Zoho CRM, People und Analytics im Tutorial: Live-Sales-Dashboard mit API-Daten gezielt integrieren

Vom Datensilo zum Live-Dashboard: So kombinierst Du Zoho CRM, Analytics und People für maximale Transparenz

Du kennst das sicher: Dein Unternehmen sammelt Unmengen an Daten in verschiedenen Systemen, aber der wahre Einblick in die tägliche Performance fehlt. Besonders im Vertrieb ist es entscheidend, nicht nur Monatsberichte zu wälzen, sondern live zu sehen, was funktioniert und wo es hakt. Standard-Reports im CRM kratzen oft nur an der Oberfläche. Sie zeigen zwar, was passiert ist, aber selten das „Warum“ oder das „Was jetzt“. Die eigentliche Stärke des Zoho-Ökosystems entfaltet sich, wenn Du beginnst, die verschiedenen Apps intelligent miteinander zu verknüpfen und Daten aus unterschiedlichen Quellen auf einer zentralen Plattform zu visualisieren. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du ein dynamisches Sales-Performance-Dashboard aufbaust, das Daten aus Zoho CRM, Zoho People und sogar externen APIs in Zoho Analytics zusammenführt.

Die typische Herausforderung: Ein Praxisbeispiel

Stell Dir ein wachsendes B2B-Dienstleistungsunternehmen vor. Das Vertriebsteam ist in zwei Bereiche unterteilt: Partnermanagement und Direktvertrieb. Für eine wichtige Partner-Kampagne müssen spezielle Kennzahlen getrackt werden, doch die historischen Daten im CRM sind lückenhaft. Lead-Quellen wurden früher anders oder gar nicht erfasst, was eine saubere Auswertung unmöglich macht.

Zusätzlich soll ein „Wallboard“ auf einem großen Monitor im Büro die wichtigsten Tages-KPIs anzeigen. Die aktuelle Version ist jedoch überladen und zeigt teils irreführende Metriken wie hochgerechnete „erwartete Umsätze“, die ein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln. Dem Team fehlen stattdessen einfache, aber entscheidende Informationen: Wie viele Anrufe wurden heute wirklich getätigt? Und wer aus dem Team ist überhaupt gerade aktiv und eingeloggt? Die Herausforderung besteht also darin, ein Dashboard zu schaffen, das drei Kriterien erfüllt:

Genauigkeit: Es muss auf einer sauberen und korrekten Datenbasis beruhen.
Relevanz: Es darf nur die wirklich entscheidenden, handlungsleitenden KPIs anzeigen.
Vollständigkeit: Es soll Daten aus verschiedenen Systemen (Vertrieb, HR) kombinieren, um ein ganzheitliches Bild zu zeichnen.

Schritt-für-Schritt: Dein Weg zum integrierten Performance-Dashboard

Wir bauen dieses Dashboard schrittweise auf. Von der Datenbereinigung über die Erstellung der richtigen Berichte bis hin zur Integration von HR-Daten und externen APIs.

Schritt 1: Die Datenbasis bereinigen mit Zoho DataPrep

„Garbage In, Garbage Out“ – dieses Prinzip gilt uneingeschränkt. Bevor Du aussagekräftige Visualisierungen erstellst, muss die Datenquelle stimmen. In unserem Beispiel sind ältere Kontaktdatensätze aus der Partner-Kampagne nicht korrekt verschlagwortet. Anstatt hunderte Einträge manuell im CRM zu ändern, nutzen wir Zoho DataPrep.

Datenquelle verbinden: Öffne Zoho DataPrep und erstelle einen neuen Arbeitsbereich. Füge als Datenquelle Dein Zoho CRM hinzu und wähle die Module „Kontakte“ und „Leads“ aus.
Transformationsregeln definieren: Importiere die Daten. Du siehst nun eine tabellarische Vorschau. Finde die Spalte „Lead-Quelle“. Das Ziel ist es, alle veralteten oder inkonsistenten Bezeichnungen (z.B. „Partner A“, „Kampagne_alt“) auf einen einzigen, sauberen Wert („Partner-Kampagne Z“) zu vereinheitlichen.
Regel anwenden: Nutze die „Find and Replace“-Funktion oder erstelle eine bedingte Spalte mit einer „CASE“-Anweisung. Eine Regel könnte lauten: WENN `Lead-Quelle` ENTHÄLT „Partner A“ ODER „Kampagne_alt“, DANN SETZE `Lead-Quelle` AUF „Partner-Kampagne Z“.
Daten zurückschreiben: Nachdem Du die Transformationsregeln angewendet und überprüft hast, kannst Du das Ergebnis exportieren. Wähle als Ziel „Zoho CRM“ und konfiguriere DataPrep so, dass es die bestehenden Datensätze mit den bereinigten Daten aktualisiert. Dieser Prozess stellt sicher, dass Deine historischen Daten korrekt sind und zukünftige Analytics-Berichte stimmen.

Schritt 2: Aussagekräftige Berichte in Zoho Analytics erstellen

Nachdem die Daten sauber sind, verbinden wir Zoho CRM als Datenquelle mit Zoho Analytics. Während des Setups kannst Du die Module auswählen, die synchronisiert werden sollen (z.B. Potenziale/Deals, Kontakte, Anrufe).

Nun erstellen wir drei Kernberichte für unser Wallboard:

Bericht 1: Tatsächlich gewonnener Umsatz (statt vager Prognosen)

Der Fokus soll auf Fakten liegen. Anstatt eines potenziellen Umsatzes, der von Wahrscheinlichkeiten abhängt, visualisieren wir den realisierten Umsatz.

Erstelle einen neuen Bericht (z.B. ein Balkendiagramm) in Zoho Analytics.
Wähle das Modul „Potenziale“ (Deals) als Basis.
Ziehe das Feld „Betrag“ auf die Y-Achse und das „Abschlussdatum“ auf die X-Achse (gruppiert nach Monat).
Der entscheidende Filter: Ziehe das Feld „Phase“ (Stage) in den Filterbereich und wähle nur den Wert „Gewonnen“ (oder wie auch immer Deine „Closed Won“-Phase heißt).
Zusätzliche Segmentierung: Um den Umsatz nach Teams zu trennen, ziehe das Feld „Potenzialinhaber“ oder ein benutzerdefiniertes „Team“-Feld in den „Farbe“-Bereich. So siehst Du auf einen Blick, welches Team wie viel beigetragen hat.

Bericht 2: Tägliche Anruf-Aktivität

Ein Wallboard lebt von Echtzeit-Daten. Die tägliche Anruf-Frequenz ist ein wichtiger Frühindikator für den Vertriebserfolg.

Erstelle einen neuen Bericht vom Typ „KPI-Widget“ (auch „Kennzahl“ genannt).
Wähle das Modul „Anrufe“ als Basis.
Ziehe das Feld „Anruf-ID“ (oder ein ähnliches eindeutiges Feld) in den Datenbereich und wähle als Aggregat „Anzahl (Count)“.
Der Zeitfilter: Ziehe das Feld „Anruf-Startzeit“ in den Filterbereich. Wähle als Bedingung „Heute“.
Dupliziere dieses Widget und ändere das Aggregat auf „Summe“ des Feldes „Anrufdauer“, um die gesamte Gesprächszeit des Tages anzuzeigen.

Bericht 3: Wichtige Rollen von unwichtigen trennen

In den Umsatzzahlen tauchen oft Personen auf, die keine Vertriebsrolle haben (z.B. Sprecher bei Events, interne Kontakte). Diese verfälschen die Statistik. Wir filtern sie heraus.

Öffne einen bestehenden Umsatzbericht (wie den aus dem ersten Schritt).
Klicke auf „Bearbeiten“ und gehe zum Filter-Bereich.
Ziehe ein Feld, das die Rolle der Person beschreibt (z.B. ein benutzerdefiniertes Feld „Rolle im Deal“ im Modul Potenziale), in den Filter.
Setze die Bedingung auf „ist nicht in“ (is not in) und wähle die Rollen aus, die ausgeschlossen werden sollen, z.B. „Sprecher“. Dadurch wird die Berechnung sofort genauer.

Schritt 3: Cross-App-Integration – Zoho People Anwesenheitsstatus anzeigen

Jetzt wird es spannend. Wir verlassen die reinen CRM-Daten und integrieren Informationen aus der HR-Abteilung. Die Frage „Wer ist gerade verfügbar?“ beantworten wir, indem wir Zoho People in unser Dashboard integrieren.

Gehe in Zoho Analytics in Deinem Arbeitsbereich auf „Datenquellen“ und klicke auf „Neue Datenquelle hinzufügen“.
Wähle aus der Liste der Zoho Apps „Zoho People“ aus und autorisiere den Zugriff. Wähle die relevanten Formulare aus, insbesondere das „Anwesenheit“-Modul (Attendance).
Erstelle nach der Synchronisierung einen neuen Bericht vom Typ „Tabellenansicht“.
Wähle als Basis das Anwesenheits-Modul aus Zoho People.
Ziehe die Felder „Mitarbeitername“ und „Status“ in die Spalten.
Setze einen Filter: `Status` ist gleich `Eingecheckt` (Check-in).

Füge diese Tabelle nun Deinem Wallboard-Dashboard hinzu. Du hast jetzt eine Live-Liste aller Mitarbeiter, die gerade arbeiten – eine Information, die direkt neben den Sales-KPIs steht und für das Team-Management extrem wertvoll ist.

Schritt 4: Externe Daten via API und Deluge einbinden

Was aber, wenn entscheidende Daten in einem Drittsystem liegen, z.B. einem externen Projektmanagement-Tool oder einer Finanzsoftware? Hier kommen die Zoho-APIs und die Skriptsprache Deluge ins Spiel. Wir können eine Custom Function in Zoho CRM erstellen, die per API-Call Daten aus einem externen System abruft und in ein benutzerdefiniertes Feld im Deal schreibt. Dieses Feld wird dann automatisch mit Zoho Analytics synchronisiert.

Beispielszenario: Du möchtest das aktuell verbrauchte Budget eines Projekts aus einem externen Tool direkt im zugehörigen CRM-Deal sehen.

Deluge Code-Beispiel für eine Custom Function in Zoho CRM:


// Custom Function, die an einen Workflow (z.B. "Deal-Phase ändert sich") gebunden ist
// Argument: dealId (vom CRM-Workflow übergeben)

// Deal-Details abrufen, um die externe Projektnummer zu erhalten
dealDetails = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId);
projektNummer = dealDetails.get("Projektnummer_Custom_Field");

if(projektNummer != null)
{
    // API-Aufruf an ein fiktives externes Projektmanagement-Tool
    externalApiUrl = "https://api.projekt-tool.com/v1/projects/" + projektNummer + "/budget";
    apiHeaders = Map();
    apiHeaders.put("Authorization", "Bearer DEIN_EXTERNER_API_KEY");
    
    // API-Request ausführen
    apiResponse = invokeurl
    [
        url :externalApiUrl
        type :GET
        headers:apiHeaders
    ];
    
    // Antwort verarbeiten und CRM-Feld aktualisieren
    budgetInfo = apiResponse.get("data");
    if(budgetInfo != null)
    {
        aktuellesBudget = budgetInfo.get("actual_budget_used");
        updateMap = Map();
        updateMap.put("Aktuelles_Projektbudget_Custom_Field", aktuellesBudget);
        
        // Den Deal-Datensatz im CRM aktualisieren
        updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Deals", dealId, updateMap);
        info "Budget für Deal " + dealId + " aktualisiert: " + updateResponse;
    }
}

Sobald dieses benutzerdefinierte Feld („Aktuelles_Projektbudget_Custom_Field“) im CRM aktualisiert wird, stehen die Daten nach der nächsten Synchronisation in Zoho Analytics zur Verfügung und können in jedem Bericht verwendet werden.

Tipps und Best Practices

Erstelle einen „Playground“: Bevor Du produktive Dashboards änderst, dupliziere sie. Erstelle eine „Spielwiese“ (z.B. „Sales Dashboard – Test“), auf der Du und Dein Team neue Berichte und Widgets ausprobieren könnt, ohne die produktiven Ansichten zu gefährden.
Konsistente Benennung: Etabliere eine klare Namenskonvention für Berichte und Diagramme. Ein Präfix wie „CH_“ für Charts und „TBL_“ für Tabellen kann helfen, die Übersicht zu behalten.
Performance im Blick behalten: Je mehr Daten und komplexe Formeln Du verwendest, desto länger kann das Laden eines Dashboards dauern. Optimiere, wo es geht: Nutze aggregierte Tabellen (Query Tables) für komplexe Berechnungen und plane die Datensynchronisation intelligent.
Dokumentiere deine Logik: Schreibe in die Beschreibung eines Berichts in Zoho Analytics, welche Filter angewendet wurden und was die Kennzahl genau aussagt. Das hilft neuen Teammitgliedern, die Daten korrekt zu interpretieren.

Weitere Integrationsmöglichkeiten

Dieses Beispiel kratzt nur an der Oberfläche. Denke darüber nach, welche anderen Datenquellen für Deinen Vertrieb relevant sein könnten:

Zoho Books / Zoho Invoice: Vergleiche den im CRM erfassten Umsatz mit den tatsächlich gestellten und bezahlten Rechnungen.
Zoho Flow: Nutze Flow als Vermittler für noch komplexere Workflows, um Daten zwischen Dutzenden von Nicht-Zoho-Apps und Deinem Analytics-Dashboard zu orchestrieren.
Zoho Campaigns: Visualisiere, welche E-Mail-Kampagnen zu den meisten Leads oder Deals geführt haben, indem Du Kampagnendaten mit CRM-Daten verbindest.

Fazit

Ein echtes Performance-Dashboard ist mehr als nur eine Ansammlung von CRM-Diagrammen. Es ist eine kuratierte, integrierte Ansicht der wichtigsten Hebel Deines Unternehmens. Indem Du die Stärken verschiedener Zoho-Anwendungen wie Zoho Analytics, Zoho CRM, Zoho People und Zoho DataPrep kombinierst, schaffst Du eine einzige Quelle der Wahrheit. Du ersetzt vage Annahmen durch harte Fakten und ermöglichst Deinem Team, datengestützte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Der Aufwand, die Datenbasis einmal sauber aufzusetzen und die Systeme zu verbinden, zahlt sich durch Transparenz und eine verbesserte Performance schnell aus.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: Zoho Analytics, Zoho CRM, Zoho People, Zoho DataPrep.