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Zoho für Unternehmensgruppen: Getrennte Mandanten, vernetzte Prozesse

Wenn dein Unternehmen wächst und sich in mehrere rechtlich eigenständige Firmen oder Geschäftsbereiche aufteilt, stehst du vor einer zentralen IT-architektonischen Frage: Wie bildest du diese Struktur in deinem Zoho-System ab? Ein gemeinsamer Account für alle scheint auf den ersten Blick einfach und kostengünstig. Doch schnell führt dieser Weg zu unsauberen Daten, Problemen bei der Corporate Identity und potenziellen Datenschutzkonflikten. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, eine saubere Trennung der Mandanten zu gewährleisten, ohne dabei auf die Vorteile vernetzter und automatisierter Prozesse zu verzichten. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Holding-Struktur mit getrennten Zoho-Organisationen aufbaust und diese über APIs und smarte Prozessketten intelligent miteinander verbindest.

Das Praxisbeispiel: Eine Holding mit spezialisierten Tochterfirmen

Stell dir eine Unternehmensgruppe vor, die im Immobiliensektor tätig ist. Es gibt eine Holding, die die strategische Ausrichtung vorgibt, und mehrere spezialisierte Tochtergesellschaften:

• Die Projektentwicklungs-GmbH: Sie kauft Grundstücke, plant und realisiert Bauprojekte. Sie nutzt Zoho CRM für die Akquise und Zoho Projects für die Steuerung der Bauphasen.
• Die Verwaltungs-GmbH: Sie übernimmt die fertigen Objekte in die Verwaltung und Vermietung. Hierfür ist eine Anbindung an externe Portale wie Hostaway oder andere Channel-Manager entscheidend.
• Die Finanzierungs-GmbH: Sie kümmert sich um die Finanzierungs- und Verkaufsabwicklung der Immobilien und arbeitet eng mit Banken und Notaren zusammen.

Die zentrale Herausforderung: Ein Projekt durchläuft alle drei Firmen. Die Projektentwicklung initiiert, die Finanzierung sichert die Mittel und nach Fertigstellung übernimmt die Verwaltung. Die Daten müssen fließen, aber die Kundendaten, Finanzen und Dokumente jeder GmbH müssen strikt getrennt bleiben. Ein gemeinsames Zoho CRM würde hier schnell zu einem unübersichtlichen und rechtlich bedenklichen Daten-Sammelsurium führen.

Die strategische Entscheidung: Ein Mandant vs. getrennte Organisationen

Grundsätzlich gibt es zwei Modelle, um eine solche Struktur in Zoho abzubilden. Wir beleuchten beide, geben aber eine klare Empfehlung.

Modell 1: Ein zentraler Zoho Account (Nicht empfohlen)

Alle Firmen arbeiten in einer einzigen Zoho-Organisation. Die Trennung erfolgt notdürftig über Profile, Rollen und vielleicht Layout-Regeln im CRM.

• Vorteile: Geringere Lizenzkosten auf den ersten Blick, da übergreifende Nutzer nur eine Lizenz benötigen.
• Nachteile:
  • Datenhygiene: Eine saubere Trennung von Kontakten, Deals und Finanzdaten ist extrem aufwendig und fehleranfällig.
  • Corporate Identity: E-Mail-Vorlagen, Rechnungslayouts (Zoho Books) und Signaturen lassen sich kaum mandantenspezifisch anpassen.
  • Datenschutz (DSGVO): Es ist schwer nachzuweisen, dass Mitarbeiter der Firma A nicht auf sensible Daten der Firma B zugreifen können.
  • Skalierbarkeit: Bei jeder neuen Firma oder jedem neuen Prozess wird das System komplexer und unübersichtlicher.

Modell 2: Getrennte Zoho Organisationen (Unsere Empfehlung)

Jede rechtlich eigenständige Firma erhält ihre eigene, komplett separate Zoho-Organisation (z.B. über Zoho One). Die Zusammenarbeit wird über Schnittstellen und definierte Prozesse gesteuert.

• Vorteile:
  • Saubere Datentrennung: Jeder Mandant hat seine eigene Datenbank. Rechtlich und organisatorisch einwandfrei.
  • Klare Corporate Identity: Jede Firma kann ihre eigenen Vorlagen, Domains und Brandings verwenden.
  • Hohe Skalierbarkeit: Neue Firmen können einfach als neue Organisationen hinzugefügt werden, ohne das bestehende Setup zu stören.
  • Präzise Prozessabbildung: Interne Aufträge zwischen den Firmen werden zu echten, nachvollziehbaren Transaktionen.
• Nachteile:
  • Höhere Lizenzkosten: Geschäftsführer oder Mitarbeiter, die in mehreren Firmen aktiv sind, benötigen in jeder Organisation eine Lizenz.
  • Initialer Einrichtungsaufwand: Die Prozesse zwischen den Firmen müssen sauber definiert und technisch aufgesetzt werden.

Trotz der Nachteile ist Modell 2 der einzig professionelle und zukunftssichere Weg. Die anfängliche Mehrarbeit zahlt sich durch Stabilität, Klarheit und Skalierbarkeit um ein Vielfaches aus.

Schritt-für-Schritt: Die vernetzte Holding-Struktur umsetzen

Gehen wir nun die konkrete Umsetzung von Modell 2 durch. Unser Ziel ist es, die getrennten Organisationen intelligent zu vernetzen.

Schritt 1: Grund-Setup und Lizenzen

Erstelle für jede deiner Firmen eine eigene Zoho-Organisation. Am einfachsten geht das mit dem Zoho One-Bundle, da hier alle wichtigen Apps enthalten sind. Die Geschäftsführung der Holding, die Zugriff auf alle Systeme benötigt, wird in jede Organisation als normaler Benutzer eingeladen. Es gibt keine „Super-Admin-Lizenz“, die über Organisationsgrenzen hinweg funktioniert. Jeder Nutzer benötigt pro Organisation eine vollwertige Lizenz. Der Wechsel zwischen den Organisationen ist aber sehr einfach über das Profil-Icon oben rechts in der Zoho-Oberfläche möglich.

Schritt 2: Firmenübergreifende Kommunikation mit Zoho Cliq

Die tägliche Kommunikation zwischen den Teams der verschiedenen Firmen ist entscheidend. Anstatt auf externe Messenger auszuweichen, kannst du Zoho Cliq nutzen, um eine sichere und integrierte Kommunikationsbrücke zu bauen.

1. Lade Mitarbeiter aus den anderen Organisationen als externe Benutzer in dein Cliq ein. Sie können dann an 1-zu-1-Chats teilnehmen.
2. Für Projekt- oder themenbezogene Gruppenchats erstellst du einen „Externen Kanal“. Hier kannst du interne und externe Benutzer zusammenbringen, um sich über Firmengrenzen hinweg auszutauschen.

Damit ist die Echtzeit-Kommunikation zwischen den getrennten Accounts sichergestellt, ohne die Datensilos aufzubrechen.

Schritt 3: Automatisierte Prozesse mit Zoho Flow und APIs

Das ist das Herzstück der Vernetzung. Anstatt E-Mails oder Anrufe zu tätigen, automatisierst du die Übergabe von Aufgaben und Daten zwischen den Firmen. Das Werkzeug der Wahl dafür ist Zoho Flow, ergänzt durch Custom Functions in Deluge.

Das Prinzip: Denke analog, automatisiere digital. Bevor du eine Zeile Code schreibst, musst du den Prozess klar definieren. Stell dir vor, du müsstest für jede Übergabe ein physisches Formular ausfüllen. Welche Felder sind nötig? Wer muss was freigeben? Welche Informationen braucht die nächste Firma, um ihre Arbeit zu beginnen?

Beispiel-Workflow: Ein Projekt in der Projektentwicklungs-GmbH erreicht in Zoho Projects den Status „Finanzierung beantragen“.

1. Trigger: Ein Feld-Update in Zoho Projects der Projektentwicklungs-GmbH.
2. Aktion in Zoho Flow:
   • Daten sammeln: Flow holt sich alle relevanten Projektdaten (Projektname, Volumen, benötigte Dokumente aus Zoho WorkDrive).
   • API-Aufruf: Flow stellt eine Verbindung zur Zoho-API der Finanzierungs-GmbH her und legt dort einen neuen Deal im Zoho CRM an.
   • Benachrichtigung: Flow postet eine Nachricht im zuständigen externen Zoho Cliq-Kanal, um das Team der Finanzierungs-GmbH zu informieren.

Um einen solchen API-Aufruf aus einer Zoho-App heraus zu tätigen, kannst du eine Deluge Custom Function nutzen. Hier ein Beispiel, wie du aus Zoho Projects heraus ein neues Projekt in einer anderen Organisation via API anlegen könntest:

// Deluge Custom Function in der Projektentwicklungs-GmbH (z.B. in einem Blueprint)
// Annahme: Es existiert eine API-Connection namens 'finanzgmbh_zohocrm_api'

// 1. Relevante Daten aus dem aktuellen Deal holen
dealRecord = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId);
dealName = dealRecord.get("Deal_Name");
dealAmount = dealRecord.get("Amount");
dealDescription = "Automatisch erstellter Finanzierungs-Deal aus der Projektentwicklung. Original-Deal-ID: " + dealId;

// 2. API-Payload für den neuen Deal in der Finanzierungs-GmbH vorbereiten
dealData = Map();
dealData.put("Deal_Name", dealName + " - Finanzierung");
dealData.put("Amount", dealAmount);
dealData.put("Stage", "Anfrage erhalten");
dealData.put("Description", dealDescription);

// Wichtig: Daten müssen als JSON-Liste übergeben werden
dataList = List();
dataList.add(dealData);
requestBody = Map();
requestBody.put("data", dataList);

// 3. API-Aufruf an die CRM-Instanz der Finanzierungs-GmbH
response = invokeurl
[
	url :"https://www.zohoapis.com/crm/v2/Deals"
	type :POST
	parameters:requestBody.toString()
	connection:"finanzgmbh_zohocrm_api" // Name der vorkonfigurierten API-Verbindung
];

// 4. Protokollieren der Antwort
info "API Response: " + response;

// 5. Benachrichtigung via Cliq
message = "Neuer Finanzierungs-Deal '" + dealName + "' wurde angelegt und wartet auf Bearbeitung.";
zoho.cliq.postToChannel("finanzierungs_kanal", message);

Diese Logik lässt sich auf beliebige Systeme erweitern. Wenn deine Verwaltungs-GmbH zum Beispiel Hostaway nutzt, könnte ein Zoho Flow nach Projektfertigstellung nicht nur eine Aufgabe in Zoho Desk erstellen, sondern auch die neue Immobilie direkt über die Hostaway-API anlegen.

Schritt 4: Geteilte Daten, sicherer Zugriff (WorkDrive & Vault)

Für den Austausch von Dokumenten, die beide Firmen betreffen (z.B. Baupläne), eignet sich Zoho WorkDrive. Du kannst Ordner für externe Benutzer freigeben und ihnen spezifische Berechtigungen (Ansehen, Bearbeiten) erteilen. So bleiben die Daten im sicheren Zoho-Ökosystem.

Für hochsensible Daten wie Zugänge oder Passwörter ist Zoho Vault das richtige Werkzeug. Wichtig zu verstehen ist hierbei: Jede Firma sollte ihren eigenen Vault haben. Wenn du ein Passwort aus deinem Vault mit einem externen Benutzer teilst, erhält dieser nur einen temporären, gesicherten Link zum Anzeigen. Das Passwort wird nicht dauerhaft in seinem Vault gespeichert. Für eine dauerhafte Übergabe von Zugangsdaten müssen diese exportiert und im Vault der Ziel-Organisation wieder importiert werden – ein bewusster Prozess, der die Sicherheit erhöht.

Schritt 5: Interne Verrechnung mit Zoho Books

Die saubere Prozesskette aus Schritt 3 schafft die perfekte Grundlage für eine korrekte interne Verrechnung. Wenn die Finanzierungs-GmbH ihre Leistung für die Projektentwicklungs-GmbH erbracht hat, erstellt sie in ihrem eigenen Zoho Books eine Rechnung an die Projektentwicklungs-GmbH. Dieser Vorgang ist klar, nachvollziehbar und buchhalterisch sauber. Die getrennten Systeme spiegeln die rechtliche Realität wider und machen Monats- und Jahresabschlüsse deutlich einfacher.

Tipps und Best Practices

• Prozess vor Technik: Der häufigste Fehler ist, mit der Technik zu beginnen. Definiere deine firmenübergreifenden Prozesse erst auf Papier (oder in Zoho Notebook). Wer braucht welche Information zu welchem Zeitpunkt? Erst wenn das klar ist, baust du die Automatisierung.
• Saubere Datenmigration: Wenn du ein bestehendes, gemischtes System aufteilst, ist das „Fleißarbeit“. Plane den Export und Import von Daten sorgfältig. Nutze Werkzeuge wie Zoho DataPrep, um die Daten vor dem Import in die neuen Organisationen zu bereinigen.
• Zentrales E-Mail-Management: Um den Login für Benutzer mit Zugriff auf mehrere Organisationen zu vereinfachen, kannst du E-Mail-Aliase verwenden. Ein Benutzer könnte sich mit [email protected] in der einen und [email protected] in der anderen Organisation anmelden, wobei alle E-Mails im selben Postfach landen.
• Nutze Connections in Deluge: Hardcodiere niemals API-Keys oder Passwörter in deinem Code. Lege in Zoho immer eine „Connection“ an, die die Authentifizierung sicher verwaltet. Du rufst sie dann im Code einfach über ihren Namen auf, wie im Beispiel oben gezeigt.

Fazit: Mehr als nur getrennte Konten

Der Wechsel von einem unübersichtlichen All-in-One-Account zu einer Struktur aus getrennten, aber intelligent vernetzten Zoho-Organisationen ist mehr als nur eine technische Aufräumaktion. Es ist eine strategische Entscheidung, die die Grundlage für professionelle, skalierbare und rechtssichere Geschäftsprozesse legt. Der initiale Mehraufwand bei der Einrichtung und die etwas höheren Lizenzkosten sind eine Investition, die sich durch klare Verantwortlichkeiten, saubere Daten und ein robustes, automatisiertes System schnell bezahlt macht.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

• Zoho One (als Basis-Bundle)
• Zoho CRM (für Kunden- und Deal-Management)
• Zoho Projects (für die operative Projektabwicklung)
• Zoho Flow (als zentrale Automatisierungs-Engine)
• Zoho Cliq (für die firmenübergreifende Kommunikation)
• Zoho Books (für die saubere, mandantengetrennte Buchhaltung)
• Zoho WorkDrive (für den sicheren Dateiaustausch)
• Zoho Vault (für die Verwaltung sensibler Zugangsdaten)

Zusätzlich wurde die Anbindung externer APIs wie Hostaway als Beispiel für die Erweiterbarkeit des Ökosystems erwähnt.