Vom Datensilo zur 360°-Sicht: Wie Du mit Roll-Up Summarys und externen APIs Dein Zoho CRM revolutionierst
Du nutzt Zoho CRM und hast das Gefühl, nur an der Oberfläche zu kratzen? Deine Kundendaten sind zwar da, aber wichtige Kennzahlen sind über mehrere Module verstreut und nur mühsam zu ermitteln? Das ist eine alltägliche Herausforderung für viele Unternehmen. Oft lagern Auftragsdaten in einem Custom-Modul oder sogar in einem externen ERP-System, während die Stammdaten im Standard-Account-Modul von Zoho CRM gepflegt werden. Die Folge: Um den Gesamtwert eines Kunden zu bestimmen, musst Du manuell Berichte ziehen oder zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herspringen. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du mit einer oft übersehenen, aber extrem mächtigen Funktion von Zoho CRM – dem Roll-Up Summary Field – und der cleveren Anbindung externer Datenquellen eine echte 360°-Sicht auf Deine Kunden schaffst. Codefrei und mit sofort sichtbarem Ergebnis.
Praxisbeispiel: Die versteckten Kennzahlen im B2B-Handel
Stell Dir ein mittelständisches Handelsunternehmen vor. Das Vertriebsteam arbeitet täglich im Zoho CRM, pflegt Kontakte und Firmen (Accounts). Die tatsächlichen Aufträge, inklusive Positionen und Auftragswerten, werden jedoch aus einem Warenwirtschaftssystem (ERP) in ein speziell dafür erstelltes Custom-Modul im CRM synchronisiert, nennen wir es „Aufträge“.
Die Herausforderung: Ein Vertriebsmitarbeiter bereitet sich auf ein Gespräch mit einem wichtigen Kunden vor. Er möchte auf einen Blick sehen: Wie hoch ist der Gesamtumsatz, den wir mit diesem Kunden bisher erzielt haben? Um diese Frage zu beantworten, muss er den Firmen-Datensatz öffnen, zur Related List „Aufträge“ navigieren und im Kopf die Summen aller abgeschlossenen Aufträge addieren. Das ist nicht nur umständlich, sondern auch fehleranfällig und verhindert eine schnelle Priorisierung der Top-Kunden in einer Listenansicht.
Ein weiteres, strukturelles Problem in diesem Szenario war, dass das Standard-Modul „Abschlüsse“ (Deals/Potentials) zweckentfremdet wurde, um Warenkörbe aus einem Webshop zu spiegeln. Dadurch gingen die wertvollen Kernfunktionen wie visuelle Sales-Pipelines oder Verkaufsprognosen komplett verloren. Die Lösung liegt darin, die Daten intelligent zu aggregieren und die richtigen Werkzeuge für den jeweiligen Zweck zu nutzen.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Die Lösung mit Bordmitteln und API-Anbindung
Wir lösen das Kernproblem – die fehlende Kennzahl „Gesamtkundenwert“ – zuerst mit einer reinen Zoho-Funktion und zeigen danach, wie Du das gleiche Ziel mit Daten aus einem externen System via API erreichen kannst.
Teil 1: Daten aus einem Zoho Custom-Modul aggregieren (ohne Code)
Diese Methode ist perfekt, wenn Deine Auftragsdaten, wie im Beispiel, bereits in einem Custom-Modul in Zoho CRM vorhanden und mit dem Firmen-Modul verknüpft sind.
- Voraussetzung prüfen: Stelle sicher, dass Dein Custom-Modul (z.B. „Aufträge“) über ein Nachschlagefeld (Lookup Field) mit dem Standard-Modul „Firmen“ (Accounts) verknüpft ist. Nur so weiß Zoho, welche Aufträge zu welcher Firma gehören.
- Das Roll-Up Summary Feld anlegen:
- Gehe zu Einstellungen > Anpassung > Module und Felder.
- Wähle das Modul Firmen aus und wechsle zum Tab „Layouts“.
- Ziehe aus der linken Spalte „Neue Felder“ das Feld Roll-Up Summary in Dein Layout.
- Es öffnet sich ein Konfigurationsfenster. Fülle es wie folgt aus:
- Feldbezeichnung: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, z.B. „Gesamtkundenwert“.
- Zugehöriges Modul auswählen: Wähle hier Dein Custom-Modul, also „Aufträge“.
- Aggregatfunktion: Wähle SUM. Du könntest hier auch andere Funktionen wie COUNT (Anzahl der Aufträge) oder AVG (durchschnittlicher Auftragswert) nutzen.
- Zu aggregierendes Feld: Wähle das Feld in Deinem Auftragsmodul, das den Nettowert enthält, z.B. „Auftragssumme Netto“.
- Kriterien definieren (optional aber empfohlen): Setze einen Filter, um nur relevante Datensätze zu berücksichtigen. Zum Beispiel: „Status ist Abgeschlossen“. So verhinderst Du, dass offene Angebote in die Summe einfließen.
- Klicke auf „Fertig“ und speichere das Layout.
- Das Ergebnis genießen: Zoho berechnet nun im Hintergrund für alle bestehenden Firmen den Gesamtwert und zeigt ihn im neuen Feld an. Du kannst dieses Feld nun in Deine Listenansichten einfügen und Deine Kunden mit einem Klick nach ihrem Gesamtwert sortieren. Ein riesiger Effizienzgewinn!
Teil 2: Externe Daten via API abrufen (mit Deluge)
Was aber, wenn die Auftragsdaten im externen ERP-System bleiben sollen und Du nicht jeden einzelnen Auftrag synchronisieren willst? Hier kommt die API-Integration mit einer Custom Function ins Spiel. Wir erstellen eine Funktion, die den Gesamtwert direkt vom ERP-System abfragt und in ein einfaches Währungsfeld im CRM schreibt.
Die Idee: Ein Button im Firmen-Modul namens „Umsatz aus ERP aktualisieren“ oder ein automatischer nächtlicher Prozess ruft eine Deluge-Funktion auf. Diese Funktion sendet eine Anfrage an die API des ERPs, erhält den Gesamtumsatz für den jeweiligen Kunden und schreibt den Wert in ein Feld.
Hier ist ein Beispiel für eine solche Deluge Custom Function:
// Deluge Custom Function für das Modul "Accounts" (Firmen)
// Argument: accountId (Long)
// ERP-System Konfiguration - Sicher in Connections speichern!
erp_api_url = "https://api.dein-erp-system.de/v1/customers/";
api_key = "DEIN_GEHEIMER_API_SCHLUESSEL"; // Besser: Zoho Connections verwenden
// Kunden-ID aus dem CRM holen, die im ERP bekannt ist (z.B. Kundennummer)
account_details = zoho.crm.getRecordById("Accounts", accountId);
customer_number = ifnull(account_details.get("Kundennummer"),"");
if (customer_number != "")
{
// API-Endpunkt für den spezifischen Kunden zusammenbauen
target_url = erp_api_url + customer_number + "/revenue";
// Header für die Authentifizierung
headers = Map();
headers.put("Authorization","Bearer " + api_key);
// GET-Request an die ERP-API senden
response = invokeurl
[
url :target_url
type :GET
headers:headers
];
// Antwort auswerten und CRM-Feld aktualisieren
if (response.get("total_revenue") != null)
{
total_revenue_from_erp = response.get("total_revenue").toDecimal();
// Map für das Update des CRM-Datensatzes vorbereiten
update_map = Map();
// "Gesamtumsatz_ERP" ist der API-Name deines Custom-Währungsfeldes im Firmen-Modul
update_map.put("Gesamtumsatz_ERP", total_revenue_from_erp);
// Datensatz in Zoho CRM aktualisieren
update_response = zoho.crm.updateRecord("Accounts", accountId, update_map);
info update_response;
return "Umsatz erfolgreich aktualisiert: " + total_revenue_from_erp;
}
else
{
return "Fehler: Umsatz konnte nicht vom ERP abgerufen werden. Antwort: " + response;
}
}
return "Fehler: Keine Kundennummer im CRM-Datensatz gefunden.";
Diese Funktion kannst Du an einen Custom Button binden oder über einen Workflow-Regel zeitgesteuert für alle relevanten Firmen ausführen lassen. So hast Du immer aktuelle Kennzahlen aus Drittsystemen direkt im Zoho CRM verfügbar, ohne die gesamte Datenhistorie synchronisieren zu müssen.
Tipps und Best Practices: Das volle Potenzial entfesseln
Ein aggregiertes Datenfeld ist erst der Anfang. Die wahre Stärke des Zoho-Ökosystems liegt in der Kombination verschiedener Apps und Funktionen.
- Blueprints statt starrer Pipelines: Vergiss die missbrauchte „Abschlüsse“-Pipeline. Nutze stattdessen Blueprints direkt im Firmen- oder Kontakt-Modul, um Deine Vertriebs- oder Onboarding-Prozesse zu strukturieren. Ein Blueprint kann einfache, geführte Schritte vorgeben (z.B. „Erstanruf erfolgt“, „Angebot versendet“) und bei jedem Schritt kleine Automatisierungen auslösen, wie das Senden einer E-Mail-Vorlage.
- Automatisierte Ansprache mit Cadences: Nutze Dein neues Feld „Gesamtkundenwert“. Erstelle in Zoho CRM Cadences, um Kunden, die einen bestimmten Wert überschreiten, automatisch in eine VIP-Sequenz aufzunehmen. Diese kann eine Mischung aus persönlichen E-Mails, Anruf-Aufgaben für den Vertrieb und Follow-ups enthalten.
- Datenvisualisierung mit Zoho Analytics: Die Kennzahl ist im CRM sichtbar, aber wie entwickelt sie sich über die Zeit? Synchronisiere Deine CRM-Daten mit Zoho Analytics. Dort kannst Du mit wenigen Klicks Dashboards erstellen, die Dir die Top-10-Kunden nach Umsatz, die Umsatzentwicklung pro Quartal oder die Verteilung Deiner Kundenwerte visualisieren.
- Prozessautomatisierung mit Zoho Flow: Was soll passieren, wenn ein Kunde die 50.000-Euro-Marke knackt? Erstelle einen Workflow im CRM, der bei Erreichen dieses Wertes einen Webhook an Zoho Flow sendet. Flow kann dann einen intelligenten, app-übergreifenden Prozess starten:
- Eine Benachrichtigung an den zuständigen Account Manager im Vertriebs-Kanal von Zoho Cliq senden.
- Den Kunden zu einer exklusiven Mailingliste in Zoho Campaigns hinzufügen.
- Eine Aufgabe in Zoho Projects für das Key-Account-Management erstellen.
- KI zur Datenstrukturanalyse nutzen: Lass Dich von modernen Werkzeugen inspirieren. Wie im Praxisbeispiel kann eine KI wie Gemini Pro oder ChatGPT helfen, Deine Datenstruktur zu analysieren. Exportiere die Metadaten Deiner Module (Feldnamen, Typen, Beziehungen) und frage die KI nach Redundanzen, Inkonsistenzen oder Vorschlägen für eine bessere relationale Integrität. Das ist ein extrem effektiver Weg, um Betriebsblindheit zu überwinden und das Fundament Deines CRMs zu optimieren.
Fazit: Verbinde die Punkte in Deinem Datenuniversum
Die Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu aggregieren und direkt im Kontext anzuzeigen, verwandelt Dein Zoho CRM von einem reinen Adressbuch in ein strategisches Steuerungsinstrument. Das Roll-Up Summary Field ist ein Paradebeispiel dafür, wie Du ohne eine einzige Zeile Code einen enormen Mehrwert schaffen kannst. Wenn Du diesen Ansatz mit der Flexibilität von Custom Functions zur Anbindung externer APIs via Webhooks und der Prozessautomatisierung durch Zoho Flow und Blueprints kombinierst, erschließt Du das wahre Potenzial Deines Zoho-Systems.
Hör auf, Daten nur zu sammeln. Fange an, sie zu verbinden. Experimentiere, kombiniere und schaffe eine nahtlose Informationslandschaft, die Deinem Team die Einblicke gibt, die es für bessere Entscheidungen braucht.
Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel:
