Zoho CRM, People, WhatsApp API: End-to-End Lead- und Kampagnenworkflow Tutorial

Zoho-Prozesse End-to-End: Vom strukturierten Lead-Management bis zur automatisierten Kampagne

Du nutzt bereits mehrere Zoho One Apps, aber hast das Gefühl, das volle Potenzial noch nicht auszuschöpfen? Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass einzelne Anwendungen zwar gut funktionieren, die Prozesse dazwischen jedoch manuell und fehleranfällig bleiben. Daten werden nicht sauber übergeben, der Vertrieb arbeitet anders als das Marketing und die Buchhaltung muss Informationen mühsam zusammensuchen. Genau hier liegt die Stärke des Zoho-Ökosystems: in der intelligenten Verknüpfung der einzelnen Bausteine und der Anbindung externer Dienste über APIs. Dieser Artikel zeigt Dir an einem durchgehenden Praxisbeispiel, wie Du einen lückenlosen Prozess vom Lead bis zur Rechnungsanalyse aufbaust und dabei auch moderne Kommunikationswege wie WhatsApp integrierst.

Die Herausforderung aus der Praxis: Datensilos und manuelle Arbeitsschritte

Stell Dir ein typisches Szenario in einem dienstleistungsorientierten KMU vor: Ein neuer Lead kommt über die Website ins Zoho CRM. Der Vertriebsmitarbeiter ruft an, schreibt E-Mails, aber der Status des Leads im CRM bleibt auf „Nicht kontaktiert“ stehen. Später wird ein Angebot erstellt, der Lead aber nie sauber in einen Kontakt und ein Geschäft umgewandelt. Das Marketing kann diesen potenziellen Kunden somit nicht für Newsletter in Zoho Campaigns nutzen. Parallel dazu wird die Kommunikation mit Interessenten über private WhatsApp-Accounts geführt, wodurch keine zentrale Dokumentation stattfindet. Nach einem abgeschlossenen Projekt sollen ehemalige Kunden reaktiviert werden, doch eine personalisierte Ansprache ist kaum möglich, da unklar ist, welche Konditionen sie damals hatten. Schließlich benötigt die Geschäftsführung einen schnellen Überblick über offene Rechnungen, der jedoch nur durch manuelle Exporte aus Zoho Books erstellt werden kann.

Schritt-für-Schritt zur integrierten Lösung

Um diese Insellösungen aufzubrechen, verbinden wir verschiedene Zoho Apps und externe Dienste zu einem nahtlosen Workflow. Wir beginnen mit der Datenhygiene und arbeiten uns bis zur automatisierten Analyse vor.

1. Das Fundament: Saubere Stammdaten in Zoho People

Jeder Prozess ist nur so gut wie die ihm zugrundeliegenden Daten. Ein kleines, aber oft übersehenes Problem ist die korrekte Erfassung von Mitarbeiter-Anwesenheiten in Zoho People. Wenn Mitarbeiter vergessen, sich am Ende des Tages auszustempeln, werden sie in Dashboards, z.B. in Zoho Analytics, permanent als „online“ angezeigt. Das verzerrt die Daten und kann zu Verwirrung führen.

Lösung: Eine einfache Deluge-Custom-Function, die als täglicher Scheduler läuft, löst dieses Problem. Sie prüft, ob ein Check-in älter als eine definierte Stundenzahl (z.B. 24 Stunden) ist und kein Check-out vorliegt. Wenn ja, wird der Mitarbeiter automatisch ausgestempelt.


// Deluge Custom Function in Zoho People (als Scheduler einrichten)
// Name: autoCheckOutAfter24h

// Heutiges Datum und Uhrzeit holen
today = zoho.currenttime;

// Alle Check-ins der letzten 2 Tage abrufen, um sicherzugehen, dass nichts übersehen wird
yesterday = today.subDay(1);
checkin_records = zoho.people.getRecords("attendance", yesterday, today);

// Durch alle Check-in-Einträge iterieren
for each record in checkin_records
{
    // Prüfen, ob ein Check-in, aber kein Check-out vorhanden ist
    if(record.get("Check-In") != null && record.get("Check-Out") == null)
    {
        checkin_time = record.get("Check-In").toTime();
        hours_since_checkin = today.hoursBetween(checkin_time);
        
        // Wenn mehr als 24 Stunden vergangen sind, automatisch ausstempeln
        if(hours_since_checkin > 24)
        {
            employee_id = record.get("employee");
            
            // Einen fiktiven Check-out-Zeitpunkt erstellen (z.B. 8h nach Check-in)
            // oder eine feste Zeit des Vortages
            auto_checkout_time = record.get("Check-In").toTime().addHour(8);

            // Update-Map erstellen und den Datensatz aktualisieren
            update_map = Map();
            update_map.put("Check-Out", auto_checkout_time);
            zoho.people.updateRecord("attendance", record.get("ID"), update_map);
            info "Mitarbeiter " + employee_id + " automatisch ausgestempelt.";
        }
    }
}

2. Struktur im Vertrieb: Leads systematisch mit Zoho CRM Blueprints qualifizieren

Um zu verhindern, dass Leads im System versanden, implementieren wir einen Blueprint in Zoho CRM. Ein Blueprint ist ein digitalisierter Prozess, der den Vertriebsmitarbeiter durch vordefinierte Phasen und Aktionen leitet. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Lead korrekt bearbeitet und sein Status jederzeit nachvollziehbar ist.

Phasen (States): Definiere klare Stufen wie „Neu“, „Kontaktaufnahme“, „Qualifiziert“, „Nicht qualifiziert“, „Konvertiert“.
Übergänge (Transitions): Erstelle Buttons für Aktionen, die ein Mitarbeiter ausführen kann, z.B. „Anruf getätigt – nicht erreicht“, „Termin vereinbart“, „Kein Interesse“.
Automatisierung: Hinterlege Aktionen bei jedem Übergang. Klickt ein Mitarbeiter auf „Termin vereinbart“, kann automatisch eine Aufgabe zur Vorbereitung des Termins erstellt werden. Beim Übergang zu „Konvertiert“ wird der Lead automatisch in einen Kontakt, ein Unternehmen und ein Geschäft umgewandelt.

So stellst Du sicher, dass die Daten für nachgelagerte Prozesse wie Marketing-Automatisierung sauber und vollständig sind.

3. Moderne Kommunikation: WhatsApp Business API an Zoho CRM anbinden

Die Kommunikation verlagert sich immer mehr auf Messenger. Statt dies unkontrolliert auf privaten Geräten zuzulassen, integrieren wir die WhatsApp Business API direkt in Zoho CRM. Dies ermöglicht eine zentrale Dokumentation und Automatisierung.

Tech-Stack & Umsetzung:

Voraussetzung: Du benötigst einen Meta Business Account und eine Telefonnummer (neue SIM-Karte), die nicht für ein privates WhatsApp genutzt wird.
Integration: Zoho bietet über den Marketplace verschiedene Erweiterungen zur Anbindung an (z.B. „WhatsApp for Zoho CRM“). Alternativ kannst Du über Middleware-Anbieter oder direkt über die API von Anbietern wie Twilio oder 360dialog gehen.
Anwendungsfall: Erstelle eine Workflow-Regel in Zoho CRM: Wenn der Status eines Leads nach einem Anrufversuch auf „Nicht erreicht“ gesetzt wird, versendet das System automatisch eine standardisierte WhatsApp-Nachricht: „Hallo [Lead Vorname], ich habe eben versucht, Sie zu erreichen. Wann wäre ein guter Zeitpunkt für ein kurzes Gespräch?“. Diese Konversation wird direkt in der Zeitleiste des Leads im CRM gespeichert.

4. Automatisierung im Marketing: Personalisierte Kampagnen mit Zoho Campaigns und Forms

Nun wollen wir ehemalige Kunden reaktivieren. Das Ziel ist eine E-Mail-Kampagne mit einem personalisierten Rabatt, der auf dem früher gezahlten Preis basiert.

Der Workflow im Detail:

Datenbasis schaffen (Zoho Analytics): Erstelle einen Bericht in Zoho Analytics, der Daten aus Zoho CRM (Kontakte) und Zoho Books (Rechnungen) kombiniert. Dieser Bericht listet alle Kunden auf, die in den letzten zwei Jahren eine bestimmte Dienstleistung gebucht haben, inklusive des damals gezahlten Betrags.
Zielgruppe importieren (Zoho Campaigns): Exportiere die Liste aus Analytics und importiere sie in eine neue Mailingliste in Zoho Campaigns. Wichtig ist, dass Du das Feld mit dem alten Preis als benutzerdefiniertes Feld (Custom Field) mit importierst.
Personalisierte E-Mail erstellen: In der E-Mail-Vorlage nutzt Du Merge-Tags, um den Empfänger persönlich anzusprechen und den Rabatt zu kommunizieren. Der Call-to-Action-Button leitet auf ein Zoho Formular.
Intelligentes Formular (Zoho Forms): Der Link zum Formular enthält Parameter, die den alten Preis und die Kontakt-ID übergeben (z.B. `…&old_price=1500&contact_id=12345`). Das Formular ist bereits mit den bekannten Daten des Kontakts vorausgefüllt. Ein Deluge-Skript im Hintergrund berechnet den neuen, rabattierten Preis.

Beispiel-Deluge-Skript für Zoho Forms (`Bei Benutzereingabe` im Feld für den alten Preis):


// Dieses Skript wird im Zoho Form ausgeführt, sobald ein Wert im Feld 'Alter_Preis' steht.
// Das Feld kann über URL-Parameter befüllt und für den Nutzer ausgeblendet werden.

// Standard-Neupreis der Dienstleistung
neuer_standardpreis = 2000.00;
rabattierter_preis = 0.00;

// Prüfen, ob der alte Preis größer als Null ist
if (input.Alter_Preis > 0) 
{
    // Regel 1: Wenn der alte Preis über 1000 lag, gib 30% Rabatt auf den neuen Preis
    if(input.Alter_Preis > 1000)
    {
        rabattierter_preis = neuer_standardpreis * 0.7;
    }
    // Regel 2: Wenn der alte Preis zwischen 1 und 1000 lag, gib 15% Rabatt
    else
    {
        rabattierter_preis = neuer_standardpreis * 0.85;
    }
}
// Regel 3: Wenn der alte Preis 0 war (z.B. kostenloses Ticket), biete einen festen Sonderpreis an
else 
{
    rabattierter_preis = 499.00;
}

// Setze den berechneten Preis in das Preis-Feld des Formulars
input.Angebotspreis = rabattierter_preis;

5. Alles im Blick: Finanz-Dashboards mit Zoho Analytics und Zoho Books

Um dem Management und Vertrieb einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation zu geben, erstellen wir ein Dashboard in Zoho Analytics.

Datenquelle verbinden: Verbinde Zoho Books als Datenquelle mit Zoho Analytics. Die Synchronisation erfolgt automatisch.
Bericht erstellen: Erstelle einen neuen Tabellenbericht mit dem Namen „Offene Rechnungen“. Wähle die relevanten Spalten aus der „Invoices“-Tabelle aus: Rechnungsnummer, Kundenname, Fälligkeitsdatum, Betrag, Offener Betrag. Füge den Vertriebsmitarbeiter aus der verknüpften „Contacts“-Tabelle hinzu.
Filter setzen: Setze einen Filter, sodass nur Rechnungen mit dem Status „offen“ oder „überfällig“ angezeigt werden.
Visualisieren: Füge den Bericht zu einem Dashboard hinzu. Ergänze es mit weiteren KPIs wie „Umsatz pro Monat“ oder „Top 5 Kunden nach offenen Forderungen“. Dieses Dashboard kann automatisch täglich aktualisiert und an die relevanten Stakeholder per E-Mail versendet werden.

Tipps und Best Practices

Starte klein: Versuche nicht, alle Prozesse auf einmal zu digitalisieren. Beginne mit einem klar definierten Problem, wie dem Lead-Blueprint, und erweitere die Lösung schrittweise.
Beziehe Dein Team ein: Ein Blueprint im CRM ist nur dann erfolgreich, wenn das Vertriebsteam ihn annimmt. Entwickle solche Prozesse gemeinsam mit den Anwendern.
Nutze Zoho Flow für einfache Integrationen: Für viele Verbindungen zwischen Zoho Apps oder mit externen Diensten wie Slack, Trello oder Google Workspace benötigst Du keinen Code. Zoho Flow bietet eine visuelle Oberfläche, um Trigger und Aktionen zu verknüpfen.
Denke an Zoho Catalyst für komplexe Logik: Wenn Du hochgradig individuelle, serverseitige Logik benötigst, die über die Möglichkeiten von Deluge hinausgeht, ist die Serverless-Plattform Zoho Catalyst die richtige Wahl.
Sicherheit geht vor: Bei der Anbindung von APIs, insbesondere für sensible Kommunikation wie WhatsApp, achte auf sichere Authentifizierungsmethoden und speichere API-Keys und Tokens sicher in Zoho Vault.

Fazit: Mehr als die Summe seiner Teile

Dieses Praxisbeispiel zeigt, dass die wahre Stärke von Zoho in der nahtlosen Integration seiner Anwendungen liegt. Durch die Kombination von CRM, People, Campaigns, Forms, Books und Analytics entsteht ein durchgängiger, automatisierter und transparenter Prozess. Du eliminierst manuelle Fehlerquellen, verbesserst die Datenqualität und schaffst Freiräume für Deine Teams, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Anbindung externer APIs wie WhatsApp beweist, dass Zoho kein geschlossenes System ist, sondern eine offene Plattform, die sich an die modernen Anforderungen Deines Unternehmens anpassen lässt. Der Aufwand, diese Prozesse einmalig aufzusetzen, zahlt sich durch Effizienz, Skalierbarkeit und bessere Geschäftsentscheidungen schnell aus.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: