Blog

Zoho CRM, Creator und Flow kombinieren: Zentrales B2B-Ticketing- und Event-Management-System einrichten

  • Beitrags-Autor:

B2B-Ticketing und Event-Management: So baust Du ein zentrales System mit Zoho CRM, Creator und externen APIs

In der dynamischen Welt des Event-Managements und B2B-Ticketings kämpfen viele Unternehmen mit einem gemeinsamen Problem: fragmentierte Daten und manuelle Prozesse. Informationen über eingekaufte Kontingente, Lieferanten, Kundenanfragen und den aktuellen Verkaufsstatus sind oft über Excel-Tabellen, E-Mails und Messenger-Dienste wie WhatsApp verstreut. Dies führt nicht nur zu Ineffizienz und Fehlern, sondern verhindert auch eine schnelle und flexible Reaktion auf Marktchancen. Genau hier setzt die Stärke des Zoho-Ökosystems an. Es ermöglicht Dir, eine zentrale, maßgeschneiderte Plattform zu schaffen, die nicht nur Deine internen Abläufe optimiert, sondern sich auch nahtlos mit externen Systemen und Partnern verbindet. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du ein solches System Schritt für Schritt aufbaust.

Das Praxisbeispiel: Skalierung im B2B-Handel mit Tischreservierungen

Stell Dir eine Agentur vor, die sich auf den An- und Verkauf von Tischreservierungen für große, populäre Volksfeste spezialisiert hat. Das Geschäftsmodell basiert darauf, Kontingente von verschiedenen Lieferanten (von Privatpersonen über andere Agenturen bis hin zu den Zeltbetreibern selbst) einzukaufen und diese mit einer Marge an Endkunden oder große B2B-Vertriebspartner weiterzuverkaufen. Die zentrale Herausforderung ist die Verwaltung des Inventars in Echtzeit.

Die typischen Probleme in diesem Szenario sind:

  • Keine zentrale Datenquelle: Welche Tische sind verfügbar? Welche sind bereits angeboten, welche verkauft? Die Antwort darauf erfordert das manuelle Abgleichen mehrerer Listen.
  • Ineffiziente Partner-Kommunikation: Ein wichtiger Vertriebspartner, der für einen Großteil des Umsatzes verantwortlich ist, erhält Verfügbarkeitslisten manuell als Excel-Datei. Bis er einen Tisch verkauft, kann dieser bereits intern vergeben sein.
  • Skalierungshemmnis: Eine einmalige Chance ergibt sich – ein neuer, großer Zeltbetreiber startet seine Reservierungsphase. Um hier erfolgreich zu sein, müssen schnell hunderte neuer Kunden-Accounts auf dessen externem Portal angelegt werden, um überhaupt einkaufen zu können. Ein manueller Prozess ist hierfür zu langsam.

Ziel ist es, ein integriertes System zu schaffen, das Inventar, Lieferanten, Kunden und Vertriebspartner in einer einzigen, verlässlichen Plattform vereint und Prozesse maximal automatisiert.

Schritt-für-Schritt zur zentralen Ticketing-Plattform

Die Lösung liegt in der intelligenten Kombination verschiedener Zoho-Anwendungen und der gezielten Anbindung externer Dienste über APIs. Wir nutzen primär Zoho CRM als Herzstück, erweitern es um benutzerdefinierte Module und bauen mit Zoho Creator ein Live-Portal für den wichtigsten Vertriebspartner.

Schritt 1: Das Fundament – Ein sauberes Datenmodell in Zoho CRM

Bevor wir Prozesse automatisieren können, benötigen wir eine solide Datenstruktur. Standardmodule wie „Kontakte“ und „Firmen“ reichen hier nicht aus. Wir erstellen daher eigene, benutzerdefinierte Module in Zoho CRM.

  1. Benutzerdefiniertes Modul „Partner“: Dieses Modul dient zur Verwaltung Deiner Lieferanten. Hier erfasst Du, wer Dir Tischkontingente liefert. Wichtige Felder sind hier neben den Standard-Kontaktinformationen auch Kategorien wie „Agentur“, „Privatkontakt“ oder „Offizieller Betreiber“. Verknüpfe jeden Partner-Eintrag zwingend mit mindestens einem Kontakt aus dem Kontakte-Modul. So stellst Du sicher, dass Du immer eine konkrete Ansprechperson hast.
  2. Benutzerdefiniertes Modul „Zelte“: Anstatt den Veranstaltungsort nur als einfaches Textfeld zu führen, erstellen wir ein eigenes Modul. Jeder Eintrag repräsentiert ein Zelt oder einen Event-Ort. Hier hinterlegst Du zentrale Informationen wie Lagepläne, Konditionen, Ansprechpartner und – ganz entscheidend – den direkten Link zum externen Reservierungsportal des Betreibers.
  3. Benutzerdefiniertes Modul „EK-Tische“ (Inventar): Dies ist Dein zentrales Inventarmodul. Jeder Datensatz steht für einen eingekauften Tisch. Mittels sogenannter „Lookup-Felder“ verknüpfst Du jeden Tisch eindeutig mit einem Eintrag aus dem „Partner“-Modul (von wem habe ich den Tisch?) und einem Eintrag aus dem „Zelte“-Modul (wo ist der Tisch?). Weitere wichtige Felder sind Datum, Uhrzeit, Anzahl der Plätze, Einkaufspreis, Verkaufspreis und ein Statusfeld (z.B. „Verfügbar“, „Angeboten“, „Reserviert“, „Verkauft“).

Mit dieser Struktur hast Du eine 360-Grad-Sicht. Du kannst auf einen Blick sehen, welche Tische Du für ein bestimmtes Zelt im Inventar hast oder welche Tische Du von einem bestimmten Partner bezogen hast.

Schritt 2: Den Angebots-Workflow mit Deluge intelligent gestalten

Ein häufiger Anwendungsfall: Ein Kunde fragt Tische für einen bestimmten Tag in einem bestimmten Zelt an. Bisher bedeutete das manuelles Suchen in Listen. Wir automatisieren das mit einer Custom Function, geschrieben in Deluge, der Scriptsprache von Zoho.

Die Anforderung ist, nicht einfach alle passenden Tische blind zu versenden, sondern dem Vertriebsmitarbeiter eine Vorschlagsliste zu präsentieren, aus der er manuell per Checkbox die Tische auswählt, die er dem Kunden anbieten möchte. So behältst Du die volle Kontrolle und kannst beispielsweise einem flexiblen Kunden eher einen Tisch an einem weniger gefragten Tag anbieten.

Dafür erstellen wir im Modul „Deals“ (Verkaufschancen) einen benutzerdefinierten Button, z.B. „Passende Tische finden“. Dieser Button löst ein Deluge-Script aus, das Folgendes tut:

  1. Es liest die Kriterien aus dem Deal (z.B. Zelt, Datum, Anzahl Personen).
  2. Es durchsucht das Modul „EK-Tische“ nach allen Einträgen, die den Kriterien entsprechen und den Status „Verfügbar“ haben.
  3. Es öffnet ein Popup-Fenster (Widget), das die gefundenen Tische als Checklisten-Elemente anzeigt.
  4. Der Anwender wählt die gewünschten Tische aus und klickt auf „Angebot erstellen“.
  5. Das Script ändert den Status der ausgewählten Tische im Inventar-Modul auf „Angeboten“ und verknüpft sie mit dem Deal.

Ein vereinfachtes Deluge-Codebeispiel für die Suche nach Tischen könnte so aussehen:

// Annahme: dealId wird an die Funktion übergeben
dealDetails = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId);
zelt_name = dealDetails.get("Zelt_Lookup").get("name");
anfrage_datum = dealDetails.get("Anfragedatum");
anzahl_personen = dealDetails.get("Personenanzahl");

// Suche nach passenden, verfügbaren Tischen im Custom Modul "EK_Tische"
search_criteria = "((Zelt_Lookup:equals:" + zelt_name + ") and (Datum:equals:" + anfrage_datum + ") and (Status:equals:Verfügbar) and (Platze:greater_equal:" + anzahl_personen + "))";
potential_tables = zoho.crm.searchRecords("EK_Tische", search_criteria);

// Der nächste Schritt wäre, 'potential_tables' in einem Widget anzuzeigen.
info potential_tables;
return potential_tables;

Anschließend kannst Du die Angebots- und Rechnungsstellung direkt über Zoho Books abwickeln, das nahtlos mit dem CRM integriert ist. Damit entfällt der Bedarf an externen Buchhaltungstools wie LexOffice.

Schritt 3: Ein Live-Partnerportal mit Zoho Creator bauen

Die Zusammenarbeit mit dem wichtigsten B2B-Vertriebspartner via Excel und WhatsApp ist ein K.O.-Kriterium für Wachstum. Der Partner benötigt eine Live-Übersicht der verfügbaren Tische und eine einfache Möglichkeit, Tische für seine Kunden zu reservieren oder zumindest als „angeboten“ zu markieren.

Hierfür ist Zoho Creator, die Low-Code-Plattform von Zoho, das perfekte Werkzeug.

  1. App erstellen: Du erstellst eine neue Anwendung in Zoho Creator.
  2. Datenintegration: Statt eine neue Datenbank aufzubauen, verbindest Du die Creator App direkt mit Deinen Modulen in Zoho CRM. Mit wenigen Klicks importierst Du die Daten aus „EK-Tische“, „Zelte“ und „Kontakte“. Die Synchronisation erfolgt nahezu in Echtzeit.
  3. Benutzeroberfläche bauen: Du gestaltest eine einfache Weboberfläche für den Partner. Diese besteht im Kern aus einer Ansicht (Report), die alle Tische mit dem Status „Verfügbar“ anzeigt, inklusive Filterfunktionen nach Zelt und Datum.
  4. Aktionen definieren: Neben jedem Tisch fügst Du einen Button hinzu, z.B. „Für meinen Kunden anbieten“. Klickt der Partner diesen Button, wird ein Workflow in Creator ausgelöst.
  5. Workflow mit Zoho Flow: Der Creator-Workflow kann via Zoho Flow eine Statusänderung im CRM anstoßen. Der Tisch-Status wird im CRM-Modul „EK-Tische“ auf „Angeboten durch Partner“ gesetzt. So weißt Du intern Bescheid, vermeidest aber Doppelverkäufe nicht vollständig, da Du den Tisch parallel selbst noch anbieten kannst – genau wie gefordert. Erst bei einem finalen „Verkaufen“-Klick wird der Status auf „Verkauft“ gesetzt und der Tisch ist für alle blockiert.

Der Partner erhält einen sicheren Login zu seinem Portal und arbeitet immer mit Live-Daten, was die Effizienz und Fehlerreduktion massiv steigert.

Schritt 4: Externe Systeme anbinden und den Einkauf skalieren

Die größte technische Herausforderung ist oft der Einkauf – insbesondere, wenn man schnell auf neue Marktchancen reagieren muss, wie bei einem neuen Zeltbetreiber. Das Ziel: In kurzer Zeit eine große Anzahl an Kunden-Accounts auf dem externen Reservierungsportal des Betreibers anlegen.

Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze:

  • Prüfe die API: Der Königsweg ist immer, zu prüfen, ob das externe Portal eine offizielle API (Application Programming Interface) anbietet. Wenn ja, kannst Du über eine Custom Function in Zoho CRM (mit dem Deluge-Befehl invokeurl) direkt Accounts anlegen und Reservierungen tätigen.
  • Browser-Automatisierung: Bietet das Portal keine API, ist der nächste Schritt die Prüfung von Browser-Automatisierungstools wie Selenium oder Puppeteer. Du könntest einen kleinen Server-Prozess aufsetzen, der sich, getriggert durch einen Webhook aus Zoho, in das Portal einloggt und die Account-Erstellung simuliert. Dies ist technisch anspruchsvoll und kann bei Änderungen am Portal brechen, ist aber oft die einzige Möglichkeit zur Skalierung.
  • E-Mail-Adressen generieren: Für die vielen neuen Accounts benötigst Du valide E-Mail-Adressen. Anstatt hunderte Gmail-Konten manuell zu erstellen, kannst Du Deine eigenen Domains nutzen, die z.B. bei IONOS oder einem anderen Hoster liegen. Viele Hoster bieten APIs zur Verwaltung von E-Mail-Postfächern oder Aliasen. Alternativ kannst Du einen transaktionalen E-Mail-Dienst wie Zoho ZeptoMail verwenden, um programmgesteuert E-Mails über Deine Domains zu versenden und zu empfangen.

Ein konzeptioneller API-Aufruf aus Deluge zur Account-Erstellung könnte so aussehen:

// Hypothetisches Beispiel für eine API eines Zeltbetreibers
url = "https://api.zeltbetreiber.com/v1/create_account";
headers = {"Authorization":"Bearer YOUR_API_KEY", "Content-Type":"application/json"};
body = {
    "firstname": "Max",
    "lastname": "Mustermann",
    "email": "[email protected]",
    "password": "a_secure_password"
};
response = invokeurl
[
    url: url
    type: POST
    headers: headers
    parameters: body.toString()
];
info response;

Tipps und Best Practices

  • Pragmatisch bleiben: Wie in den Gesprächsnotizen erwähnt, vermeide es, dich zu „verkünsteln“. Starte mit einer einfachen, funktionierenden Lösung (MVP – Minimum Viable Product) und baue sie schrittweise aus. Ein funktionierender Verkaufsprozess im Februar ist wichtiger als eine technisch perfekte, aber verspätete Lösung.
  • Datenqualität sicherstellen: Das beste System ist nutzlos, wenn die Daten falsch sind. Etabliere klare Regeln für die Dateneingabe und nutze die Validierungsregeln in Zoho CRM, um die Qualität zu sichern.
  • Projektmanagement nutzen: Für die Umsetzung eines solchen Projekts empfiehlt sich ein einfaches Taskboard in Zoho Connect oder, bei mehr Komplexität, in Zoho Projects. So behalten alle Beteiligten den Überblick über die anstehenden Aufgaben.
  • Reporting und Analyse: Nutze Zoho Analytics, um Dashboards zu erstellen. Visualisiere Deinen aktuellen Lagerbestand, die Verkaufs-Pipeline, die Performance einzelner Partner und die Profitabilität pro Zelt.

Fazit: Vom Chaos zur Kontrolle

Die Transformation von manuellen, fehleranfälligen Prozessen hin zu einem integrierten, digitalen System ist kein Hexenwerk. Durch die strategische Kombination von Zoho-Standard-Apps, benutzerdefinierten Modulen, Low-Code-Entwicklung mit Zoho Creator und der Anbindung externer Dienste schaffst Du eine Plattform, die nicht nur Dein Tagesgeschäft vereinfacht, sondern Dir auch die Agilität gibt, schnell auf neue Marktchancen zu reagieren. Die zentrale Datenhaltung im CRM, gekoppelt mit smarten Automatisierungen und maßgeschneiderten Portalen für Partner, ist der Schlüssel, um im kompetitiven Umfeld des B2B-Ticketings nachhaltig zu wachsen.

Verwendete Zoho Apps in dieser Lösung: