Vom Spreadsheet zur KI-gestützten Plattform: Eine Hotel-Datenbank mit Zoho Creator und externen APIs bauen
Die Verwaltung von Partner- und Lieferantendaten in Excel-Listen ist ein bekanntes Szenario in vielen Unternehmen. Es beginnt einfach, wird aber schnell unübersichtlich, fehleranfällig und ineffizient. Insbesondere wenn es darum geht, komplexe Suchen durchzuführen und Daten mit externen Partnern auszutauschen. Doch wie schaffst Du den Sprung von einer statischen Tabelle zu einer dynamischen, intelligenten Anwendung, die nicht nur Daten speichert, sondern aktiv für Dich arbeitet? In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du mit Zoho Creator eine maßgeschneiderte Datenbank-App aufbaust, sie über Zoho Forms mit externen Daten füllst und durch die Anbindung von externen APIs, wie z.B. von OpenAI, zu einer intelligenten Suchplattform erweiterst. Wir gehen auf konkrete technische Herausforderungen ein und zeigen Dir praxisnahe Lösungswege.
Das Praxisbeispiel: Eine zentrale Datenbank für Event-Locations
Stell Dir vor, Du arbeitest in einer Agentur, die Team-Retreats oder Firmen-Events organisiert. Eine Deiner Kernaufgaben ist es, das perfekte Hotel für Deine Kunden zu finden. Die Anforderungen sind oft hochspezifisch: Anzahl der Zimmer, Größe der Konferenzräume, technische Ausstattung, Freizeitangebote, Budgetgrenzen und vieles mehr. Aktuell pflegst Du eine riesige Excel-Tabelle mit Hunderten von potenziellen Partnerhotels. Die Suche ist mühsam und die Daten sind oft veraltet, da es keinen effizienten Prozess gibt, wie die Hotels ihre Informationen selbst aktualisieren können. Dein Ziel ist es, diesen Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Du brauchst eine zentrale, durchsuchbare und immer aktuelle Datenbank, auf die Dein gesamtes Team zugreifen kann.
Schritt-für-Schritt zur Lösung: Dein Weg zur smarten Datenbank
Wir bauen die Lösung modular auf. Zuerst erstellen wir die Kernanwendung zur Datenspeicherung. Danach implementieren wir einen Prozess zur externen Datenerfassung und schließlich erweitern wir die App um intelligente Funktionen durch externe Dienste.
Schritt 1: Das Fundament – Die App-Erstellung mit Zoho Creator und KI
Der schnellste Weg, um in Zoho Creator zu starten, ist die Nutzung der KI-gestützten App-Generierung. Anstatt Formulare und Berichte manuell zu erstellen, beschreibst Du der KI in einem detaillierten „Prompt“, was Deine App können soll. Die KI erstellt daraufhin eine funktionale Basis-App, die Du anschließend vollständig anpassen kannst.
Ein guter Prompt ist das A und O. Er sollte so präzise wie möglich sein. Hier ist ein Beispiel, wie ein solcher Prompt für unsere Hotel-Datenbank aussehen könnte:
Erstelle eine Anwendung namens "Location Management".
Die Anwendung soll ein Hauptformular namens "Hotel erfassen" haben, um Daten von Partnerhotels zu speichern.
Das Formular "Hotel erfassen" soll die folgenden Felder enthalten:
- Hotelname (Text, erforderlich)
- Sterne-Kategorie (Dropdown: 3 Sterne, 4 Sterne, 5 Sterne)
- Adresse (Straße, PLZ, Stadt, Land)
- Ansprechpartner (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon)
- Maximale Kapazität (Zahl)
- Anzahl Einzelzimmer (Zahl)
- Anzahl Doppelzimmer (Zahl)
- Anzahl Konferenzräume (Zahl)
- Details zu Konferenzräumen (Unterformular mit Feldern: Raumname, Kapazität, Ausstattung wie Beamer, Whiteboard, etc.)
- Verfügbare Aktivitäten (Checkboxen: Pool, Spa, Fitnessraum, Wandern, Teambuilding-Angebote)
- Entfernung zum nächsten Flughafen (Zahl in km)
- Kurzbeschreibung (Mehrzeiliger Text)
- Link zur Bildergalerie (URL)
- Status (Dropdown: Aktiv, Inaktiv, Prüfung ausstehend)
Erstelle automatisch folgende Berichte (Listenansichten):
1. "Alle Hotels": Eine Liste aller erfassten Hotels.
2. "Aktive Hotels": Eine gefilterte Liste, die nur Hotels mit dem Status "Aktiv" anzeigt.
3. "Hotels nach Stadt": Eine Kanban-Ansicht, gruppiert nach dem Feld "Stadt".
Die Anwendung soll eine Suchfunktion über alle Felder ermöglichen.
Nachdem die KI diese Basis-App generiert hat, kannst Du im visuellen Editor von Zoho Creator jedes Detail anpassen: Felder hinzufügen oder entfernen, die Anordnung im Formular ändern und die Berichte verfeinern.
Schritt 2: Datenerfassung von externen Partnern mit Zoho Forms
Damit Hotels ihre Daten selbst eintragen und aktuell halten können, ohne dass Du für jeden Hotelmitarbeiter eine teure Creator-Lizenz benötigst, nutzen wir Zoho Forms. Du erstellst ein öffentliches Web-Formular, das exakt die Felder Deiner Creator-App abbildet.
Die Integration ist unkompliziert:
- Erstelle ein neues Formular in Zoho Forms.
- Gehe zum Reiter „Integrationen“ und wähle Zoho Creator aus.
- Verbinde das Formular mit Deiner „Location Management“-App und dem Formular „Hotel erfassen“.
- Nun kannst Du die Felder aus Deinem Formular den entsprechenden Feldern in der Creator-App zuordnen (Field Mapping).
Wichtige technische Hürde: Das Feldlimit bei der Bearbeitung
Eine entscheidende Anforderung ist, dass Hotels ihre bereits übermittelten Daten nachträglich bearbeiten können. Zoho Forms bietet dafür eine Funktion, um einen Bearbeitungs-Link zu generieren. Hierbei stößt man jedoch auf eine Standard-Limitierung: Diese Funktion unterstützt von Haus aus nur Formulare mit bis zu 50 Feldern. Ein detaillierter Hotel-Fragebogen kann leicht 100 oder mehr Felder umfassen (auch bedingte Felder zählen hier zum Gesamtlimit).
Die Lösung: Kontaktiere den Zoho-Support. Es ist in der Regel möglich, dieses Limit für Deinen Account auf 100 Felder erhöhen zu lassen. Formuliere Deine Anfrage klar und begründe, warum Du die Erhöhung für Dein Projekt benötigst. Dies ist ein typisches Beispiel dafür, wie wichtig es ist, die technischen Grenzen der Werkzeuge zu kennen und proaktiv Lösungen zu suchen.
Schritt 3: Automatisierung mit Deluge – Datenverarbeitung im Hintergrund
Sobald ein Hotel das Formular abschickt, landen die Daten in Deiner Creator-App. Jetzt kommt Deluge, die Low-Code-Skriptsprache von Zoho, ins Spiel. Mit Deluge kannst Du Workflows und Automatisierungen erstellen.
Ein einfacher, aber nützlicher Workflow wäre es, nach jeder Einreichung eine Bestätigungs-E-Mail an das Hotel zu senden, die den Link zur späteren Bearbeitung des Eintrags enthält.
Gehe dazu in Deiner Creator-App zu Workflow -> Neuer Workflow und erstelle einen „On Add“ Workflow für das Formular „Hotel erfassen“. Hier ist ein Beispiel für ein Deluge-Skript, das eine solche E-Mail versendet:
// Deluge-Skript wird ausgeführt, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird
// input.ID enthält die ID des soeben erstellten Datensatzes
// Den Bearbeitungs-Link für das Zoho Forms Formular erstellen
// HINWEIS: 'Your_Form_Link_Name' muss durch den echten Link-Namen Deines Formulars ersetzt werden.
// 'Your_Field_Mapping' muss die Zuordnung der Creator-ID zu einem Feld im Formular sein.
editUrl = "https://forms.zoho.com/your-org/your-form-link-name/edit/<Your_Field_Mapping>=" + input.ID;
// E-Mail-Parameter definieren
recipient = input.Ansprechpartner_E_Mail;
subject = "Vielen Dank für Ihren Eintrag in unserer Hotel-Datenbank";
message = "Sehr geehrte Damen und Herren,<br><br>vielen Dank für die Übermittlung Ihrer Hoteldaten. Sie können Ihren Eintrag jederzeit unter folgendem Link aktualisieren:<br><a href='" + editUrl + "'>Daten jetzt bearbeiten</a><br><br>Mit freundlichen Grüßen,<br>Ihr Event-Team";
// E-Mail über Zoho ZeptoMail oder Zoho Mail versenden
sendmail
[
from: zoho.adminuserid
to: recipient
subject: subject
message: message
]
// Internen Status auf "Prüfung ausstehend" setzen
input.Status = "Prüfung ausstehend";
Tipp: Wenn Du bei Deluge nicht weiterkommst, können KI-Tools wie ChatGPT eine enorme Hilfe sein. Beschreibe, was Du tun möchtest, und bitte um ein Deluge-Skript. Die Qualität der Vorschläge ist oft erstaunlich gut.
Schritt 4: Die Vision erweitern – Anbindung externer APIs
Die wahre Stärke Deiner App entfaltet sich, wenn Du sie mit externen Diensten verbindest. Die Vision ist eine KI-gestützte Suche. Ein Nutzer soll eine Anfrage in natürlicher Sprache stellen können, z.B. „Ich suche ein 5-Sterne-Hotel in Berlin für 50 Personen im Mai mit zwei großen Konferenzräumen und einem Spa“.
Dafür benötigst Du eine externe KI, z.B. das GPT-Modell von OpenAI. Der Workflow sieht so aus:
- Ein Nutzer gibt seine Anfrage in ein Textfeld in Deiner Creator-App ein.
- Eine Custom Function in Zoho Creator wird ausgelöst.
- Diese Funktion sendet die Nutzeranfrage zusammen mit einer Auswahl relevanter Hoteldaten (z.B. Name, Ort, Kapazität, Ausstattung) per API-Aufruf an OpenAI.
- Die KI analysiert die Anfrage und gibt eine Liste der passendsten Hotel-IDs zurück.
- Dein Deluge-Skript verarbeitet diese Antwort und zeigt dem Nutzer die entsprechenden Hoteleinträge in einem gefilterten Bericht an.
Hier ist ein konzeptionelles Beispiel, wie ein solcher API-Aufruf in Deluge aussehen könnte:
// Konzeptionelles Deluge-Skript für eine API-Anfrage an OpenAI
// 1. Alle relevanten Hoteldaten aus Creator abrufen
hotelRecords = Hotel_erfassen[Status == "Aktiv"];
hotelDataList = List();
for each record in hotelRecords
{
hotelInfo = record.Hotelname + " in " + record.Stadt + " | Kapazität: " + record.Maximale_Kapazitaet + " | Ausstattung: " + record.Verfuegbare_Aktivitaeten;
hotelDataList.add({"id": record.ID, "info": hotelInfo});
}
// 2. Den Prompt für die KI erstellen
userQuery = "Ich suche ein Hotel für 20 Personen in den Alpen mit Pool.";
prompt = "Du bist ein intelligenter Hotel-Assistent. Analysiere die folgende Benutzeranfrage: '" + userQuery + "'. Basierend auf der folgenden Liste von Hotels, gib eine JSON-Liste der IDs der 3 am besten passenden Hotels zurück. Hier sind die Hotels: " + hotelDataList.toString();
// 3. API-Aufruf an OpenAI (oder einen anderen LLM-Anbieter)
apiURL = "https://api.openai.com/v1/chat/completions";
headers = Map();
headers.put("Content-Type", "application/json");
headers.put("Authorization", "Bearer " + "DEIN_OPENAI_API_KEY");
body = Map();
body.put("model", "gpt-4-turbo");
body.put("messages", [{"role":"user", "content":prompt}]);
// invokeurl ist der Deluge-Befehl für API-Aufrufe
response = invokeurl
[
url: apiURL
type: POST
headers: headers
parameters: body.toString()
];
// 4. Antwort der KI verarbeiten und die Ergebnisse anzeigen (vereinfacht)
info "KI-Antwort: " + response;
// Hier folgt die Logik, um die JSON-Antwort zu parsen und die entsprechenden
// Hotel-Datensätze in einem Bericht zu öffnen.
Tipps und Best Practices für dein Projekt
- Modular bauen: Beginne mit dem Kernprodukt (der Hotel-Datenbank, dem MVP). Erweitere die Funktionalität schrittweise. Später könntest Du Module für Aktivitäten, Transporte oder Feedback-Management hinzufügen und alles in einer App integrieren.
- Qualität des Prompts: Bei der KI-gestützten App-Erstellung gilt: „Garbage in, garbage out“. Investiere Zeit in einen sehr detaillierten und gut strukturierten Prompt, um der KI die bestmögliche Grundlage zu geben.
- Limits kennen und umgehen: Jede Plattform hat ihre Grenzen. Wie das Beispiel mit Zoho Forms zeigt, ist es entscheidend, diese zu kennen und proaktiv nach Lösungen zu suchen, sei es durch Support-Anfragen oder alternative Architekturen.
- Datenqualität sichern: Nutze die Validierungsregeln in Zoho Forms und Zoho Creator, um sicherzustellen, dass nur saubere und vollständige Daten in Deiner Datenbank landen. Pflichtfelder und Formatprüfungen sind unerlässlich.
Weitere Integrationsmöglichkeiten im Zoho-Ökosystem
Die Stärke von Zoho liegt in der nahtlosen Integration der verschiedenen Apps. Hier sind einige weitere Ideen:
- Zoho Projects: Verwalte die Entwicklung Deiner App als agiles Projekt mit Tasks, Meilensteinen und Sprints.
- Zoho Campaigns: Nutze diese App, um Dein Zoho Forms-Formular an eine große Liste potenzieller Partnerhotels (z.B. 1.500 E-Mail-Adressen) zu versenden und die Öffnungs- und Klickraten zu verfolgen.
- Zoho Cliq: Richte eine automatisierte Benachrichtigung in einem internen Chat-Kanal ein, die Dein Team informiert, sobald ein neues Hotel seine Daten eingereicht hat und zur Prüfung bereitsteht.
- Zoho WorkDrive: Ermögliche Hotels, im Formular Dokumente wie Broschüren oder Verträge hochzuladen, die dann automatisch in einem strukturierten Ordnersystem in Zoho WorkDrive abgelegt und mit dem jeweiligen Datensatz in Creator verknüpft werden.
- Zoho Analytics: Erstelle komplexe Dashboards und Reports über Deine Hoteldaten, um Trends zu erkennen, z.B. welche Regionen am beliebtesten sind oder welche Ausstattungsmerkmale am häufigsten nachgefragt werden.
Fazit: Mehr als nur eine Datenbank
Du hast gesehen, wie aus einer einfachen Anforderung – der Ablösung einer Excel-Liste – eine skalierbare, intelligente und hochgradig vernetzte Geschäftsanwendung entstehen kann. Der Weg führt von der Low-Code-Entwicklung mit Zoho Creator, über die clevere Datenerfassung mit Zoho Forms bis hin zur Anbindung externer KI-Dienste. Das Ergebnis ist nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern potenziell ein neues digitales Produkt, das Deinem Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft. Trau Dich, klein anzufangen, aber groß zu denken. Das Zoho-Ökosystem bietet Dir die Werkzeuge dafür.
In diesem Beispiel genutzte Kern-Anwendungen:
- Zoho Creator
- Zoho Forms
- Zoho ZeptoMail (für transaktionale E-Mails via Deluge)
