Zoho DataPrep, Zoho CRM API und Deluge im Migrations-Tutorial: Von HubSpot zu Zoho One

Von HubSpot zu Zoho One: Ein Praxisleitfaden für die Migration mit Tech-Stack-Tiefgang

Die Entscheidung, das zentrale CRM- und Marketingsystem zu wechseln, ist für jedes Unternehmen ein großer Schritt. Oft sind es steigende Kosten bei spezialisierten Anbietern wie HubSpot, die den Anstoß für einen Umzug geben. Doch die Migration zu einer umfassenden Suite wie Zoho One ist mehr als nur ein Datenexport und -import. Sie ist eine Chance, Prozesse neu zu denken und die volle Kraft eines integrierten Ökosystems zu nutzen. Dieser Artikel zeigt Dir anhand eines praxisnahen Szenarios, wie Du die typischen Hürden einer solchen Migration meisterst – von der komplexen Datenübernahme über den Nachbau von Automatisierungen bis hin zur Anbindung externer Tools. Wir tauchen tief in den Tech-Stack ein und zeigen Dir, wie Du Zoho nicht nur intern, sondern auch mit externen APIs und Diensten optimal verzahnst.

Das Praxisbeispiel: Wenn die Insellösung an ihre Grenzen stößt

Stell Dir ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen vor, beispielsweise im Bereich Personalberatung oder Consulting. Seit Jahren nutzt das Team HubSpot für Vertrieb und Kundenmanagement. Doch mit dem Wachstum steigen auch die Kosten. Um essenzielle Automatisierungen (Workflows) nutzen zu können, ist ein teures Paket notwendig, dessen Marketing-Funktionen das Unternehmen kaum ausschöpft. Die jährlichen Lizenzkosten belaufen sich auf über 10.000 Euro. Demgegenüber steht das Angebot von Zoho One, das für einen Bruchteil der Kosten nicht nur ein vollwertiges CRM, sondern auch Apps für Recruiting (Zoho Recruit), Buchhaltung (Zoho Books) und HR (Zoho People) bündelt – alles perfekt für das Geschäftsmodell des Unternehmens.

Die Entscheidung für den Wechsel ist gefallen. Doch die Umsetzung birgt Tücken:

Ein erster Versuch der Datenmigration per CSV-Export ist gescheitert. Insbesondere die Übernahme der gesamten E-Mail-Kommunikation und der Notizen aus den letzten Jahren stellt eine massive Herausforderung dar.
Die in HubSpot zentral verwalteten Automatisierungen wirken in Zoho auf den ersten Blick unübersichtlich: Wo nutzt man Workflows, wo Blueprints und wann benötigt man eine Custom Function mit Deluge?
Die Erstellung professioneller, CI-konformer Angebotsvorlagen erweist sich als komplizierter als gedacht. Die Standardvorlagen genügen den Ansprüchen nicht.

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Migration

Eine strukturierte Vorgehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg. Lass uns die Herausforderungen Schritt für Schritt angehen und die passenden Werkzeuge aus dem Zoho-Universum und darüber hinaus auswählen.

1. Planung und Setup: Das Fundament legen

Bevor Du auch nur einen einzigen Datensatz migrierst, sorge für ein sauberes Fundament. Eine der wichtigsten, aber oft übersehenen Best Practices betrifft die Benutzerverwaltung für Integrationen.

Tipp: Der generische Admin-Account
Richte für alle systemübergreifenden Integrationen (z.B. die Verbindung zwischen Zoho CRM und Zoho Books oder die Anbindung einer externen API) einen dedizierten, generischen Admin-Benutzer ein (z.B. [email protected]). Nutze niemals Deinen persönlichen Account! Verlässt ein Mitarbeiter, dessen Account für Integrationen genutzt wurde, das Unternehmen und der Account wird deaktiviert, brechen alle damit verknüpften Automatisierungen zusammen. Ein generischer Account verhindert dieses massive operative Risiko.

2. Die Datenmigration: Mehr als nur ein CSV-Import

Die Übernahme von Kontakten und Deals ist meist unproblematisch. Die eigentliche Hürde sind verknüpfte Daten wie E-Mails, Notizen und Aktivitäten. Hier stoßen Standard-Importer an ihre Grenzen.

Lösung A: Der Profi-Weg mit Zoho DataPrep
Für komplexe Migrationen ist Zoho DataPrep das Werkzeug der Wahl. Es ist ein leistungsstarkes ETL-Tool (Extract, Transform, Load), mit dem Du Daten aus verschiedensten Quellen (wie einem HubSpot-Export) bereinigen, transformieren und intelligent in Deine Zoho-Apps laden kannst. Du kannst hier komplexe Regeln definieren, um beispielsweise E-Mail-Exporte zu parsen und sie als Notizen den richtigen Kontakten und Deals im CRM zuzuordnen. Dies erfordert Einarbeitung, garantiert aber ein sauberes Ergebnis.

Lösung B: Externe Automatisierungs-Tools nutzen
Plattformen wie n8n.io oder Make (ehemals Integromat) sind hervorragend geeignet, um eine solche Migration über APIs zu steuern. Der Prozess sieht konzeptionell so aus:

Daten abrufen: Nutze den HubSpot-Konnektor, um Kontakte, Deals und deren zugehörige E-Mails abzurufen.
Daten transformieren: Formatiere den E-Mail-Inhalt im Tool so, wie er in Zoho als Notiz erscheinen soll.
Daten schreiben: Nutze den Zoho CRM-Konnektor, um zuerst den Kontakt/Deal zu erstellen (falls nicht vorhanden) und anschließend die E-Mail als Notiz über die Zoho CRM API an den soeben erstellten Datensatz anzuhängen.

Ein API-Aufruf zum Erstellen einer Notiz in Zoho CRM (vereinfacht) könnte so aussehen:


POST /crm/v2/Contacts/{contact_id}/Notes
{
  "data": [
    {
      "Note_Title": "Migrierte E-Mail vom 2023-10-26",
      "Note_Content": "Betreff: Projekt-UpdatennHallo Team,nnhier ist das Update zum Projekt Alpha...nnViele GrüßenMax Mustermann"
    }
  ]
}

3. Automatisierungen nachbauen: Workflows, Blueprints und Deluge

HubSpot bündelt Automatisierungen an einem zentralen Ort. Zoho bietet spezialisierte Werkzeuge für unterschiedliche Anwendungsfälle, was anfangs verwirrend sein kann. Hier ist die Abgrenzung:

Workflows: Dein Standardwerkzeug für einfache, trigger-basierte Automatisierungen. Wenn X passiert, dann mache Y. Beispiel: Wenn ein Deal die Phase „Gewonnen“ erreicht, erstelle automatisch eine Aufgabe für das Onboarding-Team und sende eine Willkommens-E-Mail über Zoho Campaigns.
Blueprints: Perfekt, um einen Prozess zu strukturieren und zu erzwingen. Ein Blueprint definiert, welche Phasen ein Datensatz (z.B. ein Deal oder ein Ticket) durchlaufen muss und welche Aktionen in jeder Phase erlaubt oder erforderlich sind. Er ist weniger eine Automatisierung als vielmehr eine Prozessführung für Deine Mitarbeiter.
Custom Functions (Deluge): Die mächtigste Option. Immer wenn Workflows an ihre Grenzen stoßen, kommt Deluge, die Scriptsprache von Zoho, ins Spiel. Damit kannst Du komplexe Logik implementieren, Daten manipulieren und vor allem externe APIs ansprechen.

Codebeispiel: Deluge Custom Function
Stell Dir vor, Du möchtest bei jedem neuen Unternehmen im CRM die Umsatzsteuer-ID über eine externe API validieren. Eine Custom Function, die durch einen Workflow-Regel getriggert wird, könnte so aussehen:


// Funktion, um die USt-Id eines Accounts zu validieren
// accountId wird vom Workflow übergeben
void validateVatId(int accountId)
{
    // Datensatz aus dem CRM abrufen
    accountDetails = zoho.crm.getRecordById("Accounts", accountId);
    vatId = accountDetails.get("VAT_Number");

    if (vatId != null)
    {
        // API-Aufruf an einen externen Validierungsdienst (z.B. VIES)
        url = "https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/rest-api/ms/DE/vat/" + vatId;
        response = invokeurl
        [
            url: url
            type: GET
        ];

        // Antwort auswerten und Feld im CRM aktualisieren
        if (response.get("isValid") == true)
        {
            updateMap = Map();
            updateMap.put("VAT_Status", "Gültig");
            updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Accounts", accountId, updateMap);
            info updateResponse;
        }
        else
        {
            updateMap = Map();
            updateMap.put("VAT_Status", "Ungültig");
            updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Accounts", accountId, updateMap);
            info updateResponse;
        }
    }
}

4. Professionelle Angebote erstellen: Jenseits der Standardvorlage

Die Standard-PDF-Vorlagen in Zoho CRM oder Zoho Books sind funktional, aber selten optisch überzeugend. Die professionelle Lösung ist die „Serienbrieffunktion“ (Mail Merge) in Kombination mit Zoho Writer.

Der Prozess:

Du gestaltest in Zoho Writer eine perfekte Angebotsvorlage mit Deinem Logo, Kopf- und Fußzeilen, CI-konformen Schriftarten und Layout-Elementen.
An den Stellen, an denen Daten aus dem CRM eingefügt werden sollen (z.B. Kundenname, Adresse, Angebotsdetails), fügst Du Seriendruckfelder (Merge Fields) ein.
Diese Vorlage verknüpfst Du im CRM mit dem Modul „Angebote“.
Erstellt ein Vertriebsmitarbeiter nun ein Angebot, kann er mit einem Klick die professionelle Vorlage auswählen und Zoho füllt alle Felder automatisch mit den Daten aus dem Angebots-Datensatz. Das Ergebnis ist ein perfektes PDF.

Dieser Weg ist initial aufwendiger, das Ergebnis rechtfertigt den Aufwand aber vollkommen.

5. Telefonie integrieren: Die richtige Wahl treffen

Nicht jede Zoho-App ist für jeden Anwendungsfall die beste Lösung. Zoho Voice kann für einfache Szenarien ausreichen, aber für professionelle Business-Telefonie sind etablierte VoIP-Anbieter oft die bessere und kostengünstigere Wahl. Anbieter wie Sipgate oder Placetel bieten robuste Lösungen und lassen sich hervorragend in Zoho integrieren.

Die Integration erfolgt meist über eine Erweiterung aus dem Zoho Marketplace. Nach der Installation profitierst Du von Funktionen wie:

Click-to-Call: Rufnummern im CRM direkt per Klick anrufen.
Anrufer-Pop-up: Bei eingehenden Anrufen wird der passende Kontaktdatensatz im CRM automatisch geöffnet.
Automatische Anrufprotokollierung: Jeder Anruf wird als Aktivität beim Kontakt gespeichert, was eine lückenlose Historie gewährleistet.

Tipps und Best Practices für Deine Migration

Iterativ vorgehen: Versuche nicht, alles an einem Wochenende zu migrieren. Erstelle einen Plan, priorisiere die wichtigsten Prozesse (z.B. Sales-Pipeline) und gehe schrittweise vor.
Team schulen: Eine neue Oberfläche kann zu Widerstand führen. Gestalte die Übergangsphase aktiv, biete Schulungen an und versuche, bekannte Layouts (z.B. die Anordnung von Feldern) so gut wie möglich nachzubilden, um die Umstellung zu erleichtern.
Skalierbarkeit denken: Nutze von Anfang an Werkzeuge wie Deluge und externe APIs. Was heute ein manueller Schritt ist, kann morgen ein Engpass sein. Eine saubere, API-basierte Architektur ist zukunftssicher.
Nutze das Ökosystem: Der wahre Wert von Zoho One liegt in der Kombination der Apps. Lass Daten fließen: Ein „gewonnener“ Deal im CRM kann automatisch ein Projekt in Zoho Projects und einen Kunden in Zoho Books anlegen.

Fazit: Ein strategischer Gewinn, der Planung erfordert

Der Wechsel von einer spezialisierten Insellösung wie HubSpot zu einer integrierten Plattform wie Zoho One ist weit mehr als eine reine Kostenoptimierung. Es ist ein strategischer Schritt hin zu einer zentralen Datenquelle und nahtlos ineinandergreifenden Geschäftsprozessen. Die Migration hat ihre Tücken, insbesondere bei der Datenübernahme und dem Nachbau komplexer Automatisierungen. Doch mit den richtigen Werkzeugen wie Zoho DataPrep für Daten, Deluge für maßgeschneiderte Logik und der cleveren Nutzung externer APIs lässt sich jede Herausforderung meistern. Der Lohn ist eine hochgradig anpassbare und skalierbare Plattform, die mit Deinem Unternehmen wächst.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario: Zoho One, Zoho CRM, Zoho Recruit, Zoho Books, Zoho DataPrep, Zoho Writer.