Blog

Vom Angebot zur SEPA-Lastschrift: So optimierst Du Deinen Quote-to-Cash-Prozess in Zoho Books

In der digitalen Geschäftswelt ist ein reibungsloser Ablauf von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang – der sogenannte Quote-to-Cash-Prozess – entscheidend für Effizienz und Liquidität. Viele Unternehmen, insbesondere im technischen Dienstleistungs- und Handelssektor, stoßen jedoch schnell an die Grenzen von Standardkonfigurationen. Wie erstellst Du einen Lieferschein ohne Preise? Wie automatisierst Du das Mahnwesen inklusive Gebühren? Und wie integrierst Du klassische SEPA-Lastschriften, wenn Deine Kunden Drittanbieter wie GoCardless ablehnen? Diese Fragen sind keine Seltenheit, sondern alltägliche Herausforderungen für viele KMUs.

Dieser Fachartikel zeigt Dir praxisnah, wie Du Dein Zoho Books auf das nächste Level hebst. Wir gehen weit über die Basisfunktionen hinaus und nutzen die Stärke des Zoho-Ökosystems, um einen maßgeschneiderten, hochautomatisierten Workflow zu schaffen. Du lernst, wie Du durch clevere Vorlagenanpassungen, den strategischen Einsatz von Custom Functions und die Anbindung an externe Systeme wie Deine Banking-Software einen robusten und effizienten Finanzprozess aufbaust.

Die typische Herausforderung: Ein Praxisbeispiel

Stell Dir ein technisches Dienstleistungsunternehmen vor. Ein Techniker fährt zum Kunden, um eine Anlage zu warten oder zu installieren. Die Basis ist ein Angebot, doch vor Ort stellt sich heraus, dass zusätzliches Material benötigt wird oder weniger Teile verbraucht wurden als geplant. Der Kunde soll den Erhalt der Ware und die erbrachte Leistung auf einem Lieferschein quittieren. Dieser Lieferschein darf aber keine Preise enthalten, da er nur als Leistungsnachweis dient. Der unterschriebene Beleg geht zurück ins Büro, wo die Buchhaltung auf dieser Grundlage die korrekte Rechnung erstellt.

Die Herausforderungen sind klar:

• Lieferscheine: Zoho Books hat keine dedizierte Lieferschein-Funktion, die direkt aus einem Angebot ohne Preise generiert werden kann.
• Zahlungseinzug: Die Nutzung internationaler Zahlungsdienstleister wie GoCardless stößt bei traditionellen Kunden oft auf Skepsis. Ein direkter SEPA-Lastschrifteinzug über die Hausbank (z.B. mittels ProfiCash) wäre ideal.
• Mahnwesen: Der Prozess für Zahlungserinnerungen soll automatisiert, aber auch flexibel genug sein, um im Eskalationsfall Mahngebühren zu erheben.
• Einheitlichkeit: Alle Dokumente – von Angebot bis Gutschrift – sollen ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild haben.

Genau diese Probleme lösen wir jetzt Schritt für Schritt.

Schritt-für-Schritt zur Lösung: Dein optimierter Workflow

Teil 1: Der perfekte Lieferschein – generiert aus einem Auftrag

Die eleganteste Lösung, einen Lieferschein in Zoho Books zu erstellen, führt über das Modul „Aufträge“ (Sales Orders). Ein Auftrag ist die logische Stufe nach einem vom Kunden angenommenen Angebot. Wir nutzen ihn als Basis und erstellen eine spezielle Druckvorlage.

1. Prozess definieren: Dein Standard-Workflow lautet: Angebot → Auftrag → Rechnung. Der Lieferschein wird eine Druckansicht des Auftrags.
2. Vorlage erstellen:
   • Gehe in Zoho Books zu Einstellungen → Vorlagen → Aufträge.
   • Wähle eine bestehende Vorlage und klicke auf „Klonen“. Gib ihr einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Lieferschein-Vorlage“.
   • Klicke auf „Bearbeiten“, um den Vorlagen-Editor zu öffnen.
3. Preise ausblenden:
   • Wechsle in den Reiter „Artikel-Tabelle“. Deaktiviere hier die Kontrollkästchen für Spalten wie „Satz“, „Rabatt“ und „Betrag“. Damit verschwinden die Preisinformationen aus der Tabelle.
   • Wechsle zum Reiter „Summe gesamt“ und deaktiviere alle Optionen wie „Zwischensumme“, „Versandkosten“ und „Gesamtbetrag“.
4. Unterschriftsfeld hinzufügen:
   • Wechsle zum Reiter „Fußzeile“. Hier kannst Du in den „Anmerkungen & Bedingungen“ einen Textbaustein für die Unterschrift einfügen. Nutze den HTML-Editor für eine saubere Formatierung.

   <br>
   <hr>
   <p>Ware/Leistung dankend erhalten:</p>
   <br>
   <br>
   <p>_________________________________________</p>
   <p>(Datum, Unterschrift Kunde)</p>
   

   Du kannst hier auch leere Zeilen für handschriftliche Ergänzungen durch den Techniker einfügen, indem Du eine einfache Tabelle mit unsichtbaren Rändern nutzt.

5. Vorlage als Standard festlegen: Nachdem Du die Vorlage gespeichert hast, kannst Du sie im Vorlagen-Menü als Standard für alle Aufträge festlegen. Bei Bedarf kannst Du beim Drucken eines Auftrags jederzeit manuell zu einer klassischen Auftragsbestätigung mit Preisen wechseln.

Teil 2: Mahnwesen strategisch automatisieren

Ein automatisiertes Mahnwesen spart enorm viel Zeit. In Zoho Books kannst Du mehrstufige Zahlungserinnerungen einrichten.

1. Mahnstufen konfigurieren: Gehe zu Einstellungen → Erinnerungen → Zahlungserinnerungen. Aktiviere sie und richte Deine Kette ein. Ein bewährtes Muster ist:
   • Erinnerung 1 (Freundlich): 7 Tage nach Fälligkeit.
   • Erinnerung 2 (Bestimmter): 14 Tage nach Fälligkeit.
   • Erinnerung 3 (Letzte Mahnung): 21 Tage nach Fälligkeit, mit Androhung weiterer Schritte.

   Tipp: Starte den Prozess zunächst im manuellen Modus. Lasse die E-Mails von Zoho vorbereiten, aber versende sie nach einer kurzen Prüfung von Hand. So gewinnst Du Sicherheit und kannst die Texte optimieren, bevor Du die Vollautomatisierung aktivierst.

2. Die Herausforderung: Automatische Mahngebühren

   Kann Zoho Books automatisch eine Mahngebühr zu einer bestehenden Rechnung hinzufügen? Die kurze Antwort ist: Nein. Eine einmal versendete Rechnung ist ein buchhalterisches Dokument und sollte nicht mehr verändert werden.

   Die Lösung: Du hast zwei professionelle Wege, dies zu umgehen.

   • Manuelle Lösung: Erstelle eine separate, neue Rechnung nur für die Mahngebühr. Beziehe Dich im Verwendungszweck klar auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Das ist buchhalterisch sauber, aber manueller Aufwand.
   • Automatisierte Lösung (für Fortgeschrittene): Nutze eine Custom Function in Zoho Creator oder Zoho Flow, die durch einen Webhook getriggert wird. Der Prozess könnte so aussehen: Wenn eine Rechnung einen bestimmten überfälligen Status erreicht, löst Zoho Books einen Webhook aus. Dieser startet einen Flow, der via API eine neue Rechnung für die Mahngebühr in Zoho Books erstellt und dem Kunden zuweist.

Teil 3: Die Königsdisziplin – SEPA-Lastschrift via XML-Export

Die Abkehr von Drittanbietern hin zu einem direkten SEPA-Prozess ist ein großer Schritt in Richtung Unabhängigkeit und Kundenakzeptanz. Dies erfordert eine maßgeschneiderte Lösung, die das Zoho-Ökosystem perfekt abbildet.

Der Tech-Stack für diese Lösung:

• Zoho CRM: Als zentrale Datenbank für Deine Kundendaten, inklusive der SEPA-Lastschriftmandate (IBAN, Mandatsreferenz, Datum der Unterschrift).
• Zoho Books: Hier leben Deine Rechnungen.
• Deluge Script: Die „Low-Code“-Programmiersprache von Zoho, die alles miteinander verbindet. Wir implementieren sie als Custom Function.

Der Workflow in der Praxis:

1. Daten im CRM speichern: Lege im Zoho CRM im Modul „Kontakte“ oder „Firmen“ einen neuen Abschnitt „SEPA-Mandat“ mit benutzerdefinierten Feldern für IBAN, Mandats-ID und Mandatsdatum an. Diese Daten pflegst Du hier zentral.
2. Custom Button in Zoho Books erstellen: In Zoho Books kannst Du über Einstellungen → Automatisierung → Benutzerdefinierte Schaltflächen einen Button erstellen, z.B. für die Rechnungsliste, mit dem Namen „SEPA XML generieren“.
3. Die Deluge Custom Function schreiben: Dieser Button löst eine Deluge-Funktion aus. Diese Funktion ist das Herzstück der Lösung. Sie führt folgende Schritte aus:
   1. Sie erhält die IDs der ausgewählten Rechnungen.
   2. Für jede Rechnung holt sie sich die Rechnungsdetails (Betrag, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer) via API aus Zoho Books.
   3. Sie holt sich die ID des zugehörigen Kunden.
   4. Mit der Kunden-ID fragt sie via API die SEPA-Daten aus Zoho CRM ab.
   5. Sie baut aus all diesen Informationen einen gültigen XML-String im SEPA-Format (z.B. `pain.008.001.02`).
   6. Am Ende stellt sie die generierte XML-Datei zum Download bereit.

Ein stark vereinfachtes Deluge-Code-Beispiel, um das Konzept zu verdeutlichen:

// Pseudocode für eine Custom Function in Zoho Books
// Trigger: Custom Button bei einer Rechnung

// 1. Rechnungs- und Kunden-ID aus dem Kontext holen
invoiceId = invoice.get("invoice_id");
customerId = invoice.get("customer_id");

// 2. Kundendetails aus Zoho Books holen, um CRM-ID zu finden (Annahme: CRM-ID ist in einem Custom Field gespeichert)
customerDetails = zoho.books.getRecordsByID("Contacts", ZOHO_ORG_ID, customerId);
crmContactId = customerDetails.get("contact").get("cf_crm_contact_id");

// 3. SEPA-Daten aus Zoho CRM abfragen
sepaDataResponse = zoho.crm.getRecordById("Contacts", crmContactId);
iban = sepaDataResponse.get("IBAN");
mandateId = sepaDataResponse.get("SEPA_Mandate_ID");

// 4. Rechnungsdetails holen
invoiceAmount = invoice.get("total");
invoiceNumber = invoice.get("invoice_number");

// 5. XML-Struktur aufbauen (stark vereinfacht!)
xmlString = "<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>";
xmlString = xmlString + "<Document xmlns="urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:pain.008.001.02">";
// ... hier kommt die komplexe Logik zum Aufbau des SEPA XML ...
xmlString = xmlString + "<MndtId>" + mandateId + "</MndtId>";
xmlString = xmlString + "<InstdAmt Ccy="EUR">" + invoiceAmount + "</InstdAmt>";
// ... viele weitere Felder ...
xmlString = xmlString + "</Document>";

// 6. Datei zum Download bereitstellen (konkrete Umsetzung variiert)
info "SEPA XML für Rechnung " + invoiceNumber + " generiert.";
// In einer echten Anwendung würdest du die Datei in WorkDrive speichern oder über eine Creator App zum Download anbieten.
return xmlString;

Diese XML-Datei kannst Du anschließend in Deine Banking-Software (wie ProfiCash, SFirm etc.) importieren, um die Lastschriften auszuführen. Der Prozess ist sicher, transparent und vollständig in Deiner Kontrolle.

Tipps und Best Practices

• Iterativ vorgehen: Fange nicht mit dem komplexesten Teil an. Optimiere zuerst Deine Vorlagen (Lieferschein, Rechnungen). Richte dann das Mahnwesen ein und beobachte es. Die SEPA-Integration ist ein eigenes Projekt für den nächsten Schritt.
• UI-Grenzen akzeptieren: Zoho ist mächtig, hat aber wie jede Software seine Eigenheiten. Du wirst auf nicht änderbare Übersetzungsfehler oder Feldanordnungen stoßen. Konzentriere Dich auf das, was Du beeinflussen kannst: die Prozesse und Automatisierungen.

– Dokumentation: Kommentiere Deine Deluge-Skripte gut. Dein zukünftiges Ich oder ein Kollege wird es Dir danken, wenn Anpassungen nötig werden.

• Das Ökosystem nutzen: Denke immer darüber nach, wie verschiedene Zoho Apps zusammenspielen können. Speichere Dateien in Zoho WorkDrive, kommuniziere über Zoho Cliq, wenn eine manuelle Freigabe nötig ist, und visualisiere Deine Finanzdaten in Zoho Analytics.

Fazit: Mehr als nur Buchhaltung

Die Umsetzung dieser Optimierungen verwandelt Dein Zoho Books von einem reinen Buchhaltungstool in eine maßgeschneiderte Prozess-Engine. Du löst nicht nur konkrete Praxisprobleme, sondern schaffst einen skalierbaren, robusten und hocheffizienten Quote-to-Cash-Workflow.

Der wahre Gewinn liegt in der Erkenntnis, dass das Zoho-Ökosystem eine Plattform ist. Durch die intelligente Kombination von Standardfunktionen, Anpassungen und der gezielten Nutzung von APIs und Deluge-Scripting kannst Du nahezu jeden unternehmensspezifischen Prozess abbilden. Du reduzierst manuelle Arbeit, minimierst Fehler und gewinnst wertvolle Zeit zurück, die Du in das Wachstum Deines Unternehmens investieren kannst.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

• Zoho Books als zentrales System für den gesamten Rechnungs- und Dokumentenprozess.
• Zoho CRM als Master-Datenbank für Kunden- und Mandatsinformationen.
• (Optional) Zoho Flow oder Zoho Creator für die Umsetzung komplexerer Automatisierungen wie der Mahngebühren-Rechnung oder der Bereitstellung der SEPA-XML-Datei.