Zoho CRM, Sipgate und Zoho Bookings integrieren für B2B-Kaltakquise-Prozess

Vom Kaltanruf zum qualifizierten Deal: Ein Tech-Stack mit Zoho CRM, Sipgate und Bookings

In der modernen B2B-Akquise zählt jede Sekunde. Ein reibungsloser Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zum potenziellen Geschäftsabschluss ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Doch wie schaffst du es, unterschiedliche Systeme wie deine Telefonanlage, deinen Kalender und dein CRM nahtlos zu verbinden, um deinem Vertriebsteam die Arbeit zu erleichtern? Genau hier zeigt das Zoho-Ökosystem seine Stärke: Nicht nur durch das Zusammenspiel der eigenen Apps, sondern auch durch die offene Architektur, die eine Integration von Drittanbieter-Lösungen wie Sipgate oder Microsoft Outlook ermöglicht. Dieser Artikel zeigt dir praxisnah, wie du einen hocheffizienten Kaltakquise-Prozess aufbaust, der manuelle Arbeit minimiert und die Datenqualität maximiert.

Die Herausforderung: Ein typisches Akquise-Szenario

Stell dir ein typisches Vertriebs-Setup vor: Ein Mitarbeiter im Innendienst ist für die Kaltakquise verantwortlich. Das Ziel ist es, potenzielle Kunden telefonisch zu erreichen, deren Bedarf zu ermitteln und bei Interesse einen Termin für einen Außendienstmitarbeiter zu vereinbaren. In der Praxis führt dies oft zu einem Medienbruch und manuellen, fehleranfälligen Prozessen:

Die Telefonnummer muss manuell aus dem CRM in die Telefon-App kopiert werden.
Notizen zum Gespräch werden in einem separaten Tool oder auf einem Zettel erfasst und müssen später manuell ins CRM übertragen werden.
Für die Terminvereinbarung wird per E-Mail oder am Telefon umständlich nach freien Slots im Kalender des Außendienstlers gesucht.
Wichtige Informationen gehen bei der Übergabe vom Innendienst an den Außendienst verloren.
Es ist unklar, ob ein potenzieller Lead bereits Bestandskunde ist, was zu unangenehmen Gesprächssituationen führen kann.

In diesem Artikel bauen wir einen Workflow, der genau diese Probleme löst. Wir nutzen Zoho CRM als zentrale Datenbasis, integrieren eine VoIP-Telefonanlage (hier am Beispiel von Sipgate) und automatisieren die Terminplanung mit Zoho Bookings in Verbindung mit einem Outlook-Kalender.

Schritt-für-Schritt: Dein Weg zum optimierten Sales-Workflow

Schritt 1: Das Fundament – Zoho CRM anpassen

Bevor wir externe Systeme anbinden, sorgen wir dafür, dass unser CRM optimal für den Prozess vorbereitet ist. Zwei kleine Anpassungen mit großer Wirkung sind die Konfiguration von Listenansichten und Seitenlayouts.

Listenansicht für mehr Übersicht:
Oft wird in der Lead-Listenansicht nur der Name des Ansprechpartners angezeigt, nicht aber die zugehörige Firma. Das ist unpraktisch. Passe die Spalten deiner Listenansicht an, indem du auf „Ansicht bearbeiten“ gehst und die Spalte „Firma“ hinzufügst. So siehst du auf einen Blick, welches Unternehmen du kontaktierst.

Seitenlayout für relevante Daten:
Jedes Unternehmen hat spezifische Informationen, die es über Leads sammeln möchte (z.B. „Aktueller Anbieter“). Du kannst die Felder im Lead-Modul einfach anpassen. Öffne dazu einen beliebigen Lead, klicke oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Seitenlayout bearbeiten“. Hier kannst du per Drag-and-Drop neue Felder hinzufügen oder die Optionen in bestehenden Auswahllisten (Picklists) ändern.

Umgang mit Bestandskunden:
Ein entscheidender Punkt ist die Vermeidung von Anrufen bei Bestandskunden. Solange deine Kundendatenbank noch nicht vollständig in Zoho CRM migriert und bereinigt ist, ist ein manueller Abgleich nötig. Um diesen Prozess sauber zu dokumentieren, passe den „Lead-Status“ an. Füge unter Setup > Anpassung > Module und Felder > Leads > Lead-Status einen neuen Grund für den Status „Verloren“ hinzu, z.B. „Ist bereits Kunde“. So kann der Innendienst einen Lead sauber abschließen und die Datenqualität verbessert sich schrittweise.

Schritt 2: Die Telefonie-Integration mit Sipgate

Das Ziel ist, Anrufe direkt aus Zoho CRM heraus zu starten (Click-to-Call) und Gesprächsnotizen automatisch zu synchronisieren. Die Sipgate-Integration im Zoho Marketplace bietet bereits eine gute Basis für Click-to-Call.

Die Königsdisziplin: Anrufnotizen synchronisieren via Webhook
Wirklich spannend wird es, wenn Notizen, die du nach einem Anruf in der Sipgate-App machst, automatisch als Notiz im entsprechenden Zoho CRM Lead landen. Dies lässt sich über Webhooks von Sipgate und einer Custom Function in Zoho realisieren.

1. Erstelle eine Custom Function in Zoho CRM:
Gehe zu Setup > Entwickler-Bereich > Funktionen > Neue Funktion. Nenne sie zum Beispiel `sipgateCallNoteSync`. Wähle „Eigenständige Funktion“ und schreibe folgenden Deluge-Code. Dieser Code dient als Empfänger (Listener) für den Webhook von Sipgate.

// Funktion, die als Webhook-Endpunkt dient
void sipgateCallNoteSync(map sipgatePayload)
{
    // Extrahiere die relevanten Daten aus dem Sipgate Webhook Payload
    // Annahme: Sipgate sendet eine Telefonnummer und den Notizinhalt
    // Die genaue Struktur des Payloads findest du in der Sipgate API-Doku
    callerNumber = sipgatePayload.get("from");
    noteContent = sipgatePayload.get("note");

    // Bereinige die Telefonnummer (z.B. Ländervorwahl entfernen/hinzufügen)
    // Dies ist wichtig, um Übereinstimmungen zu finden
    cleanNumber = callerNumber.replaceAll("[^0-9]","");

    // Suche nach einem Lead oder Kontakt mit dieser Telefonnummer
    // Wir suchen in den Feldern "Telefon" und "Mobil"
    searchResponse = zoho.crm.searchRecords("Leads", "(Phone:equals:" + cleanNumber + ") or (Mobile:equals:" + cleanNumber + ")");

    // Wenn ein Lead gefunden wird, füge die Notiz hinzu
    if(searchResponse.size() > 0)
    {
        leadId = searchResponse.get(0).get("id");
        
        // Erstelle einen Notiz-Datensatz
        noteMap = Map();
        noteMap.put("Parent_Id", leadId);
        noteMap.put("Module", "Leads");
        noteMap.put("Note_Title", "Sipgate Anrufnotiz");
        noteMap.put("Note_Content", noteContent);
        
        // Füge die Notiz dem Lead-Datensatz hinzu
        createResponse = zoho.crm.createRecord("Notes", noteMap);
        info createResponse;
    }
    else
    {
        // Optional: Wenn kein Lead gefunden wird, informiere einen Admin via Cliq
        message = "Sipgate Anrufnotiz von " + callerNumber + " konnte keinem Lead zugeordnet werden. Inhalt: " + noteContent;
        zoho.cliq.postToChannel("crm_alerts", message);
    }
}

2. Konfiguriere den Webhook in Sipgate:
Nachdem du die Funktion gespeichert hast, klicke auf „REST API“ und kopiere die URL. Diese URL hinterlegst du in deinem Sipgate-Account im Bereich für Webhooks (z.B. für das Ereignis „call.ended“ oder „note.created“). Nun sendet Sipgate bei jeder neuen Notiz die Daten an deine Zoho-Funktion, welche die Notiz automatisch dem richtigen Lead zuordnet.

Schritt 3: Intelligente Terminplanung mit Zoho Bookings und Outlook

Um die Terminfindung zu professionalisieren und zu automatisieren, ist Zoho Bookings das Werkzeug der Wahl. Es synchronisiert sich mit dem Kalender des Außendienstes und stellt sicher, dass nur tatsächlich verfügbare Zeiten angeboten werden.

1. Richte Mitarbeiter und Services ein:
Lege in Zoho Bookings deine Mitarbeiter an (z.B. den Außendienstler) und definiere die „Services“, die gebucht werden können. Das könnten zum Beispiel „Vor-Ort-Termin (60 Min.)“ oder „Online-Demo (30 Min.)“ sein.

2. Verbinde den Kalender:
Der entscheidende Schritt ist die Kalender-Synchronisation. Jeder Mitarbeiter muss seinen Kalender selbst verbinden. Gehe dazu in Bookings zu Einstellungen > Mitarbeiter, wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus und navigiere zum Reiter „Integration“. Hier kann der Mitarbeiter seinen Microsoft Outlook Kalender, Google Calendar oder Zoho Calendar verbinden. Bookings prüft nun in Echtzeit die Verfügbarkeit und blockiert gebuchte Zeiten automatisch.

Schritt 4: Den Prozess zusammenführen – Vom Anruf zur Terminbuchung

Jetzt verbinden wir alles. Der Innendienst soll während des Telefonats mit nur einem Klick den Buchungskalender für den Außendienst öffnen können.

Erstelle einen Custom Button im Lead-Modul:
Wir erstellen einen Button direkt in der Lead-Ansicht, der den Buchungslink von Zoho Bookings öffnet und dabei die Daten des Leads (Name, E-Mail) direkt übergibt. Das spart Tipparbeit und vermeidet Fehler.

Gehe zu Setup > Anpassung > Module und Felder > Leads > Links und Buttons > Neuer Button. Erstelle einen Button mit dem Namen „Termin buchen“ und wähle „Auf Detailseite anzeigen“. Wähle als Aktion „Schreiben einer Funktion“.

// Funktion für den "Termin buchen"-Button
// leadId wird automatisch vom CRM übergeben
leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId);

// Hole die relevanten Daten aus dem Lead-Datensatz
firstName = ifnull(leadDetails.get("First_Name"),"");
lastName = ifnull(leadDetails.get("Last_Name"),"");
email = ifnull(leadDetails.get("Email"),"");

// Dein Basis-Buchungslink aus Zoho Bookings für den Außendienstmitarbeiter
// Diesen Link findest du in Bookings unter Einstellungen > Arbeitsbereiche
bookingUrl = "https://bookings.zoho.de/s/dein-aussendienst/vor-ort-termin";

// Baue die finale URL mit vorausgefüllten Parametern zusammen
// Die genauen Parameternamen können je nach Bookings-Version variieren
finalUrl = bookingUrl + "?name=" + firstName + " " + lastName + "&email=" + email;

// Öffne die URL in einem neuen Tab
openUrl(finalUrl, "newtab");

Wenn der Innendienst-Mitarbeiter nun auf diesen Button klickt, öffnet sich die Buchungsseite von Zoho Bookings, und die Felder für Name und E-Mail des Kunden sind bereits ausgefüllt. Der Mitarbeiter kann gemeinsam mit dem Kunden am Telefon den passenden Termin auswählen und buchen. Der Kunde erhält eine professionelle Bestätigung, und der Termin erscheint automatisch im Outlook-Kalender des Außendienstlers.

Schritt 5: Die Übergabe – Vom Lead zum qualifizierten Deal

Nicht jeder Termin führt zu einer Verkaufschance. Der Außendienstmitarbeiter muss den Lead nach dem Gespräch qualifizieren.

Der Standardprozess in Zoho CRM sieht vor, einen qualifizierten Lead in einen Kontakt, ein Unternehmen und eine Verkaufschance (Deal) umzuwandeln. Es ist eine gute Praxis, das Modul „Verkaufschancen“ in „Deals“ umzubenennen, da dieser Begriff international verständlicher ist (Setup > Anpassung > Module und Felder > Module umbenennen).

Nach dem Termin kann der Außendienst den Lead-Status aktualisieren. Bei positivem Ergebnis klickt er auf „Konvertieren“. Der Lead wird dann in die nächsten Phasen des Vertriebszyklus überführt und ist nun ein Deal, der weiter bearbeitet wird.

Tipps und Best Practices

Datenhygiene ist alles: Der größte Risikofaktor ist eine unsaubere Datenbasis. Investiere Zeit in die Bereinigung und den Import deiner Bestandskundendaten in Zoho CRM, bevor du mit der Kaltakquise beginnst. Tools wie Zoho DataPrep können hierbei helfen.
Sichere deine Zugangsdaten: Gib API-Schlüssel oder Passwörter (z.B. für die Sipgate-Integration) niemals direkt in den Code ein. Nutze stattdessen Verbindungen (Connections) in Zoho oder speichere sie sicher in Zoho Vault.
Skalierung mit Zoho Flow: Für noch komplexere Automatisierungen, die mehrere Apps verbinden, ist Zoho Flow das Mittel der Wahl. Du könntest zum Beispiel nach einer Terminbuchung in Bookings automatisch eine Aufgabe in Zoho Projects für die Terminvorbereitung anlegen und eine Nachricht in einen Zoho Cliq Channel posten.
Tracking ist Wissen: Nutze die integrierten Tracking-Funktionen in E-Mail-Vorlagen (Zoho Campaigns oder CRM), um zu sehen, ob deine E-Mails nach dem Telefonat geöffnet werden.

Fazit: Mehr als die Summe seiner Teile

Dieser praxisorientierte Tech-Stack zeigt eindrucksvoll, wie du durch die geschickte Kombination von Zoho-Apps und externen Diensten einen messbaren Mehrwert schaffst. Du eliminierst manuelle Dateneingabe, reduzierst die Fehlerquote, professionalisierst deine Kundenkommunikation und schaffst einen nahtlosen Informationsfluss zwischen Innen- und Außendienst. Die wahre Stärke von Zoho liegt nicht nur in den einzelnen Anwendungen, sondern in der Fähigkeit, als zentrale Plattform (Operating System for Business) zu agieren, die sich über APIs, Webhooks und Tools wie Deluge flexibel an deine individuellen Geschäftsprozesse anpassen lässt.

Verwendete Zoho Apps in diesem Beispiel:

Zoho CRM
Zoho Bookings
Die Deluge Scripting-Engine (Teil von Zoho Creator und der Zoho-Plattform)
Empfohlene Ergänzungen: Zoho Flow, Zoho Vault