Zoho CRM, Zoho Bookings und Flow: Lead-Konvertierung automatisieren

Vom Lead zum Deal: Deinen Vertriebsprozess mit Zoho CRM, Bookings und Deluge automatisieren

In der schnelllebigen Welt des Vertriebs zählt jede Minute. Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Sie verlangsamen Deinen Sales-Zyklus und können dazu führen, dass potenzielle Kunden das Interesse verlieren. Eine der häufigsten Herausforderungen ist die Lücke zwischen der Erfassung eines neuen Leads und der tatsächlichen Terminbuchung für ein Erstgespräch. Oft sind hier mehrere E-Mails und manuelle Dateneingaben nötig. Doch was, wenn Du diesen gesamten Ablauf mit einem einzigen Klick automatisieren könntest? In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du genau das mit der intelligenten Kombination aus Zoho CRM, Zoho Bookings und etwas Deluge-Scripting umsetzen kannst. Das Ziel: Ein effizienter, nahtloser und skalierbarer Prozess, der Deinem Team wertvolle Zeit zurückgibt.

Das Praxisbeispiel: Die Lücke im Vertriebsprozess schließen

Stell Dir einen typischen Arbeitsablauf vor: Ein neuer Lead kommt über Deine Webseite oder eine Google Ads-Kampagne in Dein Zoho CRM. Ein Vertriebsmitarbeiter qualifiziert den Lead und entscheidet, dass ein Discovery-Call der nächste logische Schritt ist.

Der manuelle Prozess sieht oft so aus:

Der Mitarbeiter öffnet sein E-Mail-Programm.
Er sucht den Link zu seinem Zoho Bookings-Kalender heraus.
Er verfasst eine E-Mail an den Lead.
Er wartet auf die Buchung.
Nach der Buchung geht er zurück ins CRM.
Er konvertiert den Lead manuell zu einem Kontakt und einem Unternehmen.
Er erstellt manuell eine neue Opportunity (Deal) und setzt den Status auf „Discovery Call gebucht“.

Dieser Ablauf ist nicht nur umständlich, sondern birgt auch Risiken. Was, wenn der Mitarbeiter vergisst, die Opportunity anzulegen? Was, wenn Daten falsch kopiert werden? Hier setzen wir an und bauen eine Automatisierung, die diesen gesamten Prozess auf einen Klick reduziert und die Datenkonsistenz sicherstellt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Deine Vertriebs-Automatisierung bauen

Wir werden eine Lösung erstellen, bei der ein Klick auf einen benutzerdefinierten Button im Lead-Datensatz ein Zoho Bookings-Fenster mit den vorausgefüllten Daten des Leads öffnet. Sobald der Termin gebucht ist, wird der Lead automatisch konvertiert und eine Opportunity in der korrekten Phase angelegt.

Schritt 1: Vorbereitung in Zoho Bookings

Zuerst musst Du sicherstellen, dass Dein Zoho Bookings für diesen Prozess bereit ist. Erstelle einen spezifischen Service für das Erstgespräch, z.B. „Kostenfreies 30-Minuten Discovery-Gespräch“.

Navigiere in Zoho Bookings zu Einstellungen > Services.
Lege einen neuen Service an oder konfiguriere einen bestehenden. Definiere Dauer, Pufferzeiten und Deine Verfügbarkeit.
Kopiere den öffentlichen Link zu diesem spezifischen Service. Du findest ihn, indem Du auf den Service klickst und die Freigabe-Optionen nutzt. Dieser Link ist die Basis für unsere Automatisierung.

Schritt 2: Custom Button in Zoho CRM erstellen

Jetzt erstellen wir die Benutzeroberfläche für unsere Automatisierung direkt im Lead-Modul von Zoho CRM.

Gehe in Deinem Zoho CRM zu Einstellungen > Anpassung > Module und Felder.
Wähle das Modul Leads aus.
Klicke auf den Tab Links und Buttons.
Erstelle einen neuen Button, z.B. mit dem Namen „Discovery Call buchen“.
Wähle aus, wo der Button erscheinen soll (z.B. „Ansichtsseite“).
Wähle bei „Aktion auswählen“ die Option „Funktion schreiben“. Hier kommt unser Code ins Spiel.

Schritt 3: Das Herzstück – Die Deluge Custom Function zum Öffnen des Links

Der Button löst eine Funktion aus, die in Zohos eigener Programmiersprache Deluge geschrieben ist. Diese Funktion holt sich die Daten des Leads und öffnet den vorbereiteten Bookings-Link mit vorausgefüllten Feldern.

