Automatisierte B2B-Kaltakquise mit Zoho CRM, DataPrep und Flow Tutorial

Effiziente Kaltakquise: So baust Du eine automatisierte Lead-Pipeline mit Zoho CRM und Google Maps

Die Generierung qualitativ hochwertiger Leads ist eine der größten Herausforderungen im B2B-Vertrieb. Oft wird auf teuer eingekaufte Adresslisten oder zeitaufwändige manuelle Recherchen zurückgegriffen. Doch was wäre, wenn Du Deinen Lead-Prozess weitgehend automatisieren könntest – von der Generierung über die Anreicherung bis hin zur strukturierten Bearbeitung? In diesem Fachartikel zeigen wir Dir, wie Du genau das mit der Power von Zoho und der cleveren Anbindung externer Tools wie Google Maps Scraping-Diensten umsetzen kannst. Wir bauen eine echte Maschine für die Kaltakquise, die Deinem Vertriebsteam einen konstanten Strom an potenziellen Kunden liefert und den gesamten Bearbeitungsprozess standardisiert.

Das Praxisbeispiel: Vom leeren CRM zur gefüllten Sales-Pipeline

Stell Dir ein typisches Szenario vor: Ein Dienstleistungsunternehmen möchte einen neuen, strukturierten Prozess für die Kaltakquise aufbauen. Bisher basierte der Vertrieb hauptsächlich auf Empfehlungen und persönlichen Kontakten. Ein neuer Mitarbeiter soll nun gezielt telefonische Kaltakquise betreiben. Die Herausforderungen sind klar:

Es gibt keine vorhandenen Lead-Listen.
Der Prozess soll von Anfang an skalierbar und nachvollziehbar sein.
Der neue Mitarbeiter benötigt eine klare Anleitung und ein System, das ihn bei der täglichen Arbeit unterstützt.
Alle Aktivitäten und Ergebnisse müssen zentral im CRM erfasst werden.

Das Ziel ist es, ein System zu schaffen, das semi-automatisch Leads aus definierten Zielgruppen generiert, diese direkt ins Zoho CRM überträgt und dem Vertriebsmitarbeiter einen geführten Prozess (einen „Blueprint“) für die Bearbeitung an die Hand gibt.

Schritt-für-Schritt: Dein automatisierter Lead-Prozess mit Zoho und externen Tools

Wir bauen diesen Prozess nun in logischen Schritten auf. Dabei kombinieren wir verschiedene Zoho Apps mit externen Diensten, um maximale Effizienz zu erreichen.

Schritt 1: Die Goldgrube anzapfen – Automatisierte Lead-Generierung aus Google Maps

Google Maps ist eine der aktuellsten und reichhaltigsten öffentlichen Datenbanken für Unternehmensdaten. Nahezu jedes Unternehmen mit einem physischen Standort pflegt dort einen Eintrag mit Adresse, Telefonnummer, Website und oft sogar Öffnungszeiten. Diese Daten können wir uns zunutze machen.

Anstatt manuell zu suchen und zu kopieren, verwenden wir spezialisierte Automatisierungstools. Anbieter wie Phantombuster oder Outscraper bieten sogenannte „Google Maps Scraper“ an. Du definierst eine Suchanfrage – zum Beispiel „Steuerberater in München“ oder „Restaurants in Frankfurt“ – und das Tool extrahiert automatisiert eine Liste von Unternehmen, die diesen Kriterien entsprechen. Pro Durchlauf lassen sich so Hunderte oder Tausende von Leads generieren, oft angereichert mit wertvollen Zusatzinformationen wie der Anzahl der Google-Bewertungen oder der genauen Branchenkategorie.

Dein Vorgehen:

Wähle einen Anbieter wie Phantombuster oder Outscraper und richte dort einen Account ein.
Definiere Deine Zielgruppen durch eine Kombination aus Keywords (z.B. „Maschinenbau“, „Zahnarzt“) und geografischen Regionen (z.B. „PLZ-Gebiet 8“, „Hamburg“).
Starte den Scraper und lade die Ergebnisse als CSV-Datei herunter. Diese Datei ist die Basis für den nächsten Schritt.

Schritt 2: Datenimport und -aufbereitung – Leads ins CRM bringen

Nun müssen die gewonnenen Daten sauber in Dein Zoho CRM importiert werden. Hier gibt es mehrere Wege, je nach Komplexität und Automatisierungsgrad.

