Zoho Flow Tutorial: Typeform-Integrationen ins Zoho CRM für automatisiertes Lead-Management

Zoho Flow als Datendrehscheibe: Externe Tools wie Typeform nahtlos ins CRM integrieren

In der heutigen digitalen Landschaft setzt Du wahrscheinlich auf einen Mix aus verschiedenen Software-Tools, um Deine Geschäftsprozesse optimal abzubilden. Das ist smart, denn es ermöglicht Dir, für jede Aufgabe die beste Lösung zu nutzen. Du verwendest das leistungsstarke Zoho CRM für Deine Kundenbeziehungen, verwaltest Projekte in Zoho Projects und versendest Newsletter mit Zoho Campaigns. Gleichzeitig nutzt Du vielleicht externe Spezialisten wie Typeform für ansprechende Umfragen oder Eventbrite für Dein Eventmanagement. Die entscheidende Frage ist: Wie bringst Du all diese Systeme dazu, miteinander zu sprechen? Genau hier kommt Zoho Flow ins Spiel – Dein zentraler Knotenpunkt, der Dateninseln auflöst und manuelle Prozesse überflüssig macht.

Die Herausforderung aus der Praxis: Ein automatisierter B2B-Akquise-Funnel

Stell Dir ein typisches Szenario vor: Du möchtest Deine Lead-Generierung für B2B-Kunden professionalisieren. Ein zentrales Element Deiner Strategie ist ein Online-Fragebogen, den Du mit Typeform erstellt hast – ein sogenanntes „Potentialbarometer“. Interessenten können damit schnell und interaktiv ihren Bedarf analysieren. Das Ergebnis ist ein qualitativ hochwertiger Lead. Doch was passiert nach dem Absenden des Formulars?

Ohne Automatisierung beginnt nun die manuelle Arbeit:

Du oder ein Mitarbeiter müssen regelmäßig in Typeform nach neuen Einträgen suchen.
Die Daten müssen manuell kopiert und in Zoho CRM als neuer Lead oder Kontakt angelegt werden.
Dabei können leicht Fehler passieren (Tippfehler, falsche Zuordnung).
Anschließend muss der neue Lead manuell zu einer E-Mail-Sequenz in Zoho Campaigns hinzugefügt werden.

Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig, sondern auch nicht skalierbar. Die Zeit zwischen der Anfrage des Interessenten und Deiner ersten Reaktion ist zu lang. Hier zeigen wir Dir, wie Du diesen gesamten Prozess mit Zoho Flow vollständig automatisierst.

Schritt-für-Schritt: Dein Typeform-Funnel mit Zoho Flow

Mit der folgenden Anleitung baust Du eine robuste Brücke zwischen Deinem externen Formular-Tool und Deinem Zoho-Ökosystem. Das Prinzip lässt sich auf viele andere Tools übertragen.

Schritt 1: Vorbereitung in Zoho CRM und Typeform

Bevor Du den Flow erstellst, müssen die Ziel- und Quellsysteme bereit sein.

In Zoho CRM: Gehe in das Modul „Leads“ oder „Kontakte“ und stelle sicher, dass Du für jede Frage aus Deinem Typeform-Formular ein passendes Feld hast. Wenn Du zum Beispiel nach der „Größten geschäftlichen Herausforderung“ fragst, erstelle ein mehrzeiliges Textfeld mit diesem Namen im CRM.
In Typeform: Erstelle Deinen Fragebogen. Notiere Dir die genauen Bezeichnungen der Fragen, da Du sie später im Mapping wiedererkennen musst.

Schritt 2: Den Trigger in Zoho Flow einrichten

Jetzt beginnt die eigentliche Konfiguration in Zoho Flow.

Logge Dich in Dein Zoho Flow-Konto ein und klicke auf „Create Flow“.
Gib Deinem Flow einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Typeform Potentialbarometer zu CRM“.
Wähle als Auslöser (Trigger) „App“.
Suche und wähle Typeform aus der Liste der Anwendungen.
Als Trigger-Event wählst Du „New Entry“. Damit wird der Flow jedes Mal gestartet, wenn jemand das Formular ausfüllt.
Klicke auf „Next“ und verbinde Deinen Typeform-Account. Du wirst zu Typeform weitergeleitet, um den Zugriff zu autorisieren.
Wähle aus der Dropdown-Liste das spezifische Formular aus, das Du überwachen möchtest.

Schritt 3: Die Aktion in Zoho CRM konfigurieren

Nachdem der Trigger definiert ist, sagst Du dem Flow, was er mit den Daten tun soll.

Klicke auf das Plus-Zeichen unter dem Trigger, um eine Aktion hinzuzufügen.
Wähle wieder „App“ und suche diesmal nach Zoho CRM.
Wähle die Aktion „Create or Update Module Entry“. Diese Aktion ist besonders nützlich, da sie Duplikate vermeidet. Sie prüft anhand eines Kriteriums (z.B. der E-Mail-Adresse), ob der Datensatz bereits existiert. Wenn ja, wird er aktualisiert; wenn nicht, wird er neu erstellt.
Verbinde Deinen Zoho CRM-Account.
Konfiguriere die Aktion:
- Module: Wähle „Leads“.
- Layout: Wähle Dein Standard-Layout.
- Find record by: Wähle „Email“.
Jetzt kommt der wichtigste Teil: das Feld-Mapping. Du siehst auf der linken Seite alle Felder aus Deinem CRM-Modul. Auf der rechten Seite kannst Du die Variablen aus dem Typeform-Trigger per Drag-and-Drop zuordnen.
- Ziehe die Variable „Email“ aus dem Typeform-Trigger in das Feld „E-Mail“ des CRMs.
- Ziehe die Variable „Name“ in das Feld „Nachname“.
- Ordne alle weiteren Fragen den entsprechenden benutzerdefinierten Feldern zu, die Du in Schritt 1 angelegt hast.

Schritt 4: Den Flow erweitern für maximale Automatisierung

Ein einfacher Datentransfer ist gut, aber die wahre Stärke von Flow liegt in der Verkettung von Aktionen.

Interne Benachrichtigung: Füge eine weitere Aktion hinzu. Wähle Zoho Cliq und die Aktion „Send Message to a Channel“. Sende eine Nachricht an Deinen Vertriebskanal (#neue-leads) mit den wichtigsten Infos zum neuen Lead. So ist Dein Team sofort informiert.
Marketing-Automatisierung: Füge eine Aktion für Zoho Campaigns hinzu. Nutze „Add Subscriber to a Mailing List“, um den neuen Lead automatisch einer Willkommens- oder Nurturing-Sequenz hinzuzufügen.
Aufgabenmanagement: Erstelle automatisch eine Aufgabe in Zoho Projects für einen Vertriebsmitarbeiter, den neuen Lead innerhalb von 24 Stunden zu kontaktieren.

Codebeispiele: Wenn der Standard nicht ausreicht

Manchmal müssen Daten vor der Übergabe an das nächste System bearbeitet oder aufbereitet werden. Hierfür bietet Zoho Flow Custom Functions, die Du mit der einfachen Skriptsprache Deluge schreibst.

Daten mit Deluge in Zoho Flow formatieren

Angenommen, Dein Typeform hat getrennte Felder für Vor- und Nachname, aber im CRM möchtest Du auch ein Feld „Vollständiger Name“ füllen. Füge vor der CRM-Aktion eine „Custom Function“ hinzu.

// Deluge-Skript innerhalb einer Zoho Flow Custom Function
// Die Parameter 'vorname' und 'nachname' werden aus dem Typeform-Trigger übergeben.
map arguments(string vorname, string nachname)
{
	// Kombiniere die beiden Strings mit einem Leerzeichen
	fullName = vorname + " " + nachname;
	
	// Erstelle eine Map, um den Wert zurückzugeben
	responseMap = Map();
	responseMap.put("vollstaendigerName", fullName);
	
	// Gib die Map zurück. Der Wert kann im nächsten Schritt verwendet werden.
	return responseMap;
}

Im nachfolgenden CRM-Schritt kannst Du nun die Variable `vollstaendigerName` aus dieser Funktion in das entsprechende CRM-Feld mappen.

Webhooks nutzen, wenn kein Connector existiert

Was ist, wenn Du ein Tool nutzt, das keinen fertigen Connector in Zoho Flow hat? Das könnte ein internes System sein oder ein spezialisiertes Tool wie Phantombuster für die Social-Media-Automatisierung. Die Lösung ist ein Webhook.

Wähle in Zoho Flow als Trigger „Webhook“.
Flow generiert eine einzigartige URL. Kopiere diese.
Gehe in Dein externes Tool und konfiguriere es so, dass es bei einem bestimmten Ereignis (z.B. „neuer Kontakt gefunden“) eine HTTP-POST-Anfrage mit den Daten im JSON-Format an diese URL sendet.

Ein typischer JSON-Payload könnte so aussehen:

{
  "firstName": "Julia",
  "lastName": "Mayer",
  "email": "[email protected]",
  "company": "Beispielfirma AG",
  "source": "LinkedIn Prospecting Tool"
}

Zoho Flow empfängt diese Daten und Du kannst die einzelnen Werte (`firstName`, `email` etc.) im Flow genauso verwenden wie die Daten aus einem Standard-Connector.

Tipps und Best Practices für robuste Integrationen

Fehlerbehandlung: Nichts ist perfekt. Was passiert, wenn die CRM-API kurzzeitig nicht erreichbar ist? Zoho Flow hat eine eingebaute Wiederholungslogik. Richte Dir zusätzlich unter „Settings“ eine Benachrichtigung ein, die Dich per E-Mail informiert, wenn ein Flow fehlschlägt.
Skalierbarkeit & Kosten: Zoho Flow hat einen großzügigen kostenlosen Plan, aber bei sehr hohem Volumen (tausende Ausführungen pro Monat) fallen Kosten an. Für unternehmenskritische Hochlast-Szenarien kann eine direkte API-Integration über die serverlose Plattform Zoho Catalyst die bessere und kostengünstigere Alternative sein.
Qualität der Daten: Die Qualität Deiner Automatisierung hängt von der Qualität der Eingabedaten ab. Nutze Validierungsregeln in Deinen Formularen und bereinige Daten bei Bedarf mit Custom Functions, bevor Du sie in Deine Kernsysteme schreibst.
Qualität der Tools: Manchmal stößt man an die Grenzen eines Tools. Die Gesprächsnotizen deuten beispielsweise an, dass die Stabilität von Zoho Meeting für Webinare als Herausforderung empfunden wurde. Das Schöne an Flow ist die Flexibilität: Wenn ein Tool nicht Deinen Anforderungen genügt, kannst Du es durch eine Alternative ersetzen und diese einfach via Flow an Dein Ökosystem anbinden.

Weitere Ideen: Das Zoho-Ökosystem voll ausnutzen

Der hier gezeigte Flow ist nur der Anfang. Denke den Prozess weiter und automatisiere die gesamte Customer Journey:

Vom Deal zum Kunden: Ein Deal wird im CRM auf „Gewonnen“ gesetzt. Ein Flow wird ausgelöst und…
- …erstellt einen neuen Kunden in Zoho Books.
- …richtet ein Abonnement in Zoho Billing ein.
- …versendet den Vertrag zur digitalen Signatur über Zoho Sign.
- …erstellt ein Onboarding-Projekt in Zoho Projects.
Intelligenter Kundenservice: Ein neues Ticket in Zoho Desk mit dem Tag „Technisches Problem“ löst einen Flow aus, der eine Custom Function mit einer OpenAI-API aufruft, um den Ticket-Text zu analysieren und eine mögliche Lösung vorzuschlagen, die als interne Notiz für den Support-Mitarbeiter hinterlegt wird.
Finanzprozesse: Eine neue Rechnung, die in Zoho Books als bezahlt markiert wird, kann via Stripe-Integration einen Flow auslösen, der den Projektstatus aktualisiert und den Kunden per E-Mail informiert.
Umfassende Berichte: Nutze Flows, um Datenpunkte aus all diesen Systemen (Zoho CRM, Zoho Desk, externen Tools) in Zoho Analytics zu pushen und Dir ein 360-Grad-Dashboard über Deine gesamte Geschäftstätigkeit zu erstellen.

Fazit: Vom reaktiven Admin zum proaktiven Architekten

Die Integration Deines Tech-Stacks mit Zoho Flow ist mehr als nur eine technische Spielerei. Es ist ein fundamentaler Wandel in der Art, wie Du arbeitest. Du bewegst Dich weg von repetitiven, reaktiven Aufgaben und wirst zum proaktiven Architekten Deiner eigenen, hocheffizienten Geschäftsprozesse. Mit einer Low-Code-Plattform wie Flow hast Du die Macht, Systeme zu verbinden, die bisher isoliert waren, und schaffst so einen echten Mehrwert für Dein Unternehmen und Deine Kunden. Der Aufwand lohnt sich, denn jeder automatisierte Prozess gibt Dir wertvolle Zeit zurück, die Du in das Wachstum Deines Unternehmens investieren kannst.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: Zoho Flow, Zoho CRM, Zoho Campaigns, Zoho Cliq, Zoho Projects, Zoho Books, Zoho Billing, Zoho Sign, Zoho Desk, Zoho Analytics und Zoho Catalyst.