Blog

Vom Altsystem zu Zoho Creator: Eine praxisnahe Anleitung für die Migration komplexer Vertriebsprozesse

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre über Jahre gewachsenen, oft selbst entwickelten Altsysteme oder komplexen Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen stoßen. Sie werden zu einem Bremsklotz für Skalierung und Effizienz. Die Migration zu einer modernen, flexiblen Plattform wie dem Zoho-Ökosystem ist der logische nächste Schritt. Doch wie gelingt der Umstieg, insbesondere wenn es um geschäftskritische Prozesse wie den Vertrieb geht? In diesem Artikel zeigen wir Dir einen praxisorientierten Weg, wie Du einen komplexen Vertriebsprozess von einem Altsystem (z.B. einem Custom-Portal oder Airtable) in eine maßgeschneiderte Lösung mit Zoho Creator überführst, bestehende Daten sauber migrierst und das System intelligent mit externen APIs und anderen Zoho-Apps verbindest.

Die Herausforderung: Ein unklar definierter Prozess im Legacy-System

Stell Dir ein typisches Szenario vor: Dein Vertriebsteam arbeitet mit einem etablierten, aber starren System. Deals werden erfasst, aber die Übergänge zwischen den Phasen – zum Beispiel vom „Lead“ zum qualifizierten „Prospect“ – sind nicht klar definiert und im System abgebildet. Es gibt keine festen Regeln, wann ein Statuswechsel erfolgt, was zu Inkonsistenzen und einer unklaren Datenlage führt. Das Management hat Schwierigkeiten, verlässliche Forecasts zu erstellen, und die Entwickler wissen nicht, welche Geschäftslogik sie in einem neuen System implementieren sollen. Das Ziel ist es, einen minimal funktionsfähigen Prototyp (MVP) schnell live zu nehmen, um mit echten Daten Feedback von den Anwendern zu sammeln. Genau hier setzen wir an.

Schritt-für-Schritt: Dein Weg zur maßgeschneiderten Vertriebslösung

Wir gliedern den Migrationsprozess in logische, nachvollziehbare Schritte, von der Konzeption bis zur Skalierung.

Schritt 1: Prozessdefinition als unumstößliches Fundament

Bevor Du auch nur eine Zeile Code schreibst oder ein Formular in Creator erstellst, muss der Prozess glasklar sein. Dies ist der kritischste Schritt, der oft vernachlässigt wird. Setze Dich mit den Stakeholdern zusammen und beantworte folgende Fragen schriftlich:

• Was ist ein „Deal“ in unserem Kontext? Definiere den gesamten Lebenszyklus. Ist ein Deal nur die Verkaufsphase oder umfasst er auch frühere (Lead) und spätere Phasen (Projekt, After-Sales)?
• Welche Phasen durchläuft ein Deal? Liste alle Status auf, z.B. Lead, Kontaktversuch, Qualifizierung, Prospect, Angebot erstellt, Verhandlung, Gewonnen (Order Bank), Verloren, Projektphase.
• Was sind die exakten Trigger für einen Phasenwechsel? Definiere die konkreten Ereignisse. Beispiel: Ein „Lead“ wird zum „Prospect“, sobald ein erster Qualifizierungsanruf erfolgreich stattgefunden hat und das Budget bestätigt wurde.
• Welche Daten sind in welcher Phase zwingend erforderlich? Lege Pflichtfelder pro Phase fest, um die Datenqualität zu sichern.

Dieses Dokument ist Deine „Source of Truth“ für die gesamte technische Umsetzung.

Schritt 2: Das Kernsystem in Zoho Creator aufbauen

Mit der klaren Prozessdefinition kannst Du nun das Grundgerüst in Zoho Creator erstellen. Der Kern Deiner Anwendung wird ein Modul sein, das wir „Deals“ nennen.

1. Erstelle ein Formular „Neuer Deal“: Füge alle relevanten Felder hinzu, die Du im ersten Schritt definiert hast.
2. Implementiere das Statusfeld: Ein zentrales Dropdown-Feld (oder Optionsfeld) namens „Phase“ oder „Status“ bildet den Deal-Lebenszyklus ab.
3. Erstelle einen Kanban-Bericht: Visualisiere den Prozess mit einem Kanban-Board, das auf dem Statusfeld basiert. Dies gibt den Nutzern eine intuitive Übersicht über die Vertriebspipeline.
4. Nutze Blueprints (optional): Für streng regulierte Prozesse kannst Du in Creator Blueprints verwenden, um die Übergänge zwischen den Phasen zu erzwingen und sicherzustellen, dass bestimmte Aktionen (z.B. das Ausfüllen von Pflichtfeldern) vor einem Statuswechsel erledigt werden müssen.

Schritt 3: Datenmigration – Sauber und strukturiert mit Zoho DataPrep

Der Import von Bestandsdaten ist eine heikle Aufgabe. Fehler hier können das Vertrauen der Nutzer in das neue System von Anfang an untergraben. Anstatt CSV-Dateien direkt in Creator zu importieren, empfehlen wir dringend den Einsatz von Zoho DataPrep.

• Datenquelle anbinden: Zoho DataPrep kann sich mit verschiedensten Quellen verbinden. Wenn Deine Daten in Airtable, einer SQL-Datenbank oder sogar Google Sheets liegen, kannst Du sie direkt anbinden. Alternativ exportierst Du sie als CSV.
• Daten bereinigen (Cleansing): Entferne Duplikate, korrigiere Tippfehler (z.B. in Städtenamen), vereinheitliche Datumsformate und fülle leere, aber wichtige Felder mit Standardwerten. DataPrep bietet dafür intelligente Vorschläge.
• Daten transformieren (Transformation): Passe die Datenstruktur an Dein neues Creator-Modell an. Vielleicht musst Du zwei alte Spalten zu einer neuen zusammenführen oder Statusnamen an die neue Nomenklatur anpassen (z.B. aus „Offen“ wird „Lead“).
• Ziel definieren und exportieren: Definiere Deine Zoho Creator Anwendung als Ziel und mappe die bereinigten Spalten auf die entsprechenden Felder in Deinem Creator-Formular. Der Import läuft dann sauber und kontrolliert ab.

Schritt 4: Externe Systeme anbinden – Das Beispiel Authentifizierung

Moderne Systemlandschaften sind selten isoliert. Oft musst Du externe Dienste oder proprietäre Systeme anbinden. Ein häufiges Beispiel ist ein zentrales Benutzer- und Authentifizierungssystem (Identity Provider, SSO), das für das Onboarding von Nutzern zuständig ist.

Nehmen wir an, neue Nutzer sollen nicht manuell in Creator angelegt werden, sondern über eine externe API eines Systems namens „Fusion“ validiert und synchronisiert werden. Das kann zu einem Blocker werden, wenn dieses System noch nicht fertig ist. Hier ist ein pragmatischer Ansatz entscheidend.

Du kannst eine Custom Function in Deluge schreiben, die diese externe API aufruft. Hier ein vereinfachtes Beispiel, wie ein solcher Aufruf aussehen könnte:

// Deluge Custom Function zur Überprüfung eines Benutzers gegen eine externe API
// @param userEmail (string) - Die E-Mail-Adresse des zu prüfenden Benutzers

map checkUserInFusion(string userEmail)
{
    // API-Endpoint des externen Authentifizierungssystems
    endpointUrl = "https://api.external-auth-system.com/v1/users/validate";
    
    // Header für die Authentifizierung, z.B. mit einem API-Key
    headers = Map();
    headers.put("Authorization", "Bearer " + ZOHO_API_KEY); // API Key sicher in Verbindungen speichern
    headers.put("Content-Type", "application/json");
    
    // Request Body
    body = Map();
    body.put("email", userEmail);
    
    // API-Aufruf mit invokeurl
    response = invokeurl
    [
        url :endpointUrl
        type :POST
        parameters:body.toString()
        headers:headers
    ];
    
    // Response auswerten
    if (response.get("responseCode") == 200)
    {
        // User ist valide, gib die relevanten Daten zurück
        userInfo = response.get("responseText").toMap();
        return {"status":"success", "data":userInfo};
    }
    else
    {
        // Fehler oder User nicht gefunden
        return {"status":"error", "message":"User not found or API error."};
    }
}

Diese Funktion kannst Du nun in Workflows nutzen, um Nutzer zu provisionieren. Wichtiger Tipp: Wenn das externe System die Entwicklung blockiert, baue einen Workaround. Implementiere vorübergehend eine manuelle Nutzeranlage in Creator, damit das Projekt weiterlaufen kann.

Schritt 5: Pilot-Rollout mit einem Power-User

Anstatt das System sofort für alle 50 Vertriebsmitarbeiter freizuschalten, starte mit einer einzigen, engagierten Person (einem „Pilot-User“). Diese Person arbeitet als Erste mit dem neuen System und gibt Dir unschätzbares, praxisnahes Feedback. Sie kann neue Leads direkt im System anlegen und den Prozess validieren. Ihr Datensatz dient als Blaupause für den späteren Massenimport. Dieser Ansatz minimiert das Risiko und erhöht die Akzeptanz im Team massiv.

Schritt 6: Manager-Funktionen – Creator vs. Zoho One Lizenz

Sobald die ersten Nutzer arbeiten, kommt die Anforderung nach Auswertungen für Teamleiter und Manager. Sie wollen die Pipelines ihrer Teams sehen und filtern können. Hier stehst Du vor einer strategischen Entscheidung:

• Option A: Alles in Zoho Creator nachbauen. Du kannst komplexe Berichte, Dashboards und eine Rollen- und Rechte-Logik in Creator selbst entwickeln. Das bietet maximale Flexibilität, ist aber mit erheblichem Entwicklungsaufwand verbunden.
• Option B: Native Zoho-Apps nutzen. Weise Managern eine vollwertige Zoho One oder Zoho CRM Lizenz zu. Über die eingebaute Synchronisation zwischen Creator und CRM kannst Du die in Creator erfassten Deal-Daten an das CRM übergeben. Dort stehen Managern sofort mächtige, vorkonfigurierte Reporting-Tools, Hierarchien und Dashboards zur Verfügung – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Für schnelle und skalierbare Ergebnisse ist Option B oft der effizientere Weg. Für noch tiefere Analysen kannst Du die Creator-Daten zusätzlich mit Zoho Analytics synchronisieren und dort komplexe BI-Dashboards erstellen.

Tipps und Best Practices

• Prozess vor Tool: Die beste Software bringt nichts, wenn der zugrundeliegende Prozess unklar ist. Investiere 80% der Zeit in die saubere Definition der Anforderungen und 20% in die technische Umsetzung.
• Klare Rollen im Projektteam: Vermeide den typischen Fehler, dass ein Entwickler gleichzeitig die Rolle des Product Owners übernehmen muss. Ein technischer Leiter (Head of Development) fokussiert sich auf das „Wie“, während ein Product Manager oder ein Projektleiter aus dem Fachbereich das „Was“ und „Warum“ vorgibt.
• Automatisierung mit Webhooks und Zoho Flow: Nutze die Macht der Automatisierung. Wenn ein Deal in Creator die Phase „Gewonnen“ erreicht, kann ein Webhook an Zoho Books gesendet werden, um automatisch einen Rechnungsentwurf zu erstellen. Solche app-übergreifenden Workflows lassen sich mit Zoho Flow oft sogar ganz ohne Code umsetzen.
• Kommunikation ist alles: Nutze Tools wie Zoho Cliq, um Dein Projektteam (interne und externe Entwickler, Fachabteilung) in einem Kanal zu bündeln. Regelmäßige Stand-up-Meetings (z.B. zwei Mal pro Woche) helfen, Blocker frühzeitig zu identifizieren und die Richtung klar zu halten.

Fazit: Mehr als nur eine Migration

Die Migration eines Altsystems nach Zoho Creator ist weit mehr als nur ein technisches Projekt. Es ist die Chance, eingefahrene und ineffiziente Prozesse von Grund auf neu zu denken und zu optimieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer klaren Prozessdefinition, einem iterativen Vorgehen (MVP) und der intelligenten Kombination verschiedener Tools aus dem Zoho-Ökosystem und darüber hinaus. Indem Du die Stärken von Creator für maßgeschneiderte Kernprozesse, DataPrep für saubere Daten, CRM oder Analytics für starkes Reporting und externe APIs für die Anbindung Deiner bestehenden Infrastruktur nutzt, schaffst Du eine Lösung, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch für die Zukunft skalierbar ist.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

• Zoho Creator
• Zoho DataPrep
• Zoho CRM (als Option für Reporting)
• Zoho Analytics (als Option für BI)
• Zoho Flow (für Automatisierung)
• Zoho Cliq (für die Teamkommunikation)