Blog

Du betrachtest gerade Zoho CRM, Zoho Flow, Gemini API: Webinar-Nachbereitung automatisieren

Zoho CRM, Zoho Flow, Gemini API: Webinar-Nachbereitung automatisieren

  • Beitrags-Autor:

Jenseits der Standard-Integration: Intelligente B2B-Prozesse mit Zoho, APIs und KI automatisieren

Du nutzt bereits verschiedene Zoho Apps und schätzt ihre individuellen Stärken. Doch die wahre Magie des Zoho-Ökosystems entfaltet sich erst, wenn Du die Apps intelligent miteinander und mit externen Diensten verbindest. Oft sind es die manuellen, repetitiven Aufgaben, die wertvolle Zeit fressen und fehleranfällig sind – sei es die Nachbereitung eines Webinars oder die Recherche nach neuen Ansprechpartnern. In diesem Artikel zeige ich Dir an einem konkreten Praxisbeispiel, wie Du durch die Kombination von Zoho CRM, Zoho Flow, Custom Functions und externen APIs wie Google Gemini nicht nur Stunden an Arbeit einsparst, sondern Deine Prozesse auf ein neues Level der Intelligenz und Effizienz hebst. Wir tauchen tief in die technische Umsetzung ein und bauen eine Lösung, die Du als Blaupause für Deine eigenen Automatisierungsprojekte nutzen kannst.

Praxisbeispiel: Der manuelle Albtraum der B2B-Webinar-Nachbereitung

Stell Dir vor, Du hast ein äußerst erfolgreiches B2B-Webinar mit über 400 Anmeldungen durchgeführt. Ein großer Erfolg, der jedoch schnell in stundenlange manuelle Arbeit ausartet. Die typische To-Do-Liste nach dem Event sieht so aus:

  • Teilnehmerlisten aus Zoho Webinar exportieren.
  • Die Liste manuell mit bestehenden Kontakten in Zoho CRM abgleichen. Wer ist neu? Wer ist Bestandskunde?
  • Herausfinden, über welchen Kanal (LinkedIn, E-Mail-Kampagne, Partner-Website) sich die Teilnehmer angemeldet haben, um den ROI zu bewerten.
  • Ergebnisse aus Umfragen und dem Q&A-Bereich manuell kopieren und als Notizen in den jeweiligen CRM-Kontakten hinterlegen.
  • Basierend auf der Teilnahme und dem gezeigten Interesse (z.B. „Ich wünsche eine Demo“) manuelle Follow-Up-E-Mails versenden oder Aufgaben für das Vertriebsteam anlegen.

Dieser Prozess kann leicht vier bis fünf Stunden in Anspruch nehmen – Zeit, die im Vertrieb oder für strategische Aufgaben fehlt. Zudem ist er fehleranfällig und nicht skalierbar. Das Ziel muss also sein, diesen gesamten Workflow vollständig zu automatisieren.

Schritt-für-Schritt zur automatisierten Lösung

Wir bauen nun eine robuste Automatisierung, die uns alle manuellen Schritte abnimmt. Unser zentrales Werkzeug ist ein spezielles Feld im CRM, das als temporärer Datenspeicher für alle Interaktionen während des Webinars dient.

Schritt 1: Das Fundament – Tracking und intelligente Datenerfassung

Alles beginnt mit einer sauberen Datenerfassung. Anstatt nur den Standard-Registrierungslink von Zoho Webinar zu verwenden, erweitern wir ihn mit URL-Parametern (ähnlich wie UTM-Tags), um die Quelle zu verfolgen.

Beispiel-Link für eine LinkedIn-Kampagne:

https://meeting.zoho.com/webinar/register/DEIN-WEBINAR-LINK?source=linkedin&campaign=q1_automation

Für Bestandskontakte gehen wir noch einen Schritt weiter. Wir versenden Einladungen aus Zoho Campaigns oder Zoho CRM, bei denen der Registrierungslink bereits die Kontaktdaten enthält. Das verhindert Tippfehler und stellt eine eindeutige Zuordnung sicher.

https://meeting.zoho.com/webinar/register/DEIN-WEBINAR-LINK?email=${Leads.Email}&firstname=${Leads.First Name}

So wissen wir von Anfang an, wer sich anmeldet und woher die Person kommt.

Schritt 2: Die Datendrehscheibe – Der „Temp-Marker“ im CRM

Das Herzstück unserer Automatisierung ist ein mehrzeiliges Textfeld im Kontakt- oder Lead-Modul von Zoho CRM, das wir „Webinar Interaktion“ nennen. In dieses Feld schreiben wir alle relevanten Informationen als strukturierten JSON-Text. JSON (JavaScript Object Notation) ist ideal, weil es maschinenlesbar und gleichzeitig für Menschen verständlich ist.

Ein Beispiel, wie der Inhalt dieses Feldes aussehen könnte:


{
  "webinar_id": "123456789",
  "webinar_topic": "B2B Prozessautomatisierung Q1",
  "registration_source": "linkedin",
  "status": "attended",
  "attended_duration_minutes": 55,
  "poll_answers": [
    {"question": "Nutzt Du Zoho Flow?", "answer": "Ja, täglich"}
  ],
  "q_and_a": [
    {"question": "Kann man auch externe APIs anbinden?"}
  ],
  "rating": 5,
  "follow_up_request": "yes"
}

Dieser „Temp-Marker“ bündelt alle Informationen an einem Ort und dient als Auslöser für alle nachfolgenden Aktionen.

Schritt 3: Der Dirigent – Zoho Flow und Deluge Custom Functions

Nun müssen wir die Daten aus Zoho Webinar in unser CRM-Feld bekommen. Hier kommt Zoho Flow ins Spiel. Wir erstellen einen Flow, der durch einen Webhook von Zoho Webinar getriggert wird, sobald ein Teilnehmer dem Webinar beitritt oder es verlässt. Dieser Flow ruft eine Custom Function in Zoho CRM auf, geschrieben in Deluge.

Diese Deluge-Funktion ist dafür verantwortlich, den Kontakt im CRM zu suchen, die vorhandenen JSON-Daten aus dem Feld „Webinar Interaktion“ zu lesen, die neuen Informationen (z.B. den Status „attended“) hinzuzufügen und das aktualisierte JSON zurück in das Feld zu schreiben.

Beispiel einer Deluge Custom Function (vereinfacht):


// contactEmail kommt vom Webhook-Trigger in Zoho Flow
void updateWebinarInteraction(string contactEmail, map newInteractionData)
{
    // 1. Finde den Kontakt im CRM
    contactRecord = zoho.crm.searchRecords("Contacts", "(Email:equals:" + contactEmail + ")");
    if(contactRecord.size() > 0)
    {
        contactId = contactRecord.get(0).get("id");
        
        // 2. Lese bestehende JSON-Daten aus dem Feld
        existingJsonString = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId).get("Webinar_Interaktion");
        jsonMap = Map();
        if(existingJsonString != null)
        {
            jsonMap = existingJsonString.toMap();
        }
        
        // 3. Füge die neuen Daten hinzu (z.B. den Teilnahme-Status)
        jsonMap.putAll(newInteractionData);
        
        // 4. Schreibe das aktualisierte JSON zurück ins CRM-Feld
        updateMap = Map();
        updateMap.put("Webinar_Interaktion", jsonMap.toString());
        updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Contacts", contactId, updateMap);
        info updateResponse;
    }
}

Dieselbe Logik wendest Du für Umfrageergebnisse oder Q&A-Daten an, sobald die Zoho Webinar API diese per Webhook bereitstellt. So sammelt sich im JSON-Feld nach und nach ein komplettes Bild der Teilnehmer-Interaktion.

Schritt 4: Intelligente Follow-Ups auslösen

Der letzte Schritt ist die eigentliche Automatisierung der Nachbereitung. Wir erstellen Workflow-Regeln in Zoho CRM, die auf Änderungen im Feld „Webinar Interaktion“ reagieren.

  • Regel 1: Aufgabe für den Vertrieb erstellen
    • Auslöser: Feld „Webinar Interaktion“ wird aktualisiert.
    • Bedingung: „Webinar Interaktion“ enthält `“follow_up_request“: „yes“`.
    • Aktion: Erstelle eine Aufgabe für den Kontaktdatensatz-Inhaber mit dem Titel „Webinar-Follow-Up: Demo vereinbaren“.
  • Regel 2: Personalisierte E-Mail versenden
    • Auslöser: Feld „Webinar Interaktion“ wird aktualisiert.
    • Bedingung: „Webinar Interaktion“ enthält `“rating“: 5` UND `“status“: „attended“`.
    • Aktion: Sende eine E-Mail-Vorlage („Danke für Ihr tolles Feedback!“) mit einem Link zu Zoho Bookings, um direkt einen Beratungstermin zu vereinbaren.

Mit diesem System ist die gesamte Nachbereitung automatisiert. Sobald das Webinar endet, sind die Daten bereits im CRM, die Aufgaben verteilt und die ersten E-Mails versendet – ohne einen einzigen manuellen Klick.

Bonus-Case: KI-gestützte Lead-Recherche direkt im CRM

Die gleiche Philosophie der externen Anbindung lässt sich auch auf die Lead-Generierung anwenden. Stell Dir vor, Du möchtest für eine Zielorganisation (z.B. eine NGO) den Geschäftsführer oder den Leiter für Fundraising finden.

Die Lösung: Ein Widget in der Unternehmensansicht von Zoho CRM.

  1. Das Widget: Ein einfacher Button im CRM namens „Kontakte via KI finden“.
  2. Die Logik: Ein Klick auf den Button sendet den Unternehmensnamen und eine Liste von Zielpositionen (z.B. [„Geschäftsführer“, „Leiter Fundraising“, „CEO“]) an eine Deluge Custom Function.
  3. Die externe API: Diese Funktion ruft die API eines KI-Modells wie Googles Gemini oder Anthropic’s Claude auf. Der Prompt könnte lauten: „Finde den Geschäftsführer und den Leiter Fundraising für die Firma ‚Musterfirma GmbH‘ in Deutschland. Gib mir Name, Position und wenn möglich eine E-Mail-Adresse.“

Konzeptioneller Deluge-Code für den API-Aufruf:


// companyName und targetRoles kommen vom CRM-Widget
geminiApiKey = "DEIN_API_KEY";
url = "https://generativelanguage.googleapis.com/v1beta/models/gemini-pro:generateContent?key=" + geminiApiKey;

headers = Map();
headers.put("Content-Type","application/json");

prompt = "Finde die folgenden Rollen: " + targetRoles + " für die Firma: " + companyName + ". Gib das Ergebnis als JSON-Array zurück.";

body = {
    "contents": {
        "parts": {
            "text": prompt
        }
    }
};

response = invokeurl
[
    url: url
    type: POST
    headers: headers
    content: body.toString()
];

// Response (JSON-String) verarbeiten und als Kontakte zur Auswahl im Widget anzeigen
return response;

Das Ergebnis wird direkt im Widget angezeigt. Mit einem weiteren Klick kannst Du die gefundenen Personen als neue Kontakte im CRM anlegen. Dieser Prozess reduziert die manuelle Recherche auf wenige Sekunden.

Tipps und Best Practices

  • Datenkonsistenz ist entscheidend: Definiere die Struktur Deines JSON-Markers genau und halte Dich daran. So stellst Du sicher, dass Deine Workflows zuverlässig funktionieren.
  • API-Limits beachten: Jede Automatisierung, die `invokeurl` verwendet, zählt gegen Deine täglichen API-Limits in Zoho. Für sehr intensive Prozesse solltest Du eine Plattform wie Zoho Catalyst nutzen, die für hochvolumige API-Aufrufe ausgelegt ist.
  • Sichere Aufbewahrung von Schlüsseln: Speichere externe API-Schlüssel niemals direkt im Code. Nutze Verbindungen (Connections) in Zoho Flow oder Zoho Vault, um sie sicher zu verwalten.
  • Fehlerbehandlung einbauen: Was passiert, wenn ein Kontakt nicht gefunden wird oder eine externe API einen Fehler zurückgibt? Baue in Deine Deluge-Skripte eine Fehlerbehandlung ein, die Dich z.B. per Zoho Cliq benachrichtigt.
  • Überwache Deine Synchronisationen: Selbst Standard-Integrationen wie der Sync zwischen Zoho Campaigns und CRM können manchmal haken (z.B. beim Rücksynchronisieren von Bounces). Überprüfe regelmäßig die Konfiguration und die Logs.

Fazit

Die wahre Stärke von Zoho liegt nicht in den einzelnen Apps, sondern in ihrer Fähigkeit, als vernetztes Betriebssystem für Dein Unternehmen zu fungieren. Indem Du Standardfunktionen mit der Flexibilität von Zoho Flow, Deluge und der Anbindung an externe APIs (insbesondere KI-Dienste) kombinierst, kannst Du hochgradig individuelle und effiziente Lösungen für reale Geschäftsprobleme schaffen. Der vorgestellte Webinar-Workflow und der KI-Kontaktfinder sind nur zwei Beispiele. Beginne damit, Deine eigenen manuellen, zeitaufwendigen Prozesse zu identifizieren. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Du sie mit dem hier gezeigten Tech-Stack elegant automatisieren kannst.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: