Zoho Forms, Zoho CRM und OpenAI API für KI-basierte Anbieter-Suche im Tutorial

Smarte Datenerfassung: Von Zoho Forms zu KI-gestützter Suche im CRM

In der täglichen Arbeit mit Zoho sammelst Du Unmengen an wertvollen Daten. Doch je komplexer die Informationen werden, desto größer wird die Herausforderung, sie im CRM nicht nur zu speichern, sondern auch intelligent und schnell wiederzufinden. Viele Nutzer neigen dazu, für jede einzelne Information ein eigenes Feld im CRM anzulegen. Das führt schnell zu überladenen Layouts, erschwert die Wartung und macht flexible Suchen fast unmöglich. Dieser Artikel zeigt Dir einen modernen, skalierbaren Ansatz: Wir erfassen komplexe Datenstrukturen mit intelligenten Zoho Forms und machen sie anschließend über eine externe KI-API durchsuchbar – direkt aus Deinem Zoho CRM. Damit umgehen wir das Problem des „Field Clutters“ und schaffen eine zukunftssichere Lösung.

Die Herausforderung aus der Praxis: Detaillierte Partnerdaten effizient verwalten

Stell Dir vor, Du arbeitest für eine Agentur, die Firmen-Events organisiert. Dein Erfolg hängt davon ab, schnell die perfekte Location für Deine Kunden zu finden. Dazu pflegst Du eine Datenbank mit hunderten von Hotels und Veranstaltungsorten im „Anbieter“-Modul (Vendors) Deines Zoho CRM. Die Anforderungen Deiner Kunden sind sehr spezifisch: Ein Kunde sucht ein Hotel nahe Mailand mit mindestens 60 Zimmern, drei separaten Meetingräumen mit Tageslicht und einem Pool. Ein anderer benötigt eine Location mit Co-Working-Space und vegetarischer Restaurant-Option.

Der klassische Weg wäre, für jedes dieser Merkmale – Zimmeranzahl, Pool (Ja/Nein), Anzahl Meetingräume, Tageslicht (Ja/Nein) etc. – ein eigenes Feld im CRM anzulegen. Bei 50 oder 100 Merkmalen pro Hotel wird Dein Anbietermodul unübersichtlich und langsam. Was passiert, wenn Du zukünftig auch nach der „Anzahl der E-Ladesäulen“ filtern willst? Wieder ein neues Feld anlegen und alle Datensätze manuell nachpflegen? Das ist nicht skalierbar. Wir brauchen einen besseren Weg.

Schritt-für-Schritt zur intelligenten Suchlösung

Unsere Lösung besteht aus drei Kernkomponenten: Einem dynamischen Formular zur Datenerfassung, einer schlanken Speicherstrategie im CRM und einer leistungsstarken, KI-gestützten Suchfunktion.

Schritt 1: Das Fundament – Dein Zoho Formular optimieren

Alles beginnt mit der Art, wie wir die Daten erfassen. Anstelle eines langen, statischen Fragebogens nutzen wir die fortgeschrittenen Funktionen von Zoho Forms, um ein intelligentes und benutzerfreundliches Formular zu erstellen.

Subformulare für wiederkehrende Daten: Ein Hotel hat nicht nur einen Meetingraum, sondern vielleicht fünf. Statt Felder wie „Meetingraum 1 Name“, „Meetingraum 1 Kapazität“, „Meetingraum 2 Name“ usw. anzulegen, verwenden wir ein Subformular. Darin definieren wir die Felder einmalig (z.B. „Raumname“, „Kapazität Theater“, „Tageslicht vorhanden“). Der Nutzer kann dann per Klick auf ein „+“-Symbol so viele Räume hinzufügen, wie er benötigt. Das Gleiche gilt für Ansprechpartner, Restaurant-Typen oder andere sich wiederholende Elemente.
Seitenregeln (Page Rules) für eine saubere Logik: Um das Formular übersichtlich zu halten, arbeiten wir mit Seitenregeln. Auf der ersten Seite fragen wir nur die grundlegende Ausstattung ab: „Verfügen Sie über Meeting-Räume?“, „Haben Sie ein Restaurant?“, „Bieten Sie Co-Working-Spaces an?“. Basierend auf den Antworten (Ja/Nein) werden ganze nachfolgende Seiten des Formulars ein- oder ausgeblendet. Klickt ein Hotel bei „Meeting-Räume“ auf „Ja“, wird die Seite mit dem entsprechenden Subformular angezeigt. So füllt der Nutzer nur aus, was wirklich relevant ist.
Korrekte Feldtypen verwenden: Für klare Ja/Nein-Entscheidungen nutzen wir „Radio-Buttons“ statt „Checkboxen“. Das erzwingt eine eindeutige Auswahl und verhindert Fehleingaben.

Schritt 2: Die CRM-Strategie – Weniger ist mehr

Dies ist der entscheidende strategische Wechsel: Wir blähen das CRM nicht mit hunderten von Feldern auf. Stattdessen speichern wir die gesamten, reichhaltigen Informationen aus dem Formular als eine einzige Datei im Anhang des jeweiligen Anbieter-Datensatzes im Zoho CRM.

Am besten eignet sich hierfür das JSON-Format, da es strukturiert und maschinenlesbar ist. Alternativ funktioniert auch ein PDF. Nach dem Absenden des Zoho Formulars nutzen wir eine Custom Function (geschrieben in Deluge), um die Formulardaten abzurufen und als Anhang an den entsprechenden Anbieter-Datensatz anzuhängen. Der Trigger hierfür wird direkt in den Formular-Einstellungen unter „Integrations“ gesetzt.

Hier ist ein Beispiel für ein Deluge-Skript, das nach einer Formular-Einreichung ausgelöst wird, um die Daten als JSON-Datei an einen bestehenden Anbieter anzuhängen:


// Deluge Custom Function - ausgelöst durch Zoho Forms Submission
// Annahme: Die ID des Anbieters wird im Formular in einem Feld namens "VendorID" übergeben

void attachFormAsJsonToVendor(int vendorID, map formData)
{
    // Die Formulardaten (formData) in einen JSON-String umwandeln
    jsonString = formData.toString();

    // Den JSON-String in eine Datei konvertieren
    // Wir nennen die Datei "hotel_details_" gefolgt von der aktuellen Zeit
    fileName = "hotel_details_" + zoho.currenttime.toString("yyyy-MM-dd-HH-mm-ss") + ".json";
    jsonFile = jsonString.toFile(fileName);

    // Die Datei an den Anbieter-Datensatz im CRM anhängen
    // 'Vendors' ist der API-Name des Anbietermoduls
    response = zoho.crm.attachFile("Vendors", vendorID.toLong(), jsonFile);

    // Log-Ausgabe zur Überprüfung
    info "Attachment Response for Vendor ID " + vendorID + ": " + response;
}

Mit diesem Ansatz bleibt Dein CRM-Modul sauber und auf die Stammdaten (Name, Adresse, Hauptkontakt) beschränkt, während die detaillierten Merkmale sicher im Anhang gespeichert sind.

Schritt 3: Die Magie – KI-Suche per Custom Function implementieren

Jetzt kommt der spannendste Teil. Wie durchsuchen wir diese Anhänge? Wir bauen uns eine eigene, intelligente Suche mit Hilfe einer externen KI, zum Beispiel über die OpenAI API (GPT-4).

Im Zoho CRM erstellen wir im Anbieter-Modul einen Custom Button, z.B. „Intelligente Hotelsuche“. Klickt ein Mitarbeiter darauf, öffnet sich ein Eingabefeld. Hier kann die Anfrage in natürlicher Sprache formuliert werden: „Finde mir Hotels in der Nähe von Mailand mit mindestens 60 Zimmern, einem Pool und 3 Meetingräumen“.

Dieser Button löst eine weitere Deluge Custom Function aus. Diese Funktion führt folgende Schritte aus:

Sie nimmt die Suchanfrage des Nutzers entgegen.
Sie ruft eine Liste aller Anbieter (Hotels) ab.
Sie durchläuft diese Liste in einer Schleife. Für jeden Anbieter prüft sie, ob eine JSON- oder PDF-Anhangsdatei vorhanden ist.
Sie sendet den Inhalt der Anhangsdatei zusammen mit der Suchanfrage des Nutzers an die OpenAI API. Die Anweisung (der „Prompt“) an die KI lautet sinngemäß: „Hier ist ein JSON-Dokument mit den Daten eines Hotels. Prüfe, ob dieses Hotel die folgende Anforderung erfüllt: [Suchanfrage des Nutzers]. Antworte nur mit ‚JA‘ oder ‚NEIN‘.“
Wenn die KI mit „JA“ antwortet, wird die ID des Hotels in einer Ergebnisliste gespeichert.
Am Ende gibt die Funktion eine Liste der passenden Hotels an den Nutzer zurück.

Hier ein konzeptionelles Deluge-Skript, das die Logik des API-Aufrufs an OpenAI zeigt:


// Konzeptionelles Deluge-Skript für die KI-Suche
// Dies ist ein vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung

string performAiSearch(string userQuery, list vendorAttachments)
{
    matchingVendors = List();
    apiKey = "DEIN_OPENAI_API_KEY"; // Sicher in Connections speichern!
    endpoint = "https://api.openai.com/v1/chat/completions";

    // Schleife durch alle Anhänge (vereinfacht)
    for each attachment in vendorAttachments
    {
        vendorData = attachment.get("content"); // Inhalt der JSON-Datei
        vendorId = attachment.get("vendorId");

        // Der Prompt, der an die KI gesendet wird
        prompt = "Analysiere die folgenden Hoteldaten im JSON-Format und beantworte die Frage. Antworte nur mit 'JA' oder 'NEIN'. Frage: Erfüllt das Hotel die Anforderung '" + userQuery + "'? JSON-Daten: " + vendorData;

        // API-Anfrage an OpenAI vorbereiten
        headers = Map();
        headers.put("Authorization", "Bearer " + apiKey);
        headers.put("Content-Type", "application/json");

        body = Map();
        messages = List();
        message = Map();
        message.put("role", "user");
        message.put("content", prompt);
        messages.add(message);
        body.put("model", "gpt-4-turbo");
        body.put("messages", messages);

        // API-Aufruf durchführen
        response = invokeurl
        [
            url: endpoint
            type: POST
            headers: headers
            content: body.toString()
        ];

        // Antwort der KI auswerten
        aiResponse = response.get("choices").get(0).get("message").get("content");
        if(aiResponse.contains("JA"))
        {
            matchingVendors.add(vendorId);
        }
    }
    return "Gefundene Anbieter-IDs: " + matchingVendors;
}

Tipps und Best Practices

Datenformat wählen: Auch wenn PDFs für Menschen lesbar sind, ist JSON für eine KI-Verarbeitung oft präziser, günstiger und schneller. Speichere die Formulardaten wenn möglich als JSON.
Asynchrone Verarbeitung: Eine solche KI-Suche über dutzende oder hunderte Datensätze kann 30-60 Sekunden dauern. Erwarte kein Ergebnis in Echtzeit. Du könntest den Prozess im Hintergrund laufen lassen und das Ergebnis per Benachrichtigung in Zoho Cliq oder per E-Mail an den Nutzer senden.
Kosten im Blick behalten: API-Aufrufe an externe Dienste wie OpenAI sind kostenpflichtig. Kalkuliere die Kosten pro Suche und behalte Dein Budget im Auge.
Sicherheit: Speichere API-Schlüssel niemals direkt im Code, sondern nutze die sicheren „Connections“ in den Zoho-Einstellungen.

Zusätzliche Erweiterungsmöglichkeiten im Zoho-Ökosystem

Dieser Ansatz lässt sich hervorragend mit anderen Zoho Apps kombinieren:

Zoho Analytics: Anstatt die JSON-Dateien nur für die Suche zu nutzen, könntest Du sie periodisch in Zoho Analytics importieren. Dort lassen sich komplexe Auswertungen fahren: „Welche Ausstattung wird von Hotels am häufigsten angeboten?“ oder „In welcher Region fehlen uns Hotels mit mehr als 100 Zimmern?“.
Zoho Flow: Für den Import von Lead-Listen aus Excel-Dateien, wie sie oft im Vertrieb anfallen, kannst Du Zoho Flow nutzen, um den Prozess zu automatisieren und die Daten sauber in das Leads-Modul zu übertragen, inklusive der korrekten Zuweisung der Lead-Quelle und des zuständigen Mitarbeiters.
Zoho Projects: Ein solches Implementierungsprojekt solltest Du sauber planen. Nutze ein Tool wie Zoho Projects oder Qntrl, um Aufgaben zu definieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen – so wie es Profis auch mit Tools wie ClickUp tun.

Fazit

Die Kombination aus intelligenten Zoho Forms, einer schlanken Datenhaltung im Zoho CRM und der Anbindung externer APIs eröffnet völlig neue Möglichkeiten. Anstatt Dein CRM mit unzähligen Feldern zu überfrachten, lagerst Du die Komplexität in angehängte Datendateien aus und machst sie mit moderner Technologie durchsuchbar. Dieser Ansatz ist nicht nur flexibler und wartungsärmer, sondern macht Dein Unternehmen auch zukunftssicher. Du bist nicht länger auf starre Filter beschränkt, sondern kannst Dein System befähigen, komplexe, menschenähnliche Fragen zu beantworten. Das ist der wahre Hebel für Effizienz und ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Verwendete Zoho Apps: