Zoho CRM, Analytics, Flow: Lead-Weitergabe und Anruftranskripte automatisieren

Vom Kaltakquise-Anruf zum Abschluss: Ein smarter Sales-Workflow mit Zoho CRM, Analytics und externen APIs

Im Vertrieb zählt jede Minute. Besonders in Unternehmen mit einem zweistufigen Vertriebsprozess – wo ein Team für die Kaltakquise und Terminvereinbarung zuständig ist und ein anderes Team die qualifizierten Leads übernimmt – sind reibungslose Übergaben und glasklare Daten entscheidend. Manuelle Prozesse, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Einblicke in die Performance können schnell zu Frustration und verpassten Chancen führen. Genau hier spielt das Zoho-Ökosystem seine Stärken aus: Es ermöglicht Dir, einen durchgängigen, automatisierten und datengestützten Workflow zu bauen, der nicht nur interne Prozesse optimiert, sondern sich auch nahtlos mit externen Diensten verbindet. Dieser Artikel zeigt Dir praxisnah, wie Du einen solchen Prozess aufsetzt und so die Effizienz Deines Vertriebs nachhaltig steigerst.

Das Praxisbeispiel: Ein zweistufiger Vertriebsprozess

Stell Dir ein typisches Szenario in einem B2B-Unternehmen vor. Dein Vertrieb ist in zwei spezialisierte Teams aufgeteilt:

Sales Development Representatives (SDRs): Dieses Team ist für die Kaltakquise verantwortlich. Ihre Hauptaufgabe ist es, eine große Anzahl an Leads zu kontaktieren, Entscheider zu identifizieren, Bedarf zu wecken und schlussendlich einen qualifizierten Termin für das Sales-Team zu buchen. Die Arbeit ist oft von hoher Anruffrequenz und einer geringen Erfolgsquote geprägt.
Account Executives (AEs): Sobald ein SDR einen Termin gebucht hat, übernimmt ein AE. Dieses Team ist für die Produktdemonstration, die Verhandlung und den Vertragsabschluss zuständig. Ihre Zeit ist wertvoll und sollte ausschließlich für vielversprechende, vorqualifizierte Leads genutzt werden.

Die zentrale Herausforderung liegt im Übergabepunkt: Wie stellst Du sicher, dass der AE alle relevanten Informationen vom SDR erhält? Wie wird der Lead-Besitz automatisch und nachvollziehbar übertragen? Und wie behältst Du als Management den Überblick über die Performance beider Teams?

Schritt-für-Schritt: Dein automatisierter Sales-Workflow

Lass uns diesen Prozess nun gemeinsam in Zoho aufbauen. Wir nutzen eine Kombination aus Zoho CRM für das Lead-Management, Zoho Analytics für die Auswertung und Custom Functions für die individuelle Anpassung.

Schritt 1: Das Fundament in Zoho CRM einrichten

Zuerst schaffen wir die Datengrundlage in Zoho CRM. Sorge dafür, dass Du die richtigen Felder und Benutzerrollen hast:

Benutzerrollen: Definiere Rollen wie „SDR“ und „Account Executive“. Über die Rollen steuerst Du die Zugriffsrechte. Ein AE muss vielleicht nur seine eigenen Leads sehen, während ein SDR zur Koordination auch die Leads sehen sollte, die bereits übergeben wurden.
Benutzerdefinierte Felder: Lege im Modul „Leads“ ein Picklistenfeld wie „Lead-Status“ an. Wichtige Werte sind hier z.B. „Nicht kontaktiert“, „In Bearbeitung“, „Nicht erreicht“, „Termin gebucht“, „Qualifiziert“ und „Disqualifiziert“.
Aufgaben- und Terminmodule: Stelle sicher, dass Deine Teams das Aufgaben- und Terminmodul aktiv nutzen, um Wiedervorlagen und gebuchte Termine sauber zu dokumentieren.

Schritt 2: Die automatisierte Übergabe per Workflow-Regel

Das Herzstück unserer Automatisierung ist eine Workflow-Regel in Zoho CRM. Diese Regel sorgt dafür, dass ein Lead automatisch dem richtigen AE zugewiesen wird, sobald der SDR einen Termin gebucht hat.

Gehe zu Einstellungen > Automatisierung > Workflow-Regeln und erstelle eine neue Regel für das Modul „Leads“.

Auslöser: Wähle „Bei einer Datensatzaktion“ und „Bearbeiten“.
Bedingung: Die Regel soll ausgeführt werden, wenn das Feld „Lead-Status“ auf „Termin gebucht“ geändert wird.
Sofortaktionen:
1. Feld-Aktualisierung: Wähle die Aktion „Feld aktualisieren“ und ändere den „Lead-Besitzer“ auf den entsprechenden Account Executive. Du kannst hier feste Zuweisungen oder Round-Robin-Logiken implementieren.
2. E-Mail-Benachrichtigung: Erstelle eine E-Mail-Benachrichtigung, die an den neuen Lead-Besitzer (den AE) gesendet wird. Diese E-Mail sollte alle wichtigen Informationen und einen direkten Link zum Lead-Datensatz enthalten.

Mit dieser einfachen Regel ist der Übergabeprozess bereits automatisiert. Kein manuelles Zuweisen, keine vergessenen E-Mails.

Schritt 3: Das Cockpit – Ein Dashboard in Zoho Analytics

Um die Performance im Blick zu behalten, erstellen wir ein Dashboard in Zoho Analytics. Verbinde dazu Dein Zoho CRM als Datenquelle mit Analytics.

Erstelle folgende aussagekräftige Berichte und füge sie einem „Sales Team“-Dashboard hinzu:

Anruf-Aktivität (SDR): Eine KPI-Kachel, die die Anzahl der getätigten Anrufe dieser Woche im Vergleich zur Vorwoche anzeigt.
Gebuchte Termine (SDR): Ein Balkendiagramm, das die Anzahl der gebuchten Termine pro SDR in diesem Monat im Vergleich zum Vormonat darstellt.
Lead-Pool-Status: Ein Kuchendiagramm, das den gesamten Lead-Pool nach Status aufschlüsselt („Nicht kontaktiert“, „In Bearbeitung“ etc.). Das zeigt Dir auf einen Blick, ob Du neue Leads generieren musst.
Conversion Rate (SDR zu AE): Eine Kennzahl, die das Verhältnis von kontaktierten Leads zu gebuchten Terminen berechnet.

Dieses Dashboard gibt Deinem Team und Dir eine transparente, datenbasierte Grundlage für Entscheidungen und Coaching.

Schritt 4: Mehr Effizienz für den AE – Custom Buttons mit Deluge

Nach der Übergabe braucht der AE schnelle und einfache Wege, den Lead-Status zu aktualisieren. Statt sich durch Menüs zu klicken, erstellen wir ihm benutzerdefinierte Buttons direkt im Lead-Datensatz. Ein typischer Anwendungsfall ist das Erstellen einer Wiedervorlage, wenn ein Kunde nicht erreicht wurde.

Gehe zu Einstellungen > Anpassung > Module und Felder > Leads > Links und Schaltflächen und erstelle einen neuen Button.

Beispiel: Button „Neue Wiedervorlage“

Dieser Button soll automatisch eine Aufgabe für den AE erstellen, die in 3 Tagen fällig ist. Als Skriptsprache nutzen wir Deluge.


// Deluge-Skript für einen Custom Button in Zoho CRM

// 1. ID des aktuellen Lead-Datensatzes abrufen
leadId = input.leadId;

// 2. Details des Leads abrufen, um den Namen zu verwenden
leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId);
leadName = leadDetails.get("Full_Name");
companyName = leadDetails.get("Company");

// 3. Fälligkeitsdatum auf in 3 Tagen setzen
dueDate = zoho.currentdate.addDays(3);

// 4. Eine neue Aufgabe erstellen und mit dem Lead verknüpfen
taskMap = Map();
taskMap.put("Subject", "Wiedervorlage: " + leadName + " von " + companyName);
taskMap.put("Due_Date", dueDate);
taskMap.put("Owner", zoho.loginuserid); // Aufgabe dem aktuellen Benutzer zuweisen
taskMap.put("What_Id", leadId); // Verknüpfung mit dem Lead-Datensatz
taskMap.put("$se_module", "Leads");

// 5. API-Aufruf zum Erstellen der Aufgabe
createTask = zoho.crm.createRecord("Tasks", taskMap);
info createTask;

// 6. Erfolgsmeldung für den Benutzer zurückgeben
return "Wiedervorlage-Aufgabe für in 3 Tagen wurde erfolgreich erstellt.";

Solche Buttons vereinfachen den Arbeitsalltag Deines Teams enorm und stellen sicher, dass Aktionen systemisch erfasst und nicht nur in Notizen versteckt werden.

Integrationen: Über den Tellerrand von Zoho hinausblicken

Die wahre Stärke einer Plattform zeigt sich in ihrer Offenheit. Dein Vertriebsprozess lässt sich durch die Anbindung externer APIs und Dienste noch weiter optimieren.

Szenario 1: Anruftranskripte automatisch importieren

Dein Team nutzt eine VoIP-Lösung, die Anrufe aufzeichnen und transkribieren kann. Anstatt die Transkripte manuell zu suchen, kannst Du sie per Webhook automatisch an den passenden Lead in Zoho CRM anhängen lassen. Dienste wie AssemblyAI, Deepgram oder die OpenAI Whisper API bieten solche Funktionen.

Der technische Ablauf:

Dein Transkriptionsdienst sendet nach jedem Anruf einen Webhook (einen HTTP POST Request) an eine von Dir definierte URL.
Diese URL zeigt auf eine Funktion in Zoho Flow oder eine serverlose Funktion in Zoho Catalyst.
Die Funktion empfängt die Daten (z.B. Anrufernummer, Transkript, Link zur Aufnahme), sucht in Zoho CRM nach der passenden Telefonnummer und hängt das Transkript als Notiz an den Lead-Datensatz an.

Ein simples Deluge-Skript in einer Zoho-Funktion zum Empfangen eines Webhooks könnte so aussehen:


// Deluge-Skript zum Empfangen von Webhook-Daten

// 1. Eingehende POST-Daten aus dem Webhook extrahieren
webhookData = param_map.get("postBody").toMap();
callerNumber = webhookData.get("caller_phone");
transcriptText = webhookData.get("transcript");
recordingUrl = webhookData.get("recording_url");

// 2. Lead in Zoho CRM anhand der Telefonnummer suchen
searchResponse = zoho.crm.searchRecords("Leads", "(Phone:equals:" + callerNumber + ")");

// 3. Wenn ein Lead gefunden wird, eine Notiz hinzufügen
if(searchResponse.size() > 0)
{
    leadId = searchResponse.get(0).get("id");
    noteContent = "Anruftranskript:n" + transcriptText + "nnAufnahme: " + recordingUrl;
    
    noteMap = Map();
    noteMap.put("Note_Title", "Automatisches Anruftranskript");
    noteMap.put("Note_Content", noteContent);
    noteMap.put("Parent_Id", leadId);
    noteMap.put("$se_module", "Leads");
    
    createNote = zoho.crm.createRecord("Notes", noteMap);
    info createNote;
}

return "Webhook processed successfully.";

Szenario 2: KI-gestützte Lead-Anreicherung

Die SDRs verbringen oft wertvolle Zeit damit, vor einem Anruf den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen zu recherchieren. Diesen Prozess kannst Du mit der OpenAI API (ChatGPT) und einer Search API wie SerpApi teilautomatisieren.

Erstelle einen Custom Button „Entscheider finden“. Dieser löst eine Funktion aus, die:

Den Firmennamen und die Branche aus dem Lead-Datensatz entnimmt.
Eine Anfrage an die OpenAI API sendet, z.B.: „Wer ist typischerweise der Entscheider für [Produkt/Dienstleistung] in einem Unternehmen wie [Firmenname] in der [Branche]? Gib mir die Job-Bezeichnung.“
Optional kann eine weitere API-Anfrage die Google-Suche nutzen, um eine Person mit dieser Job-Bezeichnung bei der Firma zu finden.
Das Ergebnis wird in ein benutzerdefiniertes Feld in Zoho CRM geschrieben.

Auch wenn das Ergebnis nicht immer 100%ig perfekt ist, kann es Deinem Team wertvolle Minuten pro Lead sparen.

Tipps und Best Practices

Fokus auf Datenhygiene: Die beste Automatisierung scheitert an schlechten Daten. Etabliere klare Regeln für die Dateneingabe und führe regelmäßige Bereinigungen durch.
Onboarding ist entscheidend: Ein neues System oder ein neuer Prozess funktioniert nur, wenn die Anwender ihn verstehen und akzeptieren. Plane ausreichend Zeit für die Einarbeitung Deiner Mitarbeiter ein und hole ihr Feedback aktiv ein.

–Motivation nicht vergessen: Besonders in der Kaltakquise kann die Motivation schwanken. Nutze die Dashboards nicht nur zur Kontrolle, sondern auch, um Erfolge sichtbar zu machen und das Team zu motivieren. Technologische Unterstützung kann den Prozess erleichtern, ersetzt aber kein gutes Coaching und Leadership.

Iterativ vorgehen: Beginne mit einem einfachen, robusten Prozess. Sammle Erfahrungen und füge dann schrittweise weitere Automatisierungen und Integrationen hinzu. Versuche nicht, von Anfang an alles perfekt zu machen.

Fazit

Ein zweistufiger Vertriebsprozess lässt sich mit den Bordmitteln von Zoho und der intelligenten Anbindung externer Dienste hocheffizient gestalten. Durch die Automatisierung der Lead-Übergabe, die Visualisierung von KPIs und die Vereinfachung von Routineaufgaben durch Custom Buttons schaffst Du einen Workflow, der Dein Team entlastet und die Konzentration auf das Wesentliche lenkt: den erfolgreichen Abschluss. Die wahre Kraft entfaltet sich, wenn Du Zoho nicht als isoliertes Werkzeug, sondern als offene Plattform begreifst, die sich nahtlos in Deine gesamte Technologielandschaft einfügt. Damit baust Du nicht nur einen Prozess, sondern einen echten Wettbewerbsvorteil auf.

Verwendete Zoho Apps in diesem Beispiel:

Zoho CRM
Zoho Analytics
Zoho Flow oder Zoho Catalyst (für Webhook-Verarbeitung)