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Zoho CRM, Deluge, Zoho Books: Tutorial zur Ticketvertriebs-Automatisierung

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Vom Excel-Chaos zum automatisierten Vertrieb: Ein Deep Dive in Zoho für den Event-Ticket-Handel

Wenn dein Geschäftsmodell auf dem schnellen An- und Verkauf von limitierten Gütern wie Event-Tischen, Tickets oder exklusiven Dienstleistungen basiert, kennst du das Problem: Excel-Listen werden schnell unübersichtlich, die manuelle Zuordnung von Anfragen zu verfügbarem Inventar ist fehleranfällig und eine Echtzeit-Übersicht ist praktisch unmöglich. Du verlierst den Überblick, machst Doppelbuchungen oder verpasst Verkaufschancen, weil Informationen in E-Mails und Tabellen vergraben sind. Genau hier setzt die Stärke des Zoho-Ökosystems an. Es ermöglicht dir, einen zentralen, automatisierten Hub für deinen gesamten Prozess zu bauen – vom Einkauf über die Anfragebearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung und Partnerverwaltung.

Praxisbeispiel: Der Vertrieb von hochpreisigen Event-Tischen

Stell dir eine Agentur vor, die sich auf den Handel mit Tischreservierungen für große, stark nachgefragte Volksfeste oder Business-Events spezialisiert hat. Der Prozess ist komplex:

  • Einkauf: Tische werden von verschiedenen Anbietern (z.B. Zeltbetreibern) zu unterschiedlichen Konditionen und Preisen eingekauft. Jeder Tisch hat spezifische Merkmale: Datum, Uhrzeit, Ort, Anzahl der Plätze, inkludierte Leistungen (z.B. Verzehrgutscheine).
  • Anfragen: Kunden stellen Anfragen mit sehr spezifischen Wünschen (z.B. „Samstagabend, 10 Personen, im vorderen Bereich“).
  • Matching: Die größte Herausforderung ist, die eingehenden Anfragen schnell und präzise mit dem verfügbaren Tisch-Inventar abzugleichen.
  • Verkauf: Nach einem Match muss schnell ein Angebot erstellt und versendet werden. Die Tische müssen für die Dauer des Angebots blockiert werden, um Doppelverkäufe zu vermeiden.
  • Partner: Externe Partner oder freie Vermittler bringen ebenfalls Kunden und benötigen Zugriff auf Teile des Inventars, ohne jedoch die kompletten Einkaufsdetails oder andere Kundendaten zu sehen.

Bisher wurde dieser gesamte Prozess über unzählige Excel-Tabellen, E-Mail-Ordner und manuelle Kalendereinträge abgewickelt – ein ineffizientes und riskantes System. Die Lösung ist der Aufbau eines maßgeschneiderten Systems auf Basis von Zoho CRM und weiteren Zoho-Apps.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur digitalen Transformation

Wir bauen einen Prozess, der den gesamten Zyklus von der Inventarisierung bis zum Zahlungseingang abbildet. Das Herzstück ist Zoho CRM, das wir durch Custom Modules und Deluge-Scripting zu unserer zentralen Steuerungsplattform ausbauen.

1. Das Fundament: Custom Modules in Zoho CRM

Die Standardmodule wie Leads, Kontakte und Deals reichen für diesen Anwendungsfall nicht aus. Wir benötigen eigene Datenstrukturen, um unser Inventar und unsere Partner sauber abzubilden. Dafür nutzen wir die Custom Modules in Zoho CRM.

  • Modul „Einkaufstische“: Hier erfassen wir jeden eingekauften Tisch als eigenen Datensatz. Wichtige Felder sind:
    • Tischbezeichnung (z.B. „Zelt A, Tisch 123“)
    • Datum & Uhrzeit
    • Anzahl Plätze
    • Einkaufspreis (EK)
    • Inkludierte Gutscheine (z.B. Wertgutscheine für Essen & Trinken)
    • Status (Auswahlliste: „Verfügbar“, „Reserviert“, „Verkauft“)
    • Verknüpfung zum Lieferanten (Lookup-Feld zum „Vendors“-Modul)
  • Modul „Anfragen“: Jede Kundenanfrage wird hier erfasst, idealerweise automatisch über ein Webformular. Felder:
    • Verknüpfung zum Kontakt/Account (Lookup)
    • Gewünschtes Datum & Uhrzeit
    • Benötigte Plätze
    • Preisvorstellung
    • Status (Auswahlliste: „Offen“, „Angebot gesendet“, „Abgelehnt“, „Gewonnen“)
  • Modul „Partner“: Hier verwaltest du deine externen Vermittler mit ihren Kontaktdaten und Provisionsmodellen.

2. Anfragen automatisch erfassen mit Zoho Forms

Um manuelle Dateneingabe zu vermeiden, erstellst du mit Zoho Forms ein Anfrageformular für deine Website. Die direkte Integration mit Zoho CRM sorgt dafür, dass bei jeder Formularübermittlung automatisch ein neuer Datensatz im Modul „Anfragen“ angelegt und mit einem neuen oder bestehenden Kontakt verknüpft wird.

3. Das Herzstück: Matching-Logik mit Deluge Scripting

Jetzt kommt die Magie. Im „Anfragen“-Modul erstellen wir einen Custom Button namens „Passende Tische finden“. Dieser Button löst eine Deluge Custom Function aus, die in Echtzeit das Inventar durchsucht.

Das Skript könnte wie folgt aussehen:


// Deluge Script für einen Custom Button im Modul "Anfragen"
// anfrageId wird als Argument an die Funktion übergeben

// 1. Hole die Details der aktuellen Anfrage
anfrageRecord = zoho.crm.getRecordById("Anfragen", anfrageId);
gewuenschtesDatum = anfrageRecord.get("Gewuenschtes_Datum");
benoetigtePlaetze = anfrageRecord.get("Benoetigte_Plaetze");

// 2. Baue die Suchkriterien für das Modul "Einkaufstische"
// Wir suchen nach Tischen am selben Tag mit ausreichend Plätzen und dem Status "Verfügbar"
searchCriteria = "((Datum:equals:" + gewuenschtesDatum + ") and (Anzahl_Plaetze:greater_than_or_equal:" + benoetigtePlaetze + ") and (Status:equals:Verfügbar))";

// 3. Führe die Suche im Inventar-Modul durch
passendeTische = zoho.crm.searchRecords("Einkaufstische", searchCriteria);

// 4. Gib das Ergebnis aus (z.B. in einem Popup-Fenster)
// In einer echten Anwendung würdest du hier eine schönere UI bauen, 
// z.B. eine HTML-Seite mit einer Tabelle der Ergebnisse.
info "Gefundene Tische: " + passendeTische;

// Nächster Schritt: Aus dem ausgewählten Tisch ein Angebot im Deals-Modul erstellen.
// Dies würde weiteren Code erfordern, der ein neues Deal-Record anlegt
// und den Tisch mit dem Deal verknüpft.

return "Suche abgeschlossen.";

4. Tische temporär blockieren, um Doppelverkäufe zu verhindern

Wenn du ein Angebot erstellst, musst du den entsprechenden Tisch für einen gewissen Zeitraum reservieren. Ein weiterer Custom Button im Angebot („Tisch für 48h blockieren“) kann dies erledigen.


// Deluge Script, um einen Tisch zu blockieren
// tischId und angebotsId werden als Argumente übergeben

// 1. Definiere das Ablaufdatum der Reservierung (z.B. in 2 Tagen)
ablaufdatum = zoho.currenttime.addDays(2);

// 2. Update den Datensatz im Modul "Einkaufstische"
updateMap = Map();
updateMap.put("Status", "Reserviert");
updateMap.put("Reserviert_bis", ablaufdatum);
updateMap.put("Zugehoeriges_Angebot", angebotsId); // Verknüpfung zum Angebot

updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Einkaufstische", tischId, updateMap);
info "Tisch-Update: " + updateResponse;

// Hier könnte man auch einen Scheduler erstellen, der täglich prüft,
// ob Reservierungen abgelaufen sind und den Status automatisch auf "Verfügbar" zurücksetzt.

return "Tisch erfolgreich blockiert.";

5. Automatisierte Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich mit Zoho Books

Sobald ein Kunde das Angebot annimmt (z.B. durch Ändern des Deal-Status auf „Gewonnen“), greift die Automatisierung. Eine Workflow-Regel in Zoho CRM löst eine Funktion aus, die automatisch eine Rechnung in Zoho Books erstellt. Die Kundendaten und die Positionen werden dabei direkt aus dem CRM übernommen.

Der entscheidende Vorteil: Du kannst dein Geschäftskonto (z.B. über eine FinTS- oder PSD2-API) direkt mit Zoho Books verbinden. Eingehende Zahlungen werden automatisch abgerufen. Du musst sie nur noch den offenen Rechnungen zuordnen. Darauf basierend kannst du automatisierte Prozesse einrichten, wie:

  • Automatische Versand von Zahlungseingangsbestätigungen.
  • Automatische Mahnungen bei überfälligen Rechnungen.

6. Partner-Integration: Kontrollierter Zugriff auf das System

Externe Partner sollen Anfragen in das System einbringen können, aber nur ihre eigenen Daten sehen. Dies lässt sich über die Nutzerrollen und Profile in Zoho CRM präzise steuern. Du erstellst eine Rolle „Partner“ mit eingeschränkten Rechten, die sicherstellt, dass ein Partner nur die Datensätze (Anfragen, Kontakte) sieht, die ihm zugewiesen sind. So stellst du Datentrennung und -sicherheit sicher, während der Partner trotzdem von den automatisierten Prozessen wie der Angebotserstellung profitiert. Über Zoho Flow kannst du sogar komplexe Zuweisungsregeln für neue Anfragen an verschiedene Partner definieren.

Tipps und Best Practices

  • Single Source of Truth: Der Erfolg des Systems hängt davon ab, dass du konsequent alle Daten nur noch im Zoho-System pflegst. Parallele Excel-Listen sind die größte Gefahr für die Datenkonsistenz und müssen vollständig abgelöst werden.
  • Preislogik zentralisieren: Definiere deine Preisberechnungslogik (z.B. Marge auf den EK-Preis) zentral in einer Deluge-Funktion. So stellst du sicher, dass alle Angebote konsistent kalkuliert werden und du Preisanpassungen nur an einer Stelle vornehmen musst.
  • Aufgabenmanagement mit Zoho Connect: Für die Verwaltung der Umsetzungs- und Alltagsaufgaben ist ein vollwertiges Projektmanagement-Tool wie Zoho Projects manchmal überdimensioniert. Für agiles, übersichtliches Task-Management in einem Kanban-Board eignet sich Zoho Connect oft besser und ist schneller eingerichtet.
  • Skalierung mit einem Alert-System: Was ist mit Anfragen, für die du aktuell keinen passenden Tisch hast? Du kannst eine geplante Funktion (Scheduler) in Zoho CRM einrichten, die täglich prüft, ob neu eingetroffene „Einkaufstische“ zu offenen Anfragen passen. Ist dies der Fall, wird automatisch eine Benachrichtigung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter via Zoho Cliq gesendet.
  • Erweiterung zum Guest Relationship Management: Wenn deine Kunden (z.B. Firmen) nicht nur Tische kaufen, sondern du für sie das gesamte Einladungsmanagement übernehmen sollst, stößt das CRM an seine Grenzen. Hier kannst du entweder eine dedizierte Event-Management-Lösung wie Zoho Backstage nutzen oder externe Tools wie Eventbrite oder Cvent über deren APIs an dein CRM anbinden, um Gästelisten, Zusagen und die Kommunikation zu verwalten.

Fazit: Mehr als nur ein CRM

Dieses Praxisbeispiel zeigt eindrücklich, dass Zoho mehr ist als die Summe seiner Einzelteile. Durch die geschickte Kombination von Zoho CRM als flexibler Datenbasis, der Logik-Engine Deluge, der nahtlosen Integration von Zoho Books für die Finanzen und der Anbindung externer Dienste über APIs schaffst du ein hochspezialisiertes, automatisiertes Betriebssystem für dein Unternehmen. Du eliminierst manuelle Fehler, beschleunigst deine Vertriebsprozesse dramatisch und gewinnst die nötige Zeit, um dich auf strategische Aufgaben und das Wachstum deines Geschäfts zu konzentrieren, anstatt dich in Tabellen zu verlieren.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario: