Zoho Inventory, Creator und WorkDrive für Google Shopping Feed-Automation

Vom Datenchaos zur Omnichannel-Strategie: Produkt-Feeds für Manufakturen mit Zoho automatisieren

Die digitale Welt bietet Herstellern einzigartiger Produkte enorme Chancen, doch der Weg dorthin ist oft steinig. Insbesondere wenn du individuelle Anfertigungen oder Kleinserien anbietest, stehst du vor der Herausforderung, deine Produktdaten konsistent und effizient an verschiedene Online-Kanäle zu verteilen. Manuelle Prozesse mit Excel-Tabellen sind nicht nur fehleranfällig, sondern auch eine Bremse für dein Wachstum. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit dem Zoho-Ökosystem eine zentrale Datenquelle schaffst, deine Prozesse automatisierst und deine Produkte intelligent auf Plattformen wie Google Shopping oder Preisvergleichsportalen platzierst – ohne dabei dein Geschäftsmodell zu gefährden. Wir beleuchten, wie du die richtige Balance zwischen Sichtbarkeit und Kontrolle findest und dein E-Commerce-Setup zukunftssicher machst.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung der Individualanfertigung im E-Commerce

Stell dir eine Manufaktur vor, die hochwertige Lederwaren herstellt. Jedes Produkt ist eine Maßanfertigung und wird erst nach Bestelleingang produziert. Der Online-Shop, basierend auf einer Plattform wie Magento, ist der primäre Vertriebskanal. Nun sollen die Produkte auch über Google Shopping beworben werden, um die Reichweite zu erhöhen. Dabei tauchen mehrere typische Probleme auf:

Datenmanagement: Die Produktdaten für den Google Merchant Center Feed werden manuell in einer Excel-Liste gepflegt. Das Hinzufügen neuer Produkte, das Aktualisieren von Preisen oder das Einpflegen von EAN-Codes ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Verfügbarkeitsstatus: Wie kennzeichnet man ein Produkt, das erst auf Bestellung gefertigt wird? „Auf Lager“ ist technisch korrekt, um Bestellungen zu ermöglichen, könnte aber irreführend sein. „Vorbestellung“ passt auch nicht, da es kein festes Erscheinungsdatum gibt.
Kanalstrategie: Welche Kanäle passen zum Geschäftsmodell? Eine Expansion zu Amazon wäre verlockend, birgt aber durch die hohe Retourenquote ein enormes Risiko für ein auf Individualanfertigung spezialisiertes Unternehmen. Alternativen wie idealo.de, die den Traffic auf den eigenen Shop lenken, sind oft die bessere Wahl.
Skalierbarkeit: Was passiert, wenn weitere Kanäle hinzukommen? Der manuelle Aufwand würde exponentiell steigen.

Ziel ist es, einen automatisierten und zentralisierten Prozess zu schaffen, der Produktdaten als „Single Source of Truth“ verwaltet und von dort aus verschiedene Kanäle flexibel und korrekt bespielt.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur automatisierten Feed-Erstellung

Wir lösen diese Herausforderung, indem wir das Zoho-Ökosystem als zentrales Nervensystem für unsere Produktdaten nutzen. Der Kern unserer Lösung sind Zoho Inventory als Produktdatenbank und Zoho Creator (oder Zoho Flow) als Automatisierungs-Engine.

Schritt 1: Die zentrale Datenquelle in Zoho Inventory schaffen

Anstatt einer Excel-Tabelle nutzen wir Zoho Inventory als unsere „Single Source of Truth“. Hier legen wir alle Produkte mit den relevanten Attributen an. Der Vorteil: strukturierte Daten, klare Prozesse und die Möglichkeit zur Erweiterung.

Produkte anlegen: Erfasse deine Artikel in Zoho Inventory mit allen Standardinformationen (Name, SKU, Preis, Beschreibung).
Benutzerdefinierte Felder erstellen: Das ist der entscheidende Punkt. Gehe zu Einstellungen > Artikel > Benutzerdefinierte Felder und erstelle Felder, die du für deine Feeds benötigst.
- EAN (Textfeld): Für den European Article Number.
- Fertigungsart (Dropdown): Mit Optionen wie „Lagerware“ und „Auftragsfertigung“. Damit steuerst du später die Logik.
- Zusatzbild_URL (Textfeld): Für den „Additional Image Link“ im Google Feed.
- Google_Produktkategorie (Textfeld): Um die Google-Produktkategorie-ID direkt am Produkt zu pflegen.
Daten pflegen: Fülle diese Felder für deine Produkte aus. Hier investierst du einmalig Zeit, die sich später durch die Automatisierung vielfach auszahlt.

Deine Produktdaten sind nun zentral, strukturiert und bereit für die Weiterverarbeitung.

Schritt 2: Den Google Merchant Center Feed per Deluge-Skript automatisieren

Anstatt die Daten manuell zu exportieren, erstellen wir eine benutzerdefinierte Funktion (Custom Function) in Zoho Inventory oder Zoho Creator, die den Feed automatisch generiert. Diese Funktion wird täglich über einen Zeitplan (Scheduler) ausgeführt.

Das Skript durchläuft alle relevanten Produkte, formatiert die Daten als CSV-Datei und legt sie in Zoho WorkDrive ab. Von dort kann das Google Merchant Center die Datei über einen öffentlichen Link abrufen.

Hier ist ein Beispiel für ein solches Deluge-Skript:

// Deluge Custom Function zur Erstellung eines Google Merchant Center Feeds

// 1. Initialisierung der CSV-Datei mit den Spaltenüberschriften
csvContent = "id,title,description,link,image_link,additional_image_link,availability,price,google_product_category,gtin,brandn";

// 2. Alle aktiven und für den Verkauf verfügbaren Artikel aus Zoho Inventory abrufen
// Wir filtern hier z.B. nach einer bestimmten Kategorie oder einem benutzerdefinierten Feld
response = zoho.inventory.getRecords("Items", "DEIN_ORGANISATIONS_ID");
itemList = response.get("items");

// 3. Durch jeden Artikel iterieren und eine CSV-Zeile erstellen
for each item in itemList
{
    // Benutzerdefinierte Felder abrufen (API-Namen verwenden!)
    customFields = item.get("custom_fields");
    ean = "";
    additionalImageURL = "";
    googleCategory = "";

    for each field in customFields
    {
        if(field.get("api_name") == "cf_ean")
        {
            ean = field.get("value");
        }
        if(field.get("api_name") == "cf_zusatzbild_url")
        {
            additionalImageURL = field.get("value");
        }
        if(field.get("api_name") == "cf_google_produktkategorie")
        {
            googleCategory = field.get("value");
        }
    }

    // Daten für die CSV-Zeile zusammenstellen
    itemId = item.get("item_id");
    title = item.get("name").replaceAll(",",";"); // Kommas im Titel ersetzen
    description = item.get("description").replaceAll("n"," ").replaceAll(",",";");
    // Annahme: Produkt-URL hat eine feste Struktur
    link = "https://www.deinshop.de/produkte/" + item.get("sku"); 
    imageLink = item.get("image_url");
    // "in stock" auch für Auftragsfertigung, da bestellbar. Die Info zur Produktion erfolgt im Warenkorb.
    availability = "in stock"; 
    price = item.get("rate") + " EUR";
    brand = "Deine Marke";

    // Eine Zeile zur CSV-Variable hinzufügen
    csvContent = csvContent + itemId + "," + title + "," + description + "," + link + "," + imageLink + "," + additionalImageURL + "," + availability + "," + price + "," + googleCategory + "," + ean + "," + brand + "n";
}

// 4. CSV-Datei in Zoho WorkDrive hochladen
// Ersetze 'DEIN_FOLDER_ID' mit der ID des Zielordners in WorkDrive
uploadResponse = zoho.workdrive.uploadFile(csvContent.toFile("google_product_feed.csv"), "DEIN_FOLDER_ID", "google_product_feed.csv", true);

// Optional: Benachrichtigung in Zoho Cliq senden
zoho.cliq.postToChannel("general", "Google Merchant Center Feed wurde erfolgreich aktualisiert.");

return "Feed erfolgreich erstellt und hochgeladen.";

Im Google Merchant Center richtest du dann einen „Geplanten Abruf“ ein und gibst den öffentlichen Freigabelink der Datei aus Zoho WorkDrive an. Dein Feed aktualisiert sich nun täglich automatisch.

Schritt 3: Externe Systeme wie Magento anbinden

Die gleiche Logik kannst du nutzen, um deinen Magento-Shop aktuell zu halten. Anstatt eines Feeds verwendest du hier die Magento-API. Mit Zoho Flow kannst du einen Workflow erstellen, der bei jeder Änderung eines Produkts in Zoho Inventory (z.B. Preisupdate) einen API-Aufruf an Magento sendet und die Daten dort aktualisiert. So bleibt Zoho Inventory deine führende Instanz und dein Shop ist immer synchron.

Ein konzeptioneller API-Aufruf aus einer Deluge-Funktion könnte so aussehen:

// Konzeptioneller API-Aufruf an Magento
// Dies ist ein vereinfachtes Beispiel. Du benötigst einen Magento API-Token.

// Produkt-SKU aus dem geänderten Zoho-Item
productSKU = "PRODUKT-123";

// URL zum Magento API-Endpunkt für Produkte
magentoURL = "https://www.deinshop.de/rest/V1/products/" + productSKU;

// Die zu aktualisierenden Daten
productData = {
    "product": {
        "price": 199.00,
        "extension_attributes": {
            "stock_item": {
                "qty": 99,
                "is_in_stock": true
            }
        }
    }
};

// Header mit dem Authorization-Token
headers = {"Authorization": "Bearer dein_magento_api_token", "Content-Type": "application/json"};

// API-Aufruf mit der PUT-Methode zum Aktualisieren
response = invokeurl
[
    url: magentoURL
    type: PUT
    parameters: productData.toString()
    headers: headers
];

info response;

Schritt 4: Kanäle strategisch auswählen und bespielen

Mit deinem automatisierten Feed bist du nun extrem flexibel. Du kannst leicht Variationen des Feeds für verschiedene Plattformen erstellen.

Google Shopping & Idealo: Nutze den erstellten Feed. Für Preisvergleichsportale wie idealo.de ist der Feed ideal, da sie Kunden direkt in deinen Shop leiten. Hier behältst du die volle Kontrolle über den Bestellprozess und die Kommunikation zur Auftragsfertigung – das Retourenrisiko entfällt.
Amazon (als Marketing-Tool): Wenn du Amazon testen möchtest, beginne mit einer sehr kleinen Auswahl an risikoarmen Produkten (z.B. Accessoires, die bei einer Retoure leicht wiederverkauft werden können). Erstelle einen separaten, gefilterten Feed nur für diese Artikel. Nutze Amazon eher, um deine Marke sichtbar zu machen, als dass du deinen Hauptumsatz darüber planst.

Tipps und Best Practices

Datenqualität ist alles: Deine Automatisierung ist nur so gut wie deine Daten. Achte auf saubere Produktbeschreibungen, hochwertige Bilder und korrekte EAN-Codes in Zoho Inventory.
SEO nicht vergessen: Die Arbeit an den Produktdaten ist die perfekte Gelegenheit, auch deine SEO-Texte zu optimieren. Gute, beschreibende Texte für Produkte und Kategorien in Magento verbessern nicht nur die Performance deiner Google Ads, sondern auch dein organisches Ranking.
Skalierbarkeit nutzen: Sobald die Basis steht, kannst du weitere Kanäle (z.B. Social-Media-Kataloge) anbinden, indem du einfach eine neue Feed-Generierungsfunktion mit angepassten Spalten erstellst.
Überwachung einrichten: Nutze Benachrichtigungen in Zoho Cliq, um über erfolgreiche Feed-Updates oder eventuelle Fehler informiert zu werden. Mit Zoho Analytics kannst du die Performance der verschiedenen Kanäle auswerten, indem du Daten aus deinem Shopsystem und Google Ads zusammenführst.

Zusätzliche Hinweise: Das Ökosystem voll ausnutzen

Diese Lösung ist nur der Anfang. Integriere den Prozess tiefer in dein Zoho-System:

Zoho CRM: Synchronisiere eingehende Bestellungen aus Magento mit dem CRM, um eine 360-Grad-Sicht auf deine Kunden zu erhalten und Marketing-Aktivitäten zu steuern.
Zoho Books: Automatisiere die Rechnungsstellung, sobald eine Bestellung als „bezahlt“ markiert wird.
Zoho Desk: Wenn Kundenanfragen zu Bestellungen eingehen, haben deine Support-Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Bestelldaten aus CRM oder Books.

Fazit

Die manuelle Verwaltung von Produkt-Feeds ist ein Auslaufmodell. Indem du Zoho als zentrale Datendrehscheibe nutzt, wandelst du einen reaktiven, fehleranfälligen Prozess in ein proaktives, strategisches Werkzeug um. Du gewinnst nicht nur Effizienz und Datenkonsistenz, sondern auch die Agilität, neue Vertriebskanäle schnell und kontrolliert zu testen. Anstatt dich im Datenchaos zu verlieren, kannst du dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst: exzellente Produkte herstellen. Diese Automatisierung ist ein entscheidender Schritt, um dein Manufaktur-Geschäft im digitalen Zeitalter nachhaltig wachsen zu lassen.

Verwendete Zoho Apps in dieser Lösung:

Zoho Inventory (als Single Source of Truth für Produktdaten)
Zoho Creator oder Zoho Flow (für die Automatisierung und API-Anbindungen)
Zoho WorkDrive (als Speicherort für die generierten Feeds)
Zoho Cliq (für Benachrichtigungen und Monitoring)
Zoho Analytics (zur Auswertung der Kanal-Performance)