Zoho DataPrep und Zoho CRM: Tutorial zur strukturierten Datenmigration

Vom Datenchaos zur klaren Struktur: Eine Praxisanleitung zur Migration in Zoho CRM mit Zoho DataPrep

Die Entscheidung für ein neues CRM-System ist getroffen, die Wahl fiel auf Zoho CRM. Doch bevor Du die Vorteile einer zentralen und vernetzten Plattform voll ausschöpfen kannst, steht die größte Hürde bevor: die Migration Deiner Bestandsdaten. Oft liegen diese Daten über Jahre gewachsen in Altsystemen, Excel-Listen oder unstrukturierten Datenbank-Exports. Eine einfache Copy-Paste-Aktion ist hier nicht nur unmöglich, sondern würde auch wertvolle historische Informationen und Beziehungen zwischen den Daten zerstören. Genau hier liegt die Herausforderung: Wie überführst Du Firmen, Ansprechpartner und deren gesamte Kommunikationshistorie sauber und verknüpft in ein neues System, ohne ein Daten-Chaos zu verursachen? Dieser Artikel zeigt Dir einen praxiserprobten Weg, wie Du diese Aufgabe mit den richtigen Werkzeugen und einer klaren Strategie meisterst.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung der Altdaten-Migration

Stell Dir ein typisches Szenario in einem etablierten KMU vor. Die Kundendatenbank ist ein historisch gewachsenes Eigenbau-System. Für den Wechsel zu Zoho CRM werden die Daten exportiert. Das Ergebnis ist eine Sammlung mehrerer CSV-Dateien:

Firmen.csv: Enthält alle Unternehmensadressen, jeweils mit einer einzigartigen ID aus dem Altsystem (z.B. „Adressnummer“).
Kontakte.csv: Eine Liste aller Ansprechpartner, ebenfalls mit einer eigenen ID („Person_ID“) und einer Referenz zur zugehörigen Firma („Adressnummer“).
Emails.csv: Eine separate Datei, die E-Mail-Adressen den Personen über die „Person_ID“ zuordnet.
Aktivitaeten.csv: Eine riesige Datei mit der gesamten Kommunikationshistorie – Notizen, Telefonate, Besuchsberichte. Jeder Eintrag ist einer Firma und oft auch einem Ansprechpartner zugeordnet.
Aktivitaeten_RTF.csv: Eine noch größere Datei, die dieselben Notizen wie die vorherige Datei enthält, aber im schwer zu verarbeitenden Rich Text Format (RTF), inklusive Formatierungen.

Die Aufgabe ist klar: Alle diese Informationen müssen logisch miteinander verknüpft in Zoho CRM abgebildet werden. Ein Ansprechpartner muss seiner Firma zugeordnet sein, seine E-Mail-Adresse muss bei ihm hinterlegt sein und die gesamte Kontakthistorie muss an der richtigen Stelle – nämlich bei der Firma – auffindbar sein. Manuelles Zuordnen wäre eine Sisyphusarbeit. Hier brauchen wir einen automatisierten, wiederholbaren Prozess.

Schritt-für-Schritt zur sauberen Datenmigration

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem strukturierten Vorgehen und dem Einsatz des richtigen Werkzeugs. In diesem Fall ist Zoho DataPrep das zentrale Instrument für den ETL-Prozess (Extract, Transform, Load).

Schritt 1: Analyse und Vorbereitung – Die Spreu vom Weizen trennen

Bevor Du auch nur eine einzige Datei importierst, musst Du Deine Daten verstehen. Schau Dir die exportierten CSV-Dateien genau an.

Identifiziere die Schlüssel: Finde die Spalten, die als eindeutige Identifikatoren dienen. In unserem Beispiel sind das die „Adressnummer“ für Firmen und die „Person_ID“ für Kontakte. Diese Schlüssel sind das Gold Deiner Migration, denn sie sind der Klebstoff, der alles zusammenhält.
Bewerte die Datenqualität: Gibt es doppelte Informationen? Im Praxisbeispiel liegen die Aktivitätsdaten doppelt vor. Die RTF-Datei ist unnötig komplex und die Formatierungen sind für die Historie im CRM nicht entscheidend. Die Entscheidung fällt daher klar auf die Aktivitaeten.csv, die reinen Text und strukturierte Metadaten enthält. Eine kluge Entscheidung, die den Import massiv vereinfacht.

Schritt 2: Das Fundament in Zoho CRM anpassen

Dein Zoho CRM sollte Deine Unternehmenssprache sprechen. Das Standard-Modul „Konten“ (Accounts) passt vielleicht nicht, wenn Du hauptsächlich von „Firmen“ sprichst. Eine kleine Anpassung mit großer Wirkung:

Gehe in Deinem Zoho CRM zu Einstellungen > Anpassung > Module und Felder.
Fahre mit der Maus über das Modul „Konten“ und klicke auf die drei Punkte, um es in „Firmen“ umzubenennen.

Um Deine Daten später sinnvoll segmentieren zu können (z.B. für Marketing oder Vertriebssteuerung), solltest Du sie kategorisieren. Erstelle dafür ein neues Feld:

Im selben Menü, klicke auf das Modul „Firmen“ und dann auf „Layouts“.
Ziehe aus der linken Leiste ein „Auswahlliste“-Feld in Dein Layout.
Nenne es „Firma-Typ“ und füge relevante Optionen hinzu, z.B. „Interessent“, „Kunde“, „Lieferant“, „Wiederverkäufer“, „Kooperationspartner“.

Dieses Feld werden wir im nächsten Schritt automatisch befüllen.

Schritt 3: Daten zusammenführen mit Zoho DataPrep

Jetzt kommt Zoho DataPrep ins Spiel. Dieses Tool ist darauf spezialisiert, Daten aus verschiedenen Quellen zu bereinigen, zu transformieren und zu kombinieren.

Öffne Zoho DataPrep und erstelle einen neuen Arbeitsbereich.
Importiere Deine CSV-Dateien („Firmen.csv“, „Kontakte.csv“, „Emails.csv“) als neue Datenquellen. Bei sehr großen Dateien, die das UI-Upload-Limit überschreiten, kannst Du auf robustere Methoden wie den Import via FTP-Server oder aus einem Cloud-Speicher wie Zoho WorkDrive zurückgreifen.
Verknüpfe die Daten (Join):
- Beginne mit der „Firmen“-Datei. Klicke auf Transformieren > Zusammenführen (Join).
- Wähle die „Kontakte“-Datei aus und verknüpfe sie über die gemeinsame Spalte „Adressnummer“. DataPrep schlägt Dir den passenden Join-Typ (meist „Inner Join“ oder „Left Join“) oft schon vor.
- Führe auf dem Ergebnis einen weiteren Join durch. Wähle nun die „Emails“-Datei und verknüpfe sie über die „Person_ID“ mit den Kontaktdaten.

Das Ergebnis ist eine einzige, breite Tabelle, in der jede Zeile einen Ansprechpartner mit den zugehörigen Firmendetails und seiner E-Mail-Adresse enthält. Du hast aus drei verstreuten Dateien eine saubere, verknüpfte Datenbasis geschaffen.

Schritt 4: Daten anreichern und transformieren per Formel

Jetzt nutzen wir das in Schritt 2 erstellte Feld „Firma-Typ“. Oft enthalten Altdaten versteckte Hinweise, die wir für die Kategorisierung nutzen können. Angenommen, im alten System wurden Interessenten mit einem „IN-“ Präfix im Firmennamen versehen, Wiederverkäufer mit „WI-“ und Lieferanten mit „LI-„. Statt dies manuell in Zoho CRM nachzuarbeiten, automatisieren wir die Zuweisung direkt in DataPrep.

Klicke in Deinem zusammengeführten Datensatz in DataPrep auf Transformieren > Spaltenfunktion > Neue Spalte erstellen.
Gib der neuen Spalte den Namen „Firma-Typ“.
Nun kommt die Formel. DataPrep verwendet eine SQL-ähnliche Syntax. Eine verschachtelte IF-Bedingung kann die Zuweisung automatisieren.

Codebeispiel: Automatische Kategorisierung in Zoho DataPrep

Hier ist ein Beispiel, wie eine solche Formel zur Erstellung der neuen Spalte „Firma-Typ“ aussehen könnte. Sie prüft den Firmennamen auf bestimmte Präfixe.


IF(
    CONTAINS(UPPER("Firmenname"), 'IN-'), 'Interessent',
    IF(
        CONTAINS(UPPER("Firmenname"), 'WI-'), 'Wiederverkäufer',
        IF(
            CONTAINS(UPPER("Firmenname"), 'LI-'), 'Lieferant',
            'Sonstiges'
        )
    )
)

Was macht dieser Code?

UPPER("Firmenname") wandelt den Firmennamen zur Sicherheit in Großbuchstaben um, damit die Prüfung unabhängig von der Schreibweise funktioniert.
CONTAINS(...) prüft, ob der Text ein bestimmtes Präfix enthält.
Die IF-Anweisungen sind verschachtelt: Wenn die erste Bedingung (enthält ‚IN-‚) wahr ist, wird ‚Interessent‘ zurückgegeben. Wenn nicht, wird die nächste Bedingung geprüft, und so weiter. Wenn keine der Bedingungen zutrifft, wird der Standardwert ‚Sonstiges‘ zugewiesen.

Tipp: Wenn die Logik sehr komplex wird, kannst Du sogar externe Tools wie ChatGPT zur Hilfe nehmen, um die Grundstruktur einer solchen verschachtelten Formel zu entwerfen. Kopiere sie dann in DataPrep und passe die Spaltennamen an.

Schritt 5: Import der Aktivitäten (Notizen)

Die Kommunikationshistorie ist oft das wertvollste Gut in Deinen Daten. Hier triffst Du eine wichtige strategische Entscheidung: Verknüpfst Du die alten Notizen mit den Ansprechpartnern oder mit den Firmen?

Best Practice: Verknüpfe historische Daten immer mit der Firma. Ansprechpartner können das Unternehmen verlassen, aber die Historie gehört zur Geschäftsbeziehung mit der Firma.

Importiere dazu die Aktivitaeten.csv als separate Datenquelle in DataPrep. Die Verknüpfung zu Zoho CRM erfolgt später direkt beim Daten-Export, indem Du die „Adressnummer“ aus Deiner Datei dem Feld für die Firmen-ID in Zoho CRM zuordnest. Die Inhalte der Notizen importierst Du in das Standardmodul „Notizen“ in Zoho CRM.

Schritt 6: Der finale Sync zu Zoho CRM

Deine Daten sind nun aufbereitet, verknüpft und angereichert. Der letzte Schritt ist der Export nach Zoho CRM.

Klicke in DataPrep auf Exportieren > Exportieren als Daten-Sync.
Wähle Zoho CRM als Ziel.
Für Firmen und Kontakte: Wähle Deinen aufbereiteten, zusammengeführten Datensatz. Mappe die Spalten aus DataPrep den entsprechenden Feldern in den Modulen „Firmen“ und „Kontakte“ in Zoho CRM zu. Wähle „Upsert“ als Operation, um Datensätze zu aktualisieren, falls sie bereits existieren, oder neu zu erstellen.
Für Notizen: Erstelle einen separaten Sync für die Aktivitätsdaten. Mappe die relevanten Spalten (Notiz-Inhalt, Datum) zu den Feldern im „Notizen“-Modul und verknüpfe sie über die Firmen-ID.
Starte den Sync.

Nach Abschluss des Prozesses hast Du einen sauberen, verknüpften und kategorisierten Datenbestand in Zoho CRM, der sofort einsatzbereit ist.

Tipps und Best Practices

Iterativ vorgehen: Migriere niemals alles auf einmal. Beginne mit einem kleinen Datensample von 10-20 Einträgen. Überprüfe das Ergebnis in Zoho CRM genau. Wenn alles passt, starte den vollen Import. Der Prozess in DataPrep ist jederzeit wiederholbar.
Einzigartige Schlüssel sichern: Der Schlüssel aus dem Altsystem ist Dein Rettungsanker. Lege in Zoho CRM ein benutzerdefiniertes Feld an (z.B. „Altsystem ID“) und importiere diesen Wert mit. So kannst Du jederzeit eine eindeutige Verbindung zur ursprünglichen Datenquelle herstellen.
Fehler einplanen: Nicht alle Daten werden perfekt sein. Firmen ohne eindeutiges Präfix müssen eventuell manuell nachkategorisiert werden. Nutze dafür die Massenaktualisierungs-Funktion in Zoho CRM, um alle Firmen mit dem Typ „Sonstiges“ zu filtern und zu bearbeiten.
Dokumentation: Dokumentiere Deine Entscheidungen und die in DataPrep erstellten Regeln. Das hilft Dir, den Prozess in Zukunft nachzuvollziehen oder anzupassen.

Zusätzliche Hinweise: Was jetzt mit sauberen Daten möglich ist

Eine saubere Datenbasis ist kein Selbstzweck. Sie ist die Grundlage für wirkungsvolle Automatisierung und Analyse. Jetzt kannst Du:

In Zoho Analytics präzise Dashboards erstellen, die Dir die Verteilung Deiner „Firma-Typen“ oder die Umsatzentwicklung pro Kategorie zeigen.
Mit Zoho Marketing Automation gezielte E-Mail-Sequenzen nur für den Typ „Interessent“ starten.
Über Zoho Flow einen Workflow einrichten, der bei jedem neuen „Kooperationspartner“ automatisch ein Projekt in Zoho Projects anlegt und eine Benachrichtigung an einen Zoho Cliq Kanal sendet.

Fazit

Eine Datenmigration ist mehr als nur ein technischer Kopiervorgang – es ist die Chance, aus alten, unstrukturierten Daten eine wertvolle, strategische Ressource zu machen. Ein systematischer Ansatz, der Analyse, Anpassung, Transformation und Automatisierung kombiniert, ist entscheidend für den Erfolg. Werkzeuge wie Zoho DataPrep sind dabei unverzichtbar, um Komplexität zu beherrschen und manuelle Fehler zu vermeiden. Indem Du Dir die Zeit für einen sauberen Prozess nimmst, legst Du das Fundament für ein CRM-System, das nicht nur Daten speichert, sondern aktiv zum Erfolg Deines Unternehmens beiträgt.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

Zoho CRM: Das zentrale Zielsystem für alle Kunden- und Firmendaten.
Zoho DataPrep: Das ETL-Werkzeug zur Bereinigung, Transformation und Verknüpfung der Altdaten vor dem Import.