Zoho CRM, Zoho Analytics und Deluge API: Tutorial zur Marketinglisten-Automatisierung für verlorene Deals

Effiziente Marketing-Listen aus verlorenen Deals: Ein Praxis-Guide für Zoho Analytics und CRM

Im digitalen Zeitalter sind Daten das neue Gold. Doch oft liegt dieses Gold tief vergraben in den Silos deines Unternehmens – insbesondere im CRM-System. Du sammelst wertvolle Informationen über Leads, Kontakte und Verkaufschancen, aber die gezielte Nutzung dieser Daten für strategische Kampagnen bleibt eine Herausforderung. Besonders bei der Reaktivierung von Kontakten, mit denen ein Geschäft in der Vergangenheit nicht zustande kam, stößt man schnell an manuelle Grenzen. Wie erstellst Du eine präzise Liste von Kontakten aus verlorenen Deals des letzten Jahres, filterbar nach Branche und ohne Duplikate? In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du mit der Kombination aus Zoho CRM und Zoho Analytics genau diese Herausforderung meisterst und aus Deinem Datengrab eine wahre Goldmine machst.

Das Praxisproblem: Zielgerichtete Reaktivierung statt Gießkanne

Stell Dir ein typisches Szenario in einem B2B-Dienstleistungsunternehmen vor: Dein Marketing-Team plant eine neue Kampagne für ein spezialisiertes Produkt oder eine Branchenveranstaltung. Die ideale Zielgruppe sind Kontakte, die bereits Interesse gezeigt haben, aber aus verschiedenen Gründen in der Vergangenheit nicht abgeschlossen haben. Die Daten dazu schlummern in Zoho CRM in Form von Verkaufspotenzialen (Deals) mit dem Status „Verloren“.

Der manuelle Prozess sieht oft so aus:

Ein Mitarbeiter versucht, einen Bericht in Zoho CRM zu erstellen.
Beim Export nach Excel oder Zoho Sheet tauchen Kontakte mehrfach auf, da sie möglicherweise an mehreren verlorenen Deals beteiligt waren.
Das Filtern nach spezifischen Kriterien wie „Verloren im letzten Jahr, aber nicht in diesem Jahr“ oder nach einer bestimmten Branche wird zu einer zeitaufwendigen Sisyphusarbeit.
Am Ende steht eine unsaubere Liste, viel manuelle Arbeit und die Gefahr, Kontakte falsch oder zu oft anzusprechen.

Genau hier setzen wir an. Wir bauen eine automatisierte und dynamische Lösung, die Dir auf Knopfdruck die perfekte Kontaktliste liefert.

Die Lösung: Ein dynamischer Bericht in Zoho Analytics

Die Lösung liegt nicht darin, das CRM mit komplexen Berichten zu überlasten, sondern ein spezialisiertes Werkzeug zu nutzen: Zoho Analytics. Als Business-Intelligence-Tool (BI) ist es darauf ausgelegt, Daten aus verschiedenen Quellen zu verbinden, zu transformieren und zu visualisieren.

Schritt 1: Datenbasis schaffen – CRM und Analytics verbinden

Die Grundlage für jede gute Analyse ist eine saubere Datenquelle. Glücklicherweise ist die Verbindung zwischen Zoho-Apps nahtlos. In Deinem Zoho-Analytics-Arbeitsbereich kannst Du Zoho CRM als Datenquelle mit wenigen Klicks hinzufügen. Wähle die relevanten Module aus, die Du synchronisieren möchtest. Für unser Beispiel sind das mindestens:

Verkaufspotenziale (Deals)
Kontakte
Firmen (Accounts)

Wichtiger Hinweis: Beachte, dass die Daten nicht in Echtzeit, sondern in der Regel stündlich synchronisiert werden. Für die Erstellung von Marketinglisten ist dieser Rhythmus mehr als ausreichend.

Schritt 2: Die SQL-Magie – Daten aus verschiedenen Modulen verknüpfen

Nach der Synchronisation hast Du die Rohdaten aus den CRM-Modulen als einzelne Tabellen in Analytics. Der nächste Schritt ist entscheidend: Wir müssen diese Daten intelligent miteinander verknüpfen, um eine einzige, aussagekräftige Tabelle zu erhalten. Hierfür eignet sich eine „Abfragetabelle“ (Query Table), in der Du mittels SQL-Befehlen die Daten nach Deinen Wünschen formen kannst.

Das Ziel ist, eine Tabelle zu erstellen, die pro Kontakt alle relevanten Informationen aus seinem letzten verlorenen Deal enthält. Eine vereinfachte SQL-Abfrage hierfür könnte so aussehen:


-- Diese SQL-Abfrage verbindet Verkaufspotenziale, Kontakte und Firmen
-- um eine bereinigte Liste für die Analyse zu erstellen.
SELECT
    c."Contact Name",
    c."Email",
    a."Account Name",
    d."Potential Name",
    d."Stage",
    d."Closing Date",
    d."Branche" -- Annahme: Ein benutzerdefiniertes Feld in Deals
FROM
    "Potentials" d
LEFT JOIN
    "Contacts" c ON d."Contact Name" = c."Full Name"
LEFT JOIN
    "Accounts" a ON d."Account Name" = a."Account Name"

Diese Abfrage ist ein Startpunkt. Sie verknüpft die drei Tabellen über die jeweiligen Namen. In der Praxis würdest Du hierfür eindeutige IDs (z.B. `CONTACTID`, `ACCOUNTID`) verwenden, um eine saubere Verknüpfung sicherzustellen.

Schritt 3: Den Basis-Bericht erstellen – Eine Pivot-Tabelle für den Überblick

Basierend auf Deiner neuen Abfragetabelle kannst Du jetzt einen Bericht erstellen. Eine Pivot-Tabelle ist hierfür ideal.

Erstelle eine neue Pivot-Tabelle und wähle Deine SQL-Abfragetabelle als Datenbasis.
Ziehe die Felder, die Du in Deiner finalen Liste sehen möchtest, in den Bereich „Zeilen“. Zum Beispiel:
- Contact Name
- Email
- Account Name
- Potential Name (des letzten relevanten Deals)
- Closing Date
In den Daten-Bereich ziehst Du kein Feld, da wir keine Werte aggregieren, sondern eine Liste erstellen wollen.

Schritt 4: Die entscheidenden Filter setzen

Dies ist der wichtigste Schritt, um die Liste dynamisch und nützlich zu machen. In Zoho Analytics kannst Du „Benutzerfilter“ erstellen. Das bedeutet, dass die Anwender des Berichts (z.B. Dein Marketing-Team) die Filterkriterien selbst anpassen können, ohne den Bericht bearbeiten zu müssen.

Erstelle folgende Benutzerfilter:

Deal-Status: Setze einen Filter auf das Feld Stage und wähle als Standardwert „Verloren“ (oder alle Status, die für Dich als verloren gelten).
Zeitraum: Filter das Feld Closing Date. Hier kannst Du relative Zeiträume wie „Vorheriges Jahr“ einstellen. So schließt Du automatisch Kontakte aus, deren Deal erst kürzlich in diesem Jahr verloren wurde.
Branche/Veranstaltung: Füge einen Filter für Dein benutzerdefiniertes Feld Branche hinzu. So kann das Marketing-Team die Liste für spezifische Kampagnen eingrenzen.
Rolle des Kontakts: Falls Du eine solche Information pflegst (z.B. „Delegierter“, „Lösungspartner“), erstelle auch hierfür einen Filter.

Das Ergebnis ist ein dynamischer Bericht. Dein Team kann nun mit wenigen Klicks eine hochrelevante, de-duplizierte Kontaktliste generieren und als CSV oder Excel-Datei für den Import in Zoho Campaigns oder Zoho Marketing Automation exportieren.

Erweiterungsmöglichkeiten mit APIs und Custom Functions

Die wahre Stärke des Zoho-Ökosystems zeigt sich, wenn Du über die Bordmittel hinausdenkst. Wie können wir diesen Prozess noch weiter automatisieren und in andere Abläufe integrieren?

Automatisches Tagging in Zoho CRM via Deluge

Stell Dir vor, Du möchtest jeden Kontakt, der in diesem Bericht auftaucht, in Zoho CRM automatisch mit einem Tag wie „Reaktivierungskampagne_Q4“ versehen. Dies lässt sich über eine Custom Function in Zoho CRM realisieren, die per Deluge-Skript die API von Zoho Analytics anspricht.

Eine solche Funktion könnte täglich laufen, den Bericht aus Analytics abrufen und die E-Mail-Adressen mit den Kontakten in CRM abgleichen, um dann das entsprechende Tag zu setzen.


// Deluge Custom Function (konzeptionelles Beispiel)
// Trigger: Täglicher Zeitplan in Zoho CRM

// 1. Zoho Analytics API aufrufen, um den Bericht zu exportieren
analytics_report_url = "https://analyticsapi.zoho.com/api/user/workspace/view/export?ZOHO_OUTPUT_FORMAT=JSON&ZOHO_ERROR_FORMAT=JSON&...";
api_response = invokeurl
[
	url :analytics_report_url
	type :GET
	connection:"zoho_analytics_connection" // Deine API-Verbindung
];

// 2. Antwort parsen und E-Mail-Adressen extrahieren
contact_emails = List();
// ... (Logik zum Parsen der JSON-Antwort) ...

// 3. Durch die E-Mails iterieren und Kontakte in CRM aktualisieren
for each email in contact_emails
{
	// Kontakt in CRM suchen
	crm_contact = zoho.crm.searchRecords("Contacts", "(Email:equals:" + email + ")");
	if(crm_contact.size() > 0)
	{
		contact_id = crm_contact.get(0).get("id");
		
		// Kontakt mit neuem Tag aktualisieren
		update_map = Map();
		update_map.put("Tag", {"name": "Reaktivierungskampagne_Q4"});
		update_response = zoho.crm.updateRecord("Contacts", contact_id, update_map);
		info update_response;
	}
}

Benachrichtigungen in Zoho Cliq via Webhooks

Du könntest in Zoho Analytics auch Alarme einrichten. Sobald sich die Daten im Bericht ändern (z.B. neue Kontakte die Kriterien erfüllen), kann Analytics einen Webhook auslösen. Dieser Webhook sendet eine Benachrichtigung an einen Kanal in Zoho Cliq, um das Marketing-Team zu informieren: „Achtung, 50 neue Kontakte für die Reaktivierungskampagne verfügbar!“

Tipps und Best Practices

Datenqualität im CRM: Die beste Analyse ist nutzlos, wenn die Quelldaten unsauber sind. Stelle sicher, dass Felder wie „Branche“, „Status“ und Kontaktdaten in Zoho CRM konsequent gepflegt werden.
DSGVO und Opt-in beachten: Die Erstellung einer Liste ist nur der erste Schritt. Insbesondere bei der Reaktivierung von Kontakten ist die Rechtslage (DSGVO) zu beachten. Der hier beschriebene Ansatz zielt auf eine hochpersonalisierte Ansprache ab, die oft eher einer direkten Vertriebs-E-Mail gleicht als einem Massen-Newsletter. Dokumentiere jede Einwilligung und Interaktion lückenlos im CRM. Ein Single-Opt-in über ein Formular ist eine rechtliche Grauzone, aber durch die lückenlose Dokumentation in Zoho CRM bist Du im Streitfall gut aufgestellt.
Nutze KI als Helfer: Du bist kein SQL-Profi? Kein Problem. Du kannst Tools wie ChatGPT nutzen, um Dir bei der Erstellung von SQL-Abfragen zu helfen. Gib der KI die Spaltennamen Deiner Tabellen und beschreibe in natürlicher Sprache, was Du erreichen möchtest.
Beginne einfach und erweitere schrittweise: Starte mit einem einfachen Bericht. Wenn dieser funktioniert und einen Mehrwert bietet, kannst Du ihn schrittweise um weitere Datenquellen, Filter und Automatisierungen (z.B. mit Zoho Flow) erweitern.

Fazit: Vom Datengrab zur Goldmine

Die manuelle Erstellung von Marketinglisten aus CRM-Daten ist fehleranfällig und ineffizient. Durch die strategische Kombination von Zoho CRM als Datenquelle und Zoho Analytics als leistungsstarkem BI-Werkzeug verwandelst Du diesen mühsamen Prozess in einen automatisierten, dynamischen Workflow. Du sparst nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern steigerst auch die Qualität Deiner Kampagnen durch präzise Zielgruppenansprache.

Dieser Ansatz zeigt eindrucksvoll, wie die wahre Stärke von Zoho in der nahtlosen Integration seiner Apps liegt. Anstatt isolierte Insellösungen zu betreiben, schaffst Du ein vernetztes System, in dem Daten fließen und echten unternehmerischen Mehrwert generieren.

Verwendete Zoho Apps in diesem Beispiel:

Zoho Analytics
Zoho CRM
Zoho Campaigns (als Ziel für den Export)
Zoho Cliq (für optionale Benachrichtigungen)