Zoho Projects, WorkDrive und Inventory APIs für Website-Redesign-Prozess steuern

Vom Konzept zum Live-Gang: Ein Website-Redesign mit dem Zoho-Ökosystem und externen APIs steuern

Ein Website-Redesign ist mehr als nur ein neuer Anstrich. Es ist ein komplexes Projekt, das Design, Technik, Content und Projektmanagement vereint. Gerade für wachsende Unternehmen, die auf ein integriertes System wie Zoho setzen, stellt sich die Frage: Wie kannst du einen solchen Prozess effizient steuern, externe Dienstleister wie Designer und Entwickler einbinden und gleichzeitig deine bestehenden Daten aus dem Zoho-Ökosystem intelligent nutzen? Dieser Artikel zeigt dir einen praxisorientierten Weg, wie du ein anspruchsvolles Redesign-Projekt – inklusive der Anbindung an externe Plattformen wie Shopify – mit den Werkzeugen von Zoho meisterst. Wir tauchen tief in den Tech-Stack ein und zeigen dir, wie du Insellösungen vermeidest und einen durchgängigen, automatisierten Workflow aufbaust.

Die Herausforderung: Ein Redesign im laufenden Betrieb

Stell dir ein typisches Szenario vor: Ein etablierter Hersteller von Premium-Konsumgütern, der seine Produkte online vertreibt, möchte seine Website modernisieren. Das aktuelle Design ist in die Jahre gekommen, wirkt überladen und spiegelt nicht mehr die hohe Qualität der Marke wider. Das Ziel ist eine aufgeräumte, atmosphärische und edle Online-Präsenz, die auf großen Bildschirmen genauso gut funktioniert wie auf dem Smartphone. Technisch steht eine mögliche Migration zu einer spezialisierten E-Commerce-Plattform wie Shopify im Raum, um die Verkaufsfunktionen zu optimieren. Die Produktdaten selbst werden jedoch zentral im ERP-System des Unternehmens verwaltet, idealerweise in Zoho Inventory.

Die zentralen Herausforderungen sind:

Koordination: Wie werden interne Stakeholder, eine externe Designagentur und Entwickler effizient koordiniert?
Datenkonsistenz: Wie stellt man sicher, dass die auf der neuen Website angezeigten Produkte und Informationen immer aktuell sind?
Asset Management: Wo werden Design-Entwürfe, hochauflösendes Bildmaterial und finale Grafiken zentral und versioniert abgelegt?
Agilität: Wie kann das Projekt schrittweise (iterativ) umgesetzt werden, um schnell erste Ergebnisse live zu schalten und nicht monatelang im Verborgenen zu entwickeln?

Schritt-für-Schritt: Das Redesign-Projekt im Zoho-Universum

Anstatt auf unzusammenhängende Tools wie E-Mail, Tabellenkalkulationen und separate Cloud-Speicher zu setzen, nutzen wir das Zoho-Ökosystem als zentralen „Single Point of Truth“.

1. Das Projekt-Fundament in Zoho Projects

Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer soliden Planung. Hierfür ist Zoho Projects das Werkzeug der Wahl.

Projekt anlegen: Erstelle ein neues Projekt, z.B. „Website Redesign 2026“.
Meilensteine definieren: Gliedere das Projekt in logische Phasen wie „Konzept & Design“, „Technische Umsetzung Homepage“, „Umsetzung Unterseiten“, „Testing & Go-Live“.
Aufgabenlisten erstellen: Unterteile jeden Meilenstein in konkrete Aufgaben. Für die Designphase wären das z.B. „Logo-Optimierung für Web“, „Entwurf Homepage V1“, „Entwurf Kategorieseite“.
Teammitglieder einladen: Lade interne Mitarbeiter und auch externe Partner (wie die Designerin) als Portal-Benutzer mit eingeschränkten Rechten ein. So sehen sie nur die für sie relevanten Aufgaben und Informationen.

2. Kommunikation und Asset-Management: Cliq und WorkDrive

E-Mail-Ping-Pong ist der Tod jedes kreativen Prozesses. Für die tägliche Abstimmung und den Austausch von Dateien nutzen wir Zoho Cliq und Zoho WorkDrive.

Cliq-Kanäle: Erstelle einen dedizierten Kanal #projekt-redesign in Zoho Cliq für alle allgemeinen Absprachen. Hier können schnell Fragen geklärt und Entwürfe geteilt werden.
Zentraler Datenspeicher: In Zoho WorkDrive legst du eine klare Ordnerstruktur an: /Redesign/01_Briefing/, /Redesign/02_Assets_Input/, /Redesign/03_Designs_In_Progress/, /Redesign/04_Designs_Final/. Die externe Designerin bekommt nur auf die relevanten Ordner Zugriff.
Integration mit externen Tools: Muss das Bildmaterial von einem externen Fotografen über Dropbox bereitgestellt werden? Kein Problem. Du kannst Zoho Flow nutzen, um neue Dateien aus einem bestimmten Dropbox-Ordner automatisch in den entsprechenden Zoho WorkDrive-Ordner zu spiegeln und eine Benachrichtigung im Cliq-Kanal zu posten.

3. Die technische Umsetzung: APIs als Brücke zwischen den Systemen

Ein Kernstück des Redesigns ist eine neue, filterbare Produktgalerie direkt auf der Startseite. Die Produktdaten sollen aber nicht manuell in das CMS der Website (egal ob Zoho Sites, WordPress oder Shopify) eingepflegt werden, sondern direkt und live aus Zoho Inventory kommen. Hier kommt die wahre Stärke von Zoho zum Vorschein: die API-Fähigkeit.

Wir bauen eine kleine Brücke mit einer serverseitigen Funktion, die als sicherer API-Endpunkt dient. Dafür eignet sich Zoho Catalyst (für komplexere Anwendungsfälle) oder eine einfache Custom Function in Zoho Creator. Diese Funktion fragt die Daten aus Zoho Inventory ab und gibt sie in einem sauberen JSON-Format zurück, das die Website dann per JavaScript verarbeiten kann.

Codebeispiel: Deluge Custom Function für eine Produkt-API

Diese Funktion in Zoho Creator holt alle aktiven Artikel einer bestimmten Kategorie aus Zoho Inventory und bereitet sie für eine Web-Anzeige vor.


// Deluge Script als API-Endpunkt in Zoho Creator
// Funktion benennen z.B. als "fetchPublicProducts" und als 'API-Key-basiert' veröffentlichen

list fetchPublicProducts(string category_name)
{
	// Organisation ID aus Zoho Books / Inventory holen
	org_id = "YOUR_ORGANIZATION_ID";
	
	// Verbindung zu Zoho Inventory herstellen
	inventory_conn = "zoho_inventory";
	
	// Produkte aus Zoho Inventory abrufen, gefiltert nach einem benutzerdefinierten Feld 'Web-Kategorie'
	// Wir holen nur die ersten 50 Produkte zur Demonstration
	// Du kannst hier auch nach 'status' == 'active' filtern
	search_criteria = "(cf_web_kategorie:equals:" + category_name + ")";
	response = zoho.inventory.getRecords("Items", org_id, {"search_text":search_criteria, "range":50}, inventory_conn);
	
	// Eine leere Liste für die bereinigten Produktdaten erstellen
	productList = List();
	
	if(response.get("code") == 0 && response.get("items") != null)
	{
		for each  item in response.get("items")
		{
			// Nur relevante Daten für die Website extrahieren
			productMap = Map();
			productMap.put("name", item.get("name"));
			productMap.put("sku", item.get("sku"));
			productMap.put("description", item.get("description"));
			productMap.put("rate", item.get("rate"));
			
			// Prüfen, ob ein Produktbild vorhanden ist
			if(item.get("has_attachment"))
			{
			    // Hier müsste man die Bild-URL über einen weiteren API-Call holen
			    // Für die Demo setzen wir einen Platzhalter
				productMap.put("image_url", "https://example.com/images/" + item.get("item_id") + ".jpg");
			}
			
			productList.add(productMap);
		}
	}
	
	// Die saubere Produktliste als JSON zurückgeben
	return productList;
}

Die Website (z.B. ein Shopify-Theme mit eigenem JavaScript oder eine Seite in Zoho Sites) kann diesen Endpunkt nun aufrufen, um immer die aktuellsten Produktdaten zu erhalten, ohne dass eine manuelle Synchronisation notwendig ist.

4. Automatisierung des Workflows mit Zoho Flow

Manuelle Status-Updates sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Zoho Flow automatisieren wir die wichtigsten Schritte im Feedback-Prozess.

Beispiel-Flow: „Neuer Design-Entwurf zur Freigabe“

Trigger: Eine Aufgabe in Zoho Projects wird in die Spalte „Kunden-Review“ verschoben.
Action 1: Suche die an die Aufgabe angehängte Datei (z.B. das PDF oder JPG des Entwurfs).
Action 2: Erstelle einen öffentlichen Freigabe-Link für diese Datei in Zoho WorkDrive.
Action 3: Poste eine Nachricht im Zoho Cliq Kanal #projekt-redesign, die den relevanten Stakeholder markiert: „@Bernd, der neue Entwurf für die Homepage ist fertig zur Ansicht: [Link zur Datei]. Bitte gib dein Feedback direkt in der Zoho Projects Aufgabe.“

Dieser einfache Flow stellt sicher, dass alle Beteiligten sofort informiert sind und das Feedback am richtigen Ort – nämlich zentral in der Aufgabe – gesammelt wird.

5. Abrechnung und Analyse nach dem Go-Live

Auch die kaufmännische Seite lässt sich integrieren. Die externe Designerin kann ihre Arbeitszeiten direkt auf die Aufgaben in Zoho Projects buchen. Am Monatsende können diese Zeiteinträge per Knopfdruck in Zoho Books oder Zoho Invoice importiert werden, um eine korrekte Rechnung zu erstellen.

Nach dem Launch der neuen Website beginnt die Phase der Optimierung. Mit Zoho PageSense kannst du A/B-Tests durchführen (z.B. verschiedene Farben für den „Kaufen“-Button testen) und Heatmaps analysieren, um zu sehen, wie Nutzer mit dem neuen Design interagieren. Die Verkaufsdaten aus Shopify und die Besucherdaten von deiner Website kannst du in Zoho Analytics zusammenführen, um ein umfassendes Dashboard zu erstellen, das den Erfolg des Redesigns messbar macht.

Tipps und Best Practices

Iterativ Vorgehen: Übernimm dich nicht. Der im Praxisbeispiel gewählte Ansatz, zuerst nur die neue Homepage mit einem Übergangs-Menü live zu schalten, ist goldrichtig. Er liefert schnelle Ergebnisse und ermöglicht es dir, aus echtem Nutzerfeedback zu lernen, bevor du das gesamte Projekt abschließt.
API-First Denken: Bevor du eine Zeile Frontend-Code schreibst, kläre, woher die Daten kommen. Ein sauberer API-Endpunkt (wie die Deluge-Funktion oben) macht deine Website flexibel und wartbar. Wenn sich Produktdaten ändern, musst du nur die Quelle in Zoho Inventory pflegen, nicht die Website.
Externe richtig einbinden: Nutze die granularen Berechtigungen in Zoho. Ein externer Designer muss keinen Zugriff auf deine Buchhaltungsdaten haben. Erstelle maßgeschneiderte Rollen in Zoho Projects, um die Zusammenarbeit sicher und effizient zu gestalten.

Fazit: Mehr als die Summe seiner Teile

Ein Website-Redesign ist das perfekte Beispiel, um die Stärke eines integrierten Ökosystems wie Zoho zu demonstrieren. Anstatt mit einem Flickenteppich aus Insellösungen zu arbeiten, schaffst du einen durchgängigen, nachvollziehbaren und teilweise automatisierten Prozess. Durch die geschickte Kombination von Projektmanagement, Kommunikationstools und der mächtigen API-Schnittstelle verwandelst du ein potenziell chaotisches Vorhaben in einen strukturierten und beherrschbaren Workflow.

Die Fähigkeit, nicht nur Zoho-Apps untereinander zu verbinden, sondern auch externe „Best-of-Breed“-Lösungen wie Shopify oder Dropbox nahtlos zu integrieren, macht den Ansatz zukunftssicher und extrem flexibel. Du nutzt die Stärken jeder einzelnen Plattform und orchestrierst sie von einer zentralen Stelle aus. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern führt letztlich zu einem besseren Endergebnis.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

Zoho Projects (Projektsteuerung)
Zoho Cliq (Kommunikation)
Zoho WorkDrive (Asset Management)
Zoho Flow (Automatisierung)
Zoho Creator (API-Endpunkt)
Zoho Inventory (Produktdaten-Master)
Zoho Books (Abrechnung)
Zoho PageSense (Post-Launch-Optimierung)
Zoho Analytics (Reporting)