Vom Silo zur Suite: So migrierst Du Deine Zoho-Konfiguration und optimierst Lizenzen
In der dynamischen Welt der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sind Veränderungen an der Tagesordnung. Mitarbeiter kommen und gehen, neue Geschäftsbereiche entstehen oder es wird Zeit für den Sprung in die Selbstständigkeit. Doch was passiert mit den wertvollen, über Jahre aufgebauten Prozessen und Strukturen in Deinem Zoho-System? Oft sind diese Konfigurationen – angepasste Module, Automatisierungen und Layouts – das digitale Herzstück eines Unternehmens. Ein Verlust wäre fatal. Genauso kritisch ist eine ineffiziente Lizenzstruktur, die unnötig hohe Kosten verursacht. Dieser Artikel zeigt Dir praxisnah, wie Du eine bestehende Zoho-Konfiguration sauber auf einen neuen Account überträgst und gleichzeitig Deine Lizenzen auf das kosteneffiziente und leistungsstarke Zoho-One-Paket umstellst.
Das Praxisbeispiel: Trennung und Optimierung in einem Vertriebs-KMU
Stell Dir ein kleines Unternehmen vor, das seit Jahren erfolgreich Zoho CRM in der Enterprise-Version für zwei Vertriebsmitarbeiter nutzt. Einer dieser Mitarbeiter, der das CRM maßgeblich aufgebaut und an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst hat, entscheidet sich, sein eigenes Beratungsunternehmen zu gründen. Er steht vor einer Herausforderung: Er möchte die über Jahre optimierte CRM-Struktur – die benutzerdefinierten Felder, die Workflow-Regeln, die E-Mail-Vorlagen – für sein neues Unternehmen nutzen, selbstverständlich ohne die Kundendaten des alten Arbeitgebers zu übernehmen. Gleichzeitig möchte das ursprüngliche Unternehmen seine Kosten senken und fragt sich, ob die teure Enterprise-Lizenz für den verbleibenden Mitarbeiter noch sinnvoll ist. Genau dieses Szenario dient uns als Blaupause für die folgende Anleitung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lösung
Die Lösung besteht aus zwei Kernprozessen: der technischen Duplizierung der Systemkonfiguration und der strategischen Umstellung der Lizenzen für beide Parteien. Wir gehen das Schritt für Schritt durch.
Schritt 1: Analyse der Ausgangslage und Vorbereitung
Bevor Du startest, verschaffe Dir einen klaren Überblick. Logge Dich in den bestehenden Zoho-Account ein und navigiere zum Zoho Store oder den Abo-Details. Prüfe genau:
- Welche Lizenz ist aktiv? In unserem Beispiel ist es Zoho CRM Enterprise.
- Wie viele Nutzer sind lizenziert? Hier sind es zwei.
- Wie ist die Zahlungsweise? Monatlich oder jährlich?
Für den neuen, separaten Account benötigst Du eine neue, bisher nicht bei Zoho registrierte E-Mail-Adresse. Dies ist eine zwingende Voraussetzung. Anstatt eine einzelne CRM-Lizenz zu kaufen, ist die strategisch klügere Entscheidung, direkt einen Zoho One Account zu erstellen. Dies tust Du am besten direkt über die offizielle Zoho One Seite, um von Anfang an Zugriff auf die gesamte Suite zu haben.
Schritt 2: Die „Copy Customization“ – Das Herzstück der Migration
Zoho bietet eine mächtige, aber oft übersehene Funktion namens „Copy Customization“. Damit kannst Du die gesamte Konfiguration eines Zoho CRM Accounts auf einen anderen, leeren Account spiegeln. Wichtig: Es werden keine Datensätze (Leads, Kontakte, Deals etc.) kopiert, sondern nur die Struktur. Das ist genau das, was wir für eine saubere Trennung benötigen.
So gehst Du vor:
- Logge Dich als Administrator in den Quell-Account ein (also den Account des ursprünglichen Unternehmens).
- Gehe zu Einstellungen > Datenverwaltung > Copy Customization.
- Gib hier die E-Mail-Adresse des Administrators des Ziel-Accounts ein (also die neue E-Mail-Adresse für den neuen Zoho One Account).
- Bestätige den Vorgang. Zoho wird die Anfrage an den Ziel-Account senden.
- Logge Dich in den neuen Ziel-Account ein und bestätige dort die Übernahme der Konfiguration.
Nach wenigen Minuten ist Dein neuer Zoho CRM Account eine exakte Kopie des Originals, was Module, Felder, Layouts, Workflows, Vorlagen und vieles mehr betrifft – aber komplett ohne Daten. Ein perfekter, sauberer Start.
Schritt 3: Lizenzoptimierung für beide Accounts
Jetzt kommt der finanzielle Hebel. Sowohl der neue als auch der alte Account können von einem Wechsel zu Zoho One profitieren.
- Für den neuen Account: Da Du diesen bereits als Zoho One Account erstellt hast, bist Du startklar. Statt ca. 50 €/Monat für eine einzelne CRM Enterprise Lizenz zahlst Du bei jährlicher Zahlweise nur ca. 37 €/Monat und erhältst Zugriff auf über 40 weitere Apps wie Zoho Books für die Buchhaltung, Zoho Campaigns für Newsletter oder Zoho Projects für das Projektmanagement.
- Für den bestehenden Account: Das ursprüngliche Unternehmen kann seine Lizenz ebenfalls umstellen. Der Wechsel von einer bestehenden Standalone-App wie CRM Enterprise zu Zoho One kann manchmal etwas knifflig sein. Oft ist es der einfachste Weg, den Zoho-Support zu kontaktieren und um eine Migration des Abonnements zu bitten. Alternativ kannst Du die bestehenden Lizenzen kündigen und das Unternehmen direkt bei Zoho One neu registrieren. Die Kosten sinken hier bei jährlicher Zahlung von 100 € (2 x 50 €) auf 74 € (2 x 37 €) – eine erhebliche Ersparnis bei gleichzeitig massiv erweitertem Funktionsumfang.
Schritt 4: Aufräumen im alten Account
Nachdem die Konfiguration kopiert und der neue Account lauffähig ist, muss der alte Account bereinigt werden. Der Benutzer, der das Unternehmen verlassen hat, kann entweder deaktiviert oder – noch besser – umbenannt werden. Sein Profil kann einfach auf den neuen Mitarbeiter oder den verbleibenden Administrator übertragen werden. Ändere den Namen, die E-Mail-Adresse und setze ein neues Passwort. So geht die Lizenz nicht verloren und kann nahtlos weitergenutzt werden.
Erweiterte Integrationen: Über den Tellerrand hinausdenken
Mit Zoho One hast Du nicht nur Kosten gespart, sondern eine mächtige Plattform geschaffen. Jetzt beginnt der spannende Teil: die intelligente Verknüpfung von Apps und externen Diensten.
Beispiel 1: Echtzeit-Benachrichtigungen mit Webhooks und Zoho Cliq
Richte einen Workflow in Deinem neuen Zoho CRM ein. Sobald ein Deal die Phase „Gewonnen“ erreicht, soll eine sofortige Nachricht im internen Chat-Tool Zoho Cliq erscheinen. Das geht ganz einfach über einen Webhook.
// In Zoho CRM Workflow -> Instant Actions -> Webhook
// URL: Die eingehende Webhook-URL aus deinem Zoho Cliq Channel
// Method: POST
// Body-Type: application/json
{
"text": "🎉 Neuer Deal gewonnen! 🎉",
"card": {
"title": "Deal: ${Deals.Deal Name}",
"theme": "modern-blue"
},
"slides": [
{
"type": "label",
"data": [
{
"Kunde": "${Accounts.Account Name}"
},
{
"Betrag": "${Deals.Amount} EUR"
},
{
"Verantwortlich": "${Deals.Owner.name}"
}
]
}
]
}
Dieser simple JSON-Payload sendet eine ansprechend formatierte Karte an Deinen Cliq-Channel und feiert Erfolge im Team.
Beispiel 2: Datenanreicherung via API mit Deluge
Manuell Firmendaten zu recherchieren ist zeitaufwändig. Nutze eine Custom Function in Zoho CRM, um über die Domain eines Leads automatisch Unternehmensinformationen von einer externen API wie Clearbit oder Hunter.io abzurufen. Das Herzstück ist das Deluge-Scripting.
// Deluge Custom Function in Zoho CRM
// Argument: leadId
leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId);
companyWebsite = ifnull(leadDetails.get("Website"),"");
if(companyWebsite != "")
{
// Ersetze 'YOUR_API_KEY' und die URL mit deinem Dienst
apiUrl = "https://api.some-enrichment-service.com/v1/company?domain=" + companyWebsite;
headers = {"Authorization":"Bearer YOUR_API_KEY"};
response = invokeurl
[
url :apiUrl
type :GET
headers:headers
];
// Verarbeite die JSON-Antwort und update den Lead-Datensatz
companyData = response.get("data");
updateMap = Map();
updateMap.put("No_of_Employees", companyData.get("employeeCount"));
updateMap.put("Description", companyData.get("description"));
updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Leads", leadId, updateMap);
info updateResponse;
}
Dieser Code automatisiert die Recherche und sorgt für eine hohe Datenqualität in Deinem CRM.
Beispiel 3: Nahtloser Prozess von Vertrieb zu Finanzen
Verbinde Zoho CRM mit Zoho Books. Mit Zoho Flow kannst Du einen Prozess erstellen, der bei einem „gewonnenen“ Deal im CRM automatisch einen neuen Kunden in Zoho Books anlegt und einen Rechnungsentwurf erstellt. Das spart manuelle Arbeit, vermeidet Fehler und beschleunigt den Cashflow.
Tipps und Best Practices
- Backups sind Pflicht: Bevor Du tiefgreifende Änderungen wie eine „Copy Customization“ durchführst, erstelle immer ein manuelles Daten-Backup Deines CRM. Sicher ist sicher.
- Teste in einer Sandbox: Wenn Du eine Zoho CRM Enterprise oder Ultimate Edition hast, nutze die Sandbox-Umgebung, um solche Prozesse erst zu testen, bevor Du sie im Live-System anwendest.
- Kommunikation ist alles: Informiere alle beteiligten Nutzer über die geplanten Änderungen, insbesondere über die Lizenzumstellung und mögliche kurze Ausfallzeiten.
- Rollen und Profile prüfen: Nach der Migration im neuen Account, überprüfe die Berechtigungen der Nutzer. Nicht jeder braucht vollen Admin-Zugriff.
- Nutze das Ökosystem: Sieh diesen Wechsel als Chance. Erkunde die Apps in Zoho One. Vielleicht kann Zoho Survey Deine Kundenzufriedenheitsumfragen und Zoho Sign Deinen Vertragsabschluss digitalisieren.
Fazit: Strategie schlägt blinden Aktionismus
Dieses Praxisbeispiel zeigt eindrücklich, dass technische Herausforderungen bei der Verwaltung von Zoho-Systemen oft strategische Chancen sind. Durch die durchdachte Nutzung nativer Funktionen wie „Copy Customization“ und eine bewusste Entscheidung für die Zoho One Suite kannst Du nicht nur komplexe Trennungsszenarien meistern, sondern auch langfristig Kosten sparen und die Effizienz Deines Unternehmens drastisch steigern. Du verwandelst eine Sammlung einzelner Software-Tools in ein integriertes, leistungsfähiges Betriebssystem für Dein gesamtes Unternehmen. Der Schlüssel liegt darin, über den Tellerrand der einzelnen App hinauszuschauen und das immense Potenzial der Vernetzung zu erkennen – sei es innerhalb des Zoho-Ökosystems oder durch die Anbindung externer APIs.
Verwendete Zoho-Apps in diesem Artikel:
