Zoho Analytics und Zoho CRM mit ERP-API: Vertriebs-Dashboard Tutorial

Praxis-Guide: Aussagekräftige Vertriebs-Dashboards mit Zoho Analytics und ERP-Anbindung

Einleitung

Wenn du Zoho CRM nutzt, kennst du die Standard-Dashboards. Sie bieten einen schnellen Überblick, stoßen aber schnell an ihre Grenzen, wenn deine Geschäftsprozesse komplexer werden. Was ist, wenn deine Auftragsdaten in einem externen ERP-System wie SAP liegen? Wie bildest du spezielle Provisionsregeln für stornierte Aufträge ab? Und wie gibst du deinem Vertriebsteam eine wirklich motivierende und transparente Übersicht über ihre Leistung – nicht nur für den letzten Monat, sondern für das gesamte Jahr?

Dieser Artikel zeigt dir, wie du genau diese Herausforderung meisterst. Wir bauen Schritt für Schritt ein aussagekräftiges Vertriebs-Dashboard in Zoho Analytics. Dabei integrieren wir Daten aus externen Quellen, lösen typische Probleme bei der Datenqualität und schaffen eine Lösung, die deinem Team echten Mehrwert bietet. Weg vom Daten-Chaos, hin zu klaren, handlungsleitenden Kennzahlen.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung im Vertrieb von Premium-Gütern

Stell dir ein Unternehmen vor, das hochwertige Produkte für Haus und Garten verkauft – zum Beispiel Whirlpools, Saunen und passendes Zubehör. Der Vertriebsprozess ist vielschichtig:

Daten in Silos: Kundenkontakte, Leads und Verkaufschancen werden im Zoho CRM gepflegt. Die finalen Aufträge, Artikelstammdaten und Rechnungen liegen jedoch im zentralen ERP-System des Unternehmens (z.B. SAP, Microsoft Dynamics oder eine andere Branchenlösung).
Komplexe Kennzahlen: Das Management und die Vertriebsmitarbeiter benötigen mehr als nur den Gesamtumsatz. Sie wollen Rankings sehen (wer ist der Top-Performer im aktuellen Monat und im gesamten Jahr?), eine Aufschlüsselung nach Produktkategorien (Whirlpools vs. Saunen vs. Zubehör) und eine saubere Abgrenzung von verschiedenen Produkttypen (z.B. Innen- vs. Außensauna).
Spezielle Geschäftsregeln: Eine besondere Herausforderung sind Stornierungen. Manchmal erhält ein Verkäufer auch dann eine Provision, wenn ein Auftrag storniert wurde, zum Beispiel weil eine Stornogebühr vereinnahmt wurde. Ein einfacher Filter, der alle stornierten Aufträge ausblendet, würde hier zu falschen Provisionsabrechnungen führen.
Datenqualität: Die Daten im ERP sind nicht immer perfekt. Manchmal fehlen bei Produkten wichtige Kennzeichnungen, was eine automatische Kategorisierung erschwert.

Das Ziel ist klar: Ein zentrales, immer aktuelles Dashboard, das all diese Anforderungen erfüllt und dem Vertriebsteam direkt im CRM zur Verfügung steht.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lösung

Um diese Aufgabe zu lösen, nutzen wir die Stärke des Zoho-Ökosystems, insbesondere die Flexibilität von Zoho Analytics, um Daten aus verschiedenen Quellen zu verbinden und aufzubereiten.

Schritt 1: Datenkonsolidierung – CRM und ERP verbinden

Der erste Schritt ist, alle relevanten Daten an einem Ort zusammenzuführen. Zoho Analytics ist hierfür das perfekte Werkzeug.

Zoho CRM anbinden: Die Verbindung zu Zoho CRM ist denkbar einfach. In deinem Analytics Workspace kannst du über den Menüpunkt „Datenquellen“ den nativen Konnektor für Zoho CRM auswählen und dich authentifizieren. Wähle die Module aus, die du synchronisieren möchtest (z.B. Leads, Kontakte, Potenziale).
ERP-Daten importieren: Die Anbindung eines externen ERP-Systems ist der kritischste Teil. Hier gibt es mehrere Wege:
- Manuelle Uploads: Für den Anfang oder bei seltenen Änderungen kannst du Daten als CSV- oder Excel-Dateien exportieren und in Analytics importieren. Dies ist jedoch nicht für den Live-Betrieb geeignet.
- API-Integration: Der professionelle Weg. Die meisten modernen ERP-Systeme bieten eine REST-API. Du kannst mit Deluge-Skripten, die du direkt in Zoho Analytics als „Data Import Handler“ anlegst, diese APIs regelmäßig abfragen und die Daten in deine Analytics-Tabellen schreiben.
- Middleware wie Zoho Flow: Wenn du keine eigenen Skripte schreiben möchtest, kann Zoho Flow als Vermittler dienen. Ein Flow kann durch einen Webhook vom ERP-System ausgelöst werden (z.B. bei einem neuen Auftrag) oder zeitgesteuert die API des ERPs abfragen und die Daten an Analytics weiterleiten.

Ein typisches Problem in der Praxis ist, dass ein ERP-System bei der Neuanlage eines Datensatzes keinen Webhook sendet, sondern erst bei einer späteren Änderung. Um dies zu umgehen, kannst du eine zeitgesteuerte Funktion schreiben, die periodisch nach neuen, noch nicht synchronisierten Aufträgen sucht.

Hier ein konzeptionelles Deluge-Skript, wie du es in einer Custom Function innerhalb von Zoho (z.B. in CRM oder Creator als Scheduler) verwenden könntest, um Daten von einer fiktiven ERP-API abzurufen und an Analytics zu senden:

// Fiktiver API-Aufruf an ein ERP-System
// Dieses Skript könnte täglich laufen, um neue Aufträge zu holen.

last_sync_timestamp = zoho.currenttime.subHour(25); // Zeit des letzten Laufs
api_url = "https://api.dein-erp.com/v1/orders?created_after=" + last_sync_timestamp;

// API mit Authentifizierung aufrufen
api_headers = {"Authorization":"Bearer DEIN_API_KEY"};
api_response = invokeurl
[
	url :api_url
	type :GET
	headers:api_headers
];

// Antwort verarbeiten und Daten in eine Analytics-Tabelle pushen
if(api_response.get("data") != null)
{
	for each order in api_response.get("data")
	{
		row_data = Map();
		row_data.put("OrderID", order.get("id"));
		row_data.put("OrderDate", order.get("date"));
		row_data.put("Salesperson", order.get("sales_rep_name"));
		row_data.put("Product Name", order.get("product_name"));
		row_data.put("Revenue", order.get("total_amount"));
		row_data.put("Status", order.get("status"));
		
		// Daten an Zoho Analytics senden
		response = zoho.analytics.addRow("Dein Analytics Workspace", "ERP Aufträge Tabelle", row_data);
		info response;
	}
}

Schritt 2: Datenaufbereitung und -anreicherung

Selten sind die Rohdaten perfekt. In unserem Beispiel müssen wir die Produkte basierend auf dem Namen im ERP kategorisieren. Hierfür sind Query Tables in Zoho Analytics ideal. Sie erlauben es dir, mit Standard-SQL-Abfragen neue, virtuelle Tabellen zu erstellen.

Erstelle eine neue Query Table und nutze eine `CASE`-Anweisung, um deine Produktkategorien zu definieren:

SELECT
    "OrderID",
    "OrderDate",
    "Salesperson",
    "Product Name",
    "Revenue",
    "Status",
    CASE
        WHEN "Product Name" LIKE '%Außen-Sauna%' THEN 'Außen-Sauna'
        WHEN "Product Name" LIKE '%Innen-Sauna%' THEN 'Innen-Sauna'
        WHEN "Product Name" LIKE '%Whirlpool%' OR "Product Name" LIKE '%Aquasolo%' THEN 'Whirlpool'
        WHEN "Revenue" < 5000 AND "Product Name" NOT LIKE '%Sauna%' THEN 'Zubehör'
        ELSE 'Sonstiges'
    END AS "Produktkategorie"
FROM "ERP Aufträge Tabelle"

Diese neue Tabelle dient nun als Grundlage für alle deine Berichte. Für noch komplexere Datenbereinigungen, bei denen du Duplikate entfernen, Formate standardisieren oder Daten aus mehreren Quellen anreichern musst, ist Zoho DataPrep das Werkzeug der Wahl.

Schritt 3: Das Performance-Dashboard bauen

Jetzt kommt der kreative Teil. Auf Basis deiner aufbereiteten Query Table erstellst du die einzelnen Widgets für dein Dashboard.

Jahres- & Monats-Ranking: Erstelle zwei Pivot-Tabellen.
- YTD-Ranking: Ziehe „Salesperson“ in die Zeilen und „Revenue“ in die Daten. Setze einen Filter für das „OrderDate“ auf „This Year“. Sortiere absteigend nach Umsatz.
- Monats-Ranking: Kopiere die erste Tabelle und ändere den Datumsfilter auf „This Month“.
Umsatz nach Produktkategorie: Erstelle ein Ring- oder Balkendiagramm. Nutze die neue Spalte „Produktkategorie“ als X-Achse und die Summe von „Revenue“ als Y-Achse.
Spezialbehandlung für Stornierungen:
Dies ist ein entscheidender Punkt. Anstatt stornierte Aufträge einfach auszufiltern (`WHERE „Status“ != ‚Storniert’`), verfolgen wir einen besseren Ansatz. Wir wollen dem Backoffice die Möglichkeit geben, manuell zu entscheiden, ob ein Storno provisionsrelevant ist oder nicht.
1. Füge deiner Datentabelle eine Spalte hinzu, z.B. `is_commission_relevant` (Boolean).
2. Erstelle einen separaten Bericht in Analytics, der nur Aufträge mit dem Status ‚Storniert‘ anzeigt. Gib diesen Bericht gezielt für die zuständigen Mitarbeiter frei (z.B. die Buchhaltung).
3. Diese Mitarbeiter können die Liste durchgehen und den Status `is_commission_relevant` für die entsprechenden Aufträge auf `true` setzen. Dies kann über eine kleine, angebundene Zoho Creator App oder sogar über einen Export/Import-Workflow erfolgen.
4. Passe deine Query Table für das Haupt-Dashboard an, um diese Logik zu berücksichtigen:

SELECT *
FROM "Deine aufbereitete Tabelle"
WHERE "Status" != 'Storniert' OR "is_commission_relevant" = TRUE

So stellst du sicher, dass nur die wirklich nicht relevanten Stornierungen aus der Leistungsbewertung herausfallen.

Schritt 4: Integration ins Zoho CRM

Ein Dashboard ist nur dann nützlich, wenn es auch genutzt wird. Bette dein fertiges Zoho Analytics Dashboard direkt in Zoho CRM ein. Das geht ganz einfach:

Gehe in Analytics auf dein Dashboard und klicke auf „Veröffentlichen“ -> „URL/Permalink einbetten“.
Kopiere den privaten Permalink.
Gehe in Zoho CRM zu „Setup“ -> „Anpassung“ -> „Module und Felder“ -> „Web-Tabs“.
Erstelle einen neuen Web-Tab, füge den Link ein und gib ihm einen passenden Namen wie „Vertriebs-Dashboard“.

Gleichzeitig solltest du die Standard-Dashboards im CRM aufräumen. Ermutige dein Team, irrelevante Dashboards auszublenden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Tipps und Best Practices

Datenqualität ist ein Prozess: Die besten Dashboards sind nutzlos bei schlechter Datenbasis. Definiere klare Prozesse für die Datenpflege direkt im Quellsystem (z.B. im ERP). Die Verantwortung für korrekte Produktbezeichnungen oder Auftragsstati liegt oft nicht in der IT, sondern im Fachbereich.
Mobile Nutzbarkeit testen: Vertriebsmitarbeiter sind oft unterwegs. Teste deine Dashboards in der Zoho Analytics Mobile App. Nicht alle Filtertypen (z.B. Multi-Select) funktionieren auf mobilen Geräten optimal. Wähle einfache, klickbare Diagramme und klare KPIs.
Prozesse automatisieren: Nutze Zoho Flow, um Workflows zu erstellen. Beispiel: Wenn in Analytics ein neuer Auftrag mit dem Status ‚Storniert‘ synchronisiert wird, sende automatisch eine Zoho Cliq Nachricht an den Kanal der Buchhaltung mit der Bitte um Prüfung der Provisionsrelevanz.
Berechtigungen sauber steuern: In Zoho Analytics kannst du über „Sharing“ -> „Permissions“ und „Data Restrictions“ (früher „Share with filter criteria“) sicherstellen, dass jeder Vertriebsmitarbeiter nur seine eigenen Daten sieht, während Teamleiter und Management den vollen Überblick behalten.

Zusätzliche Hinweise und Erweiterungen

Das Zoho-Ökosystem bietet noch mehr Möglichkeiten, diesen Prozess zu optimieren:

Zoho Creator: Baue eine kleine, maßgeschneiderte App für das Management von Stornierungen und Provisionsfreigaben. Diese App kann direkt mit den Daten in Analytics interagieren und bietet eine weitaus bessere Benutzeroberfläche als eine einfache Tabelle.
Zoho Books / Zoho Inventory: Wenn dein Unternehmen statt eines externen ERPs die Finanz- und Warenwirtschafts-Apps von Zoho nutzt, entfallen die meisten Integrationshürden. Die Daten sind nativ verfügbar und Synchronisationsprobleme gehören der Vergangenheit an.
Zoho SalesIQ: Integriere die Website-Besucherdaten, um zu sehen, welche Leads, die später zu Kunden wurden, sich welche Produkte auf der Webseite angesehen haben. Das eröffnet völlig neue Analyse-Dimensionen.

Fazit

Der Aufbau eines wirklich nützlichen Vertriebs-Dashboards ist mehr als nur das Zusammenklicken einiger Diagramme. Es erfordert ein klares Verständnis der Geschäftsprozesse, die Bereitschaft zur Integration externer Systeme und die Sorgfalt bei der Datenaufbereitung. Die wahre Stärke von Zoho zeigt sich genau hier: in der Fähigkeit, durch das Zusammenspiel von Apps wie Zoho Analytics, Zoho CRM und Zoho Flow komplexe, individuelle Anforderungen zu lösen.

Die Investition in eine solche Lösung zahlt sich mehrfach aus: Dein Vertriebsteam wird motivierter, weil die Leistung transparent und fair gemessen wird. Deine Entscheidungen basieren auf validen Daten, nicht auf Bauchgefühl. Und du schaffst eine skalierbare Grundlage für zukünftige Auswertungen und Prozessoptimierungen.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel:

Zoho Analytics
Zoho CRM
Zoho Flow (optional)
Zoho Creator (optional)
Zoho Cliq (optional)