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Zoho CRM, Zoho Flow und Zoho Forms für B2B-Webinar Lead-Prozesse automatisieren

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Zoho-Automatisierung für Fortgeschrittene: So verbindest Du Webinare, CRM und Buchhaltung nahtlos

Du nutzt bereits einige Zoho Apps wie das CRM oder Books und fragst Dich, wie Du noch mehr aus dem Ökosystem herausholen kannst? Die wahre Stärke von Zoho liegt nicht in den einzelnen Anwendungen, sondern in ihrer intelligenten Verknüpfung untereinander – und mit externen Diensten. Viele Unternehmen stoßen an Grenzen, wenn ihre Prozesse komplexer werden und über mehrere Abteilungen und Systeme hinweg laufen. Genau hier setzen wir an. In diesem Fachartikel zeigen wir Dir anhand eines praxisnahen Beispiels, wie Du eine durchgängige Prozesskette vom automatisierten B2B-Webinar über die Lead-Qualifizierung bis hin zum automatisierten Vertragsabschluss aufbaust. Wir tauchen tief in die Welt von APIs, Webhooks und der Zoho-eigenen Skriptsprache Deluge ein, um manuelle Arbeit zu minimieren und Deine Effizienz zu maximieren.

Praxisbeispiel: Ein skalierbarer B2B2C-Vertriebsprozess

Stell Dir ein Unternehmen vor, das seine Produkte und Dienstleistungen über ein Netzwerk von Partnern (Affiliates, NGOs, Vertriebspartner) vertreibt. Diese Partner werben wiederum bei ihren eigenen Endkunden. Um diese Endkunden zu schulen und zu gewinnen, bietet das Unternehmen On-Demand-Webinare an. Daraus ergeben sich mehrere technische und prozessuale Herausforderungen:

  • Partner-Zuordnung: Wie kann nachverfolgt werden, über welchen Partner sich ein Endkunde für ein Webinar angemeldet hat? Diese Information ist entscheidend für Provisionen und die Erfolgsmessung.
  • Datenqualität im CRM: Die Endkunden (B2C) sollen nicht als vollwertige Kontakte im primär auf B2B ausgerichteten Zoho CRM landen, um die Datenbasis sauber zu halten.
  • Automatisierung im Vertrieb: Der Vertriebsprozess für die B2B-Partner soll so weit wie möglich automatisiert werden – von der Termineinladung bis zum Abschluss eines Deals, nachdem ein Angebot angenommen wurde.
  • Skalierbarkeit: Manuelle Schritte, wie das Starten von Umfragen in aufgezeichneten Webinaren, sind bei hunderten Teilnehmern nicht mehr praktikabel.

In den folgenden Schritten lösen wir diese Herausforderungen mit einer Kombination aus verschiedenen Zoho-Tools und cleveren Automatisierungs-Workflows.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lösung

Schritt 1: Partner-Tracking und saubere Datentrennung im Webinar-Prozess

Das Kernproblem ist die Verknüpfung eines Webinar-Teilnehmers mit dem vermittelnden Partner. Die Standard-Integration von Zoho Webinar mit dem CRM ist hier oft zu starr. Wir umgehen das mit einem flexibleren Ansatz über Zoho Forms und Zoho Flow.

Die Strategie:
Anstatt die native Zoho Webinar Anmeldeseite zu verwenden, erstellen wir ein eigenes Anmeldeformular mit Zoho Forms. Jeder Partner erhält einen einzigartigen Link zu diesem Formular, der seine Partner-ID als URL-Parameter enthält (z.B. .../mein-webinar-formular?partner_id=PARTNER123).

  1. Zoho Form einrichten: Erstelle ein Formular mit den üblichen Feldern (Vorname, Nachname, E-Mail). Füge ein verstecktes Feld (Hidden Field) hinzu und nenne es z.B. „Partner ID“.
  2. URL-Parameter übergeben: In den Einstellungen des Formulars unter „Field Alias“ kannst Du festlegen, dass der Wert des URL-Parameters partner_id automatisch in das versteckte Feld geschrieben wird.
  3. Workflow in Zoho Flow erstellen: Jetzt kommt die Magie. Wir erstellen einen Flow, der bei jeder neuen Formular-Einreichung getriggert wird.
    • Trigger: Zoho Forms – „New Form Entry“.
    • Logik (Decision): Prüfe den Namen des Formulars oder ein anderes Kriterium. Handelt es sich um ein B2B2C-Webinar?
      • Ja (B2C-Pfad): Erstelle einen Lead im Zoho CRM. Übertrage dabei alle Daten aus dem Formular, inklusive der „Partner ID“ in ein benutzerdefiniertes Feld im Lead-Modul.
      • Nein (B2B-Pfad): Erstelle einen Kontakt und einen verknüpften Account im Zoho CRM.
    • Aktion: Nutze die Zoho Webinar API-Anbindung in Flow, um den Teilnehmer mit seinen Daten für das entsprechende Webinar zu registrieren.

Mit diesem Aufbau stellst Du sicher, dass jeder Teilnehmer korrekt zugeordnet wird und Dein CRM sauber bleibt, indem Du B2C-Interessenten als Leads und nicht als Kontakte behandelst.

Schritt 2: Den Vertrieb mit smarten CRM-Buttons und Buchungslinks ausstatten

Dein B2B-Vertriebsteam benötigt effiziente Werkzeuge direkt im CRM. Statt E-Mails manuell zu schreiben oder Termine umständlich zu koordinieren, integrieren wir Helfer direkt in die Kontaktansicht.

Lösung 1: Webinar-Einladung per Klick
Wir erstellen einen Custom Button im Kontakt-Modul, der eine E-Mail-Einladung mit den nächsten drei Webinar-Terminen versendet.

// Deluge Custom Function für einen Button im Zoho CRM Kontakt-Modul
// Name: sendWebinarInvitation

// 1. Kontaktinformationen abrufen
contactDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId);
contactEmail = contactDetails.get("Email");
contactName = contactDetails.get("First_Name");

// 2. Annahme: Webinar-Termine und Links sind z.B. in einem Custom Module oder werden hier definiert
webinar_termin_1 = "15. Oktober 2025 - 10:00 Uhr";
webinar_link_1 = "https://your.webinar.link/1";
webinar_termin_2 = "22. Oktober 2025 - 14:00 Uhr";
webinar_link_2 = "https://your.webinar.link/2";

// 3. E-Mail über eine E-Mail-Vorlage versenden
// Die Vorlage sollte die Platzhalter für die Termine enthalten
// Alternativ kann die Mail auch direkt hier gebaut werden
sendmail
[
	from : zoho.loginuser
	to : contactEmail
	subject : "Exklusive Einladung: Unser B2B-Webinar"
	message : "Hallo " + contactName + ",

wir möchten Dich herzlich zu unserem Webinar einladen. Wähle einfach einen passenden Termin:

Wir freuen uns auf Dich!"
]

// 4. Status im CRM aktualisieren, um doppelte Einladungen zu vermeiden
updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Contacts", contactId, {"Webinar_Eingeladen_am":zoho.currentdate});
info "Einladung gesendet und Kontakt aktualisiert: " + updateResponse;

// 5. Erfolgsmeldung für den User anzeigen
return "Webinar-Einladung wurde erfolgreich versendet.";

Lösung 2: Vorausgefüllte Terminbuchungslinks
Mit Zoho Bookings kannst Du Deinen Kunden erlauben, direkt Termine zu buchen. Um den Prozess zu beschleunigen, generieren wir für jeden Kontakt einen persönlichen Link, der das Formular bereits mit seinen Daten ausfüllt.

  • Erstelle in Zoho Bookings Deinen Buchungsservice (z.B. „Unverbindliche Beratung“).
  • Erstelle im Zoho CRM Kontakt-Modul ein neues Feld vom Typ „URL“.
  • Fülle dieses Feld mit einer Formel, die den Link dynamisch generiert:

    CONCAT("https://bookings.zoho.eu/deine-url/dein-service?name=", ${Kontakte.Vollständiger Name}, "&email=", ${Kontakte.E-Mail}, "&company_name=", ${Konten.Kontoname})

Dein Vertriebsteam kann diesen Link nun direkt aus dem CRM kopieren und an den Kunden senden oder während eines Telefonats den Termin für den Kunden buchen.

Schritt 3: Den Deal-Abschluss automatisieren – von der Offerte bis zum Abo-Start

Ein manueller Prozess nach der Annahme eines Angebots ist langsam und fehleranfällig. Wir automatisieren ihn vollständig.

Best Practice: Erstelle Angebote (Zoho Books Estimates) immer aus dem verknüpften Deal (Abschluss) im CRM. Nur so besteht eine eindeutige Verbindung, die wir für die Automatisierung nutzen können.

Workflow 1: Deal-Status bei Angebotsannahme aktualisieren

  1. Gehe zu „Einstellungen > Automatisierung > Workflow-Regeln“ im CRM.
  2. Erstelle eine neue Regel für das Modul „Abschlüsse“ (Deals).
  3. Trigger: „Bei einer Datensatzaktion“ -> „Ändern“. Wähle das Feld aus, das den Status des verknüpften Angebots anzeigt (dieses musst Du ggf. via Custom Function synchronisieren oder auf eine Änderung im Angebots-Modul lauschen). Eine robustere Methode ist eine Custom Function, die durch einen Webhook von Zoho Books getriggert wird, sobald ein Angebot akzeptiert wird.
  4. Aktion: „Feld-Update“. Setze das Feld „Phase“ (Stage) des Deals auf „Gewonnen“.

Workflow 2: Startdatum für Abonnements abfragen
Für Deals vom Typ „Abonnement“ benötigen wir nach dem Abschluss noch das gewünschte Startdatum vom Kunden.

  1. Erstelle eine weitere Workflow-Regel für das Modul „Abschlüsse“.
  2. Trigger: „Bei einer Datensatzaktion“ -> „Ändern“.
  3. Bedingung: „Phase“ ist „Gewonnen“ UND „Deal-Typ“ ist „Abonnement“.
  4. Aktion: Wähle „Funktion aufrufen“ und erstelle eine neue Deluge-Funktion.
// Deluge Custom Function - sendStartDateForm
// Argument: dealId

// 1. Deal- und Kontaktdaten abrufen
dealInfo = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId);
contactId = dealInfo.get("Contact_Name").get("id");
contactInfo = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId);
contactEmail = contactInfo.get("Email");

// 2. Dynamischen Zoho Forms Link erstellen, der die Deal-ID enthält
// Wichtig: In Deinem Zoho Form muss ein verstecktes Feld für "dealId" existieren
formUrl = "https://forms.zoho.eu/dein-formular/sammle-startdatum?dealId=" + dealId;

// 3. E-Mail an den Kunden senden
sendmail
[
	from : zoho.loginuser
	to : contactEmail
	subject : "Ihr Abonnement: Bitte wählen Sie Ihr Startdatum"
	message : "Vielen Dank für Ihren Auftrag. Bitte teilen Sie uns über den folgenden Link Ihr gewünschtes Startdatum mit:
Startdatum festlegen"
]

info "E-Mail zur Abfrage des Startdatums gesendet für Deal: " + dealId;

Im letzten Schritt konfigurierst Du in Zoho Forms unter „Integrationen“, dass bei jeder neuen Einreichung eine Custom Function ausgeführt wird. Diese Funktion nimmt die übermittelte `dealId` und das Datum entgegen und aktualisiert damit das entsprechende Feld im Deal-Datensatz im CRM. Der Kreis schließt sich.

Tipps und Best Practices

  • Fehlerbehebung bei kritischen Diensten: Wenn eine Kernfunktion wie die Ticket-Erstellung in Zoho Desk ausfällt, nutze den eskalierten Partner-Support von Zoho, falls Du einen Partner hast. Dieser Weg ist oft schneller und zielführender als der Standard-Support.
  • Ablaufende Angebotslinks: Prüfe regelmäßig die Gültigkeitseinstellungen Deiner Angebotsvorlagen in Zoho Books oder Zoho CRM. Abgelaufene Links führen zu Frustration beim Kunden und unterbrechen den Verkaufsprozess. Automatisiere Benachrichtigungen an den zuständigen Vertriebler, bevor ein Link abläuft.
  • Kommunikation im Team: Automatisiere nicht nur externe, sondern auch interne Prozesse. Sende bei einem gewonnenen Deal automatisch eine Benachrichtigung in einen relevanten Kanal in Zoho Cliq, um den Erfolg im Team zu feiern.
  • Analyse und Reporting: Nutze Zoho Analytics, um Daten aus all diesen Systemen zu kombinieren. Werte aus, welche Partner die meisten Webinar-Teilnehmer generieren und welche davon zu den wertvollsten Deals führen.

Fazit

Die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse ist kein Hexenwerk, erfordert aber ein durchdachtes Vorgehen und die Bereitschaft, über den Tellerrand einzelner Apps hinauszuschauen. Indem Du Tools wie Zoho CRM, Zoho Webinar, Zoho Flow, Zoho Forms, Zoho Bookings und Zoho Books geschickt miteinander verbindest, schaffst Du ein robustes und skalierbares System. Du verbesserst nicht nur Deine Datenqualität und reduzierst manuellen Aufwand drastisch, sondern schaffst auch ein reibungsloseres Erlebnis für Deine Kunden und Partner. Der Schlüssel liegt darin, die nativen Integrationen zu nutzen und dort, wo sie an ihre Grenzen stoßen, gezielt mit Custom Functions, APIs und Webhooks nachzuhelfen.

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