Zoho CRM, Books, API: Tutorial für End-to-End-Vertriebs- und Onboarding-Prozesse

Vom Deal zum Vertrag: Wie Du komplexe Vertriebs- und Onboarding-Prozesse mit Zoho CRM und APIs meisterst

Wenn dein Unternehmen wächst, werden deine Prozesse zwangsläufig komplexer. Das gilt besonders bei der Expansion in neue Märkte oder bei der Einführung von Produkten, die nach dem Verkauf einen detaillierten Onboarding- oder Verifizierungsprozess erfordern. Ein Standard-CRM stößt hier schnell an seine Grenzen. Die typische Herausforderung: Der Vertrieb schließt einen Deal ab, und danach beginnt ein unübersichtlicher Prozess per E-Mail, Excel-Listen oder in einem separaten Ticketsystem. Die Transparenz geht verloren und der Vertrieb weiß nicht, was mit seinem „gewonnenen“ Kunden passiert. In diesem Fachartikel zeigen wir dir, wie du einen solchen End-to-End-Prozess direkt im Zoho-Ökosystem abbilden kannst – von der Umsatzprognose über die Vertragsprüfung bis zur finalen Aktivierung des Kunden, inklusive der Anbindung an externe Systeme.

Die Ausgangslage: Ein Praxisbeispiel aus dem FinTech-Sektor

Stell dir einen expandierenden Zahlungsdienstleister vor. Bisher war das Unternehmen nur im Heimatmarkt aktiv, jetzt expandiert es in ein Nachbarland. Diese Internationalisierung bringt sofort mehrere Herausforderungen mit sich:

Getrennte Buchhaltung: Das neue Land erfordert eine eigene juristische Person und damit eine separate Buchhaltung und Rechnungsstellung.
Komplexes Onboarding: Nach dem „Deal-Gewinn“ beginnt ein mehrstufiger interner Prozess. Dokumente müssen geprüft, KYC-Checks (Know Your Customer) durchgeführt und technische Setups vorgenommen werden. Dieser Prozess wird von einem internen Serviceteam (Innendienst) bearbeitet.
Variable Umsatzberechnung: Der tatsächliche Wert eines Deals hängt nicht von einem einmaligen Betrag ab, sondern von variablen Faktoren wie der Anzahl der Zahlungsterminals und dem erwarteten Transaktionsvolumen. Die Standard-Umsatzprognose im CRM ist ungenau.
Geteilte Team-Verantwortung: Die Zuständigkeit für die neuen Verträge rotiert täglich innerhalb des Innendienst-Teams. Wie kann man das abbilden, ohne ständig Datensätze neu zuzuweisen?

Die Lösung liegt darin, die Stärken verschiedener Zoho-Apps intelligent zu kombinieren und die Prozesse nicht in isolierten Systemen, sondern auf einer zentralen Plattform zu orchestrieren.

Schritt-für-Schritt: Dein Weg zum integrierten End-to-End-Prozess

Schritt 1: Internationale Expansion abbilden mit separater Zoho Books Organisation

Für die getrennte Buchhaltung ist die Lösung einfach, aber fundamental. Während dein Zoho One-Abonnement in der Regel eine Organisation für alle Finanz-Apps enthält, kannst du für neue Märkte oder juristische Einheiten eine zusätzliche Organisation in Zoho Books einrichten. Diese ist zwar kostenpflichtig, aber für die saubere Trennung von Steuern, Währungen und Buchführung unerlässlich. Die Einrichtung ist unkompliziert und schafft die Grundlage dafür, später Rechnungen und Angebote korrekt aus dem jeweiligen Ländersystem zu generieren. Die Daten aus dem CRM können dann über die native Integration gezielt an die richtige Zoho Books-Organisation übergeben werden.

Schritt 2: Die Deal-Pipeline erweitern statt Prozesse auslagern

Die vielleicht wichtigste Entscheidung ist, den Onboarding-Prozess nicht in ein externes System wie Zoho Desk oder ein anderes Ticketsystem auszulagern, sondern die Deal-Pipeline in Zoho CRM zu erweitern. Warum? Transparenz. Der Vertriebsmitarbeiter, der den Deal gewonnen hat, behält die volle Sichtbarkeit und kann nachverfolgen, in welchem Status sich „sein“ Vertrag befindet.

Passe deine Pipeline an und füge nach der Stufe „Abgeschlossen gewonnen“ weitere Stufen hinzu, zum Beispiel:

Vertragsprüfung (Innendienst)
Warte auf Kundendokumente
Technisches Setup
Kunde aktiviert

Dadurch wird der Deal zur zentralen Klammer für den gesamten Kundenlebenszyklus – vom ersten Kontakt bis zum aktiven Vertrag. Alle Beteiligten arbeiten am selben Datensatz, was die Kommunikation und Nachverfolgung massiv vereinfacht.

Schritt 3: Smarte Umsatzprognose mit Deluge Custom Functions

Das Standardfeld „Erwarteter Umsatz“ in Zoho CRM ist oft unzureichend. In unserem Beispiel hängt der Wert von der Anzahl der Terminals und dem Transaktionsvolumen ab. Anstatt diesen Wert manuell schätzen zu lassen, kannst du ihn mit einer einfachen Custom Function (geschrieben in Deluge) automatisch berechnen lassen.

Lege dazu zuerst benutzerdefinierte Felder im Deals-Modul an, z.B. Anzahl_Terminals (Zahl), Volumen_Girokarte_Monat (Währung) und Volumen_Kreditkarte_Monat (Währung).

Erstelle dann eine Workflow-Regel, die bei jeder Bearbeitung eines Deals ausgelöst wird und die folgende Custom Function ausführt:


// Deluge Custom Function zur Berechnung des erwarteten Jahresumsatzes
// dealId wird von der Workflow-Regel übergeben
void calculateExpectedRevenue(int dealId)
{
    // Deal-Datensatz abrufen
    dealDetails = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId);

    // Werte aus den benutzerdefinierten Feldern auslesen
    terminals = ifnull(dealDetails.get("Anzahl_Terminals"), 0);
    giroVolume = ifnull(dealDetails.get("Volumen_Girokarte_Monat"), 0.0);
    creditVolume = ifnull(dealDetails.get("Volumen_Kreditkarte_Monat"), 0.0);

    // Eigene Geschäftslogik für die Umsatzberechnung anwenden
    // Beispiel: Grundgebühr pro Terminal + prozentuale Marge auf Volumen
    terminalFeeMonthly = 15.0; // 15€ pro Terminal pro Monat
    giroMargin = 0.009; // 0.9% Marge
    creditMargin = 0.015; // 1.5% Marge

    // Monatlichen Umsatz berechnen
    monthlyRevenue = (terminals * terminalFeeMonthly) + (giroVolume * giroMargin) + (creditVolume * creditMargin);

    // Jahresumsatz berechnen
    annualRevenue = monthlyRevenue * 12;

    // Das Standardfeld "Amount" (Betrag) im Deal aktualisieren
    updateMap = Map();
    updateMap.put("Amount", annualRevenue);
    updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Deals", dealId, updateMap);
    info updateResponse;
}

Diese Funktion macht deine Pipeline-Prognose nicht nur genauer, sondern spart deinem Vertriebsteam auch manuelle Rechenarbeit.

Schritt 4: Prozesssicherheit durch Zoho CRM Blueprints erzwingen

Um sicherzustellen, dass der Innendienst keinen Schritt im Verifizierungsprozess vergisst, ist ein Blueprint in Zoho CRM das perfekte Werkzeug. Ein Blueprint ist ein digitalisierter Prozess, der vorschreibt, welche Aktionen in welcher Reihenfolge ausgeführt werden müssen.

Für die Stufe „Vertragsprüfung“ könntest du einen Blueprint definieren, der den Mitarbeiter zwingt, eine Checkliste abzuarbeiten, bevor der Deal in die nächste Stufe „Technisches Setup“ verschoben werden kann:

[Checkbox] Handelsregisterauszug geprüft
[Checkbox] Identität des wirtschaftlich Berechtigten verifiziert
[Pflichtfeld] Datum der Bonitätsprüfung (z.B. über eine API zu Diensten wie Creditsafe oder Schufa)

Erst wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird der „Weiter“-Button freigeschaltet. Das schafft eine enorme Prozesssicherheit und stellt die Compliance sicher.

Schritt 5: Team-Zuständigkeiten managen ohne tägliche Neuzuweisung

Die Herausforderung der rotierenden Zuständigkeit im Innendienst ist knifflig. Täglich den „Besitzer“ von 20 Deals zu ändern, ist ineffizient und zerstört die Historie. Hier gibt es bessere Ansätze:

Benutzerdefinierte Ansichten (Custom Views): Erstelle eine Ansicht für das Innendienst-Team, die alle Deals in den relevanten Onboarding-Stufen anzeigt, z.B. „Alle offenen Verträge“. Das Team arbeitet aus dieser geteilten Ansicht heraus. Wer einen Deal bearbeitet, hinterlässt eine Notiz oder führt eine Aktivität aus, die in der Timeline sichtbar ist.
Aufgaben statt Besitz: Anstatt den Deal-Besitzer zu ändern, kann der Vertriebsmitarbeiter eine offene Aufgabe erstellen („Bitte Vertrag prüfen“) und diese dem Innendienst-Team oder einer Sammel-Rolle zuweisen. Tools wie Zoho Projects oder die internen Aufgaben in CRM sind hierfür geeignet.
Kommunikation via Cliq: Integriere Zoho Cliq. Erstelle einen Kanal für den Innendienst, in den automatisch eine Nachricht gepostet wird, sobald ein Deal die Stufe „Vertragsprüfung“ erreicht. So wird das ganze Team informiert und derjenige, der an diesem Tag zuständig ist, kann den Fall übernehmen.

Tipps und Best Practices

Starte einfach, automatisiere später: Bilde den Prozess zuerst manuell in der Pipeline ab. Wenn die Schritte klar und etabliert sind, beginne mit der Automatisierung durch Workflows, Blueprints und Custom Functions. Diesen Ansatz des „Enablings“ solltest du auch verfolgen, wenn du mit externen Beratern arbeitest: Lass dir die Werkzeuge zeigen, aber übernimm die Fleißarbeit der Detaileinrichtung selbst.
Nutze Layout-Regeln: Um die unterschiedlichen Anforderungen für In- und Ausland (DE/AT im Beispiel) abzubilden, verwende Layout-Regeln in Zoho CRM. Basierend auf dem Feld „Land“ kannst du spezifische Felder (z.B. „USt-IdNr.“ für DE, „UID-Nummer“ für AT) ein- oder ausblenden. Das hält die Benutzeroberfläche sauber.
Denke in APIs und Webhooks: Dein Zoho-System ist keine Insel. Sobald ein Deal die Stufe „Technisches Setup“ erreicht, könnte ein Webhook ausgelöst werden. Dieser sendet eine JSON-Payload an ein externes System – sei es dein eigenes Backend, ein Service wie Zapier oder Zoho Flow – um dort automatisch einen Nutzer-Account anzulegen oder ein Projekt in Jira oder Zoho Sprints zu erstellen.


// Beispiel: JSON-Payload eines Webhooks bei Stufenwechsel
{
  "deal_id": "123456789012345",
  "deal_name": "Neues Terminal-Setup für Beispiel GmbH",
  "stage": "Technisches Setup",
  "account_name": "Beispiel GmbH",
  "contact_email": "[email protected]",
  "products": [
    {
      "product_name": "Payment Terminal X200",
      "quantity": 5
    }
  ],
  "setup_details": "Standardkonfiguration, Versand an Hauptstandort"
}

Zusätzliche Integrationsmöglichkeiten im Zoho-Ökosystem

Der hier skizzierte Prozess ist nur der Anfang. Du kannst ihn mit weiteren Apps anreichern:

Zoho Sign & Zoho Contracts: Erstelle und versende Verträge automatisch aus dem Deal heraus, sobald alle internen Prüfungen abgeschlossen sind.
Zoho WorkDrive: Lege per Skript automatisch eine Ordnerstruktur für jeden neuen Vertrag an, um alle relevanten Dokumente zentral abzulegen.
Zoho Analytics: Analysiere die Durchlaufzeiten. Wie lange bleibt ein Deal durchschnittlich in der Stufe „Vertragsprüfung“? Wo gibt es Engpässe im Onboarding-Prozess? So kannst du deine Abläufe datengestützt optimieren.

Fazit: Eine Plattform, ein Prozess

Die wahre Stärke des Zoho-Ökosystems liegt nicht in den einzelnen Apps, sondern in ihrer nahtlosen Kombination. Indem du einen komplexen, abteilungsübergreifenden Prozess wie das Kunden-Onboarding auf einer einzigen Plattform zentralisierst, schaffst du Transparenz, erhöhst die Effizienz und reduzierst Fehler. Du brichst die Silos zwischen Vertrieb, Innendienst und Technik auf und schaffst einen durchgängigen, nachvollziehbaren Prozess.

Anstatt in starren Systemen zu denken, nutze die Flexibilität von Tools wie erweiterten Pipelines, Blueprints, Custom Functions und der API-Integration, um die Software an deine einzigartigen Geschäftsprozesse anzupassen – und nicht umgekehrt.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: