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Zoho CRM, Zoho Writer und Deluge: Angebote automatisiert aus Deals erstellen

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Vom Deal zum Dokument: Intelligente Angebotsautomatisierung in Zoho CRM

Die manuelle Erstellung von Angeboten ist oft ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess im Vertriebsalltag. Daten müssen aus verschiedenen Quellen kopiert, Vorlagen mühsam angepasst und Freigabeprozesse durchlaufen werden. Doch was, wenn du diesen gesamten Workflow intelligent automatisieren könntest? In diesem Fachartikel zeigen wir dir, wie du mit einer cleveren Kombination aus Zoho CRM, Zoho Writer und der Programmiersprache Deluge den gesamten Prozess von der Deal-Phase bis zum versandfertigen Angebotsdokument automatisierst. Wir beleuchten dabei nicht nur die Zoho-interne Logik, sondern auch, wie du externe Dienste und APIs anbinden kannst, um deine Prozesse noch schlagkräftiger zu machen. Das Ziel ist ein nahtloser, effizienter und skalierbarer Vertriebsprozess, der deinem Team wertvolle Zeit zurückgibt.

Das Praxisbeispiel: Automatisierte Vertragsangebote für Zahlungsdienstleister

Stell dir ein Unternehmen im Bereich der Zahlungsdienstleistungen vor. Das Kerngeschäft besteht darin, Verträge für die Abwicklung von EC- und Kreditkartenzahlungen abzuschließen. Zu jedem Vertrag gehört auch die Bereitstellung von Hardware wie Kartenterminals (z.B. von Herstellern wie Ingenico, CCV oder Verifone). Der Vertriebsprozess ist klar definiert: Ein Lead wird qualifiziert und in einen Deal umgewandelt. Sobald dieser Deal eine bestimmte Wahrscheinlichkeit erreicht und in die Pipeline-Phase „Angebotserstellung“ verschoben wird, beginnt die eigentliche Arbeit.

Die Herausforderung: Die Angebote sind komplex. Sie enthalten nicht nur die Hardware-Positionen, sondern auch variable Transaktionsgebühren für verschiedene Kartenanbieter wie Visa oder Mastercard. Bisher musste der Vertriebsmitarbeiter manuell ein Angebot erstellen, die Daten aus dem Deal-Datensatz kopieren und eine Word-Vorlage befüllen. Dieser Prozess war nicht nur langsam, sondern auch anfällig für Copy-Paste-Fehler, was zu inkonsistenten Angeboten führte.

Das Ziel ist klar definiert: Sobald ein Vertriebsmitarbeiter einen Deal in Zoho CRM in die Phase „Angebotserstellung“ zieht, soll das System automatisch ein Angebot mit den korrekten Stammdaten, Standardkonditionen und den im Deal hinterlegten Informationen erstellen. Der Mitarbeiter muss das Dokument nur noch prüfen, eventuell anpassen und versenden.

Schritt-für-Schritt zur automatisierten Angebotserstellung

Um diesen Prozess umzusetzen, nutzen wir eine Kombination aus den Bordmitteln von Zoho CRM und einer kleinen, aber wirkungsvollen Custom Function in Deluge. Lass uns den Weg dorthin gemeinsam gehen.

Schritt 1: Vorbereitung in Zoho CRM und Zoho Writer

Zuerst schaffen wir die Datengrundlage. Stelle sicher, dass im Deal-Modul alle notwendigen Felder vorhanden sind, um ein Angebot zu erstellen. Das könnten zum Beispiel sein:

  • Benutzerdefinierte Felder für Transaktionsgebühren (z.B. „Gebühr Visa“, „Gebühr Mastercard“).
  • Nachschlagefelder (Lookups) für die Auswahl der Hardware-Modelle.
  • Felder für spezielle Konditionen oder Vertragslaufzeiten.

Als Nächstes erstellst du die Angebotsvorlage. Hierfür eignet sich die „Serienbrief“-Funktion (Mail Merge) in Zoho CRM, die eng mit Zoho Writer verknüpft ist.

  1. Gehe zu Einstellungen > Anpassung > Vorlagen > Serienbrief.
  2. Erstelle eine neue Vorlage für das Modul „Angebote“.
  3. Im Zoho Writer-Editor kannst du nun dein Angebotslayout gestalten. Über die Funktion „Felder zusammenführen“ fügst du Platzhalter aus den Modulen „Angebote“, „Deals“ und „Konten“ ein. Zum Beispiel ${Angebote.Betreff} oder ${Konten.Rechnungsanschrift Straße}.
  4. Speichere die Vorlage unter einem aussagekräftigen Namen, z.B. „Standardvertragsangebot“.

Schritt 2: Die Automatisierung mit einer Workflow-Regel

Das Herzstück unserer Automatisierung ist eine Workflow-Regel im Deal-Modul. Diese Regel wird immer dann ausgelöst, wenn ein Deal die entscheidende Phase erreicht.

  1. Gehe zu Einstellungen > Automatisierung > Workflow-Regeln.
  2. Erstelle eine neue Regel für das Modul „Deals“.
  3. Wann? Wähle als Auslöser „Bei einer Datensatzaktion“ und „Bearbeiten“.
  4. Bedingung: Die Regel soll nur ausgeführt werden, wenn das Feld „Phase“ auf „Angebotserstellung“ aktualisiert wird.
  5. Sofortige Aktionen: Wähle hier „Funktion“ und erstelle eine neue Funktion mit Deluge.

Schritt 3: Die Deluge Custom Function – Das Herzstück der Logik

Diese Funktion nimmt die Daten aus dem Deal und erstellt daraus einen neuen Angebotsdatensatz. Der Code ist das zentrale Element, das die manuelle Arbeit ersetzt.

Zuerst musst du ein Argument für die Funktion definieren, um die ID des auslösenden Deals zu erhalten. Nenne es z.B. dealId und wähle als Wert `#Deals.Deal Id`.

Hier ist ein Beispiel, wie das Deluge-Skript aussehen könnte:

// 1. Deal-ID vom Workflow-Argument erhalten
// ===========================================
dealIdStr = input.dealId.toString();
info "Starte Angebotserstellung für Deal-ID: " + dealIdStr;

// 2. Relevante Daten aus dem Deal und verknüpftem Konto abrufen
// ==============================================================
dealDetails = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealIdStr.toLong());
if(dealDetails.size() > 0)
{
    accountId = ifnull(dealDetails.get("Account_Name"),"").get("id");
    contactId = ifnull(dealDetails.get("Contact_Name"),"").get("id");
    ownerId = ifnull(dealDetails.get("Owner"),"").get("id");
    
    // 3. Daten für das neue Angebot in einer Map vorbereiten
    // =======================================================
    quoteMap = Map();
    quoteMap.put("Subject", "Angebot für: " + dealDetails.get("Deal_Name"));
    quoteMap.put("Deal_Name", dealIdStr.toLong());
    quoteMap.put("Account_Name", accountId);
    quoteMap.put("Contact_Name", contactId);
    quoteMap.put("Owner", ownerId);
    
    // Standardwerte und Daten aus dem Deal mappen
    quoteMap.put("Carrier", "DHL");
    quoteMap.put("Valid_Till", zoho.currentdate.addDay(14)); // Gültigkeit 14 Tage
    
    // Eigene Felder aus dem Deal übernehmen (Beispiel)
    quoteMap.put("Geb_hr_Visa", dealDetails.get("Geb_hr_Visa_Deal"));
    quoteMap.put("Geb_hr_Mastercard", dealDetails.get("Geb_hr_Mastercard_Deal"));
    
    // Produktzeilen hinzufügen (Beispiel für ein Hardware-Terminal)
    product_list = List();
    product_details = Map();
    product_details.put("product", {"id": "12345678901234567"}); // ID des Produkts "Terminal Modell X"
    product_details.put("quantity", 1);
    product_details.put("list_price", 499.0);
    product_details.put("net_total", 499.0);
    product_list.add(product_details);
    quoteMap.put("Product_Details", product_list);
    
    // 4. Den Angebotsdatensatz in Zoho CRM erstellen
    // ===============================================
    createQuote = zoho.crm.createRecord("Quotes", quoteMap);
    info "Angebot erstellt: " + createQuote;
    
    // 5. [Optional] Benachrichtigung an den Vertriebler senden
    // =======================================================
    quoteId = createQuote.get("id");
    message = "Neues Angebot für Deal '" + dealDetails.get("Deal_Name") + "' wurde automatisch erstellt. Bitte prüfen und versenden. Link: https://crm.zoho.eu/crm/org.../tab/Quotes/" + quoteId;
    zoho.cliq.postToUser(ownerId, message);
}
else
{
    info "Deal mit ID " + dealIdStr + " konnte nicht gefunden werden.";
}

Was macht dieses Skript?

  1. Es holt sich die ID des Deals, der den Workflow ausgelöst hat.
  2. Es ruft alle relevanten Details aus dem Deal-Datensatz ab, inklusive der verknüpften Konto- und Kontakt-IDs.
  3. Es erstellt eine „Map“ (eine Art Container für Daten) und befüllt sie mit den Informationen für das neue Angebot. Hier kannst du Standardwerte (wie 14 Tage Gültigkeit) und dynamische Werte aus dem Deal kombinieren.
  4. Es fügt sogar vordefinierte Produktzeilen hinzu. Die Produkt-ID musst du natürlich an dein System anpassen.
  5. Mit dem Befehl zoho.crm.createRecord wird das Angebot in Zoho CRM angelegt.
  6. Als Bonus wird eine Benachrichtigung über Zoho Cliq an den zuständigen Mitarbeiter gesendet, damit er weiß, dass die Automatisierung erfolgreich war.

Integration über das Zoho-Ökosystem hinaus

Die wahre Stärke einer solchen Lösung liegt darin, nicht an den Grenzen von Zoho halt zu machen. Über APIs und Webhooks kannst du externe Dienste nahtlos in deinen Prozess integrieren.

Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss

Bevor ein teurer Vertrag finalisiert wird, ist oft eine Bonitätsprüfung notwendig. Du könntest deine Deluge-Funktion erweitern, um eine externe API eines Anbieters wie Crifbürgel oder SCHUFA abzufragen.

// API-Aufruf an einen externen Bonitätsdienst
// ============================================
apiUrl = "https://api.credit-check-service.com/v1/check";
headers = Map();
headers.put("Authorization","Bearer Dein-API-Key");
params = Map();
params.put("company_name", dealDetails.get("Account_Name").get("name"));
// Weitere Parameter wie Adresse etc. hinzufügen

response = invokeurl
[
	url :apiUrl
	type :POST
	parameters:params.toString()
	headers:headers
	connection:"credit_check_api" // Zoho Flow Connection nutzen
];

// Antwort verarbeiten und z.B. ein Feld im Deal aktualisieren
creditScore = response.get("score");
zoho.crm.updateRecord("Deals", dealIdStr.toLong(), {"Credit_Score": creditScore});

Dieser Code-Schnipsel ruft eine externe URL auf und aktualisiert auf Basis der Antwort ein Feld im Deal. So hat der Vertriebler alle Informationen an einem Ort.

Verbindung zum ERP-System via Webhook

Wenn ein Angebot vom Kunden via Zoho Sign akzeptiert wird, könntest du einen weiteren Workflow auslösen. Dieser sendet einen Webhook an dein ERP-System (z.B. SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 oder eine Open-Source-Lösung wie Odoo), um den Auftrag dort anzulegen und die Logistik- und Abrechnungsprozesse anzustoßen.

Die Einrichtung erfolgt in Zoho CRM unter Einstellungen > Automatisierung > Aktionen > Webhooks.

Tipps und Best Practices

  • Fehlerbehandlung: Baue in deine Deluge-Skripte immer try...catch-Blöcke ein, um Fehler (z.B. wenn ein API-Aufruf fehlschlägt) sauber abzufangen und protokollieren zu können.
  • Connections nutzen: Hardcode niemals API-Keys oder Passwörter in deinen Skripten. Nutze stattdessen die „Connections“ in Zoho CRM, um Authentifizierungsdaten sicher zu verwalten.
  • Skalierbarkeit: Achte auf die API-Limits von Zoho. Bei sehr vielen Deals pro Tag solltest du deine Skripte optimieren (z.B. durch gebündelte Anfragen), um nicht an die Grenzen zu stoßen.
  • User Experience: Gib dem Nutzer Feedback. Die Zoho Cliq-Benachrichtigung ist ein gutes Beispiel. Du könntest auch eine Aufgabe in Zoho Projects für die Vertragsprüfung erstellen lassen.
  • Analyse und Reporting: Nutze Zoho Analytics, um Auswertungen zu fahren. Wie lange dauert es im Schnitt von der Angebotserstellung bis zur Annahme? Welche Produkte werden am häufigsten angeboten? Diese Daten helfen dir, deinen Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Fazit: Mehr als nur Automatisierung

Die automatisierte Erstellung von Angeboten direkt aus einem Deal in Zoho CRM ist mehr als nur eine Zeitersparnis. Es ist ein strategischer Schritt zur Standardisierung und Professionalisierung deines Vertriebsprozesses. Du reduzierst Fehler, stellst die Einhaltung von Corporate-Identity-Vorgaben sicher und gibst deinem Team die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Beziehung zum Kunden.

Indem du die nativen Funktionen von Zoho mit der Flexibilität von Deluge und der Anbindung an externe Systeme kombinierst, schaffst du ein mächtiges, maßgeschneidertes Werkzeug, das genau auf deine Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Dieser Ansatz zeigt eindrucksvoll, wie die Zoho-Plattform als zentrales Nervensystem für deine Unternehmensprozesse fungieren kann – weit über die Grenzen eines reinen CRM-Systems hinaus.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

  • Zoho CRM (als zentrale Daten- und Prozessplattform)
  • Zoho Writer (für die dynamische Dokumentenerstellung)
  • Zoho Cliq (für interne Benachrichtigungen)
  • Zoho Sign (für die digitale Signatur und Angebotsannahme)
  • Zoho Analytics (für die Auswertung der Prozess-Performance)