Zoho CRM Copy Customization, DataPrep und Flow für Mandanten-Migration lernen

Zoho CRM klonen und Daten trennen: Ein Praxis-Guide zur Mandanten-Migration

Stell dir vor, du hast über Monate oder sogar Jahre ein perfekt auf dein Geschäftsmodell zugeschnittenes Zoho-System aufgebaut. Deine Prozesse in Zoho CRM sind optimiert, Workflows laufen automatisiert und externe Dienste sind nahtlos integriert. Dieses Setup ist so gut, dass ein Partnerunternehmen oder ein Kunde genau das Gleiche haben möchte. Die Herausforderung: Wie kannst du dein System als Blaupause weitergeben, ohne deine eigenen sensiblen Daten preiszugeben und gleichzeitig für dich selbst einen sauberen Neustart mit deinen Daten zu ermöglichen? Dieses Szenario, oft als Mandanten-Trennung oder System-Klon bezeichnet, ist eine häufige Anforderung für Agenturen, Berater und Unternehmen, die ihre bewährten Prozesse skalieren oder monetarisieren wollen. In diesem Artikel zeigen wir dir einen praxiserprobten Weg, wie du ein Zoho-Setup klonst, Daten sauber trennst und den gesamten Prozess mit den richtigen Tools steuerst.

Die Herausforderung: Ein System, zwei Mandanten

Nehmen wir ein typisches Praxisbeispiel: Eine etablierte Vertriebsagentur hat ihr Zoho CRM über Jahre perfektioniert. Es enthält nicht nur Standard-Module, sondern auch benutzerdefinierte Module für Projekte, komplexe Automatisierungen mit Workflow-Regeln und Blueprints sowie eine tiefgreifende Integration einer VoIP-Telefonanlage über deren API, beispielsweise von Placetel oder Aircall. Nun möchte ein befreundetes Unternehmen aus einer ähnlichen Branche genau dieses Setup kaufen und für sich nutzen.

Die Kernaufgaben sind:

Das gesamte Customizing (Felder, Module, Layouts, Automatisierungen) des bestehenden Zoho CRM muss in eine neue, leere Zoho-Instanz für das Käufer-Unternehmen kopiert werden.
Die Vertriebsagentur (der Verkäufer) benötigt ebenfalls eine neue, identische Instanz für sich selbst.
Alle existierenden Daten (Leads, Kontakte, Deals etc.) der Agentur müssen aus dem ursprünglichen System in ihre neue Instanz migriert werden.
Das ursprüngliche System muss komplett von den Daten der Agentur bereinigt und anschließend an das Käufer-Unternehmen übergeben werden.

Eine einfache Kopie reicht hier nicht aus. Es ist ein chirurgischer Eingriff, der eine saubere Trennung von Konfiguration und Daten erfordert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Systemtrennung

Dieser Prozess erfordert Sorgfalt und eine klare Struktur. Wir teilen ihn in vier logische Phasen auf: Analyse, Klonen, Migration und Bereinigung.

Phase 1: Analyse und Vorbereitung

Bevor du einen einzigen Klick machst, ist eine gründliche Bestandsaufnahme unerlässlich.

System-Audit: Erstelle eine Liste aller Anpassungen. Welche Custom Modules gibt es? Welche Workflows, Blueprints, und Zuweisungsregeln sind aktiv? Nutze die Setup-Übersicht in Zoho CRM, um nichts zu übersehen. Sind andere Zoho Apps wie Zoho Campaigns oder Zoho Desk angebunden?
API- und Webhook-Analyse: Identifiziere alle externen Integrationen. Das ist der kritischste Teil. Wo werden externe APIs aufgerufen? Gibt es Webhooks, die Daten an Drittsysteme wie Zapier, Make oder direkt an eine Telefonanlage senden? Jede dieser Verbindungen benötigt neue Authentifizierungsdaten (API-Keys, Tokens) für die neue Instanz.
Daten-Strategie: Definiere exakt, welche Daten migriert werden sollen. Sind es alle Kontakte oder nur die aktiven? Sollen abgeschlossene Deals der letzten zwei Jahre mit umziehen? Ein Bericht in Zoho Analytics kann helfen, den Datenumfang zu visualisieren und zu segmentieren.
Projekt-Setup: Lege für diesen gesamten Prozess ein Projekt in Zoho Projects an. Definiere Meilensteine und Aufgaben für jede Phase. Das hilft, den Überblick zu behalten.

Phase 2: Klonen der Konfiguration

Zoho bietet eine native Funktion, die uns hier einen Großteil der Arbeit abnimmt. Sie heißt „Copy Customization“.

Neue Organisation erstellen: Lege zunächst für das Käufer-Unternehmen eine komplett neue Zoho-Organisation an. Diese wird das Ziel für unsere Kopie.
Copy Customization ausführen: Navigiere in deinem ursprünglichen CRM zu Einstellungen > Data Administration > Copy Customization. Hier kannst du deine neue Organisation als Ziel auswählen und exakt bestimmen, welche Anpassungen (Module, Layouts, Automatisierungen etc.) kopiert werden sollen. Achtung: Benutzer werden nicht kopiert, diese müssen im neuen System neu angelegt werden.
Ersten Klon für dich selbst erstellen: Wiederhole diesen Vorgang, um eine zweite, identische Kopie für dich selbst zu erstellen. Dies wird deine neue, saubere Arbeitsumgebung.

Am Ende dieser Phase hast du drei Zoho-Instanzen: das Original (noch mit allen Daten) und zwei identische, aber leere Klone.

Phase 3: Datenmigration in dein neues System

Jetzt geht es darum, deine Daten aus dem Original-System in deinen neuen, persönlichen Klon zu überführen.

Datenexport: Exportiere alle benötigten Module aus dem Original-System als CSV-Dateien. Gehe dazu zu Einstellungen > Data Administration > Export. Achte darauf, die Daten in der richtigen Reihenfolge zu exportieren (z.B. erst Accounts, dann Kontakte, dann Deals), um die Verknüpfungen (Related Lists) später wiederherstellen zu können.
Datenbereinigung und Transformation: Dies ist ein entscheidender Schritt. Öffne die CSVs nicht einfach in Excel. Nutze ein professionelles Tool wie Zoho DataPrep. Hier kannst du Spalten umbenennen, Formate bereinigen und vor allem die „Record Owner“-IDs den neuen Benutzer-IDs in deinem neuen System zuordnen. Dieser Schritt wird oft unterschätzt und ist fehleranfällig.
Datenimport: Importiere die bereinigten CSV-Dateien in dein neues CRM. Nutze den Import-Assistenten von Zoho CRM und achte genau auf das Feld-Mapping. Importiere in der gleichen Reihenfolge wie beim Export, um die Beziehungen zwischen den Datensätzen korrekt wiederherzustellen.

Phase 4: Bereinigung und Übergabe des Original-Systems

Dein neues System läuft nun mit deinen Daten. Jetzt muss das Original-System für die Übergabe an den Käufer vorbereitet werden.

Backup! Erstelle ein vollständiges Backup der Daten im Original-System, bevor du irgendetwas löschst. Sicher ist sicher.
Massendatenlöschung: Lösche alle Datensätze aus dem Original-System. Gehe dazu Modul für Modul vor und nutze die Massenlösch-Funktion. Bei sehr großen Datenmengen kann dies auch über die API effizienter sein.
API-Schlüssel erneuern: Konfiguriere alle externen Integrationen im System des Käufers neu. Erstelle neue API-Keys für die Telefonie, Marketing-Tools etc. und hinterlege sie. Nutze Zoho Vault, um die neuen Zugangsdaten sicher an den neuen Besitzer zu übergeben.
Besitzrechte übertragen: Lade den Administrator des Käufer-Unternehmens in die nun leere, aber voll konfigurierte Organisation ein und übertrage ihm die Super-Admin-Rechte. Anschließend kannst du dich selbst als Benutzer entfernen.

Codebeispiele: Automatisierung mit Deluge und Zoho Flow

Manuelle Schritte sind gut, aber Automatisierung ist besser. Hier sind zwei Beispiele, wie du den Prozess unterstützen kannst.

Deluge Custom Function zur Datenvalidierung

Nach dem Datenimport in dein neues System möchtest du vielleicht sicherstellen, dass die Datenqualität stimmt. Eine einfache Deluge-Funktion, die durch einen Workflow-Rule bei jeder neuen Kontakterstellung ausgelöst wird, kann helfen, Telefonnummern zu standardisieren.


// Deluge Custom Function für das Modul "Contacts"
// Argument: contactId (Long)

void validateAndFormatPhoneNumber(int contactId)
{
    // Kontakt-Datensatz abrufen
    contactDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId);
    
    // Telefonnummer aus dem Datensatz holen
    phone = ifnull(contactDetails.get("Phone"),"");
    
    if (phone != "")
    {
        // Einfache Bereinigung: Entfernt Leerzeichen, Klammern, Bindestriche
        cleanedPhone = phone.replaceAll("[\s\(\)-]","");
        
        // Führende 0 durch +49 ersetzen (Beispiel für Deutschland)
        if (cleanedPhone.startsWith("0"))
        {
            cleanedPhone = "+49" + cleanedPhone.substring(1);
        }
        
        // Prüfen, ob eine Änderung stattgefunden hat
        if (cleanedPhone != phone)
        {
            // Update-Map erstellen und Datensatz aktualisieren
            updateMap = Map();
            updateMap.put("Phone", cleanedPhone);
            updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Contacts", contactId, updateMap);
            info updateResponse;
            
            // Optional: Eine Notiz am Kontakt anlegen
            noteMap = Map();
            noteMap.put("Note_Title", "Telefonnummer automatisch formatiert");
            noteMap.put("Note_Content", "Original: " + phone + "nNeu: " + cleanedPhone);
            noteMap.put("Parent_Id", contactId);
            noteMap.put("se_module", "Contacts");
            createNote = zoho.crm.createRecord("Notes", noteMap);
            info createNote;
        }
    }
}

Prozess-Steuerung mit Zoho Flow

Du kannst Zoho Flow nutzen, um die verschiedenen Systeme zu verbinden. Ein einfacher Workflow könnte so aussehen:

Trigger: Ein neuer Lead wird im CRM des Käufers erstellt.
Action 1: Sende eine Benachrichtigung an einen dedizierten Zoho Cliq Channel, um das Vertriebsteam zu informieren.
Action 2 (Logic): Prüfe, ob das Feld „Branche“ auf „Technologie“ gesetzt ist.
Action 3 (Condition = true): Erstelle automatisch eine Aufgabe im verknüpften Zoho Projects für das Onboarding dieses Leads.

Dies zeigt dem Käufer den Mehrwert der vernetzten Zoho-Plattform und stellt sicher, dass die übergebene Konfiguration auch wirklich funktioniert.

Tipps und Best Practices

Sandbox nutzen: Bevor du den Prozess im Live-System durchführst, spiele das gesamte Szenario in einer Zoho CRM Sandbox durch. Das minimiert Risiken und Überraschungen.
User-Mapping planen: Das größte Problem bei der Datenmigration ist die Zuordnung von Datensätzen zu Benutzern. Erstelle vorab eine klare Mapping-Tabelle (Alter Benutzer X -> Neuer Benutzer Y).
Dokumentation erstellen: Erstelle eine saubere Dokumentation deines Setups. Das ist nicht nur für die Übergabe wichtig, sondern auch für dich selbst, um den Überblick zu behalten. Zoho WorkDrive ist der ideale Ort, um diese Dokumentation zu speichern und zu teilen.
Rechtliches klären: Sorge für eine klare vertragliche Regelung für die Übergabe des Systems. Ein mit Zoho Sign unterzeichneter Vertrag schafft für beide Seiten Sicherheit.

Fazit: Mehr als nur eine Kopie

Das Klonen eines Zoho CRM-Setups und die Trennung der Daten ist kein trivialer „Copy & Paste“-Vorgang. Es ist ein strategisches Projekt, das dir ermöglicht, dein wertvolles Prozess-Know-how zu skalieren und zu monetarisieren. Mit den richtigen Zoho-Werkzeugen – von der nativen „Copy Customization“ über die leistungsstarke Datenaufbereitung mit Zoho DataPrep bis hin zur Automatisierung mit Deluge und Zoho Flow – wird dieser komplexe Prozess beherrschbar und reproduzierbar.

Durch eine sorgfältige Planung und eine strukturierte Vorgehensweise verwandelst du dein internes Werkzeug in ein wertvolles, verkaufsfähiges Produkt und schaffst gleichzeitig die Grundlage für dein eigenes, sauberes Wachstum in einem neuen System.