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HubSpot zu Zoho CRM: Dein Tech-Guide für eine saubere Datenmigration mit DataPrep und Analytics

Ein Wechsel des CRM-Systems ist ein entscheidender Schritt für jedes wachsende Unternehmen. Oft geht es dabei von einer spezialisierten Lösung wie HubSpot zu einer umfassenden Plattform wie Zoho. Doch eine solche Migration ist weit mehr als nur ein Datenexport und -import. Es ist ein komplexer Prozess, bei dem es auf Datenintegrität, die Erhaltung von Beziehungen zwischen Datensätzen und eine saubere technische Umsetzung ankommt. Wenn du diesen Prozess falsch angehst, startest du auf der neuen Plattform mit einem Datenchaos, das dich monatelang verfolgen wird. Richtig gemacht, legst du das Fundament für skalierbare Prozesse und aussagekräftige Analysen.

In diesem Fachartikel zeigen wir dir einen praxisnahen Weg für die Migration von HubSpot zu Zoho CRM. Wir konzentrieren uns dabei auf den Tech-Stack und zeigen, wie du mit Tools wie Zoho DataPrep typische Hürden überwindest und von Anfang an eine solide Datenbasis für Auswertungen in Zoho Analytics schaffst.

Praxisbeispiel: Die typische Herausforderung der CRM-Migration

Stell dir folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen will seine Vertriebs- und Marketingprozesse von HubSpot in die Zoho-Welt überführen. Die Datenbasis umfasst Tausende von Kontakten, Leads, Unternehmen und hunderten von offenen und geschlossenen Deals. Die Herausforderung besteht nicht nur in der schieren Menge der Daten, sondern vor allem in ihrer Struktur und den historisch gewachsenen Inkonsistenzen.

• Inkonsistente Datenverknüpfungen: Viele Deals in HubSpot sind nicht sauber mit einem zugehörigen Unternehmen (Account) verknüpft. Ein direkter Import würde zu „verwaisten“ Deals in Zoho CRM führen.
• Mapping von Benutzern und Feldern: Die Benutzer (Owners) in HubSpot müssen korrekt den neuen Benutzern in Zoho zugeordnet werden. Zudem haben Status-Felder (z.B. „Lead Status“) unterschiedliche Werte und Bezeichnungen in beiden Systemen.
• Analysefähigkeit von Tag eins: Das Ziel ist nicht nur, die Daten zu übertragen. Es sollen vom ersten Tag an aussagekräftige Analysen möglich sein, z.B. wie lange ein Deal in einer bestimmten Phase verweilt hat. Das erfordert vorausschauende Planung.
• Integration von Drittsystemen: Eine bestehende Telefonie-Lösung, beispielsweise von Anbietern wie Zip-Gate oder Aircall, soll nahtlos an das neue Zoho CRM angebunden werden.

Dieses Szenario erfordert ein strukturiertes Vorgehen und den Einsatz der richtigen Werkzeuge, um Datenverluste und Frustration zu vermeiden.

Schritt-für-Schritt: Die Migration mit Zoho DataPrep meistern

Zoho DataPrep ist ein leistungsstarkes ETL-Tool (Extract, Transform, Load) innerhalb des Zoho-Ökosystems, das speziell für solche Aufgaben entwickelt wurde. Es ermöglicht dir, Daten aus verschiedenen Quellen zu verbinden, sie zu bereinigen, zu transformieren und in ein Zielsystem wie Zoho CRM zu laden.

Schritt 1: Vorbereitung ist alles – Datenhygiene im Quellsystem

Der wichtigste Schritt findet statt, bevor du auch nur eine Zeile in DataPrep konfigurierst: die Bereinigung deiner Daten in HubSpot. Der Grundsatz „Garbage in, garbage out“ gilt hier uneingeschränkt. Im oben genannten Beispiel bedeutet das konkret, die rund 400 Deals in HubSpot manuell durchzugehen und sie mit den korrekten Unternehmen zu verknüpfen. Das mag nach mühsamer Handarbeit klingen, aber es erspart dir einen extrem komplexen, mehrstufigen Importprozess mit Nachschlage-Tabellen (Lookups) in DataPrep. Dieser Aufwand im Vorfeld ist eine Investition, die sich um ein Vielfaches auszahlt, da du mit sauberen und logisch verknüpften Datensätzen in Zoho startest.

Schritt 2: Leads und Kontakte importieren und einen DataPrep-Bug umschiffen

Nach der Datenbereinigung beginnst du mit dem Import der Leads und Kontakte. In DataPrep verbindest du HubSpot als Datenquelle und Zoho CRM als Ziel. Beim Mapping der Felder tritt oft ein spezifisches Problem auf: die Zuweisung des Datensatz-Eigentümers („Owner“).

Das Problem: Nehmen wir an, du möchtest die Namen der Vertriebsmitarbeiter aus HubSpot (z.B. „Max Mustermann“) auf die entsprechenden Zoho User IDs mappen. Eine naheliegende Funktion in DataPrep ist „Transform“. In der Praxis kann die Verwendung dieser Funktion jedoch zu unerwartetem Verhalten führen – zum Beispiel dazu, dass andere Felder wie der „Lead Status“ plötzlich aus dem Mapping verschwinden. Dies deutet auf einen Bug oder eine schwer nachvollziehbare Interaktion der Regeln hin.

Die Lösung: Anstatt der „Transform“-Funktion verwendest du die stabilere „Ersetzen“ (Replace) Funktion. Du kannst eine Reihe von Regeln definieren, um jeden Namen durch die entsprechende Zoho User ID zu ersetzen. Dies ist robuster und vermeidet Seiteneffekte.

Hier ein Beispiel, wie du eine solche Regel in der Konfiguration von DataPrep umsetzen könntest:

// Dies ist kein Deluge-Code, sondern eine logische Darstellung der Regeln in DataPrep
// Regel 1: Ersetze den Wert im Feld "Owner Name"
Wenn "Owner Name" == "Max Mustermann"
Ersetze mit "1839000000302001" // Zoho User ID von Max

// Regel 2: Ersetze den Wert im Feld "Owner Name"
Wenn "Owner Name" == "Erika Musterfrau"
Ersetze mit "1839000000302005" // Zoho User ID von Erika

// ... weitere Regeln für alle Benutzer

Diese Vorgehensweise stellst du für alle deine Benutzer ein und wendest sie sowohl auf den Import von Leads als auch von Kontakten und später Deals an.

Schritt 3: Umgang mit Auswahllisten (Picklists)

Ein weiteres klassisches Problem sind unterschiedliche Werte in Auswahllisten. Dein HubSpot hat vielleicht einen Lead-Status „Marketing Qualified“, den es in der Standardkonfiguration von Zoho CRM nicht gibt. Der Versuch, diese Werte während des Imports perfekt zuzuordnen, kann fehleranfällig sein.

Best Practice: Importiere die Werte einfach so, wie sie sind. Zoho CRM ist hier flexibel: Auch wenn ein Wert nicht in der vordefinierten Auswahlliste existiert, wird er als Text in das Feld geschrieben. Nach dem Import kannst du in Zoho CRM unter Einstellungen > Anpassung > Module und Felder die betroffenen Auswahllisten bearbeiten und die importierten Werte entweder zu bestehenden Optionen zusammenführen oder als neue, offizielle Optionen hinzufügen. Das ist sicherer und transparenter als komplexe Logik während der Migration.

Schritt 4: Der Deal-Import – Beziehungen sind entscheidend

Da du in Schritt 1 die Daten in HubSpot bereinigt hast, ist der Import der Deals nun deutlich einfacher. Beim Mapping in DataPrep kannst du jetzt direkt die HubSpot Company ID auf das Nachschlagefeld „Account Name“ in Zoho CRM und die HubSpot Contact ID auf das Feld „Contact Name“ mappen. DataPrep erkennt die Verknüpfungen und stellt sicher, dass deine Deals in Zoho CRM korrekt mit den zuvor importierten Accounts und Kontakten verbunden sind.

Über die Migration hinaus: Das Ökosystem intelligent nutzen

Eine erfolgreiche Migration ist nur der Anfang. Der wahre Wert des Zoho-Ökosystems entfaltet sich, wenn du die verschiedenen Apps clever miteinander verbindest und externe Dienste per API integrierst.

Telefonie-Integration per API und Webhooks

Um eine Telefonie-Lösung wie Zip-Gate vollständig zu integrieren, reicht eine einfache Marketplace-Erweiterung oft nicht aus, wenn du Funktionen wie „Anruf bei Klick“ und automatische Anrufprotokollierung wünschst. Hier ist es entscheidend, den Tech-Stack genau zu prüfen. Viele Anbieter schalten ihre volle API-Funktionalität erst in höheren Tarifen („Premium Edition“) frei.

Sobald du API-Zugriff hast, kannst du über Webhooks und Custom Functions in Zoho CRM eine tiefe Integration schaffen. Ein eingehender Anruf im Telefonsystem sendet einen Webhook an eine Zoho Creator Deluge Function, die dann den Anruf im CRM protokolliert.

Ein einfacher Deluge-Schnipsel für eine solche Funktion könnte so aussehen:

// Custom Function in Zoho CRM, ausgelöst durch einen Webhook von einem Telefonsystem
void logIncomingCall(map call_data)
{
    // call_data enthält Informationen vom Webhook, z.B. caller_number, call_duration etc.
    callerNumber = call_data.get("caller_number");
    
    // Suche nach einem Lead oder Kontakt mit dieser Telefonnummer
    searchResponse = zoho.crm.searchRecords("Leads", "(Phone:equals:" + callerNumber + ")");
    
    if(searchResponse.size() > 0)
    {
        leadId = searchResponse.get(0).get("id");
        
        // Erstelle einen Anruf-Datensatz und verknüpfe ihn mit dem gefundenen Lead
        callRecord = Map();
        callRecord.put("Subject", "Eingehender Anruf von " + callerNumber);
        callRecord.put("Who_Id", leadId);
        callRecord.put("Call_Type", "Inbound");
        callRecord.put("Call_Duration", call_data.get("call_duration"));
        createResponse = zoho.crm.createRecord("Calls", callRecord);
        info createResponse;
    }
}

Analytics von Anfang an richtig aufsetzen

Um später tiefgehende Analysen in Zoho Analytics durchführen zu können, musst du eine entscheidende Einstellung in Zoho CRM vor dem Go-Live vornehmen: die Verlaufsverfolgung (History Tracking).

Gehe in Zoho CRM zu Einstellungen > Datenverwaltung > Verlauf der Änderungen und aktiviere die Verfolgung für die wichtigsten Statusfelder. Typischerweise sind das:

• Im Modul Leads: das Feld „Lead-Status“
• Im Modul Deals: das Feld „Phase“ (Stage)

Nur wenn diese Funktion aktiv ist, protokolliert Zoho die Änderungen an diesen Feldern mit einem Zeitstempel. Diese Daten sind die Grundlage, um in Zoho Analytics Berichte zu erstellen, die Fragen beantworten wie: „Wie lange verweilt ein Deal durchschnittlich in der Phase ‚Qualifizierung‘?“ oder „Bei welcher Phase verlieren wir die meisten Deals?“. Ohne diese Aktivierung fehlen dir die historischen Daten für solche Performance-Analysen.

In Zoho Analytics könntest du später mit einer SQL-Abfrage solche Auswertungen erstellen:

-- Dies ist eine konzeptionelle SQL-Abfrage für Zoho Analytics
SELECT
    "Deal Name",
    "Stage",
    DATEDIFF(day, MIN("Modified Time"), MAX("Modified Time")) AS "Days in Stage"
FROM
    "Deals History"
GROUP BY
    "Deal Name", "Stage"

Automatisierte Dokumentenerstellung mit Zoho Writer

Die Kombination von CRM-Daten mit der Dokumentenerstellung ist ein weiterer Effizienzgewinn. Anstatt Angebote manuell zu erstellen, kannst du die Serienbrief-Funktion von Zoho Writer nutzen. Erstelle eine Angebotsvorlage in Writer und füge Platzhalter für Felder aus dem Deals-Modul ein (z.B. ${Deals.Deal Name}, ${Accounts.Billing Street}). Direkt aus einem Deal-Datensatz in Zoho CRM kannst du dann mit einem Klick diese Vorlage mit den aktuellen Daten füllen und ein fertiges PDF-Angebot generieren. Dies stellt die Konsistenz sicher und spart enorm viel Zeit.

Tipps und Best Practices zusammengefasst

• Datenqualität zuerst: Deine Migration ist nur so gut wie deine Quelldaten. Investiere die Zeit, um Inkonsistenzen direkt in HubSpot (oder jedem anderen Quellsystem) zu bereinigen, bevor du mit der Migration beginnst.
• Sei bereit für Workarounds: Tools wie DataPrep sind komplex. Wenn eine Funktion nicht wie erwartet funktioniert, probiere einen alternativen Weg (z.B. „Ersetzen“ statt „Transform“). Dokumentiere deine Schritte.
• Aktiviere die Historie frühzeitig: Die Verlaufsverfolgung für kritische Felder kann nicht rückwirkend aktiviert werden. Schalte sie ein, bevor die operative Arbeit im neuen System beginnt.
• Migriere iterativ: Importiere nicht alles auf einmal. Gehe schrittweise vor (z.B. erst Leads, dann Kontakte, dann Accounts, dann Deals), teste mit kleinen Datensätzen und überprüfe das Ergebnis in Zoho CRM nach jedem Schritt.
• Kenne deinen Tech-Stack: Prüfe die API-Limits und Feature-Verfügbarkeit deiner Software-Abonnements. Nicht jede Version einer Drittanbieter-Software bietet die nötigen Schnittstellen für eine tiefe Integration.

Fazit

Eine CRM-Migration von HubSpot zu Zoho ist eine strategische Aufgabe, die weit über den reinen Datentransfer hinausgeht. Durch eine sorgfältige Vorbereitung, den gezielten Einsatz von Werkzeugen wie Zoho DataPrep und ein vorausschauendes Setup für spätere Analysen legst du das Fundament für ein leistungsfähiges, zentrales Betriebssystem für dein Unternehmen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, nicht nur Daten zu verschieben, sondern Prozesse zu verbessern und das volle Potenzial des Zoho-Ökosystems von Anfang an zu nutzen. Ein sauberer Start ohne Datenaltlasten ermöglicht es deinem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Wachstum und Kundenbeziehungen.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

• Zoho CRM als zentrales Zielsystem
• Zoho DataPrep für den ETL-Prozess
• Zoho Analytics für Business Intelligence und Reporting
• Zoho Writer für die automatisierte Dokumentenerstellung