler Sync) empfehlen wir zusätzlich Zoho Flow. Wir beraten dich im Erstgespräch über die minimale Lizenzierung, die für dein Szenario nötig ist.
Ja. Wir achten bei der Integration darauf, dass sowohl DSGVO-Anforderungen (Datensparsamkeit, Zweckbindung) als auch GoBD-Anforderungen (Revisionssicherheit, Unveränderbarkeit) eingehalten werden. Die eigentlichen Dokumente verbleiben in DocuWare – in Zoho werden nur Referenzen und Metadaten gespeichert. Die API-Kommunikation erfolgt verschlüsselt.
Noch Fragen offen?
30 Minuten Erstgespräch buchenEin kostenloses 30-Minuten-Gespräch, in dem wir uns deine DMS-Landschaft ansehen und dir ehrlich sagen, wo der größte Hebel liegt: DocuWare-Integration in Zoho CRM oder die Evaluierung von Zoho WorkDrive als schlankere Alternative. Kein Verkaufsgespräch, konkrete Architektur-Empfehlung.
Keine Verkaufsgespräche. Ehrliche Beratung. 100 % unverbindlich.