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Zoho CRM Blueprints und Zoho Books im Kontakte-Modul für Verkaufsprozesse lernen

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Zoho CRM optimieren: Verkaufs-Pipeline direkt im Kontakte-Modul abbilden – Wann ist das sinnvoll?

Du nutzt Zoho CRM und fragst dich, wie du deine Vertriebsprozesse noch schlanker und effizienter gestalten kannst? Standardmäßig wird der Verkaufsprozess oft über das Modul „Deals“ (Opportunities) abgewickelt, das eng mit dem Kontakte-Modul verknüpft ist. Doch was, wenn dein Geschäftsmodell oder deine internen Abläufe von einer direkten Abbildung der Verkaufschancen im Kontakte-Modul profitieren könnten? Dieser Artikel zeigt dir, wie du genau das umsetzen kannst, welche Vorteile es bringt und wo die Herausforderungen liegen.

Die Idee, auf das separate Deals-Modul zu verzichten und stattdessen den gesamten Verkaufszyklus über Blueprints und benutzerdefinierte Felder im Kontakte-Modul zu steuern, mag unkonventionell erscheinen. Doch für bestimmte Anwendungsfälle kann dieser Ansatz eine erhebliche Vereinfachung und Zeitersparnis bedeuten. Insbesondere wenn deine Kunden typischerweise nur ein Hauptprodukt oder eine klar definierte Dienstleistung erwerben und nicht mehrere unterschiedliche Deals parallel pro Kontakt laufen, kann dieser Weg sehr charmant sein.

Warum ist das Thema wichtig für Zoho-Nutzer? Welche typische Herausforderung wird behandelt?

Viele Zoho-Nutzer, insbesondere in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) oder bei spezifischen Dienstleistungsangeboten (z.B. Coaching, hochpreisige Kurse, spezialisierte Beratung), stehen vor der Herausforderung, dass die Pflege von Informationen sowohl im Kontakt- als auch im Deal-Modul als redundant empfunden wird. Mitarbeiter müssen oft zwischen zwei Masken wechseln, Daten doppelt im Blick behalten oder Status an zwei Stellen aktualisieren. Das kostet Zeit, kann zu Fehlern führen und das Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter verkomplizieren.

Die typische Herausforderung ist also: Wie reduziere ich die Komplexität im Vertriebsalltag und sorge dafür, dass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort – dem Kontakt – gebündelt sind, ohne die Nachverfolgbarkeit und Steuerbarkeit des Verkaufsprozesses zu verlieren?

Praxisbeispiel beschreiben (neutral formuliert)

Stell dir vor, du bietest eine exklusive Masterclass oder ein intensives Erstberatungs-Paket an. Ein Interessent wird zum Kontakt in deinem Zoho CRM. Nach einem ersten Qualifizierungsgespräch (nennen wir es „VG0“) entscheidest du, ob der Kontakt ein potenzieller Kunde für deine Masterclass ist. Üblicherweise würdest du jetzt eine Opportunity (Deal) erstellen und dort die verschiedenen Verkaufsphasen (Pipeline-Stufen) durchlaufen.

In unserem optimierten Ansatz verzichten wir auf diesen Schritt. Stattdessen definieren wir die Verkaufsphasen direkt im Kontakt-Modul über ein benutzerdefiniertes Feld und steuern den Ablauf über einen oder mehrere Blueprints. Der Mitarbeiter arbeitet ausschließlich in der Kontaktmaske, was den Prozess deutlich verschlankt. Alle relevanten Informationen, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss und darüber hinaus, sind an einem Ort gebündelt.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lösung

Gehen wir nun die konkreten Schritte durch, um deinen Verkaufsprozess im Kontakte-Modul abzubilden:

1. Analyse deiner Produkte und Verkaufsprozesse

Passt dieser Ansatz zu deinem Unternehmen? Wenn ein Kunde typischerweise nur ein Hauptprodukt oder eine Dienstleistung kauft (z.B. eine Masterclass, ein spezifisches Software-Abonnement), ist die Vereinfachung oft sinnvoll. Wenn Kunden regelmäßig mehrere, unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen parallel erwerben, die jeweils eigene Verkaufschancen darstellen, ist das klassische Deals-Modul meist besser geeignet.

2. Benutzerdefiniertes Feld für Verkaufsphasen im Kontakte-Modul anlegen

Im Zoho CRM navigierst du zu Setup > Anpassung > Module und Felder > Kontakte > Felder. Erstelle ein neues Feld:

  • Feldbezeichnung: z.B. „Verkaufsphase Kunde“ oder „Deal-Status Kontakt“
  • Feldtyp: Auswahlliste (Picklist)
  • Werte der Auswahlliste: Definiere hier deine Verkaufsphasen, analog zu deiner bisherigen Opportunity-Pipeline. Beispiele:
    • Lead qualifiziert
    • Bedarfsanalyse durchgeführt
    • Angebot erstellt
    • Verhandlung
    • Formular/Vertrag zugesandt
    • Gewonnen – Onboarding startet
    • Verloren – Grund X
    • Kein Interesse nach Erstkontakt

Dieses Feld wird der zentrale Indikator für den Fortschritt im Verkaufsprozess des Kontakts.

3. Blueprints im Kontakte-Modul entwerfen

Blueprints in Zoho CRM ermöglichen es dir, Prozesse zu definieren und zu erzwingen. Du kannst einen oder mehrere Blueprints im Kontakte-Modul erstellen, um den Verkaufszyklus abzubilden.

Beispiel für einen zweistufigen Blueprint-Ansatz:

  • Blueprint 1: Qualifizierung & Erstinteresse
    • Start: Neuer Kontakt oder bestimmter Lead-Status.
    • Phasen (gesteuert durch das Standardfeld „Kontaktstatus“ oder ein eigenes Qualifizierungsfeld): „Offen“, „Kontaktiert“, „Qualifizierungsgespräch vereinbart“, „Qualifiziert (Interesse an Produkt A)“.
    • Transitions: Buttons, die den Kontakt in die nächste Phase bewegen und Aktionen auslösen (z.B. Aufgabe erstellen, E-Mail senden).
    • Ende: Wenn der Kontakt z.B. als „Qualifiziert (Interesse an Produkt A)“ markiert wird oder kein Interesse zeigt.
  • Blueprint 2: Aktiver Verkaufsprozess (basierend auf deinem neuen Feld „Verkaufsphase Kunde“)
    • Start: Wird automatisch ausgelöst, wenn Blueprint 1 mit „Qualifiziert (Interesse an Produkt A)“ endet, oder manuell.
    • Phasen (gesteuert durch dein benutzerdefiniertes Feld „Verkaufsphase Kunde“): „Angebot erstellt“, „Verhandlung“, „Gewonnen“, „Verloren“.
    • Transitions: Buttons, die den Status im Feld „Verkaufsphase Kunde“ ändern und Aktionen auslösen können. Z.B. bei „Gewonnen“: Erstelle Rechnung in Zoho Books (siehe Codebeispiel).

Die Koordination der Übergänge zwischen den Blueprints oder den übergeordneten Prozessstufen erfordert Sorgfalt. Beispielsweise könnte eine Transition im ersten Blueprint („Interesse an Masterclass bestätigt“) den ersten Blueprint abschließen und den zweiten Blueprint für den eigentlichen Verkaufsprozess starten.

4. Datenmigration (falls notwendig)

Wenn du bereits das Deals-Modul nutzt und umsteigen möchtest, musst du dir überlegen, wie du relevante Informationen von bestehenden offenen Deals zu den Kontakten überträgst. Dies könnte bedeuten, den aktuellen Status eines Deals in dein neues benutzerdefiniertes Feld im Kontakt zu schreiben und wichtige Notizen oder Aktivitäten zu migrieren.

5. Anpassungen für Reporting (Zoho Analytics) und Buchhaltung (Zoho Books)

Da das Standard-Deals-Modul spezifische Integrationen mit Zoho Analytics und Zoho Books hat, musst du hier möglicherweise Anpassungen vornehmen:

  • Zoho Analytics: Standard-Deal-Berichte funktionieren nicht mehr. Du musst benutzerdefinierte Berichte erstellen, die auf dem Kontakte-Modul und deinem neuen Feld „Verkaufsphase Kunde“ basieren. Das ist absolut machbar, erfordert aber eine Einarbeitung in die Berichtsgestaltung von Zoho Analytics basierend auf CRM-Kontaktdaten. Möglicherweise musst du Daten über Custom Functions oder geplante Synchronisierungen in spezielle Tabellen in Analytics pushen, um Deal-ähnliche Strukturen nachzubilden.
  • Zoho Books: Rechnungen können direkt aus dem Kontakt-Modul erstellt werden. Wenn du jedoch spezifische Automatisierungen hattest, die auf Deal-Abschlüssen basierten (z.B. automatische Rechnungserstellung), musst du diese Logik über Custom Functions im Blueprint des Kontakts nachbilden.

Codebeispiele

Hier einige Beispiele, wie du Custom Functions (Deluge-Skripte) in deinen Blueprints oder Workflows im Kontakte-Modul nutzen kannst:

Beispiel 1: Rechnung in Zoho Books erstellen bei „Gewonnen“

Angenommen, eine Transition in deinem zweiten Blueprint im Kontakte-Modul setzt das Feld „Verkaufsphase Kunde“ auf „Gewonnen“. Du kannst eine Custom Function auslösen, die eine Rechnung in Zoho Books erstellt.


// Custom Function im Kontakte-Blueprint (Transition "Gewonnen")
// Argument: contactId (wird vom Blueprint übergeben)

contactDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId.toLong());
if(contactDetails.get("id") != null)
{
    // Produktinformationen könnten aus dem Kontakt oder fest codiert sein
    // Hier ein einfaches Beispiel für ein Produkt/Dienstleistung
    itemName = "Masterclass Teilnahme";
    itemRate = 500.00; // Preis
    quantity = 1;
    accountId = "DEINE_PRODUKT_ACCOUNT_ID_IN_BOOKS"; // Ertrags-Konto ID in Zoho Books
    taxId = "DEINE_STEUER_ID_IN_BOOKS"; // z.B. USt. 19%

    // Kundeninformationen für Zoho Books
    customerName = contactDetails.get("Full_Name");
    customerEmail = contactDetails.get("Email");
    
    // Rechnungszeilen vorbereiten
    lineItemsList = List();
    lineItem = Map();
    lineItem.put("name", itemName);
    lineItem.put("rate", itemRate);
    lineItem.put("quantity", quantity);
    lineItem.put("account_id", accountId); 
    if (taxId != null && taxId != "") {
        lineItem.put("tax_id", taxId);
    }
    lineItemsList.add(lineItem);
    
    // Rechnungsdaten vorbereiten
    invoiceData = Map();
    invoiceData.put("customer_name", customerName); // Oder suche Customer ID, falls vorhanden
    // Falls der Kunde bereits in Books existiert, verwende customer_id
    // invoiceData.put("customer_id", books_customer_id); 
    invoiceData.put("contact_persons", [{"email": customerEmail, "is_primary_contact": true}]);
    invoiceData.put("line_items", lineItemsList);
    invoiceData.put("date", zoho.currentdate);
    invoiceData.put("due_date", zoho.currentdate.addDay(14)); // Fällig in 14 Tagen

    // Erstelle Rechnung in Zoho Books (Organisation muss konfiguriert sein)
    // Ersetze "YOUR_ORGANIZATION_ID" mit deiner Zoho Books Organisations-ID
    createInvoice = zoho.books.createRecord("invoices", "YOUR_ORGANIZATION_ID", invoiceData);
    info createInvoice;

    // Optional: Rechnungsnummer im CRM-Kontakt speichern
    if(createInvoice.get("invoice") != null && createInvoice.get("invoice").get("invoice_id") != null)
    {
        invoiceIdBooks = createInvoice.get("invoice").get("invoice_id");
        invoiceNumberBooks = createInvoice.get("invoice").get("invoice_number");
        updateMap = Map();
        updateMap.put("Zoho_Books_Invoice_ID", invoiceIdBooks);
        updateMap.put("Zoho_Books_Rechnungsnummer", invoiceNumberBooks); // Benutzerdefiniertes Feld
        zoho.crm.updateRecord("Contacts", contactId.toLong(), updateMap);
    }
}

Beispiel 2: Daten an externes System via Webhook senden

Wenn ein Kontakt eine bestimmte Phase erreicht (z.B. „Formular/Vertrag zugesandt“), möchtest du vielleicht Daten an ein externes Tool senden (z.B. eine Plattform für Vertragsmanagement oder eine Lernplattform wie TrainerCentral).


// Custom Function im Kontakte-Blueprint
// Argument: contactId

contactDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId.toLong());
if(contactDetails.get("id") != null)
{
    externalApiUrl = "https://api.externesystem.com/neuer-kunde"; // Beispiel URL
    apiKey = "DEIN_API_SCHLUESSEL";

    payload = Map();
    payload.put("firstName", contactDetails.get("First_Name"));
    payload.put("lastName", contactDetails.get("Last_Name"));
    payload.put("email", contactDetails.get("Email"));
    payload.put("produkt", "Masterclass XYZ"); // Produktinformationen

    params = Map();
    params.put("authtoken", apiKey); // Oder Header, je nach API

    // Sende Daten via POST Request
    response = invokeurl
    [
        url :externalApiUrl
        type :POST
        parameters:payload.toString() // Oft als JSON String
        headers: {"Content-Type":"application/json", "Authorization":"Bearer " + apiKey} // Beispiel Header
        // connection: "deine_webhook_verbindung" // Falls Verbindung in Zoho Flow/CRM eingerichtet
    ];
    info response;
}

Wichtig: Die genaue Struktur des Payloads und die Authentifizierungsmethode (API-Key im Parameter, Header, OAuth) hängen vom externen System ab.

Tipps und Best Practices

  • Klare Definition der Phasen: Definiere die Werte für dein benutzerdefiniertes Verkaufsphasen-Feld und die Blueprint-Stufen präzise. Jeder im Team muss verstehen, was jede Phase bedeutet.
  • Saubere Blueprint-Logik: Gestalte die Übergänge (Transitions) in deinen Blueprints logisch und benutzerfreundlich. Überfrachte sie nicht mit zu vielen Pflichtfeldern auf einmal.
  • Schulung der Mitarbeiter: Auch wenn der Prozess vereinfacht wird, ist eine klare Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter über den neuen Ablauf unerlässlich.
  • Testen, Testen, Testen: Bevor du live gehst, teste den gesamten Prozess gründlich in einer Sandbox-Umgebung (falls verfügbar) oder mit Testkontakten.
  • Reversibilität bedenken: Die gute Nachricht ist: Diese Entscheidung ist meist reversibel. Sollte dein Unternehmen wachsen und sich die Anforderungen ändern, kannst du später immer noch (wieder) auf das Deals-Modul umsteigen. Die bis dahin im Kontakt gesammelten Daten bleiben wertvoll.
  • Integrationen im Blick behalten: Denke frühzeitig darüber nach, wie sich diese Änderung auf andere verbundene Systeme oder Apps auswirkt (z.B. Zoho Marketing Automation, Zoho Campaigns, Zoho Forms für Lead-Generierung). Oft lassen sich Trigger und Aktionen einfach anpassen.
  • Skalierbarkeit von Custom Functions: Schreibe deine Deluge-Skripte modular und gut kommentiert. Nutze Verbindungen (Connections) für API-Aufrufe, um Zugangsdaten sicher zu verwalten.

Zusätzliche Hinweise und Erweiterungen

  • Zoho Flow: Für komplexere Automatisierungen, die mehrere Apps (Zoho oder Drittanbieter) einbeziehen, kann Zoho Flow eine mächtige Ergänzung sein. Du könntest einen Flow erstellen, der auf einer bestimmten Phase im Kontakt-Blueprint getriggert wird und dann eine Kette von Aktionen in Zoho Books, Zoho Projects (z.B. Projekt für neuen Kunden anlegen) und Zoho Cliq (Benachrichtigung an das Team) auslöst.
  • Workflows und Automatisierungsregeln: Neben Blueprints kannst du weiterhin die Standard-Automatisierungsregeln im Zoho CRM nutzen, um z.B. bei Erreichen einer bestimmten „Verkaufsphase Kunde“ automatisch E-Mail-Benachrichtigungen zu senden oder Aufgaben zu erstellen.
  • Zoho SalesIQ: Wenn du Live-Chat auf deiner Webseite nutzt, stelle sicher, dass die Informationen über Leads und deren Status korrekt an das (nun zentrale) Kontakte-Modul übergeben werden.
  • Zoho Catalyst: Für sehr fortgeschrittene, serverseitige Logik oder Microservices, die weit über einfache Custom Functions hinausgehen, bietet sich Zoho Catalyst als Backend-Plattform an. Damit könntest du z.B. komplexe Berechnungen oder Integrationen mit Legacy-Systemen realisieren, die auf Änderungen im Kontaktstatus reagieren.

Fazit

Die Abbildung deiner Verkaufsprozesse direkt im Kontakte-Modul von Zoho CRM ist ein progressiver Ansatz, der für viele Unternehmen mit passenden Produktstrukturen erhebliche Vorteile in Sachen Effizienz und Benutzerfreundlichkeit bringen kann. Es erfordert eine sorgfältige Planung, insbesondere bei der Definition der Phasen, der Blueprint-Logik und der Anpassung von Berichten und Integrationen (z.B. mit Zoho Books und Zoho Analytics).

Der Schlüssel liegt darin, die Flexibilität von Zoho zu nutzen: Benutzerdefinierte Felder, Blueprints, Custom Functions (Deluge), APIs und Webhooks erlauben es dir, das System genau an deine Bedürfnisse anzupassen. Die Zeitersparnis für deine Mitarbeiter und die Reduktion von Komplexität können den initialen Einrichtungsaufwand schnell wettmachen. Überlege dir, ob dieser „Alles im Kontakt“-Ansatz auch für dich eine „saukool“ Optimierung sein könnte!

Verwendete Zoho Apps in diesem Konzept:

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