Option A: Manueller Import
Für den Anfang ist der eingebaute Import-Assistent von Zoho CRM eine gute Wahl. Du kannst die CSV-Datei hochladen und die Spalten Deiner Datei den entsprechenden Feldern im Leads-Modul von Zoho CRM zuordnen („Spalte ‚Firmenname‘ zu Feld ‚Unternehmen'“, „Spalte ‚Telefon‘ zu Feld ‚Telefon‘ etc.).

Option B: Fortgeschrittene Aufbereitung mit Zoho DataPrep
Oft sind die Rohdaten nicht perfekt. Telefonnummern haben unterschiedliche Formate, Firmennamen enthalten Rechtsformzusätze, die Du entfernen möchtest. Hier kommt Zoho DataPrep ins Spiel. Mit diesem Self-Service-Tool zur Datenaufbereitung kannst Du die Daten vor dem Import ins CRM intelligent bereinigen, transformieren und anreichern. Du kannst Regeln definieren, um beispielsweise alle „GmbH“ und „AG“ aus den Firmennamen zu entfernen oder Telefonnummern in ein einheitliches internationales Format zu bringen.

Option C: Vollautomatisierung mit Zoho Flow
Für maximale Automatisierung kannst Du Zoho Flow verwenden. Du könntest einen Workflow erstellen, der ausgelöst wird, sobald eine neue CSV-Datei in einem bestimmten Ordner in Deinem Zoho WorkDrive abgelegt wird. Der Flow liest die Datei Zeile für Zeile aus und erstellt für jeden Eintrag automatisch einen neuen Lead in Zoho CRM. Das eliminiert manuelle Schritte vollständig.

Schritt 3: Den Vertriebsprozess definieren – Mit Zoho CRM Blueprint

Damit Dein Vertriebsmitarbeiter genau weiß, was wann zu tun ist, nutzen wir die Blueprint-Funktion in Zoho CRM. Ein Blueprint ist ein digitalisierter Prozessablauf, der die Bearbeitung eines Leads in vordefinierte Phasen und Übergänge gliedert.

Du kannst einen Blueprint visuell gestalten, der den gesamten Lebenszyklus eines Kaltakquise-Leads abbildet:

Status: Neu, Erster Kontaktversuch, Nicht erreicht, Wiedervorlage, Termin vereinbart, kein Interesse, Disqualifiziert.
Übergänge (Transitions): Zwischen jedem Status definierst Du Aktionen, die der Mitarbeiter ausführen muss. Zum Beispiel kann der Übergang von „Neu“ zu „Erster Kontaktversuch“ nur über den Button „Anrufen“ erfolgen.
Pflichtfelder und Aktionen: Während eines Übergangs kannst Du festlegen, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen (z.B. eine Notiz zum Gesprächsinhalt) oder dass im Hintergrund automatisch Aktionen ausgeführt werden (z.B. das Senden einer E-Mail).

Ein solcher Blueprint stellt sicher, dass kein Lead durchs Raster fällt und alle Daten konsistent erfasst werden. Er ist die perfekte Leitplanke für neue Mitarbeiter.

Schritt 4: Telefonie integrieren – Click-to-Call und Anrufprotokollierung

Um die Effizienz bei den Anrufen massiv zu steigern, ist die Integration einer VoIP-Telefonanlage unerlässlich. Über die Zoho PhoneBridge-Schnittstelle kannst Du eine Vielzahl von Anbietern anbinden. Im deutschsprachigen Raum sind das beispielsweise Placetel, Sipgate oder RingCentral.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Click-to-Call: Dein Mitarbeiter klickt auf eine Telefonnummer in Zoho CRM und die Telefonie-Software wählt automatisch. Kein manuelles Tippen mehr.
Anrufer-Pop-up: Bei eingehenden Anrufen wird sofort der passende Kontakt in Zoho CRM angezeigt.
Automatische Protokollierung: Jeder Anruf (eingehend, ausgehend, verpasst) wird automatisch als Aktivität beim jeweiligen Lead gespeichert. Der Mitarbeiter muss nur noch die Gesprächsnotizen hinzufügen.

Schritt 5: Automation und Nurturing – Aus kalten Leads warme Kontakte machen

Nicht jeder Lead wird beim ersten Anruf zu einem Termin. Die wahre Stärke des Systems liegt in der automatisierten Nachverfolgung. Hierfür nutzen wir die Workflow-Automatisierung von Zoho CRM und das mächtige Deluge-Skripting.

Ein einfaches Beispiel: Wenn ein Lead den Status „Nicht erreicht“ erhält, soll automatisch eine E-Mail mit einem kurzen Vorstellungstext und dem Hinweis auf einen erneuten Anrufversuch versendet werden. Dies lässt sich mit einer einfachen Workflow-Regel in Zoho CRM umsetzen.

Für komplexere Logiken kannst Du Custom Functions mit Deluge schreiben. Angenommen, nach dem dritten erfolglosen Anrufversuch soll eine interne Benachrichtigung an den Teamleiter über Zoho Cliq gesendet werden.

Hier ein Beispiel für eine solche Deluge-Funktion:


// Funktion wird durch einen Workflow getriggert, wenn der Anrufzähler den Wert 3 erreicht.
// leadId wird als Argument vom Workflow übergeben.
void notifyTeamLeadOnThirdAttempt(int leadId)
{
    // Lead-Datensatz abrufen, um den Namen und den zuständigen Mitarbeiter zu erhalten
    leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId);
    leadName = ifnull(leadDetails.get("Full_Name"),"Unbekannter Lead");
    leadOwner = ifnull(leadDetails.get("Owner").get("name"),"Niemand");

    // Nachricht für Zoho Cliq zusammenstellen
    message = "INFO: Der Lead '" + leadName + "' (zuständig: " + leadOwner + ") wurde zum 3. Mal nicht erreicht. Bitte Strategie prüfen.";

    // Nachricht an einen bestimmten Cliq-Channel senden
    cliqMessage = {
        "text" : message
    };
    
    // Ersetze 'your_cliq_channel_api_endpoint' mit dem Webhook-URL deines Channels
    response = invokeurl
    [
        url: "your_cliq_channel_api_endpoint"
        type: POST
        parameters: zoho.encryption.urlEncode(cliqMessage.toString())
    ];
    
    info response;
}

Für das langfristige Nurturing von Leads, die zwar Interesse gezeigt haben, aber noch nicht kaufbereit sind, eignen sich Zoho Campaigns oder Zoho Marketing Automation. Du kannst diese Leads auf eine „Nurturing-Liste“ setzen und sie über Wochen oder Monate hinweg mit einer Serie von wertvollen Inhalten (z.B. Fallstudien, Blogartikel, Whitepaper) bespielen. Durch das Tracking von Öffnungs- und Klickraten kannst Du ein Lead Scoring aufbauen. Erreicht ein Lead einen bestimmten Score, wird er automatisch als „heiß“ markiert und dem Vertrieb zur erneuten Kontaktaufnahme vorgelegt.

Tipps und Best Practices für deinen Prozess

Fange klein an und skaliere: Beginne mit einer klar definierten Nische (z.B. eine Branche in einer Stadt). Analysiere die Ergebnisse, optimiere Deinen Telefonleitfaden und Deine E-Mail-Vorlagen und weite den Prozess dann schrittweise auf andere Regionen und Branchen aus.
Datenqualität ist alles: Auch gescrapte Daten sind nicht immer zu 100% perfekt. Plane regelmäßige Routinen zur Datenbereinigung ein. Entferne Duplikate und validiere wichtige Informationen.
Der menschliche Faktor: Das beste System nützt nichts ohne einen motivierten Mitarbeiter. Der hier beschriebene Prozess nimmt dem Vertriebler repetitive Aufgaben ab, sodass er sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: das Gespräch mit dem potenziellen Kunden.
Rechtliche Rahmenbedingungen beachten: Beachte bei der Kaltakquise stets die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die DSGVO. Die telefonische Ansprache von Unternehmen (B2B) ist unter bestimmten Voraussetzungen (mutmaßliches Interesse) oft zulässig, aber informiere Dich genau über die für Deine Branche und Dein Land geltenden Regeln.

Fazit: Mehr als nur ein CRM – Dein Betriebssystem für den Vertrieb

Die wahre Stärke von Zoho liegt nicht in den einzelnen Apps, sondern in ihrer nahtlosen Kombination und der Offenheit für die Anbindung an externe Systeme. Indem Du Zoho CRM als zentrale Schaltstelle nutzt und es mit spezialisierten Tools für die Lead-Generierung (wie Phantombuster) und Automatisierungs-Engines (wie Zoho Flow) verbindest, schaffst Du ein hochgradig effizientes Vertriebs-Betriebssystem.

Du automatisierst die mühsame Lead-Suche, stellst eine hohe Datenqualität sicher, standardisierst Deine Vertriebsprozesse mit Blueprints und sorgst dafür, dass kein potenzieller Kunde vergessen wird. Dieser Ansatz spart nicht nur immense Zeit und Kosten, sondern macht Deinen gesamten Vertriebsprozess messbar, skalierbar und letztendlich erfolgreicher.

In diesem Lösungsansatz verwendete Zoho Apps: