Zoho CRM + Zoho Analytics: SAP-Datenintegration für Dashboards

Zoho Analytics & CRM im Praxiseinsatz: Daten aus SAP integrieren und Dashboards optimieren

In der heutigen Geschäftswelt sind Daten Gold wert – aber nur, wenn sie korrekt, zugänglich und aussagekräftig sind. Viele Unternehmen nutzen Zoho CRM als zentrale Schaltstelle für Kundenbeziehungen und Vertriebsprozesse. Oft kommen die Daten aber nicht nur aus dem CRM selbst, sondern werden aus externen Systemen, wie zum Beispiel einem ERP-System wie SAP, eingespeist. Die Herausforderung besteht darin, diese Daten nahtlos in Reporting-Tools wie Zoho Analytics zu überführen, um aussagekräftige Dashboards für Management und Vertrieb zu erstellen. Wie gehst Du vor, wenn Daten unvollständig sind, bestimmte Datensätze (wie Zubehörverkäufe oder Serviceaufträge) die Gesamtstatistik verzerren oder Du spezifische Ansichten und Vergleiche benötigst? Dieser Artikel zeigt Dir praxisnah, wie Du diese Hürden meisterst.

Die Herausforderung: Saubere Daten und maßgeschneiderte Analysen

Stell Dir ein typisches Szenario vor: Dein Unternehmen nutzt Zoho CRM, das über eine Schnittstelle Daten aus einem zentralen ERP-System (z.B. SAP) empfängt. Diese Daten, insbesondere Aufträge und Umsätze, sollen in Zoho Analytics visualisiert werden. Doch schnell treten Probleme auf:

Irrelevante Daten: Aufträge für reines Zubehör oder Serviceleistungen sollen nicht in der allgemeinen Umsatzstatistik auftauchen, da sie das Bild des Kerngeschäfts verzerren.
Dateninkonsistenzen: Verschiedene Geschäftsbereiche oder Standorte nutzen im ERP-System unterschiedliche Datenstrukturen (z.B. für Provisionsdaten). Das führt dazu, dass im CRM und somit in Analytics wichtige Informationen wie der zuständige Verkäufer fehlen.
Manuelle Fehler: Durch manuelle Dateneingabe im CRM entstehen Duplikate oder Aufträge ohne notwendige Kennzeichnungen (z.B. für die Filialzuordnung).
Standard-Dashboards reichen nicht: Das Management benötigt spezifische Ansichten: Monats statt Wochenbasis, Vorjahresvergleiche, Filter nach Filialen und Messen/Projekten. Das Sales-Team braucht ein eigenes Dashboard zur Motivation, das Rankings und Umsätze zeigt, aber sensible Provisionsdaten ausblendet.

Diese Herausforderungen sind keine Seltenheit. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Werkzeugen und Methoden innerhalb des Zoho-Ökosystems und durch gezielte Anpassungen kannst Du diese Probleme lösen.

Schritt-für-Schritt zur Lösung: Von der Datenbereinigung zum smarten Dashboard

Lass uns die oben genannten Herausforderungen systematisch angehen:

1. Irrelevante Aufträge aus Analytics ausschließen

Nicht jeder Auftrag im CRM ist für jede Analyse relevant. Um z.B. reine Zubehör- oder Serviceaufträge aus Deinen Umsatz-Dashboards in Zoho Analytics herauszufiltern, gehst Du wie folgt vor:

Checkbox im CRM erstellen: Füge im Modul „Aufträge“ (oder Deinem entsprechenden Modul) in Zoho CRM ein neues benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Kontrollkästchen“ (Checkbox) hinzu. Nenne es zum Beispiel „Nicht in Analytics anzeigen“.
Aufträge markieren: Gehe die entsprechenden Aufträge durch und setze das Häkchen bei denen, die ausgeschlossen werden sollen. Dies kann manuell geschehen oder ggf. durch eine Workflow-Regel automatisiert werden, wenn es klare Kriterien gibt (z.B. Produktkategorie = „Service“).
Filter in Zoho Analytics konfigurieren: Gehe in Zoho Analytics zu den Einstellungen der Datenquelle (Deiner CRM-Synchronisation). Dort kannst Du Filter definieren. Füge einen Filter hinzu, der besagt, dass nur Datensätze synchronisiert werden sollen, bei denen das Feld „Nicht in Analytics anzeigen“ nicht ausgewählt ist (also `false` ist).

Tipp: Mit einer einfachen Deluge Custom Function im CRM könntest Du die Checkbox sogar automatisch setzen lassen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, z.B. wenn ein Auftrag nur Produkte aus der Kategorie „Zubehör“ enthält.

// Beispielhafte Deluge Function (im CRM Auftrags-Workflow)
// Trigger: Bei Erstellung oder Bearbeitung eines Auftrags
// Prüft, ob NUR Zubehörartikel enthalten sind

auftragId = input.auftragId; // ID des aktuellen Auftrags
auftragDetails = zoho.crm.getRecordById("SalesOrders", auftragId); // Auftragsdetails holen
produktDetailsList = auftragDetails.get("Product_Details"); // Zugehörige Produkte holen

isNurZubehoer = true; // Annahme: Es ist nur Zubehör
if (produktDetailsList != null && produktDetailsList.size() > 0)
{
    for each produkt in produktDetailsList
    {
        produktId = produkt.get("product").get("id");
        produktInfo = zoho.crm.getRecordById("Products", produktId);
        // Annahme: Es gibt ein Feld "Produktkategorie" im Produktmodul
        if (produktInfo.get("Produktkategorie") != "Zubehör")
        {
            isNurZubehoer = false;
            break; // Sobald ein Nicht-Zubehör-Produkt gefunden wird, Abbruch
        }
    }
}
else
{
    isNurZubehoer = false; // Kein Produkt = kein reiner Zubehörauftrag
}

// Checkbox entsprechend setzen
if (isNurZubehoer)
{
    updateMap = Map();
    updateMap.put("Nicht_in_Analytics_anzeigen", true); // API-Name des Checkbox-Feldes
    updateResp = zoho.crm.updateRecord("SalesOrders", auftragId, updateMap);
    info updateResp;
}
else
{
    // Optional: Sicherstellen, dass die Checkbox nicht gesetzt ist
    updateMap = Map();
    updateMap.put("Nicht_in_Analytics_anzeigen", false);
    updateResp = zoho.crm.updateRecord("SalesOrders", auftragId, updateMap);
    info updateResp;
}

2. Dateninkonsistenzen aus externen Systemen (SAP) handhaben

Wenn Daten aus einem externen System wie SAP kommen und dort für verschiedene Bereiche (z.B. unterschiedliche Mandanten oder Geschäftseinheiten) unterschiedliche Feldstrukturen verwendet werden, führt das oft zu fehlenden Daten im CRM. Im Beispiel fehlten Verkäuferdaten, weil die Provisionsfelder in SAP nicht einheitlich gepflegt waren.

Beste Lösung: Harmonisierung im Quellsystem (SAP): Sprich mit den Verantwortlichen für das ERP-System. Die sauberste Lösung ist es, die Datenstrukturen im Quellsystem (SAP) anzugleichen. Wenn für alle relevanten Bereiche die gleichen Felder (z.B. Provisionsfelder 01-10) genutzt werden, kommen die Daten korrekt im CRM an.
Workaround mit Zoho-Mitteln (wenn Harmonisierung nicht geht):
- Daten-Parsing via Deluge: Wenn die Information zwar vorhanden, aber in einem unstrukturierten Feld (z.B. einem Textfeld) steckt, könntest Du versuchen, diese Information mit einer Deluge Custom Function im CRM beim Dateneingang zu parsen und in die korrekten CRM-Felder zu schreiben. Das ist aber fehleranfällig.
- Zoho Flow als Mittler: Du könntest Zoho Flow nutzen, um die Daten aus SAP zu empfangen (z.B. via Webhook oder einer geplanten Abfrage, falls SAP das unterstützt), die Daten dort zu transformieren und Logik anzuwenden (z.B. „Wenn Feld X leer, versuche Info aus Feld Y zu extrahieren“) und dann erst die bereinigten Daten an Zoho CRM zu senden.

Wichtig: Die beste Datenqualität erreichst Du immer, wenn die Daten bereits an der Quelle sauber und strukturiert sind.

3. Manuell erstellte Duplikate bereinigen

Manchmal werden Aufträge manuell im CRM angelegt, obwohl sie bereits (ggf. unvollständig) über die Schnittstelle aus dem ERP kamen. Diese Duplikate müssen identifiziert und entfernt werden.

Identifikationsmerkmal finden: Suche nach einem Merkmal, das nur die automatisch übertragenen Aufträge haben. Im Beispiel war das eine „XML Work Drive Download URL“, die bei manuell angelegten Aufträgen fehlte. Es könnte auch eine externe ID oder ein bestimmtes Kennzeichen sein.
Benutzerdefinierte Ansicht erstellen: Erstelle in Zoho CRM im Auftragsmodul eine benutzerdefinierte Ansicht (Custom View), die nach diesem Merkmal filtert (z.B. „XML Work Drive Download URL ist leer“).
Duplikate prüfen und löschen: Gehe die gefilterte Liste durch, verifiziere, dass es sich wirklich um manuell angelegte Duplikate handelt, und lösche diese dann.

4. Fehlende Zuordnungen (z.B. Filialen) klären

Wenn in Analytics Aufträge keiner Filiale oder keinem Projekt zugeordnet werden können, liegt das oft an fehlenden Daten im CRM-Datensatz (z.B. einem „Code“ oder einer Kennung, die die Zuordnung steuert).

Ursache im CRM finden: Nutze die Filterfunktionen in Zoho CRM, um Aufträge zu finden, bei denen das entsprechende Zuordnungsfeld leer ist (z.B. „Filialcode ist leer“).
Muster erkennen: Analysiere diese Aufträge. Handelt es sich häufig um bestimmte Auftragstypen (z.B. Service, Messe)? Oder fehlt die Information generell bei bestimmten Geschäftsbereichen?
Prozesse anpassen: Stelle sicher, dass die notwendigen Informationen bereits im ERP-System korrekt erfasst und an das CRM übertragen werden. Falls die Daten im CRM manuell nachgepflegt werden müssen, schule die zuständigen Mitarbeiter oder automatisiere die Zuweisung über Workflow-Regeln, wenn möglich.

5. Dashboards in Zoho Analytics optimieren

Die Standard-Dashboards sind oft nur ein Ausgangspunkt. Passe sie an die spezifischen Bedürfnisse von Management und Vertrieb an:

Ansichten anpassen (Mobiloptimierung): In Tabellenansichten (KPI Widgets, Pivot-Tabellen) kannst Du oft die Reihenfolge der Spalten ändern. Verschiebe wichtige Kennzahlen wie den „Gesamtumsatz“ nach vorne, damit sie auch auf mobilen Geräten sofort sichtbar sind. (Hinweis: Die Flexibilität kann je nach Berichtstyp variieren).
Zeitraum ändern (Monatsbasis): Bearbeite Deine Diagramme (Charts). In den Einstellungen findest Du Optionen zur Gruppierung nach Datum. Ändere die Aggregation von „Wöchentlich“ auf „Monatlich“.
Vorjahresvergleich (YOY): Dies ist eine Kernanforderung vieler Unternehmen. Zoho Analytics bietet leistungsstarke Funktionen für Zeitreihenanalysen.
- Datenbasis sicherstellen: Du benötigst die Daten des Vorjahres in Analytics. Stelle sicher, dass die Synchronisation weit genug zurückreicht oder importiere historische Daten (z.B. aus einem SAP-Export).
- Berechnete Metriken nutzen: Erstelle benutzerdefinierte Formeln (Aggregate Formulas), um den Umsatz des Vorjahres zu berechnen. Beispielhaft für den Umsatz des gleichen Monats im Vorjahr: `Sum(„Umsatz“) WHERE Year(„Auftragsdatum“) = Year(Today()) – 1 AND Month(„Auftragsdatum“) = Month(Today())`. Passe dies entsprechend Deinen Feldern und Anforderungen an. Nutze Funktionen wie `Year()`, `Month()`, `Ago()` oder `Lookup()`.
- Visualisierung: Stelle den aktuellen Wert und den Vorjahreswert nebeneinander in Diagrammen oder KPI-Widgets dar. Berechne auch die prozentuale Veränderung.
Filter hinzufügen: Füge Benutzerfilter (User Filters) zu Deinem Dashboard hinzu. Damit können Betrachter die Daten interaktiv nach Kriterien wie „Filiale“ oder „Projekt/Messe“ filtern.
Messe-Namen statt Nummern: Wenn Du nach sprechenden Namen (z.B. „Messe Hamburg“) statt nach Projektnummern filtern möchtest, gibt es mehrere Wege:
- Daten anreichern: Idealerweise enthält der Datensatz aus SAP/CRM bereits den Messe-Namen.
- Lookup-Tabelle in Analytics: Erstelle eine separate Tabelle (z.B. aus einer CSV-Datei oder Zoho Sheet) in Analytics, die Projektnummern den Messe-Namen zuordnet (Mapping-Tabelle). Verknüpfe diese Tabelle mit Deiner Auftragstabelle über die Projektnummer (`Join Views`). Dann kannst Du den Messe-Namen als Filter verwenden.
Separate Dashboards (Management vs. Sales): Dupliziere Dein bestehendes Dashboard.
- Management-Dashboard: Passe es gemäß den Anforderungen an (YOY, Monatsbasis, alle relevanten KPIs, ggf. auch Provisionsdetails).
- Sales-Dashboard: Entferne sensible Daten wie Provisionen. Fokussiere auf Kennzahlen, die für Verkäufer relevant und motivierend sind: Eigene Umsätze, Ranking im Team, Umsätze pro Filiale, Erreichung von Zielen.

6. Weitere Prozesse integrieren

Die Meeting-Notizen erwähnen auch Anfragen zu anderen Bereichen, die sich gut mit Zoho lösen lassen:

Warenkorbabbrecher-Mails: Statt Zoho Marketing Automation kann hier oft Zoho Flow eine schlankere Lösung sein. Dein E-Commerce-System (z.B. Shopify, WooCommerce) sendet einen Webhook an Zoho Flow, wenn ein Warenkorb abgebrochen wird. Flow prüft, ob der Kunde im CRM bekannt ist, legt ggf. einen Lead oder Deal an und kann dann eine E-Mail über Zoho Campaigns oder transaktional über Zoho ZeptoMail auslösen.
Prospektverwaltung mit Zoho Inventory: Auch wenn Zoho Inventory primär für bestandsgeführte Artikel gedacht ist, eignet es sich gut zur Verwaltung von Marketingmaterialien wie Prospekten. Lege die Prospekte als Artikel an (ggf. als „non-inventory item“, wenn der Wert nicht relevant ist). Nutze die Funktion „Adjustments“ (Bestandsanpassungen), um Entnahmen (z.B. für Messen) und Rückgaben zu dokumentieren und so den Überblick über die verfügbaren Mengen an verschiedenen Lagerorten (auch externen) zu behalten.

Tipps und Best Practices

Datenqualität ist King: Die besten Dashboards nützen nichts, wenn die Datenbasis fehlerhaft ist. Investiere Zeit in die Sicherstellung der Datenqualität an der Quelle (ERP, CRM-Eingabeprozesse).
Harmonisierung vor Workarounds: Versuche immer zuerst, die Datenstrukturen in den Quellsystemen (wie SAP) zu vereinheitlichen, bevor Du komplexe Workarounds in Zoho baust.
Klare Verantwortlichkeiten: Definiere, wer für die Datenpflege im CRM und die Abstimmung mit dem ERP-Team verantwortlich ist.
Nutze die Power von Zoho Flow: Für Integrationen zwischen Zoho Apps oder mit externen Systemen ist Zoho Flow oft ein mächtiges Werkzeug, um Daten zu transformieren und Prozesse zu automatisieren, ohne Code schreiben zu müssen.
Dokumentation: Halte fest, welche Filter in Analytics gesetzt sind, welche Logik in Custom Functions oder Flows steckt und wie die Daten aus externen Systemen interpretiert werden.
Regelmäßige Überprüfung: Prüfe Deine Dashboards und die zugrundeliegenden Daten regelmäßig auf Plausibilität. Ändern sich Prozesse im ERP oder CRM, müssen die Integrationen und Filter ggf. angepasst werden.

Zusätzliche Hinweise

Das Zoho-Ökosystem bietet noch viele weitere Möglichkeiten zur Optimierung Deiner Prozesse:

Serviceprozesse: Wenn Serviceaufträge eine Rolle spielen, integriere Zoho Desk für das Ticketmanagement. Die Daten können ebenfalls an Analytics übergeben werden.
Projektmanagement: Die Umsetzung von Anpassungen an ERP, CRM oder Analytics kann in Zoho Projects oder Zoho Sprints geplant und verfolgt werden.
Datenaufbereitung: Für komplexe Datenbereinigungs- und Transformationsaufgaben vor der Analyse kann Zoho DataPrep eine wertvolle Ergänzung sein.

Fazit

Die Integration von Daten aus externen Systemen wie SAP in Dein Zoho-Ökosystem, insbesondere in Zoho CRM und Zoho Analytics, birgt Herausforderungen, ist aber mit den richtigen Strategien und Werkzeugen meisterbar. Durch das Hinzufügen einfacher Kontrollmechanismen im CRM (wie einer Checkbox), das konsequente Bereinigen von Daten, das Anpassen der Synchronisationsfilter in Analytics und das gezielte Gestalten von Dashboards schaffst Du eine verlässliche und aussagekräftige Datengrundlage für Deine Entscheidungen.

Denke daran, dass die Stärke von Zoho in der nahtlosen Zusammenarbeit der verschiedenen Apps liegt. Nutze Tools wie Zoho Flow oder Deluge-Skripte, um Lücken zu schließen und Prozesse zu automatisieren. Die Investition in saubere Daten und maßgeschneiderte Analysen zahlt sich durch bessere Einblicke, effizientere Abläufe und fundiertere Geschäftsentscheidungen schnell aus.

In diesem Artikel erwähnte Zoho Apps:

Zoho Analytics
Zoho CRM
Zoho Flow
Zoho Inventory
Zoho Campaigns (optional für Warenkorbabbrecher)
Zoho ZeptoMail (optional für Warenkorbabbrecher)
Zoho Sheet (optional für Mapping-Tabellen)