Gib der Funktion einen Namen (z.B. `openDiscoveryBooking`) und wähle „Argumente bearbeiten“. Du musst ein Argument definieren, das die ID des Leads übergibt. Nenne es `leadId` und mappe es auf den Wert `Lead > Lead Id`.

Füge nun den folgenden Code in den Funktionseditor ein:


// Funktion, um ein Zoho Bookings Fenster mit vorausgefüllten Lead-Daten zu öffnen
// Argument: leadId (String) - Die ID des Leads, für den der Button geklickt wurde

// 1. Lead-Datensatz abrufen
leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId);

// 2. Relevante Daten extrahieren (mit Fallbacks, falls Felder leer sind)
leadEmail = ifnull(leadDetails.get("Email"),"");
leadFirstName = ifnull(leadDetails.get("First_Name"),"");
leadLastName = ifnull(leadDetails.get("Last_Name"),"");
leadFullName = leadFirstName + " " + leadLastName;

// 3. Deinen Zoho Bookings Service-Link hier einfügen
// WICHTIG: Ersetze diesen Link durch deinen eigenen Service-Link aus Zoho Bookings!
bookingUrl = "https://bookings.zoho.eu/my-business/discovery-call";

// 4. URL mit Parametern für das Vorausfüllen zusammenbauen
// Zoho Bookings verwendet 'name' und 'email' als URL-Parameter
finalUrl = bookingUrl + "?name=" + zoho.encryption.urlEncode(leadFullName) + "&email=" + zoho.encryption.urlEncode(leadEmail);

// 5. Die URL in einem Popup-Fenster (iFrame) öffnen
openUrl(finalUrl, "popup window", "height=700,width=800");

// Erfolgs-Info zurückgeben (optional)
return "Booking-Fenster wird geöffnet...";

Speichere die Funktion und den Button. Wenn Du jetzt einen Lead öffnest, siehst Du den neuen Button. Ein Klick darauf öffnet ein Popup mit Deinem Zoho Bookings Kalender, in dem Name und E-Mail des Leads bereits eingetragen sind.

Schritt 4: Die Rückkopplung – Vom Termin zur Opportunity via Webhook und Zoho Flow

Der erste Teil ist geschafft. Nun müssen wir den Prozess nach der erfolgreichen Buchung automatisieren. Der robusteste Weg hierfür ist ein Webhook, der von Zoho Bookings an Zoho Flow gesendet wird.

In Zoho Bookings:

Gehe zu Einstellungen > Entwicklerbereich > Webhooks.
Erstelle einen neuen Webhook.
Für die „URL zum Benachrichtigen“ benötigen wir einen Link von Zoho Flow. Lass dieses Fenster vorerst offen.

In Zoho Flow:

Erstelle einen neuen Flow. Wähle als Trigger „Webhook“ aus der Kategorie „Apps“.
Zoho Flow generiert eine einzigartige URL für diesen Webhook. Kopiere sie.
Füge diese URL in das Feld „URL zum Benachrichtigen“ in Deinem Zoho Bookings Webhook-Setup ein.
Wähle in Bookings das Modul „Termine“ und das Ereignis „Erstellt“ aus. Speichere den Webhook.
Um die Datenstruktur zu erfassen, führe eine Testbuchung über Deinen Bookings-Link durch. Zoho Flow wird die empfangenen Daten anzeigen, die Du dann für die nächsten Schritte verwenden kannst.

Konfiguriere nun die Aktionen in Zoho Flow:

Aktion 1: Fetch Lead in Zoho CRM. Verwende die Aktion „Datensatz abrufen“ für Zoho CRM. Suche im Modul „Leads“ nach der E-Mail-Adresse, die Du vom Webhook-Trigger erhalten hast (`${webhook.payload.customer_email}`).
Aktion 2: Logik (Verzweigung). Füge eine Verzweigung hinzu, um zu prüfen, ob ein Lead gefunden wurde. Wenn ja, fahre fort.
Aktion 3: Convert Lead. Verwende die Zoho CRM Aktion „Lead konvertieren“. Du benötigst die ID des Leads aus dem vorherigen Schritt. Diese Aktion erstellt automatisch ein Unternehmen, einen Kontakt und eine Opportunity.
Aktion 4: Update Opportunity. Die konvertierte Opportunity hat einen Standardstatus. Füge eine weitere Aktion „Datensatz aktualisieren“ für Zoho CRM hinzu. Wähle das Modul „Deals/Opportunities“. Nutze die ID der Opportunity aus dem „Convert Lead“-Schritt. Setze das Feld „Phase“ (oder „Stage“) auf Deinen gewünschten Wert, z.B. „Discovery Call gebucht“.
(Optional) Aktion 5: Benachrichtigung. Sende eine Nachricht an einen Zoho Cliq Channel, um das Vertriebsteam über den neuen gebuchten Termin zu informieren.

Damit ist der Kreis geschlossen. Der gesamte Prozess von der Lead-Ansicht bis zur korrekt angelegten Opportunity ist nun vollständig automatisiert.

Tipps und Best Practices

Ehrlichkeit bei der App-Wahl: Zoho bietet eine riesige Suite, aber nicht jede App ist für jeden Markt perfekt. Besonders im DACH-Raum stoßen Apps wie Zoho People (HR) oder Zoho Books (Buchhaltung) an regulatorische und kulturelle Grenzen. Sei ehrlich zu Dir und Deinen Kunden. Es ist oft sinnvoller, eine spezialisierte Lösung wie DATEV für die Buchhaltung oder BambooHR für HR zu integrieren, anstatt eine unpassende Zoho-App zu erzwingen. Zohos Stärke liegt in der Offenheit durch APIs.
Datenhygiene ist entscheidend: Diese Automatisierung verlässt sich auf eine korrekte E-Mail-Adresse im Lead-Datensatz. Stelle sicher, dass Deine Datenerfassungsprozesse (z.B. über Zoho Forms) sauber sind.
Denke über den Tellerrand hinaus: Während Zoho Flow für viele Szenarien ausreicht, gibt es für komplexere Workflows leistungsstarke Alternativen wie Make (ehemals Integromat) oder n8n.io. Diese Plattformen können sinnvoll sein, wenn Du Zoho mit Systemen verbinden musst, für die es keine native Flow-Integration gibt.
Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn ein Lead mit einer E-Mail gebucht wird, die nicht im CRM existiert? Baue in Deinem Flow einen „else“-Zweig ein, der in diesem Fall eine Aufgabe für einen Mitarbeiter erstellt („Unbekannte Buchung prüfen“) oder eine Benachrichtigung sendet.
Nutze KI als Helfer: Wenn Du bei einem Deluge-Skript oder einer API-Anfrage nicht weiterkommst, kann ein Tool wie ChatGPT oft erstaunlich gute erste Entwürfe oder Lösungsansätze liefern. Betrachte es als Deinen persönlichen Junior-Entwickler, dessen Arbeit Du aber immer überprüfen musst.

Zusätzliche Hinweise: Das Ökosystem erweitern

Diese Automatisierung ist nur der Anfang. Du könntest den Prozess weiter ausbauen:

Marketing-Automatisierung: Nutze Zoho Campaigns oder Zoho Marketing Automation, um nach der Buchung automatisch eine Serie von E-Mails zur Vorbereitung auf den Call zu versenden.
Reporting: Jede dieser Aktionen kann in Zoho Analytics geloggt werden. So kannst Du genau auswerten, wie viele Klicks der Button erhält, wie hoch die Conversion-Rate zur Buchung ist und wie viele dieser gebuchten Termine letztendlich zu einem gewonnenen Deal führen.
Proaktives Anbieten: Integriere den Buchungslink in Deine Zoho SalesIQ Chatbot-Flows, um Besuchern Deiner Webseite proaktiv ein Gespräch anzubieten, wenn sie sich auf bestimmten Seiten aufhalten.

Fazit

Du hast gesehen, wie Du durch die intelligente Verknüpfung von Zoho CRM, Zoho Bookings, Zoho Flow und der Flexibilität von Deluge einen zentralen Vertriebsprozess vollständig automatisieren kannst. Der wahre Gewinn liegt nicht nur in der eingesparten Zeit, sondern in der Schaffung eines robusten, fehlerfreien und skalierbaren Systems. Dein Team kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: das Gespräch mit dem Kunden.

Die größte Lehre daraus ist, Zoho nicht als eine Sammlung einzelner Apps zu betrachten, sondern als ein mächtiges Betriebssystem für Dein Unternehmen. Die wahre Magie entfaltet sich, wenn Du die Apps miteinander und – wo sinnvoll – über APIs und Webhooks mit den besten Tools von Drittanbietern verbindest. Dies schafft eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten ist und mit Deinem Unternehmen wächst.

Verwendete Zoho Apps in diesem Beispiel: