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WordPress zu Zoho CRM: Leads automatisieren mit Zoho Forms und Flow

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Vom WordPress-Formular zum automatisierten Lead: Eine Praxisanleitung mit Zoho Forms und Flow

Die eigene Website ist oft der erste Kontaktpunkt für potenzielle Kunden. Ein einfaches Kontaktformular ist dabei Standard, doch was passiert nach dem Klick auf „Senden“? Meist landet eine simple E-Mail im Postfach, die manuell weiterverarbeitet werden muss. Dieser Prozess ist fehleranfällig, langsam und skaliert nicht. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du diesen kritischen Prozess vollständig automatisierst. Wir ersetzen ein Standard-Formular in WordPress durch ein intelligentes Zoho Forms, fangen die Daten mit Zoho Flow ab und erstellen daraus automatisch einen Lead in Zoho CRM. Das Ziel: Kein Lead geht verloren und Dein Vertrieb kann sofort reagieren, ohne manuelle Dateneingabe.

Die Herausforderung aus der Praxis

Stell Dir ein typisches Szenario vor: Dein Unternehmen nutzt WordPress, vielleicht mit einem Page-Builder wie Elementor, für die Website. Für die Geschäftsprozesse setzt Du auf das Ökosystem von Zoho. Auf Deiner Kontaktseite befindet sich ein natives WordPress-Formular, das bei jeder Anfrage eine E-Mail generiert. Diese E-Mail muss jemand lesen, die Daten manuell kopieren und einen neuen Lead im Zoho CRM anlegen. Bei hohem Anfragevolumen führt das unweigerlich zu Verzögerungen, Tippfehlern und im schlimmsten Fall zu übersehenen Anfragen. Die Lösung liegt darin, die Brücke zwischen Deiner Website und Deinem CRM zu schlagen und den Datenfluss zu automatisieren.

Schritt-für-Schritt: Die Brücke zwischen WordPress und Zoho bauen

Wir gehen den Prozess jetzt gemeinsam durch. Von der Erstellung des Formulars über die Einbettung in WordPress bis hin zur vollständigen Automatisierung des Lead-Erstellungsprozesses.

Schritt 1: Das Formular in Zoho Forms vorbereiten

Bevor wir etwas in WordPress einbetten können, benötigen wir ein Formular. Falls Du noch keins hast, erstelle ein neues Formular in Zoho Forms. Für ein Standard-Kontaktformular reichen folgende Felder:

  • Name (Einzelfeld oder Vorname/Nachname getrennt)
  • E-Mail (als Pflichtfeld markieren)
  • Firma
  • Telefon
  • Nachricht (mehrzeiliges Textfeld)
  • DSGVO-Zustimmung (Checkbox, ebenfalls als Pflichtfeld)

Navigiere nach der Erstellung zum Tab „Teilen“ -> „Einbetten“. Wähle hier die Option „JavaScript“. Dieser Code sorgt dafür, dass das Formular dynamisch geladen wird und auch auf mobilen Geräten optimal dargestellt wird. Kopiere den angezeigten Code-Schnipsel in Deine Zwischenablage.

Schritt 2: Das Zoho Formular in WordPress (Elementor) einbetten

Nun wechseln wir zu Deinem WordPress-Backend. Die Integration ist mit Page-Buildern wie Elementor besonders einfach, funktioniert aber mit dem Gutenberg-Editor oder anderen Buildern analog.

  1. Navigiere zu der Seite, auf der das Kontaktformular erscheinen soll (z.B. „/kontakt“).
  2. Öffne die Seite mit Deinem Page-Builder (in unserem Beispiel Elementor).
  3. Suche in den Widgets nach dem „HTML“-Element und ziehe es an die gewünschte Stelle auf Deiner Seite.
  4. Füge den zuvor kopierten JavaScript-Code von Zoho Forms in das Inhaltsfeld des HTML-Widgets ein.
  5. Du solltest sofort eine Vorschau des Zoho Formulars auf Deiner Seite sehen.
  6. Lösche nun das alte, native WordPress-Formular, um Duplikate zu vermeiden.
  7. Klicke auf „Veröffentlichen“ oder „Aktualisieren“, um die Änderungen live zu schalten.

Dein Formular ist jetzt öffentlich erreichbar und funktionsfähig. Jeder Eintrag landet ab sofort in den Berichten von Zoho Forms. Aber das ist erst die halbe Miete.

Schritt 3: Den Automatisierungsprozess mit Zoho Flow starten

Jetzt bringen wir die Magie von Zoho Flow ins Spiel. Wir erstellen einen Workflow, der bei jeder neuen Formulareinsendung automatisch getriggert wird.

Teil A: Trigger und Sofort-Benachrichtigung

Ein guter erster Schritt ist immer, eine Benachrichtigung einzurichten. So weißt Du sofort, wenn eine Anfrage reinkommt, und kannst testen, ob der Trigger funktioniert.

  1. Öffne Zoho Flow und erstelle einen neuen Flow.
  2. Wähle als Trigger-App „Zoho Forms“.
  3. Als Trigger-Event wählst Du „New Form Entry“ (Neuer Formulareintrag).
  4. Verbinde Deinen Zoho Forms Account und wähle das eben erstellte Kontaktformular aus.
  5. Klicke auf „Done“. Der Trigger ist nun konfiguriert.
  6. Klicke nun auf das Plus-Zeichen, um eine Aktion hinzuzufügen. Wähle „App“ und suche nach Zoho Cliq.
  7. Wähle die Aktion „Send a message to a user“ (Nachricht an einen Benutzer senden).
  8. Wähle den Benutzer aus, der benachrichtigt werden soll, und formuliere eine Nachricht. Du kannst hier bereits dynamische Daten aus dem Formular verwenden. Beispiel: „Neue Kontaktanfrage von ${form_entry.Name.first} ${form_entry.Name.last} (${form_entry.Email}) ist eingegangen.“
  9. Speichere den Flow und schalte ihn aktiv. Fülle nun Dein Formular auf der Website testweise aus. Du solltest umgehend eine Nachricht in Zoho Cliq erhalten.

Teil B: Automatische Lead-Erstellung in Zoho CRM

Wenn die Benachrichtigung funktioniert, erweitern wir den Flow um den wichtigsten Schritt: die Erstellung des Leads im CRM.

  1. Gehe zurück zu Deinem Flow und klicke erneut auf das Plus-Zeichen, um eine weitere Aktion hinzuzufügen. Platziere sie nach dem Trigger (parallel zur oder nach der Cliq-Benachrichtigung).
  2. Wähle als App Zoho CRM.
  3. Wähle die Aktion „Create/Update Module Entry“.
  4. Wähle das Modul „Leads“ aus.
  5. Nun musst Du die Felder zuordnen („Field Mapping“). Verbinde die Felder aus dem Zoho Forms Trigger (rechte Seite) mit den entsprechenden Feldern im Zoho CRM (linke Seite).
    • Last Name -> Name -> Last (aus Zoho Forms)
    • First Name -> Name -> First (aus Zoho Forms)
    • Email -> Email (aus Zoho Forms)
    • Company -> Firma (aus Zoho Forms)
    • Description -> Nachricht (aus Zoho Forms)
  6. Setze das Feld Lead Source im CRM statisch auf einen Wert wie „Website Kontaktformular“. Das hilft Dir später bei der Auswertung in Zoho Analytics.
  7. Speichere die Aktion und den Flow.

Codebeispiel: Erweiterte Datenverarbeitung mit Deluge

Manchmal sind die Daten aus dem Formular nicht im perfekten Format für das CRM. Hierfür kannst Du in Zoho Flow eine „Custom Function“ mit der Skriptsprache Deluge einfügen. Angenommen, Du möchtest den Vor- und Nachnamen aus dem Formular kombinieren und in eine Notiz im CRM-Lead schreiben.

Füge im Flow eine Aktion „Custom Function“ hinzu und verwende folgenden Code:

// Die Argumente 'form_entry_id' und 'form_link_name' müssen in der Funktion definiert werden
// und mit den Werten aus dem Zoho Forms Trigger gefüllt werden.

// Formulareintrag abrufen, um alle Felder zu erhalten
form_data = zoho.forms.getRecordById(form_link_name, form_entry_id);

// Überprüfen, ob Daten vorhanden sind
if(form_data.get("data") != null)
{
    form_fields = form_data.get("data");
    
    // Daten für den CRM-Lead vorbereiten
    lead_map = Map();
    lead_map.put("Last_Name", form_fields.get("Name").get("last"));
    lead_map.put("First_Name", form_fields.get("Name").get("first"));
    lead_map.put("Email", form_fields.get("Email"));
    lead_map.put("Company", form_fields.get("Company"));
    lead_map.put("Lead_Source", "Website Kontaktformular");
    
    // Eine benutzerdefinierte Beschreibung erstellen
    custom_description = "Anfrage über Website:n" + form_fields.get("Nachricht");
    lead_map.put("Description", custom_description);
    
    // Lead im Zoho CRM erstellen
    create_response = zoho.crm.createRecord("Leads", lead_map);
    info "CRM Response: " + create_response;
    
    // Optional: Eine Aufgabe für den Lead-Owner erstellen
    if(create_response.get("id") != null)
    {
        task_map = Map();
        task_map.put("Subject", "Neuen Web-Lead kontaktieren: " + form_fields.get("Name").get("last"));
        task_map.put("Due_Date", zoho.currentdate.addDay(1).toString("yyyy-MM-dd"));
        task_map.put("What_Id", create_response.get("id")); // Verknüpfung mit dem neuen Lead
        zoho.crm.createRecord("Tasks", task_map);
    }
}
return "Success";

Diese Custom Function erstellt nicht nur den Lead, sondern fügt auch direkt eine Folgeaufgabe im CRM hinzu. Das ist die nächste Stufe der Automatisierung.

Tipps und Best Practices

  • Styling mit CSS: Das Standard-Design des Zoho Formulars passt vielleicht nicht perfekt zu Deiner Website. Du kannst das Aussehen direkt im Theme-Editor von Zoho Forms anpassen. Für komplexere Anpassungen kannst Du in WordPress eigenes CSS hinzufügen, um die Klassen des Formulars gezielt zu überschreiben. Das ist oft notwendig, um z.B. die Markierungsfarbe von Formularfeldern oder Headern an Dein Corporate Design anzupassen.
  • Versteckte Felder nutzen: Füge Deinem Formular ein verstecktes Feld hinzu (z.B. „Quelle“) und fülle es mit einem Standardwert wie „Kontaktseite“. So kannst Du nachverfolgen, über welches Formular auf Deiner Website ein Lead generiert wurde.
  • Fehlerbehandlung in Flow: Was passiert, wenn die Lead-Erstellung im CRM fehlschlägt (z.B. wegen eines Serverproblems)? Konfiguriere in Zoho Flow unter „Settings“ -> „On Error“ eine Benachrichtigung an einen Administrator, damit keine Daten verloren gehen.
  • Skalierbarkeit: Dieser simple Flow ist die Basis für viel mehr. Du kannst ihn erweitern, um den neuen Kontakt direkt zu einer Mailingliste in Zoho Campaigns hinzuzufügen, eine Aufgabe in Zoho Projects zu erstellen oder ihn in Zoho Marketing Automation in eine Willkommens-Journey aufzunehmen.

Zusätzliche Hinweise und Erweiterungen

Das Zoho-Ökosystem lebt von der Verknüpfung seiner Apps. Der hier gezeigte Prozess ist nur der Anfang. Denkbar wäre auch:

  • Integration mit Zoho Desk: Wenn das Formular eher eine Supportanfrage ist, erstelle anstelle eines Leads direkt ein Ticket in Zoho Desk.
  • Externe APIs ansteuern: Dein Flow ist nicht auf Zoho beschränkt. Über Webhooks oder „Custom Functions“ kannst Du Daten an praktisch jedes externe System senden, das über eine REST-API verfügt. Du könntest zum Beispiel eine Nachricht an einen Slack-Channel senden oder Daten an ein externes ERP-System übergeben.
  • Datenanreicherung: Nutze APIs von Drittanbietern wie Clearbit oder Hunter.io, um die E-Mail-Adresse des Leads anzureichern und mehr über das Unternehmen herauszufinden, bevor Dein Vertriebsteam den ersten Anruf tätigt.

Fazit: Ein kleiner Schritt mit großer Wirkung

Die Integration eines Webformulars mit Deinem CRM mag wie eine kleine technische Aufgabe wirken, aber der Nutzen ist enorm. Du schließt eine kritische Lücke im Kundengewinnungsprozess, eliminierst manuelle Arbeit, reduzierst Fehler und beschleunigst Deine Reaktionszeit erheblich. Durch die Kombination von Zoho Forms mit der Flexibilität von Zoho Flow schaffst Du eine robuste und skalierbare Lösung, die weit über eine simple E-Mail-Benachrichtigung hinausgeht.

Verwendete Apps in diesem Beispiel: