Zoho CRM, Deluge und DataPrep für automatisiertes Lead-Management Tutorial

Mehr als nur CRM: Wie Du mit Zoho, Deluge und APIs komplexe Geschäftsprozesse meisterst

Du nutzt wahrscheinlich schon Zoho CRM und schätzt seine Flexibilität. Aber oft bleibt es bei der reinen Kundenverwaltung, während Buchhaltung, Vertragsmanagement und Reporting in anderen Systemen oder unübersichtlichen Tabellen stattfinden. Das führt zu Datensilos, manuellen Übertragungsfehlern und einem Mangel an Transparenz. Genau hier liegt die ungenutzte Stärke des Zoho-Ökosystems: die nahtlose Integration seiner Apps und die Erweiterbarkeit durch APIs und die Skriptsprache Deluge. Dieser Artikel zeigt Dir an einem praxisnahen Beispiel, wie Du isolierte Prozesse verbindest, komplexe Anforderungen automatisierst und so eine wirklich integrierte Systemlandschaft schaffst – von der Datenbereinigung über die automatisierte Buchung bis hin zum validen Reporting.

Praxisbeispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen skaliert seine Prozesse

Stell Dir ein wachsendes IT-Dienstleistungsunternehmen vor. Es verwaltet Kundenverträge mit wiederkehrenden Einnahmen, betreut aber auch Projekte für verschiedene rechtliche Einheiten (Mandanten) innerhalb der eigenen Firmengruppe. Mit dem Wachstum stößt das Unternehmen an seine Grenzen:

Datenqualität im CRM: Lieferanten sind fälschlicherweise als Kunden erfasst, und die automatisierte Kundenansprache, z. B. in E-Mail-Vorlagen, ist fehlerhaft, da Anreden nicht alle Fälle (z.B. „divers“) abdecken.
Manuelle Buchhaltung: Bei jeder Rechnungserstellung in Zoho Books muss manuell der richtige Mandant zugeordnet werden. Zudem müssen monatliche Gutschriften für Mieten von Hand erstellt werden, da Zoho Books keine periodischen Gutschriften unterstützt.
Intransparentes Vertragsmanagement: Kündigungen einzelner Services werden unsauber erfasst. Der Wechsel von periodischen Rechnungen auf ein echtes Abo-Modell scheint unumgänglich, aber die Umsetzung ist unklar.
Fehlerhaftes Reporting: Ein neu aufgesetztes Dashboard in Zoho Analytics zeigt falsche historische Daten, da die Verlaufsverfolgung erst kürzlich aktiviert wurde, was die Akzeptanz des Tools im Team gefährdet.

Diese Herausforderungen sind typisch für viele KMU. Die folgende Anleitung zeigt, wie Du sie Schritt für Schritt mit den Bordmitteln von Zoho und gezielten Anpassungen lösen kannst.

Schritt-für-Schritt zur automatisierten Lösung

Schritt 1: Das Fundament – Saubere Daten im Zoho CRM

Jede Automatisierung ist nur so gut wie die zugrundeliegenden Daten. Der erste Schritt ist daher immer die Datenhygiene.

Dynamische und korrekte Briefanreden per Formelfeld

Eine starre Briefanrede wie „Sehr geehrte/r Herr/Frau“ ist veraltet. Mit einem Formelfeld im CRM kannst Du eine intelligente Anrede erstellen, die auch Anreden wie „Divers“ berücksichtigt oder bei fehlenden Daten eine neutrale Alternative wählt.

Erstelle hierfür ein neues Formelfeld (z.B. „Briefvorlage“) im Modul „Kontakte“ oder „Leads“ und nutze eine Formel mit verschachtelten WENN-DANN-Bedingungen. Die logische Struktur könnte so aussehen:


// Pseudocode für die Logik in einem Zoho CRM Formelfeld
Wenn(Anrede == 'Herr', 'Sehr geehrter Herr ' + Nachname,
  Wenn(Anrede == 'Frau', 'Sehr geehrte Frau ' + Nachname,
    Wenn(Anrede == 'Divers', 'Guten Tag ' + Vorname + ' ' + Nachname,
      // Fallback, wenn keine Anrede vorhanden ist
      'Guten Tag ' + Vorname + ' ' + Nachname
    )
  )
)

Dieses Feld kannst Du anschließend in allen E-Mail- und Dokumentvorlagen verwenden. Es ist dynamisch und passt sich automatisch an die Daten an. Alte, statische Felder sollten als „obsolet“ markiert werden.

Datenmigration mit Zoho DataPrep

Im Praxisbeispiel wurden Lieferanten fälschlicherweise im Kundenmodul („Accounts“) angelegt. Das verzerrt Vertriebs-KPIs und sorgt für Verwirrung. Für die saubere Migration dieser Datensätze in das Lieferantenmodul („Vendors“) ist Zoho DataPrep das ideale Werkzeug.

Auch wenn es sich nur um wenige Datensätze handelt, lohnt sich der Einsatz, um den Prozess zu verstehen. Mit DataPrep erstellst Du eine Datenpipeline:

Datenquelle: Wähle das „Accounts“-Modul aus Deinem Zoho CRM.
Transformation: Filtere die Datensätze, z.B. anhand eines benutzerdefinierten Feldes wie „Beziehung = Lieferant“. Du kannst hier auch Daten bereinigen oder Spalten umbenennen, um sie dem Zielformat des Lieferantenmoduls anzupassen.
Datenziel: Wähle das „Vendors“-Modul in Zoho Books oder CRM als Zielort für die bereinigten Daten.

Dieser ETL-Prozess (Extract, Transform, Load) sorgt für eine saubere und nachvollziehbare Migration.

Schritt 2: Intelligente Buchhaltung mit Zoho Books und Deluge

Manuelle Eingriffe in der Buchhaltung sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit Custom Functions, geschrieben in der Skriptsprache Deluge, kannst Du Zoho Books entscheidend erweitern.

Mandanten automatisch zuweisen

Um sicherzustellen, dass bei jeder Rechnung der richtige Mandant im Kundenstamm hinterlegt wird (hier in einem Multi-Select-Feld), erstellen wir eine Custom Function in Zoho Books, die bei Rechnungserstellung getriggert wird.

Gehe zu Einstellungen > Automatisierung > Custom Functions und erstelle ein neues Skript, das auf das Ereignis „Rechnung erstellt“ reagiert.


// Deluge Custom Function in Zoho Books
// Trigger: Bei Erstellung einer Rechnung

// ID des Kunden aus der gerade erstellten Rechnung holen
customerId = invoice.get("customer_id");

// Bestehende Kundendaten abrufen
customerDetails = zoho.books.getRecordsById("Contacts", ZOHO_ORGANIZATION_ID, customerId);

// Mandanten, der hinzugefügt werden soll
mandantToAdd = "Westfalenwind IT"; // Beispiel-Mandant

// Bestehende Mandanten aus dem Custom Field (Multiselect) auslesen
existingMandanten = customerDetails.get("contact").get("cf_mandanten"); // cf_mandanten ist der API-Name des Feldes

// Prüfen, ob eine Liste vorhanden ist, ansonsten eine neue erstellen
if(existingMandanten == null)
{
	existingMandanten = list();
}

// Nur hinzufügen, wenn der Mandant noch nicht in der Liste ist
if(!existingMandanten.contains(mandantToAdd))
{
	existingMandanten.add(mandantToAdd);
	
	// JSON-Objekt für das Update vorbereiten
	updateMap = Map();
	updateMap.put("cf_mandanten", existingMandanten);
	
	// Kundendatensatz aktualisieren
	updateResponse = zoho.books.updateRecord("Contacts", ZOHO_ORGANIZATION_ID, customerId, updateMap);
	info updateResponse;
}

Diese Funktion stellt sicher, dass der Mandant hinzugefügt wird, ohne bestehende Zuweisungen zu überschreiben – eine kleine, aber extrem wirkungsvolle Automatisierung.

Wiederkehrende Gutschriften per Custom Module und Scheduled Function

Für das Problem der fehlenden periodischen Gutschriften (z.B. für Mieten) bauen wir eine robustere Lösung. Wir nutzen die Stärke von Zoho CRM als zentrale Datenbasis.

Custom Module in Zoho CRM: Erstelle ein neues Modul namens „Mietverträge“. Es enthält Felder wie „Mieter“ (Lookup zum Kunden), „Monatlicher Betrag“, „Startdatum“, „Enddatum“ und „Nächster Fälligkeitstermin“.
Scheduled Function in Zoho CRM: Erstelle eine geplante Funktion (z.B. täglich um 02:00 Uhr nachts), die alle „Mietverträge“ durchläuft.

Die Deluge-Funktion prüft, ob der „Nächste Fälligkeitstermin“ heute oder in der Vergangenheit liegt. Wenn ja, erstellt sie per API-Aufruf eine Gutschrift in Zoho Books und aktualisiert den „Nächsten Fälligkeitstermin“ auf den nächsten Monat.


// Geplante Deluge Function in Zoho CRM (vereinfacht)

// Alle aktiven Mietverträge abrufen, die heute fällig sind
today_date = zoho.currentdate;
felligeVertraege = zoho.crm.getRecords("Mietvertaege", "N_chste_F_lligkeit_Termin", "<=", today_date);

// Jeden fälligen Vertrag durchlaufen
for each vertrag in felligeVertraege
{
	// Benötigte Daten aus dem Vertragsobjekt extrahieren
	customerId = vertrag.get("Kunde").get("id");
	betrag = vertrag.get("Monatlicher_Betrag");
	
	// JSON-Struktur für die Gutschrift in Zoho Books vorbereiten
	creditNoteJson = {
		"customer_id": customerId,
		"line_items": [
			{
				"name": "Mietgutschrift",
				"rate": betrag,
				"quantity": 1
			}
		]
	};
	
	// Gutschrift per API in Zoho Books erstellen
	// Wichtig: Connection 'zohobooks' muss vorher eingerichtet werden!
	response = invokeurl
	[
		url :"https://www.zohoapis.eu/books/v3/creditnotes"
		type :POST
		parameters: zoho.encryption.urlEncode(creditNoteJson.toString())
		connection:"zohobooks"
	];
	
	// Wenn erfolgreich, das Fälligkeitsdatum im CRM aktualisieren
	if(response.get("code") == 0)
	{
		nextDate = zoho.date.addMonth(today_date, 1);
		updateMap = {"N_chste_F_lligkeit_Termin": nextDate};
		zoho.crm.updateRecord("Mietvertaege", vertrag.get("id"), updateMap);
	}
}

Schritt 3: Strategische Vertragsverwaltung mit Zoho Billing

Periodische Rechnungen in Zoho Books sind gut für einfache, wiederkehrende Zahlungen. Sobald aber Vertragslaufzeiten, Kündigungen einzelner Produkte oder Upgrades ins Spiel kommen, wird es unübersichtlich. Hier ist der strategische Wechsel zu Zoho Billing (oder Zoho Subscriptions) die richtige Antwort. Zoho Billing ist speziell für das Abo-Management konzipiert und bietet Funktionen für:

Flexible Produkt- und Preispläne
Automatisierte Verwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungen
Dunning-Management bei fehlgeschlagenen Zahlungen
Umfassende Metriken wie MRR (Monthly Recurring Revenue) und Churn Rate

Für neue Verträge sollte das Unternehmen direkt auf Zoho Billing setzen. Es integriert sich nahtlos mit Zoho Books für die Verbuchung und bietet eine saubere, skalierbare Lösung.

Schritt 4: Historische Daten in Zoho Analytics heilen

Ein Dashboard ist wertlos, wenn die Daten nicht stimmen. Das Problem der fehlenden historischen Daten in Zoho Analytics entsteht, weil die Verlaufsprotokollierung in Zoho CRM nicht rückwirkend ist. Um die Akzeptanz des Dashboards zu sichern, müssen diese Daten „nachgefüllt“ werden (Backfilling).

Hier kommt erneut Zoho DataPrep ins Spiel. Der Plan ist, die interne Verlaufstabelle von Analytics zu identifizieren und sie mit historischen Daten anzureichern. Der Prozess wäre:

Export der aktuellen Daten: Exportiere die Leads/Kontakte mit ihrem aktuellen Status und dem Erstellungsdatum.
Aufbereitung der historischen Daten: Erstelle manuell oder aus Altsystemen eine Tabelle, die abbildet, welcher Lead zu welchem Zeitpunkt welchen Status hatte.
Import via DataPrep: Nutze Zoho DataPrep, um diese aufbereitete Historie in die entsprechende Verlaufstabelle von Zoho Analytics zu laden.

Wichtiger Hinweis: Dies ist ein fortgeschrittener Schritt, der eine genaue Analyse der Zieldatenstruktur in Analytics erfordert. Es zeigt aber eindrücklich, wie mächtig die Kombination der Zoho-Werkzeuge ist, um selbst solche tiefgreifenden Datenprobleme zu lösen.

Tipps und Best Practices

Denke in Prozessen, nicht in Apps: Betrachte das Zoho-Ökosystem als Werkzeugkasten. Wähle für jeden Prozessschritt die am besten geeignete App (Books für Buchhaltung, Billing für Abos).
Nutze Deluge als Klebstoff: Workflows sind gut, aber Custom Functions in Deluge geben Dir die Macht, Logik zu implementieren, die weit über Standardautomatisierungen hinausgeht.
API First: Fast jede Aktion, die Du manuell in einer Zoho-App durchführen kannst, lässt sich auch über eine API steuern. Nutze dies für die Integration und Automatisierung.
Mandantenfähigkeit: Wenn Du mehrere rechtliche Entitäten verwaltest, prüfe die „Niederlassungen“-Funktion in Zoho Books. Für eine vollständige Trennung, insbesondere im Hinblick auf den DATEV-Export, ist eine separate Zoho Books Organisation oft die sauberste, wenn auch teurere Lösung.

Fazit

Die wahre Stärke von Zoho liegt nicht in den Einzelfunktionen seiner Apps, sondern in ihrer tiefen Integration und Erweiterbarkeit. Wie dieses Praxisbeispiel zeigt, kannst Du durch die clevere Kombination von Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Billing und Entwickler-Tools wie Zoho DataPrep und Deluge-Skripten maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Geschäftsanforderungen schaffen. Du baust damit ein System, das nicht nur Deine aktuellen Probleme löst, sondern auch mit Deinem Unternehmen wächst und skaliert.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel: