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Zoho CRM, Creator und OpenAI API: Tutorial zur B2B-Onboarding-Automatisierung

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Vom Angebot zum Onboarding: Wie Du komplexe B2B-Vertriebsprozesse mit Zoho und APIs automatisierst

In vielen B2B-Unternehmen, insbesondere in regulierten Branchen wie FinTech oder der Versicherungsbranche, sind die Vertriebs- und Onboarding-Prozesse oft komplex, manuell und fehleranfällig. Die Erstellung individueller Angebote, das Einholen von Dokumenten und die Durchführung von Legitimationsprüfungen (KYC) können den gesamten Zyklus verlangsamen und wertvolle Ressourcen binden. Genau hier zeigt sich die Stärke des Zoho-Ökosystems: Es ist mehr als nur eine Sammlung einzelner Apps. Es ist eine flexible Plattform, die es Dir erlaubt, maßgeschneiderte, automatisierte Workflows zu bauen, die genau auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten sind. In diesem Artikel zeigen wir Dir an einem praxisnahen Beispiel, wie Du den Prozess von der Angebotserstellung in Zoho CRM bis hin zu einem geführten, digitalen Onboarding-Prozess mithilfe von Zoho-internen Werkzeugen und externen APIs optimieren kannst.

Praxisbeispiel: Der B2B-Vertrieb im FinTech-Sektor

Stell Dir einen Zahlungsdienstleister vor, der Kartenterminals an Geschäftskunden vertreibt. Der Prozess sieht typischerweise so aus:

  • Ein Vertriebsmitarbeiter identifiziert einen potenziellen Kunden (einen „Deal“ in Zoho CRM).
  • Manuell wird ein Angebot erstellt, oft in einem separaten Textverarbeitungsprogramm, was zu Inkonsistenzen führt.
  • Nach der Annahme des Angebots beginnt der aufwendige Teil: Der Kunde muss, je nach Rechtsform (GmbH, Einzelunternehmen etc.), diverse Dokumente wie Gewerbeanmeldung, Ausweiskopien der Geschäftsführer und Informationen zu wirtschaftlich Berechtigten einreichen.
  • Diese Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht. Die Datenübertragung in die Systeme erfolgt manuell, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Das Ziel ist es, diesen gesamten Ablauf zu digitalisieren und zu automatisieren, um Fehler zu minimieren, die Effizienz zu steigern und eine bessere Kundenerfahrung zu schaffen.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lösung

Wir teilen die Lösung in zwei Hauptteile auf: Zuerst optimieren wir den Angebotsprozess direkt in Zoho CRM. Danach konzipieren wir einen intelligenten, geführten Onboarding-Prozess.

Teil 1: Optimierung des Angebotsprozesses in Zoho CRM

Das Ziel ist es, die Angebotserstellung so einfach wie möglich zu gestalten. Ein Mitarbeiter soll mit wenigen Klicks aus einem Deal ein korrektes, vorbefülltes Angebot generieren und versenden können.

Buttons, die Arbeit abnehmen: Angebotserstellung und -versand automatisieren

Wir implementieren zwei benutzerdefinierte Buttons mithilfe von Deluge, der Skriptsprache von Zoho:

  1. Ein Button im Deal-Modul: „Standardangebot erstellen“
    Dieser Button erstellt ein neues Angebot und übernimmt automatisch relevante Daten aus dem Deal, wie den Ansprechpartner und die Firma. Zudem kann er Standardkonditionen oder Produkte (z.B. eine Basis-Einrichtungsgebühr) direkt eintragen.
  2. Ein Button im Angebots-Modul: „Angebot per E-Mail senden“
    Dieser Button generiert das Angebots-PDF, hängt es an eine vordefinierte E-Mail-Vorlage an und sendet diese direkt an den Kunden. Das spart Zeit und stellt sicher, dass immer die richtige Vorlage verwendet wird.

Codebeispiel: Deluge-Funktion für „Standardangebot erstellen“

Diese Funktion wird als Custom Function erstellt und mit einem Button im Deal-Modul verknüpft.


// Deluge-Skript für einen Button im Deal-Modul
// Argument: dealId (wird vom Button übergeben)

// 1. Hole die relevanten Daten aus dem Deal-Datensatz
dealDetails = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId);
contactId = ifnull(dealDetails.get("Contact_Name"),"").get("id");
accountId = ifnull(dealDetails.get("Account_Name"),"").get("id");
dealOwner = ifnull(dealDetails.get("Owner"),"").get("id");

// 2. Bereite die Daten für das neue Angebot vor
quoteMap = Map();
quoteMap.put("Subject", dealDetails.get("Deal_Name") + " - Standardangebot");
quoteMap.put("Deal_Name", dealId);
quoteMap.put("Contact_Name", contactId);
quoteMap.put("Account_Name", accountId);
quoteMap.put("Owner", dealOwner);
quoteMap.put("Angebotstyp", "Standardangebot"); // Ein benutzerdefiniertes Feld

// 3. Füge Standard-Produktpositionen hinzu
// Dies ist ein Beispiel für ein Terminal und eine Servicegebühr
product_list = List();
// Produkt 1: Mobiles Kartenterminal
row1 = Map();
row1.put("Product_Name", {"id":"PRODUCT_ID_HIER_EINFUEGEN"}); // Ersetze mit der echten Produkt-ID
row1.put("list_price", 199.00);
row1.put("quantity", 1);
product_list.add(row1);
// Produkt 2: Monatliche Servicepauschale
row2 = Map();
row2.put("Product_Name", {"id":"ANDERE_PRODUCT_ID_HIER"});
row2.put("list_price", 29.90);
row2.put("quantity", 1);
product_list.add(row2);
quoteMap.put("Product_Details", product_list);

// 4. Erstelle den Angebotsdatensatz
createQuote = zoho.crm.createRecord("Quotes", quoteMap);
info createQuote;

// 5. Gib eine Erfolgsmeldung zurück und öffne das neue Angebot
return "Angebot wurde erfolgreich erstellt. ID: " + createQuote.get("id");

Dynamische Angebotsvorlagen: Nur relevante Informationen anzeigen

Eine häufige Anforderung ist, dass Angebotsvorlagen „sauber“ aussehen sollen. Felder, die keinen Wert haben (z.B. optionale Hardware wie „stationäres Kartenterminal“), sollten gar nicht erst auf dem PDF erscheinen. Dies lässt sich direkt in den Mail-Merge-Vorlagen von Zoho CRM umsetzen.

Innerhalb des Vorlagen-Editors kannst Du Bedingungslogik verwenden. Die Syntax sieht oft so aus:


<!-- Beispiel für bedingte Anzeige in einer HTML-basierten Vorlage -->
<#if (Quotes.Mobiles Kartenterminal > 0)>
<tr>
    <td>Kosten mobiles Kartenterminal:</td>
    <td>${Quotes.Mobiles Kartenterminal}</td>
</tr>
</#if>

Dieser Block wird nur dann im finalen Dokument gerendert, wenn das Feld „Mobiles Kartenterminal“ einen Wert größer als Null enthält. So bleibt Dein Angebot übersichtlich und professionell.

Teil 2: Konzeption des geführten Legitimations- und Onboarding-Prozesses

Nachdem das Angebot angenommen wurde (z.B. durch Statusänderung im CRM), beginnt der komplexe Onboarding-Prozess. Hierfür bauen wir eine separate, geführte Anwendung.

Die Herausforderung: Ein fehlersicherer Onboarding-Flow

Der Prozess muss sicherstellen, dass alle je nach Unternehmensform notwendigen Informationen und Dokumente Schritt für Schritt erfasst werden. Ein Überspringen von Schritten darf nicht möglich sein. Der Flow muss Daten wie Firmeninformationen, Bankverbindungen, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) und Dokumenten-Uploads (z.B. Gewerbeanmeldung) strukturiert abfragen.

Lösungsansätze: Zoho Creator Widget vs. Zoho Forms

Für die Umsetzung eines solchen geführten Prozesses gibt es im Zoho-Universum mehrere exzellente Möglichkeiten:

  • Zoho Forms: Ideal für einen einfachen, linearen Prozess. Du kannst ein Formular mit mehreren Seiten und bedingter Logik erstellen. Ein Link zum Formular kann automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Die eingegebenen Daten können direkt in die entsprechenden CRM-Module oder in Zoho Creator geschrieben werden.
  • Benutzerdefiniertes Widget in Zoho CRM: Wenn der Prozess direkt im CRM von einem Mitarbeiter durchgeführt werden soll, ist ein Widget, das mit Zoho Creator entwickelt wurde, die beste Wahl. Es wird als Iframe direkt in der Detailansicht eines Datensatzes (z.B. „Aufträge“) geladen und bietet maximale Flexibilität in Bezug auf Design und Logik. Es kann direkt mit den CRM-Daten interagieren.
  • Zoho Creator Portal: Eine vollwertige Webanwendung, auf die sich Deine Kunden einloggen können, um ihren Onboarding-Status einzusehen und Daten zu vervollständigen. Dies ist die skalierbarste und professionellste Lösung für komplexe, wiederkehrende Kundeninteraktionen.

Datenextraktion per KI: Dokumente intelligent auslesen

Ein Kernpunkt der Automatisierung ist die Vermeidung manueller Dateneingabe. Anstatt dass ein Mitarbeiter die Daten von einem hochgeladenen Personalausweis abtippt, nutzen wir OCR (Optical Character Recognition) und KI.

Die Idee ist simpel: Der Nutzer lädt ein Foto seines Ausweises oder seiner Gewerbeanmeldung hoch. Ein dahinterliegender Service analysiert das Bild, extrahiert die relevanten Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum etc.) und füllt die entsprechenden Felder im System vor.

Tech-Stack für die Umsetzung:

  • Frontend: Ein Dateiupload-Feld in Zoho Forms oder Deiner Zoho Creator Anwendung.
  • Backend/Logik: Eine Deluge-Funktion, die nach dem Upload ausgelöst wird.
  • API-Anbindung: Die Deluge-Funktion nutzt den invokeurl-Befehl, um das Bild an einen externen KI-Dienst zu senden. Hier gibt es verschiedene Optionen:
    • OpenAI API (GPT-4 mit Vision): Extrem leistungsfähig im Verstehen von Dokumentenstrukturen. Du kannst einfach das Bild senden und den Befehl geben: „Extrahiere Vorname, Nachname und Adresse aus diesem Dokument im JSON-Format.“
    • Google Cloud Vision AI: Spezialisiert auf Text- und Objekterkennung in Bildern.
    • Zoho’s eigene KI (Zia): Zia bietet ebenfalls OCR-Fähigkeiten, die direkt in die Plattform integriert sind und sich ständig weiterentwickeln.

Codebeispiel: Deluge-Funktion zur Ansteuerung einer externen OCR-API (vereinfacht)


// Funktion wird nach dem Upload einer Datei in Zoho Creator ausgelöst
// Argument: fileObject (das hochgeladene Bild)

// 1. API-Endpunkt und Schlüssel vorbereiten
// API-Schlüssel sicher in Zoho Vault speichern und hier abrufen!
apiKey = zoho.vault.getSecret("OCR_API_KEY");
endpointURL = "https://api.ocr-provider.com/v1/extract";
headers = Map();
headers.put("Authorization", "Bearer " + apiKey);
headers.put("Content-Type", "application/octet-stream");

// 2. Rufe die externe API mit dem Bild auf
// Das fileObject muss als Binärdaten gesendet werden
response = invokeurl
[
	url :endpointURL
	type :POST
	headers:headers
	files: fileObject
];

// 3. Verarbeite die JSON-Antwort der API
// Die API gibt strukturierte Daten zurück
extractedData = response.toJSON();
firstName = extractedData.get("firstName");
lastName = extractedData.get("lastName");

// 4. Aktualisiere den entsprechenden Datensatz in Zoho CRM oder Creator
// Beispielhaftes Update eines Kontaktdatensatzes
updateMap = Map();
updateMap.put("First_Name", firstName);
updateMap.put("Last_Name", lastName);
updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Contacts", contactId, updateMap);
info updateResponse;

return "Daten erfolgreich extrahiert.";

Tipps und Best Practices

  • Datenqualität sicherstellen: Automatisierung ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie basiert. Stelle sicher, dass die Stammdaten in Zoho CRM (z.B. Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Mitarbeiter) korrekt gepflegt sind, damit dynamische Vorlagen fehlerfrei funktionieren.
  • Prototyping und Analyse: Bevor Du einen komplexen Flow wie den Onboarding-Prozess baust, analysiere bestehende Best-Practice-Beispiele am Markt. Erstelle dann einen einfachen Prototypen, z.B. mit Zoho Forms, um das Konzept zu validieren, bevor Du in eine aufwendigere Zoho Creator-Lösung investierst.
  • Skalierbarkeit im Blick behalten: Denke den Prozess zu Ende. Nach dem Onboarding folgt die Rechnungsstellung (Zoho Books), die Vertragsunterzeichnung (Zoho Sign) und der Kundenservice (Zoho Desk). Nutze Werkzeuge wie Zoho Flow, um diese verschiedenen Apps nahtlos miteinander zu verbinden und einen durchgehenden Datenfluss zu gewährleisten.
  • Sicherheit geht vor: Speichere sensible Informationen wie API-Schlüssel niemals direkt im Code. Verwende stattdessen Zoho Vault, um sie sicher zu verwalten und in Deinen Skripten abzurufen.

Fazit

Die wahre Stärke von Zoho liegt in der nahtlosen Integration seiner Apps und der Offenheit gegenüber externen Systemen über APIs. Das Beispiel des Zahlungsdienstleisters zeigt eindrucksvoll, wie durch die geschickte Kombination von Zoho CRM, Zoho Creator und externen KI-Diensten ein ehemals manueller und fehleranfälliger Prozess in einen hocheffizienten, digitalen Workflow verwandelt werden kann. Indem Du beginnst, Deine Prozesse nicht als isolierte Aufgaben, sondern als vernetzte Abläufe zu betrachten, kannst Du das volle Potenzial Deiner Zoho-Umgebung ausschöpfen und Dein Unternehmen für die Zukunft rüsten.

Verwendete Zoho Apps in diesem Lösungsansatz: