Tutorial: Zoho Forms, Zoho CRM und Flow für smarte Lead-Erfassung im Tourismus

Smarte Lead-Erfassung im Tourismus: Zoho Forms, CRM und Flow im perfekten Zusammenspiel

In Branchen wie dem Tourismus oder dem Eventmanagement ist die Erfassung von Kundendaten oft ein zweischneidiges Schwert. Einerseits benötigst Du detaillierte Informationen für Buchungen und Planungen, andererseits schreckt ein langes, komplexes Formular potenzielle Kunden ab. Die Abbruchrate steigt, und wertvolle Leads gehen verloren. Wie schaffst Du es also, die Hürde für eine erste Anmeldung so niedrig wie möglich zu halten, aber dennoch alle notwendigen Daten strukturiert und automatisiert in Deinem System zu erfassen? Genau hier liegt die Stärke des Zoho-Ökosystems: durch die intelligente Kombination spezialisierter Apps baust Du Dir einen nahtlosen und skalierbaren Prozess, der Dir manuelle Arbeit abnimmt und Deine Datenqualität im CRM sicherstellt.

Praxisbeispiel: Automatisierte Buchungsanfrage für eine Gruppenreise

Stell Dir vor, Du bist ein spezialisierter Reiseveranstalter und planst eine exklusive Gruppenreise, zum Beispiel nach Marrakesch oder ein Yoga-Retreat in der Toskana. Deine Landingpage auf Deiner WordPress-Seite ist fertig, und Du möchtest nun Anmeldungen sammeln. Ein vollständiges Buchungsformular würde neben den Kontaktdaten auch Zimmerkategorien, Angaben zu Mitreisenden, Allergien, Flugwünsche und die Bestätigung der AGBs per digitaler Unterschrift erfordern. Ein solches Formular kann schnell überfordern und potenzielle Interessenten abschrecken, bevor sie überhaupt eine erste Zusage gegeben haben.

Die Herausforderung lautet also: Wie implementierst Du einen zweistufigen Anmeldeprozess, der die erste Hürde minimiert und gleichzeitig sicherstellt, dass alle Anmeldungen automatisch und korrekt als Lead oder Kontakt in Deinem Zoho CRM landen? Die Lösung liegt im Zusammenspiel von Zoho Forms und Zoho Flow.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur automatisierten Lead-Erfassung

Wir bauen einen Prozess, der eine einfache Erstanmeldung über ein kurzes Formular ermöglicht. Die übermittelten Daten landen automatisch im CRM, und von dort aus können weitere Schritte, wie das Versenden eines detaillierten zweiten Formulars, angestoßen werden.

Schritt 1: Das Erst-Anmeldeformular mit Zoho Forms erstellen

Der erste Schritt ist, ein bewusst schlankes Formular zu erstellen. Ziel ist es, nur die absolut notwendigen Informationen für eine erste Kontaktaufnahme abzufragen. Dies senkt die Hemmschwelle erheblich.

Öffne Zoho Forms und erstelle ein neues Formular.
Füge nur die wichtigsten Felder hinzu: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und vielleicht die Telefonnummer.
Verzichte bewusst auf komplexe Abfragen, Subformulare oder Pflicht-Uploads.
Dieses Formular bettest Du später per iFrame oder Link auf Deiner WordPress-Landingpage ein, direkt unter dem „Jetzt anmelden“-Button.

Schritt 2: Zoho CRM vorbereiten – Die Lead-Quelle definieren

Damit Du später genau auswerten kannst, welche Deiner Marketing-Aktionen erfolgreich war, ist es entscheidend, die Herkunft Deiner Leads (Lead Source) sauber zu pflegen. Für unsere Reise legen wir eine eigene Quelle an.

Gehe in Deinem Zoho CRM zu Einstellungen > Anpassung > Module und Felder.
Wähle das Modul „Leads“ oder „Kontakte“ aus (je nachdem, wo Du neue Anmeldungen erfassen willst).
Suche das Feld „Lead-Quelle“ (Lead Source) und klicke auf die drei Punkte, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
Füge einen neuen Wert hinzu, zum Beispiel „Gruppenreise Marrakesch 2026“.
Speichere die Änderungen. Diesen Wert benötigen wir gleich in Zoho Flow.

Schritt 3: Die Automatisierung mit Zoho Flow einrichten

Jetzt kommt das Herzstück unserer Lösung: Zoho Flow. Diese App agiert als Vermittler, der auf ein Ereignis in einer App (Formular wird ausgefüllt) wartet und daraufhin eine Aktion in einer anderen App (Lead im CRM erstellen) auslöst.

Öffne Zoho Flow und erstelle einen neuen Flow.
Der Trigger (Auslöser): Wähle als auslösende App „Zoho Forms“. Als Trigger-Ereignis wählst Du „New Form Entry“. Verbinde Deinen Account und wähle das in Schritt 1 erstellte Anmeldeformular aus.
Die Aktion: Klicke auf das Plus-Zeichen, um eine Aktion hinzuzufügen. Wähle als App „Zoho CRM“ und als Aktion „Create Module Entry“ (oder „Create/Update“, falls Du Duplikate vermeiden möchtest).
Das Mapping der Felder: Jetzt verbindest Du die Felder aus dem Formular mit den Feldern im CRM.
- Wähle als Modul „Leads“.
- Ziehe das Feld „Nachname“ aus den Formular-Variablen auf das Feld „Last Name“ im CRM.
- Ziehe „Vorname“ auf „First Name“.
- Ziehe „E-Mail“ auf „Email“.
- Beim Feld „Lead Source“ wählst Du nicht eine Variable, sondern gibst den exakten Wert ein, den Du in Schritt 2 angelegt hast: „Gruppenreise Marrakesch 2026“.
Aktiviere den Flow. Ab sofort wird jede neue Anmeldung über Dein Formular automatisch als neuer Lead mit der korrekten Quelle im CRM angelegt.

Von hier aus kannst Du nun Deine standardisierten Prozesse im CRM starten: Sende eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum zweiten, detaillierten Formular, erstelle eine Aufgabe für Dein Vertriebsteam oder starte eine E-Mail-Sequenz über Zoho Campaigns.

Schritt 4: Den Prozess skalierbar machen – Der Blueprint für die Zukunft

Der größte Vorteil dieses Aufbaus ist seine Wiederverwendbarkeit. Für die nächste Reise (z.B. das „Yoga-Retreat Toskana 2027“) musst Du nicht alles neu bauen.

Dupliziere das bestehende Zoho Form und passe den Titel an.
Lege eine neue Lead-Quelle im Zoho CRM an (z.B. „Yoga-Retreat Toskana 2027“).
Dupliziere den bestehenden Zoho Flow. Ändere im Trigger das ausgewählte Formular und passe in der CRM-Aktion den statischen Wert für die Lead-Quelle an.

In wenigen Minuten hast Du so einen kompletten, automatisierten Anmeldeprozess für eine neue Kampagne aufgesetzt.

Bonus: Dynamische Formulare für Partner und Lieferanten

Das gleiche Prinzip der smarten Datenerfassung lässt sich auch auf andere Bereiche übertragen. Stell Dir vor, Du möchtest Daten von verschiedenen Unterkunftstypen wie Hotels, Villen oder Glamping-Anbietern sammeln. Statt drei separater Formulare nutzt Du ein einziges Zoho Form mit bedingter Logik.

Erstelle ein Dropdown-Feld „Art der Unterkunft“ mit den Optionen Hotel, Villa, etc.
Erstelle spezifische Felder für jeden Typ, z.B. „Anzahl der Sterne“ für Hotels und „Anzahl der Schlafzimmer“ für Villen.
Unter Regeln (Rules) definierst Du nun: WENN „Art der Unterkunft“ IST „Hotel“, DANN ZEIGE das Feld „Anzahl der Sterne“. WENN „Art der Unterkunft“ IST „Villa“, DANN VERSTECKE das Feld „Anzahl der Sterne“ und ZEIGE „Anzahl der Schlafzimmer“.

So passt sich das Formular dynamisch an die Eingaben des Nutzers an, und Du erhältst saubere, strukturierte Daten, ohne Deine Partner mit irrelevanten Feldern zu belasten.

Codebeispiel: Follow-Up-Aufgabe per Deluge-Skript in Zoho Flow erstellen

Obwohl Zoho Flow primär ein No-Code-Tool ist, kannst Du es mit kleinen Code-Snippets in der Sprache Deluge erweitern. Angenommen, Du möchtest für jeden neuen Reise-Lead automatisch eine Aufgabe im CRM erstellen, die einen Tag später fällig ist.

Füge in Deinem Flow nach der „Create Lead“-Aktion eine weitere Aktion hinzu: Custom Function. Hier kannst Du folgendes Deluge-Skript einfügen:


// Deluge Script für eine Custom Function in Zoho Flow
// Übergib die ID des neu erstellten Leads als Argument 'leadId'

// Prüfen, ob eine Lead-ID übergeben wurde
if(leadId != null)
{
    // Heutiges Datum holen und einen Tag addieren für die Fälligkeit
    dueDate = zoho.currentdate.addDay(1);

    // Aufgaben-Parameter in einer Map definieren
    taskMap = Map();
    taskMap.put("Subject", "Neue Reiseanmeldung prüfen und kontaktieren");
    taskMap.put("Due_Date", dueDate);
    taskMap.put("What_Id", leadId); // Verknüpft die Aufgabe mit dem Lead
    taskMap.put("Owner", "291000000032001"); // Ersetze dies mit der User-ID des zuständigen Mitarbeiters

    // API-Aufruf, um die Aufgabe in Zoho CRM zu erstellen
    createTask = zoho.crm.createRecord("Tasks", taskMap);
    
    // Log-Ausgabe zur Überprüfung
    info "Aufgabe erstellt: " + createTask;
}
return "Aufgabe erfolgreich erstellt.";

Dieses Skript nimmt die ID des eben erstellten Leads entgegen und legt eine verknüpfte Aufgabe mit Fälligkeitsdatum für einen bestimmten Mitarbeiter an. Dies zeigt, wie Du Standard-Flows mit individueller Logik anreichern kannst.

Tipps und Best Practices

Trenne die Anliegen: Vermeide es, ein einziges Formular für grundlegend verschiedene Zwecke (z.B. Hotel-Registrierung und Touranbieter-Anmeldung) zu überfrachten. Die Komplexität der Regeln wird schnell unübersichtlich. Lieber zwei schlanke Formulare als ein aufgeblähtes Monster.
Denke an den gesamten Tech-Stack: Eine Umstellung im Hintergrund, wie der Wechsel von Microsoft Outlook zu Google Workspace, hat ebenfalls Auswirkungen auf Deine Prozesse. Cloud-basierte Systeme wie Google Workspace mit der Google Docs Offline Chrome-Erweiterung ergänzen sich perfekt mit einem Cloud-Betriebssystem wie Zoho One. Der Umstieg bietet oft mehr Speicher und bessere Kollaborationsmöglichkeiten.
Organisiere Deine Vorlagen: Wenn Du wie im Beispiel automatisierte E-Mails aus dem CRM versendest, nutze die Ordner-Struktur für E-Mail-Vorlagen in Zoho CRM. Das hilft, bei wachsender Anzahl von Kampagnen und Sprachen den Überblick zu behalten.
Webhooks als Alternative: Falls Du Daten an ein System senden musst, das in Zoho Flow nicht nativ unterstützt wird, kannst Du die Webhook-Funktion von Zoho Forms nutzen. Damit sendest Du die Formulardaten in Echtzeit an eine beliebige externe API.

Fazit

Die wahre Stärke von Zoho liegt nicht in den einzelnen Apps, sondern in ihrer nahtlosen Integration. Durch die Kombination von Zoho Forms für die flexible Datenerfassung, Zoho Flow als intelligente Automatisierungs-Engine und Zoho CRM als zentrale Datenbasis schaffst Du robuste, skalierbare und benutzerfreundliche Prozesse. Du senkst die Hürde für potenzielle Kunden, eliminierst manuelle Dateneingabe und stellst sicher, dass jeder Lead sofort korrekt im System erfasst und weiterverarbeitet wird. Das Ergebnis ist nicht nur eine immense Zeitersparnis, sondern auch eine professionellere Customer Journey und eine deutlich höhere Datenqualität.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: