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Komplexe Kursbuchungen mit Zoho Creator, CRM und Flow automatisieren

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Beyond Silos: Wie Du komplexe Kursbuchungen mit Zoho CRM, Creator und Flow meisterst

Wenn dein Geschäftsmodell auf Kursen, Schulungen oder Seminaren basiert, kennst du die Herausforderung: Du bietest nicht nur einzelne Module an, sondern auch komplette Pakete oder Zertifizierungslehrgänge. Diese „Kombischulungen“ sind für deine Kunden attraktiv, aber für deine interne Verwaltung oft ein Albtraum. Wie stellst du sicher, dass ein Kunde, der ein Fünf-Tage-Paket bucht, auch wirklich für jeden einzelnen Tag auf der Teilnehmerliste steht? Wie wird die Rechnung für das Gesamtpaket korrekt erstellt, während die Logistik auf Modulebene läuft? Genau hier stößt man mit Standardlösungen oft an Grenzen. Doch das Zoho-Ökosystem bietet dir die Werkzeuge, um genau solche komplexen Prozesse elegant und automatisiert abzubilden – ohne die Datensilos zu verlassen.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung bei Kombi- und Einzelbuchungen

Stell dir einen Anbieter für berufliche Weiterbildungen im Bereich Lebensmittelsicherheit vor. Im Portfolio befindet sich ein umfassender Zertifikatslehrgang zum „Food Defense Professional“. Dieser Lehrgang ist eine Kombischulung und besteht aus zwei separaten Tagesseminaren (Teilschulungen):

  • Tag 1: Grundlagen der Lebensmittelsicherheit
  • Tag 2: Audit-Vorbereitung und Krisenmanagement

Die geschäftliche Anforderung ist klar: Kunden sollen die Möglichkeit haben, den kompletten Lehrgang mit einem Preisvorteil zu buchen. Gleichzeitig sollen Fachexperten, die nur ihr Wissen zu einem der beiden Themen auffrischen möchten, auch die Möglichkeit haben, nur Tag 1 oder nur Tag 2 als eigenständige Schulung zu buchen.

Dies führt zu folgenden administrativen Hürden:

  1. Buchungslogik: Eine Buchung des Gesamtpakets muss automatisch zu einer Anmeldung für Tag 1 und Tag 2 führen.
  2. Rechnungsstellung: Die Rechnung für die Kombischulung muss den Paketpreis ausweisen, nicht die Summe der Einzelpreise.
  3. Kommunikation: Der Kunde soll separate Anmeldebestätigungen und Informationen für jeden einzelnen Kurstag erhalten.
  4. Ressourcenplanung: Die Teilnehmerlisten für Tag 1 und Tag 2 müssen alle Teilnehmer korrekt abbilden, egal ob sie das Paket oder nur einen Einzelkurs gebucht haben.

Eine manuelle Verwaltung dieser Prozesse ist fehleranfällig und nicht skalierbar. Die Lösung liegt in einer intelligenten Verknüpfung und Automatisierung innerhalb von Zoho.

Schritt-für-Schritt zur automatisierten Buchungslogik

Um dieses Szenario abzubilden, nutzen wir eine Kombination aus Zoho Creator für die Datenstruktur und Logik (alternativ können Custom Modules in Zoho CRM verwendet werden), Zoho Forms für die Web-Anmeldung und die Deluge-Skriptsprache für die maßgeschneiderte Automatisierung.

Schritt 1: Das Datenmodell in Zoho Creator aufbauen

Die Basis für alles ist eine saubere Datenstruktur. Wir erstellen zwei zentrale Module in unserer Creator-Anwendung:

Modul 1: „Schulungen“
Hier verwaltest du dein gesamtes Kursangebot. Die entscheidende Komponente ist ein Dropdown-Feld, das wir „Schulungstyp“ nennen.

  • Schulungsname (Textfeld)
  • Startdatum (Datumsfeld)
  • Preis (Währungsfeld)
  • Schulungstyp (Dropdown-Feld mit den Optionen: Kombischulung, Teilschulung)
  • Zugehörige Kombischulung (Lookup-Feld, das auf das Modul „Schulungen“ selbst verweist. Dieses Feld wird nur gefüllt, wenn der Typ „Teilschulung“ ist.)

Modul 2: „Buchungen“
In diesem Modul landen alle Anmeldungen, die über deine Webseite oder manuell eingehen.

  • Teilnehmer (Lookup-Feld zu Zoho CRM Kontakte)
  • Gebuchte Schulung (Lookup-Feld zum Modul „Schulungen“)
  • Rechnungsadresse (Adressfeld)
  • Anmeldetyp (Dropdown-Feld mit den Optionen: Hauptbuchung, Direktbuchung, Generierte Teilbuchung)

Diese Struktur erlaubt es uns, eine „Kombischulung“ als übergeordneten Datensatz anzulegen und die dazugehörigen „Teilschulungen“ über das Lookup-Feld klar zuzuordnen.

Schritt 2: Der Buchungsprozess über Zoho Forms

Auf deiner Webseite integrierst du ein Zoho Forms Formular, das dein Kursangebot anzeigt. Wenn ein Kunde eine Schulung auswählt und bucht, wird über die Formular-Integration ein neuer Datensatz im Modul „Buchungen“ angelegt. Hierbei wird der Anmeldetyp standardmäßig auf Direktbuchung gesetzt, wenn eine Teilschulung gebucht wird, und auf Hauptbuchung, wenn eine Kombischulung gebucht wird.

Schritt 3: Die Automatisierung mit Deluge

Jetzt kommt die Magie ins Spiel. Wir erstellen eine Workflow-Regel in Zoho Creator, die immer dann ausgelöst wird, wenn eine neue Buchung mit dem Anmeldetyp Hauptbuchung erstellt wird. Diese Regel führt ein benutzerdefiniertes Deluge-Skript aus.

Das Skript hat eine klare Aufgabe: Wenn eine Kombischulung gebucht wird, finde alle zugehörigen Teilschulungen und erstelle für jede eine eigene Buchung.


// Deluge Custom Function triggered on new 'Buchung' creation
// Parameter: buchungsID (ID of the newly created main booking)

void createTeilbuchungen(int buchungsID)
{
    // 1. Fetch the main booking record that triggered the workflow
    mainBooking = Buchungen[ID == buchungsID];
    
    // 2. Check if it's a 'Hauptbuchung' for a 'Kombischulung'
    if(mainBooking.count() > 0 && mainBooking.Anmeldetyp == "Hauptbuchung")
    {
        // 3. Get the ID of the booked 'Kombischulung'
        kombiSchulungID = mainBooking.Gebuchte_Schulung.ID;
        
        // 4. Fetch all 'Teilschulungen' linked to this 'Kombischulung'
        teilSchulungenList = Schulungen[Zugehörige_Kombischulung == kombiSchulungID];
        
        // 5. Loop through each 'Teilschulung' and create a new booking record
        for each teilSchulung in teilSchulungenList
        {
            // Create a map with data for the new sub-booking
            newTeilbuchung = insert into Buchungen
            [
                Added_User = zoho.loginuser
                Teilnehmer = mainBooking.Teilnehmer
                Gebuchte_Schulung = teilSchulung.ID
                Anmeldetyp = "Generierte Teilbuchung"
                Rechnungsadresse = mainBooking.Rechnungsadresse
                // Set the price for sub-bookings to 0 to avoid double billing
                Preis = 0.00
            ];
            info "Teilbuchung erstellt für Schulung: " + teilSchulung.Schulungsname + " mit ID: " + newTeilbuchung;
        }
        
        // Optional: Update the main booking to prevent re-triggering
        mainBooking.Status = "Teilbuchungen generiert";
    }
}

Was macht dieses Skript?

  • Es prüft, ob es sich um eine Hauptbuchung für eine Kombischulung handelt.
  • Es sucht alle Teilschulungen, die mit dieser Kombischulung verknüpft sind.
  • Für jede gefundene Teilschulung legt es einen neuen Eintrag im „Buchungen“-Modul an. Wichtig: Diese generierten Teilbuchungen erhalten einen eigenen Anmeldetyp und einen Preis von 0, da die Abrechnung über die Hauptbuchung erfolgt.

Jetzt hast du einen sauberen, atomaren Datensatz für jede Teilnahme an jedem Kurstag. Auf Basis dieser „Generierten Teilbuchungen“ kannst du nun separate Workflows für E-Mail-Bestätigungen (z.B. via Zoho ZeptoMail), die Erstellung von Aufgaben in Zoho Projects oder die Synchronisation mit Zoho Calendar einrichten.

Schritt 4: Externe Systeme mit Zoho Flow und Webhooks anbinden

Dein Prozess endet nicht in Zoho. Vielleicht nutzt du ein externes Learning Management System (LMS) wie Moodle oder Teachable, in dem die Teilnehmer für die gebuchten Kurse eingeschrieben werden müssen. Hier kommt Zoho Flow ins Spiel.

Anstatt komplexe API-Calls per Deluge zu schreiben, kannst du einen Flow erstellen:

  1. Trigger: Neuer Datensatz im Creator-Modul „Buchungen“ mit Anmeldetyp = „Generierte Teilbuchung“ oder „Direktbuchung“.
  2. Logic: Hole die Details des Teilnehmers aus Zoho CRM.
  3. Action: Nutze den Webhook- oder API-Konnektor deines LMS. Sende einen POST-Request an die „Enroll User“-API von Moodle mit der E-Mail des Teilnehmers und der Kurs-ID.

Dies entkoppelt deine Kernlogik von externen Integrationen und macht dein System flexibler. Ein weiteres starkes Beispiel ist die Automatisierung von Wissenstests. Ein in Zoho Forms erstellter Test kann einen Flow auslösen, der bei Bestehen automatisch ein Zertifikat mittels der Mail-Merge-Funktion von Zoho Writer generiert und via Zoho Sign zur Unterschrift versendet.

Tipps und Best Practices

  • Saubere Datenpflege: Das A und O dieses Systems ist die korrekte Verknüpfung deiner Schulungen. Nimm dir die Zeit, bei der Jahresplanung alle Kombi- und Teilschulungen sauber im System abzubilden. Der Workflow „von der Kombi zu den Teilen“ ist am intuitivsten: Lege zuerst die Kombischulung an und verknüpfe dann die einzelnen Teile damit.
  • Fehlerbehandlung im Skript: Baue in deine Deluge-Funktion ein Logging ein. Wenn eine API nicht erreichbar ist oder Daten fehlen, sende eine Benachrichtigung an einen Admin-Kanal in Zoho Cliq. Das hilft, Probleme schnell zu identifizieren.
  • Skalierbarkeit für Inhouse-Schulungen: Das Modell lässt sich erweitern. Für Inhouse-Schulungen könntest du einen weiteren Anmeldetyp einführen. Das Anmeldeformular auf der Webseite könnte dann anstelle von Einzelfeldern eine Subform enthalten, in der eine ganze Teilnehmerliste (Name, E-Mail) hochgeladen oder eingetragen werden kann. Das Deluge-Skript würde dann durch diese Liste iterieren und für jeden Teilnehmer die entsprechenden Buchungen anlegen.
  • Frontend-Erlebnis nicht vergessen: Während die Backend-Logik komplex ist, muss der Buchungsprozess für den Kunden auf deiner mit Zoho Sites oder WordPress erstellten Webseite einfach und intuitiv bleiben. Die ganze Automatisierung dient dazu, dem Kunden ein reibungsloses Erlebnis zu bieten, von der Buchung bis zum Zertifikat.

Fazit: Vom Datensilo zum integrierten Prozess

Dieses Praxisbeispiel zeigt eindrucksvoll, dass die Stärke von Zoho nicht nur in den einzelnen Apps liegt, sondern in ihrer nahtlosen Kombination. Durch die Verbindung von einer Low-Code-Plattform wie Zoho Creator, einem CRM-System, Automatisierungs-Tools wie Zoho Flow und der Flexibilität von Deluge kannst du maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Geschäftsanforderungen bauen, die weit über den Standard hinausgehen.

Anstatt dich von den Einschränkungen einer Standardsoftware leiten zu lassen, ermächtigt dich dieser Ansatz, das System exakt nach deinen Prozessen zu formen. Die Investition in eine saubere Datenstruktur und durchdachte Automatisierung zahlt sich durch enorme Zeitersparnis, weniger Fehler und eine deutlich höhere Skalierbarkeit deines Geschäftsmodells aus.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario: