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Vom Website-Relaunch zum integrierten System: Ein Praxisleitfaden mit Zoho

Ein Website-Relaunch ist mehr als nur ein neues Design. Er ist ein komplexes Projekt, das Koordination, technisches Know-how und eine klare Strategie erfordert. Oft sind die Werkzeuge – ein CMS wie WordPress, ein Projektmanagement-Tool wie Trello und die interne Kommunikation über E-Mail oder Chat – voneinander getrennt. Das führt zu Datensilos, manuellen Doppelarbeiten und einem erschwerten Überblick. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du einen solchen Prozess nicht nur meisterst, sondern ihn als Chance nutzt, um ein durchgängiges und automatisiertes System mit dem Zoho-Ökosystem aufzubauen. Wir behandeln die Herausforderung, verschiedene Anforderungen – von der Aufgabenverwaltung über die dynamische Content-Anzeige bis hin zu Post-Launch-Aufgaben – in einer einzigen, vernetzten Umgebung abzubilden.

Die typische Herausforderung: Ein verstreuter Relaunch-Prozess

Stell Dir ein klassisches Relaunch-Projekt vor. Ein Team aus Designern, Entwicklern und Projektmanagern arbeitet an einer neuen Unternehmenswebsite. Die Aufgaben werden in einem externen Tool verwaltet. Design-Feedback und Fehlerbehebungen, wie falsch ausgerichtete CSS-Boxen in der Tablet-Ansicht oder ein plötzlich verschwundenes Header-Logo, werden per E-Mail oder in Meetings besprochen. Eine der wichtigsten Seiten – die Karriereseite – muss manuell mit Stellenanzeigen aus dem HR-System bestückt werden. Nach dem Go-Live müssen auf der finalen Domain noch wichtige Tools für Sicherheit (wie Wordfence) und rechtliche Konformität (Impressum, Cookie-Banner) eingerichtet werden. Dieser fragmentierte Ansatz ist fehleranfällig, ineffizient und nicht skalierbar. Wie kannst Du das besser machen?

Schritt-für-Schritt: Dein Relaunch im Zoho-Ökosystem

Anstatt auf Insellösungen zu setzen, nutzen wir die Stärke der Zoho-Suite, um den gesamten Prozess abzubilden. Vom ersten Task bis zur laufenden Automatisierung.

Schritt 1: Projekt aufsetzen in Zoho Projects

Jeder Relaunch beginnt mit einem soliden Plan. Anstatt eines externen Task-Boards nutzen wir Zoho Projects als zentrale Schaltstelle.

• Projekt anlegen: Erstelle ein neues Projekt, z.B. „Website Relaunch 2025“. Lade alle beteiligten Teammitglieder ein.
• Meilensteine und Aufgabenlisten: Strukturiere das Projekt in logische Phasen wie „Konzeption & Design“, „Technische Umsetzung“, „Content-Erstellung“ und „Go-Live-Checkliste“.
• Bugs und Tasks managen: Anstatt per E-Mail, werden Fehler wie „Logo in Tablet-Ansicht verschoben“ als Aufgabe oder Bug direkt in Zoho Projects erfasst. Du kannst Screenshots anhängen, Prioritäten setzen und die Aufgabe dem verantwortlichen Entwickler zuweisen. Das sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
• Interne Kommunikation: Nutze die integrierte Chat-Funktion oder die Anbindung an Zoho Cliq, um kontextbezogen über Aufgaben zu diskutieren und Entscheidungen festzuhalten.

Schritt 2: Die Website mit Zoho Sites und dynamischen Inhalten bauen

Als Basis für die neue Website dient Zoho Sites. Der visuelle Editor erleichtert die Gestaltung, aber die wahre Stärke liegt in der Integration mit anderen Zoho-Apps. Nehmen wir das Beispiel der Karriereseite, die live Stellenanzeigen anzeigen soll.

Die Herausforderung: Stellenanzeigen werden in einem HR-System verwaltet, in unserem Fall Zoho Recruit. Eine manuelle Übertragung auf die Website ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Lösung ist eine API-Anbindung.

Die Umsetzung mit Deluge: Wir erstellen eine Custom Function in Zoho, die per API auf die offenen Stellen in Zoho Recruit zugreift. Diese Funktion kannst Du dann in Zoho Sites einbinden, um die Jobliste automatisch zu generieren.

Hier ist ein Beispiel für eine solche Funktion in Deluge, der Skriptsprache von Zoho:

// Name der Funktion: getOpenPositions
// Diese Funktion holt aktive Job-Postings aus Zoho Recruit

// 1. Definiere die API-Verbindung zu Zoho Recruit
// In Zoho Flow oder Creator solltest Du eine Connection "zohorecruit" anlegen.
// Das ist sicherer, als API-Keys direkt im Code zu verwenden.
response = zoho.recruit.getRecords("JobOpenings", 1, 100);

// 2. Prüfen, ob die Abfrage erfolgreich war und Daten enthält
if(response.get("response") != null && response.get("response").get("result") != null)
{
    jobList = response.get("response").get("result").get("JobOpenings").get("row");
    
    // 3. HTML-Struktur für die Anzeige auf der Website vorbereiten
    html_output = "<div class='job-container'>";
    
    // 4. Durch jede Stellenanzeige iterieren und die gewünschten Felder extrahieren
    for each job in jobList
    {
        job_title = job.get("Posting Title");
        job_city = job.get("City");
        job_id = job.get("JOBOPENINGID");
        job_url = "https://deine-firma.zohorecruit.com/jobs/Careers/" + job_id;
        
        // 5. Ein HTML-Element für jede Stellenanzeige erstellen (z.B. eine Flipbox oder ein Call-to-Action-Element)
        html_output = html_output + "<div class='job-listing'>";
        html_output = html_output + "<h4>" + job_title + "</h4>";
        html_output = html_output + "<p>Standort: " + job_city + "</p>";
        html_output = html_output + "<a href='" + job_url + "' target='_blank' class='zylker-button'>Details ansehen</a>";
        html_output = html_output + "</div>";
    }
    
    html_output = html_output + "</div>";
    
    // 6. Das generierte HTML zurückgeben
    return html_output;
}

// Fallback, wenn keine Jobs gefunden wurden oder ein Fehler auftrat
return "<p>Aktuell sind keine offenen Stellen verfügbar.</p>";

Dieses Skript bindest Du in Zoho Sites auf Deiner Karriereseite über das „Code Snippet“-Element ein. Jedes Mal, wenn ein Besucher die Seite lädt, werden die aktuellsten Jobs live aus Zoho Recruit geholt. Kein manueller Abgleich mehr nötig.

Schritt 3: Externe APIs und Live-Daten einbinden

Die Integration ist nicht auf Zoho beschränkt. Stell Dir vor, Du möchtest auf Deiner Kontaktseite eine interaktive Karte mit Unternehmensstandorten anzeigen. Hierfür kannst Du die API von Google Maps oder OpenStreetMap nutzen. Oder Du möchtest einen Counter mit Live-Daten füllen, z.B. „Zufriedene Kunden“ oder „Abgeschlossene Projekte“.

Anstatt Platzhalter-Zahlen zu verwenden, die manuell gepflegt werden, kannst Du diese Daten direkt aus Deinen Systemen ziehen:

• Kundenzahl: Eine einfache Abfrage an die Zoho CRM API liefert die aktuelle Anzahl an Kontakten oder Accounts.
• Projektdaten: Visualisiere Daten aus Zoho Books oder Zoho Projects.

Für komplexere Darstellungen ist Zoho Analytics das Werkzeug der Wahl. Erstelle ein Dashboard, das Daten aus verschiedenen Quellen (CRM, Books, etc.) aggregiert, und bette die fertigen Diagramme und KPIs als iFrame direkt in Deine Zoho Sites-Seite ein. Deine Website-Statistiken sind so immer aktuell, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

Schritt 4: Go-Live und Post-Launch-Automatisierung mit Zoho Flow

Die „Nach-Livegang“-Aufgabenliste aus unserem Praxisbeispiel lässt sich ebenfalls intelligent lösen.

• Rechtliche Konformität: Tools wie Usercentrics, Cookiebot oder Borlabs Cookie bieten Skripte, die Du einfach in den Header-Einstellungen von Zoho Sites einfügen kannst. Die Konfiguration erfolgt im Tool des Anbieters und ist an die Live-Domain gekoppelt, weshalb die Einrichtung nach dem Go-Live sinnvoll ist.
• Website-Sicherheit: Zoho Sites wird zentral von Zoho gewartet und gesichert. Du musst Dich nicht um separate Sicherheitsplugins wie Wordfence kümmern.
• Prozesse automatisieren: Jetzt kommt Zoho Flow ins Spiel. Erstelle Workflows, die durch Aktionen auf Deiner Website getriggert werden:
  • Neuer Kontaktformular-Eintrag: Wenn ein Formular (erstellt mit Zoho Forms) auf Deiner Website ausgefüllt wird, erstellt Flow automatisch einen neuen Lead in Zoho CRM, sendet eine Bestätigungs-E-Mail über Zoho ZeptoMail und postet eine Benachrichtigung im Vertriebskanal von Zoho Cliq.
  • Social-Media-Marketing: Wenn eine neue Stellenanzeige in Zoho Recruit auf „Veröffentlicht“ gesetzt wird, erstellt Flow einen Beitrag und plant ihn zur Veröffentlichung auf LinkedIn und XING über Zoho Social.

Tipps und Best Practices

• API-Verbindungen nutzen: Vermeide es, API-Schlüssel direkt in Deinen Code zu schreiben. Lege stattdessen in Zoho sichere „Connections“ an. Das erleichtert die Verwaltung und erhöht die Sicherheit.
• Skalierbar denken: Indem Du Deine Daten (CRM, Recruit, Books) von der Präsentationsschicht (Website) entkoppelst, bleibt Dein System flexibel. Du kannst das Website-Design komplett ändern, ohne Deine Kernprozesse und Datenquellen anzutasten.
• Optimierung nach dem Launch: Nutze Tools wie Zoho SalesIQ auf Deiner neuen Website, um mit Besuchern per Live-Chat zu interagieren und ihr Verhalten zu analysieren. Mit Zoho PageSense kannst Du A/B-Tests für neue Design-Elemente durchführen und die Konversionsraten Deiner Seite kontinuierlich verbessern.
• Fehler vermeiden: Teste API-Abfragen gründlich. Berücksichtige mögliche Fehlerfälle (z.B. wenn eine API nicht erreichbar ist) und baue entsprechende Fallbacks in Deinen Code ein (wie in unserem Deluge-Beispiel).

Fazit: Mehr als nur eine Website

Ein Website-Relaunch, der mit dem Zoho-Ökosystem durchgeführt wird, ist weit mehr als ein reines Design-Update. Es ist die Transformation von isolierten Prozessen in ein vernetztes, datengesteuertes und hochautomatisiertes digitales Fundament für Dein Unternehmen. Du eliminierst manuelle Arbeit, vermeidest Redundanzen und schaffst eine einzige „Source of Truth“ für Deine Daten. Die gewonnene Zeit und Transparenz ermöglichen es Dir, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Wachstum Deines Unternehmens.

Verwendete Zoho Apps in diesem Leitfaden:

• Zoho Projects (Projektmanagement)
• Zoho Sites (Website-Erstellung)
• Zoho Recruit (Bewerbermanagement)
• Zoho CRM (Kundendaten)
• Zoho Analytics (Datenvisualisierung)
• Zoho Flow (Workflow-Automatisierung)
• Zoho Cliq (Team-Kommunikation)
• Zoho Forms (Formularerstellung)
• Zoho Social (Social Media Management)