Zoho CRM, People und Flow: Automatisierte API-Prozesse für Lead-Management und HR

Zoho in der Praxis: Wie du CRM, People und externe APIs für maximale Effizienz verbindest

Die meisten Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil des Potenzials ihrer Software. Du hast vielleicht Zoho CRM für deine Kundenbeziehungen, Zoho Books für die Buchhaltung und Zoho People für dein HR-Management. Doch die wahre Stärke des Zoho-Ökosystems entfaltet sich erst, wenn du diese Insellösungen aufbrichst. Es geht darum, Daten fließen zu lassen, manuelle Prozesse zu eliminieren und die Apps nicht nur untereinander, sondern auch mit externen Diensten zu verbinden. In diesem Artikel zeigen wir dir anhand eines konkreten Praxisbeispiels, wie du durch die geschickte Kombination von Zoho-Apps, Custom Functions und API-Calls komplexe, unternehmensweite Prozesse automatisierst und so die Effizienz deines Unternehmens auf ein neues Level hebst.

Die Herausforderung: Wachsende Komplexität und manuelle Prozesse

Stell dir ein typisches B2B-Unternehmen vor, das auf einem Abonnement-Modell basiert. Das Wachstum ist gut, aber die internen Prozesse halten nicht Schritt. Die Herausforderungen sind vielfältig:

Datenqualität im CRM: Woher kommen die wertvollsten Abschlüsse? Manuell gepflegte Lead-Quellen sind oft inkonsistent oder fehlen ganz, was eine strategische Auswertung des Marketings unmöglich macht.
Kundenabwanderung: Wenn ein Kunde kündigt, wird das Abo in Zoho Billing (oder Subscriptions) beendet. Es gibt aber keinen standardisierten Prozess, um die Gründe zu erfahren oder den Kunden vielleicht doch noch zu halten (Win-Back).
Vertriebs-Effizienz: Angebote werden erstellt und versendet, aber wenn sie kurz vor dem Ablauf stehen, muss ein Mitarbeiter manuell nachfassen. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
HR-Verwaltung: Mitarbeiter auf Stundenbasis müssen monatlich an ihre Zeiterfassung erinnert werden – ein repetitiver, manueller Prozess. Zudem fehlt ein zentraler Überblick, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche externen Tools (z.B. ChatGPT, Aircall, Microsoft 365) hat.

All diese Punkte führen zu Reibungsverlusten, verpassten Chancen und binden wertvolle Ressourcen. Die Lösung liegt in der intelligenten Automatisierung über App-Grenzen hinweg.

Schritt-für-Schritt zur integrierten Automatisierungslösung

Wir gehen nun die einzelnen Herausforderungen durch und zeigen dir, wie du sie mit einer Kombination aus Zoho-Boardmitteln und etwas Code lösen kannst.

1. Datenqualität im Vertrieb sichern: Die Lead-Quelle als Pflichtfeld

Eine saubere Datengrundlage ist die Basis für jede Analyse. Zu wissen, welcher Marketing-Kanal die besten Abschlüsse liefert, ist pures Gold. Wir erzwingen diese Information direkt im Vertriebsprozess.

App: Zoho CRM
Funktion: Blueprints

Umsetzung:

Im CRM-Modul „Abschlüsse“ (Deals) erstellst du ein Picklisten-Feld namens „Touchpoint“ oder „Lead-Quelle“. Hier definierst du klare Kategorien wie „Google Ads“, „LinkedIn Outbound“, „Messe-Kontakt“, „Empfehlung“ etc. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kannst du diese visuell gruppieren, z.B. alle Inbound-Quellen grün und alle Outbound-Quellen orange.

Der entscheidende Schritt ist die Integration in einen Blueprint. Ein Blueprint definiert deinen Vertriebsprozess Schritt für Schritt. In den Übergängen (Transitions) zwischen den einzelnen Phasen (z.B. von „Qualifizierung“ zu „Angebot erstellt“) kannst du festlegen, dass das Feld „Touchpoint“ ein Pflichtfeld ist. Das bedeutet, ein Vertriebsmitarbeiter kann den Abschluss nicht in die nächste Phase schieben, ohne die Quelle anzugeben.

Wichtiger Tipp: Konfiguriere dies nur für manuelle Übergänge. Wenn eine Automatisierung (z.B. „Angebot versendet“ ändert den Status) greift, sollte diese nicht durch ein Pflichtfeld blockiert werden.

2. Automatisierte Kundenrückgewinnung nach einer Kündigung

Wenn ein Kunde kündigt, ist das eine Chance, wertvolles Feedback zu sammeln. Eine schnelle, persönliche Reaktion kann den Unterschied machen.

Apps: Zoho Billing (oder Subscriptions), Zoho Flow, Zoho ZeptoMail

Umsetzung:

Wir erstellen einen Workflow in Zoho Flow.

Trigger: Der Flow startet, wenn ein Abonnement in Zoho Billing den Status auf „gekündigt“ (oder „wird zum Ende des Zeitraums gekündigt“) ändert.
Aktion: Eine personalisierte E-Mail wird über einen transaktionalen E-Mail-Dienst wie Zoho ZeptoMail versendet. Der Inhalt sollte die Kündigung bestätigen, sich für die bisherige Zusammenarbeit bedanken und proaktiv ein kurzes Debriefing-Gespräch anbieten. Du kannst hier sogar einen Link zu deinem Zoho Bookings-Kalender einfügen, damit der Kunde direkt einen Termin buchen kann.

Best Practice: Denke an Edge Cases! Was passiert, wenn ein Kunde ein Abo nur kündigt, um direkt ein neues, größeres abzuschließen? In diesem Fall wäre die „Schade, dass du gehst“-Mail unpassend. Du kannst in Zoho Flow eine Verzögerung (z.B. 10 Minuten) und eine Bedingung einbauen: „Sende die E-Mail nur, wenn der Kunde nach 10 Minuten kein neues aktives Abonnement hat.“

3. Intelligente Angebots-Erinnerungen mit dynamischen Links (API-Deep-Dive)

Eine automatisierte Erinnerung kurz vor Ablauf eines Angebots kann die Abschlussquote signifikant erhöhen. Wir gehen hier einen Schritt weiter und machen es technisch sauber.

Apps: Zoho CRM
Technologie: Custom Function (Deluge), Zoho CRM API

Umsetzung:

Anstatt nur eine generische Erinnerung zu senden, wollen wir eine E-Mail, die sagt: „Dieses Angebot ist noch 14 Tage gültig“. Um sicherzustellen, dass diese Aussage technisch korrekt ist, generieren wir per API einen *neuen* Angebotslink, der auch tatsächlich nur 14 Tage gültig ist.

Dazu erstellst du eine „Geplante Aktion“ (Scheduled Workflow) in Zoho CRM, die 14 Tage vor dem Ablaufdatum eines Angebots (Quote) ausgelöst wird. Diese Aktion ruft eine Custom Function auf, die in Deluge, der Skriptsprache von Zoho, geschrieben ist.

Beispiel-Code (Deluge):


// quoteId wird als Argument von der Workflow-Regel übergeben
quoteDetails = zoho.crm.getRecordById("Quotes", quoteId);
contactId = quoteDetails.get("Contact_Name").get("id");
contactDetails = zoho.crm.getRecordById("Contacts", contactId);
contactEmail = contactDetails.get("Email");
contactName = contactDetails.get("Full_Name");

// API-Call, um einen neuen, zeitlich begrenzten Link zu generieren
// HINWEIS: Du musst eine gültige Zoho OAuth-Verbindung (z.B. "zohocrm.modules.quotes.all") erstellen
url = "https://www.zohoapis.eu/crm/v3/Quotes/" + quoteId + "/actions/create_public_url";
params = Map();
expiry = Map();
expiry.put("type", "days");
expiry.put("value", 14);
params.put("public_url_expiry", expiry);

// API-Aufruf ausführen
response = invokeurl
[
	url: url
	type: POST
	parameters: params.toString()
	connection: "zohocrm" // Name deiner OAuth-Verbindung
];

// Antwort verarbeiten und Link extrahieren
if (response.get("status_code") == 200)
{
	publicUrl = response.get("response").get("details").get("public_url");

	// E-Mail über Zoho ZeptoMail oder den internen Mailer versenden
	sendmail
	[
		from: zoho.adminuserid
		to: contactEmail
		subject: "Erinnerung: Ihr Angebot läuft bald ab"
		message: "Sehr geehrte(r) " + contactName + ",

hiermit möchten wir Sie daran erinnern, dass unser Angebot in 14 Tagen seine Gültigkeit verliert. Sie können es unter folgendem Link einsehen und annehmen:

" + publicUrl + "

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team"
	];
}
else
{
	// Fehlerbehandlung, z.B. eine interne Benachrichtigung via Zoho Cliq
	info "API-Fehler beim Erstellen des Links für Quote ID: " + quoteId;
	info response;
}

Diese Lösung ist nicht nur elegant, sondern stellt auch sicher, dass deine Kommunikation und die dahinterliegende Technik perfekt aufeinander abgestimmt sind.

4. HR-Prozesse optimieren mit Zoho People und API-Calls

Auch die Personalverwaltung profitiert enorm von gezielter Automatisierung. Routineaufgaben lassen sich einfach per Skript erledigen.

Apps: Zoho People, Zoho Cliq
Technologie: Geplante Funktion (Scheduler), Zoho People API

Fall 1: Monatliche Erinnerung zur Zeiterfassung

Eine monatliche Erinnerung für Mitarbeiter auf Stundenbasis lässt sich über eine geplante Funktion (Scheduler) in Zoho People oder sogar von Zoho CRM aus realisieren. Das Skript würde zu Beginn jedes Monats laufen.

Es ruft über die Zoho People API alle aktiven Mitarbeiter ab, die als „Stundenbasiert“ klassifiziert sind.
Es durchläuft diese Liste in einer Schleife.
Für jeden Mitarbeiter wird eine E-Mail mit einem direkten Link zur Zeiterfassungsseite in Zoho People gesendet.

Fall 2: Tracking von App-Zugängen

Um den Überblick zu behalten, wer Zugriff auf welche externen Tools hat, muss es nicht immer eine komplexe SAML-Integration über Zoho Directory sein. Eine pragmatische Lösung:

Füge in Zoho People im Mitarbeiterformular einen neuen Abschnitt „App-Zugänge“ hinzu. Dort erstellst du für jede relevante Anwendung (z.B. „ChatGPT Team“, „Aircall“, „Adobe Creative Cloud“) ein einfaches Checkbox-Feld. Dies schafft eine zentrale, leicht pflegbare „Single Source of Truth“ und vereinfacht das On- und Offboarding von Mitarbeitern erheblich.

Tipps und Best Practices für deine Automatisierungen

Vermeide „Hardcoding“: Schreibe niemals E-Mail-Adressen oder User-IDs direkt in deinen Code. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müsstest du Dutzende Skripte anpassen. Arbeite stattdessen mit Rollen, Gruppen oder hole dir die zuständige Person dynamisch aus einem anderen Modul (z.B. „Account Manager“ aus dem Kontaktdatensatz).
Zentrales Credential Management: Speichere API-Keys, Tokens und andere Zugangsdaten sicher in Zoho Vault. Von dort kannst du sie sicher in deinen Skripten abrufen.
Sauberes Logging: Baue in deine Skripte eine Fehlerbehandlung ein. Wenn ein API-Call fehlschlägt, sende eine Benachrichtigung an einen Admin-Kanal in Zoho Cliq, inklusive der relevanten IDs und Fehlermeldungen.
Data Governance: Bei der Standardisierung von Daten (z.B. Anreden) können dir Extensions aus dem Zoho Marketplace helfen. Die „Gender Extension“ zum Beispiel kann anhand des Vornamens automatisch das Geschlecht vorschlagen und so die manuelle Dateneingabe reduzieren.

Fazit: Mehr als nur die Summe seiner Teile

Dieses Praxisbeispiel zeigt deutlich: Die wahre Kraft von Zoho liegt nicht in den einzelnen Apps, sondern in ihrer nahtlosen Vernetzung. Indem du Standard-Workflows mit gezielten API-Calls und Custom Functions in Deluge kombinierst, kannst du nahezu jeden unternehmensspezifischen Prozess abbilden und automatisieren. Du sparst nicht nur enorm viel Zeit und reduzierst Fehler, sondern schaffst auch eine konsistente Datenbasis für bessere strategische Entscheidungen. Wage den Schritt über die Benutzeroberfläche hinaus – die Investition in die API- und Skripting-Fähigkeiten von Zoho zahlt sich schnell und nachhaltig aus.

Verwendete Zoho-Apps in diesem Artikel: