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Vom Event zum Folgegeschäft: Ein smarter After-Sales-Prozess mit Zoho CRM, Forms und externen APIs

Die größte Anspannung eines Events ist vorbei, die letzten Gäste sind gegangen, das Adrenalin sinkt. Doch genau jetzt beginnt eine der kritischsten Phasen für dein Geschäft: die Nachbereitung. Wie schaffst du es, das Momentum zu nutzen, wertvolles Feedback zu sammeln und gleichzeitig die Weichen für das nächste Jahr zu stellen? Viele Unternehmen im Event- und Hospitality-Bereich kämpfen damit, aus dem operativen Stress heraus einen proaktiven After-Sales-Prozess zu etablieren. Oft verpufft die positive Energie, und die Akquise für das Folgejahr beginnt wieder bei null. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit einer cleveren Kombination aus Zoho-Anwendungen und externen Schnittstellen einen automatisierten Funnel aufbaust, der aus zufriedenen Kunden treue Stammkunden macht.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung in der Vermittlung exklusiver Event-Pakete

Stell dir vor, du bist in der Nische der Vermittlung von exklusiven Tischen und Paketen für ein großes, jährlich wiederkehrendes Volksfest, eine Messe oder eine prestigeträchtige Konferenz tätig. Dein Geschäftsmodell basiert auf exzellentem Service und dem Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen. Während des Events bist du rund um die Uhr im Einsatz. Gleichzeitig gibt es immer wieder kurzfristige Chancen, wie frei werdende Plätze, die du schnell an den richtigen Interessenten bringen musst.

Nach dem Event stehst du vor zwei zentralen Aufgaben:

1. Feedback einholen: Du musst verstehen, was gut lief und wo es Verbesserungspotenzial gab. Wie war die Kommunikation im Vorfeld? Wie die Betreuung vor Ort? Nur so kannst du deinen Service optimieren.
2. Folgegeschäft sichern: Deine besten Kunden sind die, die bereits da waren. Du willst ihnen so einfach wie möglich machen, direkt für das nächste Jahr wieder zu buchen, idealerweise noch bevor sie von Wettbewerbern kontaktiert werden.

Manuell ist dieser Prozess fehleranfällig und extrem zeitaufwendig. Hier setzen wir mit einem durchdachten, automatisierten Prozess an, der dir den Rücken freihält.

Schritt-für-Schritt: Dein automatisierter After-Sales-Funnel

Wir bauen einen Prozess, der von der kurzfristigen Vermarktung von Restplätzen bis zur Generierung qualifizierter Leads für das Folgejahr alles abdeckt. Der Tech-Stack ist dabei entscheidend.

Schritt 1: Spontane Restplatzvermarktung per WhatsApp und Zoho CRM

Kurz vor Ende des Events werden unerwartet Plätze frei. Jetzt zählt jede Minute. Statt einzelne E-Mails zu schreiben, nutzt du die Kraft von Direktnachrichten und der Segmentierung in deinem CRM.

• Werkzeug: Zoho CRM mit integrierter WhatsApp-Anbindung.
• Vorgehen:
  1. Segmentierung: In Zoho CRM hast du deine Kontakte bereits mit Tags versehen, z.B. „Top-Kunde“, „Interessent-2025“ oder „Warteliste“. Erstelle eine benutzerdefinierte Ansicht, die nur die relevanten Kontakte für die Restplätze anzeigt (z.B. eine Gruppe von Interessenten, die in der Vergangenheit angefragt, aber nicht gebucht haben).
  2. Kadenz erstellen: Nutze eine Verkaufssequenz (Kadenz) im CRM. In diesem Fall ist es eine sehr einfache Sequenz: eine einzige WhatsApp-Nachricht. Du erstellst eine Vorlage wie: „Hallo [Vorname], kurzfristige Chance: Wir haben für morgen noch exklusive Plätze verfügbar. Bei Interesse antworte einfach auf diese Nachricht. Dein Team von [Dein Markenname]“.
  3. Kampagne starten: Füge die Kontakte aus deiner gefilterten Ansicht mit wenigen Klicks zur Kadenz hinzu. Das System versendet die Nachrichten automatisch und personalisiert. Antworten landen direkt im CRM-Datensatz des Kontakts, sodass dein Team sofort reagieren kann.

Schritt 2: Das Herzstück – Die After-Sales-Umfrage mit Zoho Forms

Ein bis zwei Tage nach dem Event, wenn die Erinnerungen noch frisch sind, versendest du die zentrale After-Sales-Umfrage. Das Ziel ist zweigeteilt: ehrliches Feedback und eine verbindliche Vormerkung für das nächste Jahr.

• Werkzeug: Zoho Forms
• Aufbau des Formulars: Halte es kurz und prägnant. Niemand will nach einem anstrengenden Event einen Roman ausfüllen.

Teil 1: Dein Feedback ist uns wichtig

• Frage 1: Wie bewertest du die Kommunikation im Vorfeld? (Skala 1-5 Sterne)
• Frage 2: Wie zufrieden warst du mit der Betreuung durch unsere Hostessen vor Ort? (Skala 1-5 Sterne)
• Frage 3: Wie bewertest du die Qualität des Erlebnisses im Zelt/auf der Veranstaltung? (Platzierung, Service, etc.) (Skala 1-5 Sterne)
• Freitextfeld 1: Was hat dir besonders gut gefallen? (Wichtig für Testimonials!)
• Freitextfeld 2: Was können wir für dich im nächsten Jahr noch besser machen?

Teil 2: Nach dem Event ist vor dem Event – Sichere dir deinen Platz für 2026!

• Kernfrage: Dürfen wir dich für das kommende Jahr vormerken?
  • Option A: Ja, bitte reserviert mir den gleichen Tisch/das gleiche Paket wie dieses Jahr.
  • Option B: Ja, ich bin interessiert, habe aber Änderungswünsche (z.B. anderer Tag, mehr Personen).
  • Option C: Nein, danke.
• Freitextfeld für Option B: Deine Wünsche für nächstes Jahr.

Dieser simple Aufbau ist entscheidend. Du überforderst den Kunden nicht mit einem komplexen Buchungstool, sondern generierst einen hochqualifizierten Lead, der nur noch bestätigt werden muss.

Schritt 3: Die Automatisierung im Hintergrund mit Zoho Flow und Deluge

Jetzt verbinden wir die Systeme, damit die Magie passiert. Sobald ein Kunde das Formular abschickt, soll automatisch ein Prozess im Hintergrund starten.

• Werkzeuge: Zoho Forms-Integration, Zoho CRM Workflows, Zoho Flow und die Skriptsprache Deluge.
• Der Prozess:
  1. Formular-Integration: Verbinde dein Zoho Forms direkt mit Zoho CRM. Ordne die Formularfelder den entsprechenden Feldern im Kontakt- oder Deal-Modul zu. Die Feedback-Antworten kannst du in benutzerdefinierten Feldern speichern.
  2. Workflow-Regel im CRM: Erstelle eine Workflow-Regel im Deals-Modul, die ausgelöst wird, wenn ein Formular-Eintrag einen Deal aktualisiert.
     • Bedingung: WENN das Feld „Vormerkung für nächstes Jahr“ den Wert „Ja, bitte reserviert…“ ODER „Ja, mit Änderungen“ enthält.
     • Aktion: Erstelle automatisch einen neuen Deal für das Folgejahr (z.B. „Tischreservierung 2026“). Setze die Phase des Deals auf „Qualifiziert“ und weise ihn einem Vertriebsmitarbeiter zu.
  3. Benachrichtigung per Deluge und Cliq: Für eine sofortige Reaktion kannst du eine Custom Function mit Deluge schreiben, die dein Team über Zoho Cliq informiert.

Hier ein Beispiel für eine Deluge-Funktion, die beim Ausfüllen des Formulars ausgelöst werden könnte:

// Deluge Custom Function in Zoho CRM
// Argumente: contactId, interestType, customerNotes

// Kontaktinformationen abrufen
contactDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId.toLong());
contactName = contactDetails.get("Full_Name");
contactEmail = contactDetails.get("Email");

// Neuen Deal für das Folgejahr erstellen
dealMap = Map();
dealMap.put("Deal_Name", "Vormerkung 2026 für " + contactName);
dealMap.put("Stage", "Qualifiziert");
dealMap.put("Contact_Name", {"id": contactId.toLong()});
dealMap.put("Type", "Bestandskunde");
createDeal = zoho.crm.createRecord("Deals", dealMap);
info createDeal;

// Nachricht an den Sales-Channel in Zoho Cliq senden
cliqMessage = "Neuer Vormerkungs-Lead für 2026!nKunde: " + contactName + "nE-Mail: " + contactEmail + "nWunsch: " + interestType + "nNotizen: " + customerNotes + "nDeal wurde erstellt.";
// Ersetze 'your_cliq_channel_api_key' mit deinem tatsächlichen API-Schlüssel für den Channel
zoho.cliq.postToChannel("your_cliq_channel_api_key", cliqMessage);

return "Prozess erfolgreich ausgelöst.";

Schritt 4: Der Versand der Umfrage mit Zoho Campaigns

Der letzte Schritt ist der professionelle Versand. Eine einfache E-Mail aus dem CRM ist gut, aber eine gebrandete Kampagne ist besser.

• Werkzeug: Zoho Campaigns
• Vorgehen:
  1. Synchronisierung: Synchronisiere deine Kundenliste aus Zoho CRM mit Zoho Campaigns. Du kannst die gleiche Segmentierung nutzen, um nur die tatsächlichen Event-Teilnehmer anzuschreiben.
  2. Vorlage erstellen: Gestalte eine E-Mail-Vorlage in deinem Branding. Der Betreff könnte lauten: „Nach der Wiesn ist vor der Wiesn: Dein Feedback & Platz für 2026“.
  3. Personalisierung: Sprich den Kunden mit Namen an und verlinke prominent auf dein Zoho Forms-Formular.
  4. Planung und Analyse: Sende die Kampagne zum optimalen Zeitpunkt (z.B. Dienstagvormittag nach dem Event). In Zoho Campaigns kannst du genau nachverfolgen, wer die E-Mail geöffnet und auf den Link geklickt hat – wertvolle Informationen für ein eventuelles Follow-up.

Tipps und Best Practices

• Datenqualität ist alles: Dein gesamter Prozess steht und fällt mit der Qualität der Daten in deinem Zoho CRM. Sorge für saubere, gut getaggte und aktuelle Kontakte.
• Skalierbarkeit durch APIs: Denke über die Grenzen von Zoho hinaus. Musst du Daten mit einem externen Buchungssystem abgleichen? Nutze die Zoho-APIs oder Plattformen wie Zoho Flow, um Verbindungen zu anderen Tools herzustellen. Zum Beispiel könntest du nach einer erfolgreichen Buchung automatisch eine Rechnung über eine Zoho Books API erstellen lassen.
• Risikomanagement und Branding: Wenn du in einem rechtlich sensiblen Umfeld agierst (z.B. Reselling), kann es sinnvoll sein, die Kommunikation für verschiedene Marken oder Geschäftsbereiche zu trennen. Nutze dafür die Brand-Management-Funktionen in Zoho oder betreibe bei Bedarf sogar getrennte Zoho-Organisationen, um Risiken zu minimieren. Dies ist besonders relevant, wenn du Marketing-Aktivitäten wie Google Ads planst und die Marke für die Lead-Generierung von der operativen Abwicklungsmarke trennen möchtest.

Zusätzliche Hinweise: Das Ökosystem weiterdenken

Dieser Prozess ist nur der Anfang. Erweitere ihn mit weiteren Zoho-Apps:

• Zoho Creator: Erstelle ein eigenes Kundenportal, in dem Stammkunden ihre Daten selbst pflegen, ihre Buchungshistorie einsehen und zukünftige Anfragen direkt stellen können. Das löst das Problem der wiederholten Dateneingabe.
• Zoho Analytics: Analysiere die gesammelten Feedback-Daten tiefgreifend. Korreliere die Kundenzufriedenheit mit dem gebuchten Paket oder dem Umsatz, um Muster zu erkennen.
• Zoho Books: Sobald ein Deal für das Folgejahr gewonnen wird, kann die Rechnungsstellung direkt aus dem CRM angestoßen und in Zoho Books verbucht werden, was deinen Finanzprozess nahtlos integriert.

Fazit

Die Zeit direkt nach einem Event ist eine Goldgrube für Kundenbindung und zukünftiges Geschäft. Anstatt diesen Moment im operativen Chaos untergehen zu lassen, ermöglicht dir ein durchdachter Prozess mit dem Zoho-Ökosystem, proaktiv zu handeln. Du sammelst nicht nur wertvolles Feedback zur Verbesserung deines Services, sondern wandelst die positive Erfahrung deiner Kunden direkt in qualifizierte Leads für das nächste Jahr um.

Die Kombination aus der zentralen Datenhaltung in Zoho CRM, der flexiblen Datenerfassung über Zoho Forms, dem professionellen Versand via Zoho Campaigns und der intelligenten Automatisierung im Hintergrund zeigt die wahre Stärke einer integrierten Plattform. Du sparst Zeit, professionalisierst deine Kundenkommunikation und legst den Grundstein für nachhaltiges Wachstum.