Effizientes Lead-Management mit Zoho CRM, Books und Flow automatisieren

Zoho-Prozesse optimieren: Mehrere Geschäftsbereiche und Proforma-Rechnungen clever managen

Du nutzt Zoho und stehst vor der Herausforderung, verschiedene Geschäftsbereiche oder sogar separate Firmen unter einem Dach effizient zu verwalten? Vielleicht möchtest Du auch Deinen Rechnungsprozess optimieren, um Verbindlichkeit zu schaffen, bevor die finale Rechnung gestellt wird. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du mit Bordmitteln von Zoho One, insbesondere Zoho Books und Zoho CRM, genau das erreichen kannst. Wir beleuchten, wie Du „Orte“ (Niederlassungen) in Zoho Books für getrennte Buchungskreise nutzt und wie Du einen sauberen Proforma-Rechnungsworkflow etablierst. Dabei schauen wir auch, wie Du andere Zoho Apps und externe APIs geschickt einbinden kannst, um Deine Abläufe weiter zu automatisieren und zu verfeinern.

Warum ist das Thema wichtig für Zoho-Nutzer?

Viele Unternehmen, insbesondere KMUs, starten schlank und entwickeln mit der Zeit neue Produkte, Dienstleistungen oder gründen sogar weitere Unternehmenstöchter. Die Herausforderung besteht darin, diese gewachsene Komplexität in der Software abzubilden, ohne den Überblick zu verlieren oder für jede neue Entität ein komplett separates System aufsetzen zu müssen. Eine saubere Trennung von Finanzströmen, individuellen Nummernkreisen und Vorlagen ist dabei essenziell. Gleichzeitig ist ein professioneller Umgang mit Kunden von der Angebotserstellung bis zur finalen Rechnungsstellung entscheidend. Proforma-Rechnungen können hier ein wichtiges Instrument sein, um Zahlungsabsichten zu konkretisieren und Prozesse zu glätten, bevor eine Rechnung fest verbucht wird.

Praxisbeispiel: Ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen

Stell Dir vor, Du betreibst ein erfolgreiches Beratungsunternehmen. Ursprünglich mit einem Kernangebot gestartet, hast Du Dein Portfolio erweitert und bietest nun auch spezialisierte Marketing-Dienstleistungen unter einer eigenen Marke an. Beide Bereiche sollen buchhalterisch getrennt behandelt werden, mit eigenen Rechnungsvorlagen und Nummernkreisen, aber idealerweise innerhalb Deiner bestehenden Zoho-Organisation. Für größere Projekte möchtest Du zudem nach Vertragsunterzeichnung eine Proforma-Rechnung versenden, um die Beauftragung zu bestätigen und ggf. eine Anzahlung anzufordern, bevor die eigentliche Leistungserbringung beginnt und die finale Rechnung erstellt wird. Dein Ziel ist es, den gesamten Prozess von der Deal-Erstellung im CRM bis zur Verbuchung in Books und der optionalen digitalen Vertragsunterzeichnung (Zoho Sign) weitgehend zu automatisieren und transparent zu gestalten.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Lösung

1. Zweite Firma/Geschäftsbereich in Zoho Books über „Orte“ (Niederlassungen) einrichten

Mit der Funktion „Orte“ (im Englischen „Branches“) in Zoho Books kannst Du verschiedene Geschäftsbereiche oder Standorte innerhalb einer einzigen Zoho Books Organisation verwalten. Jeder Ort kann eigene Adressdaten, Steuereinstellungen, Rechnungsvorlagen und Nummernkreise haben.

Zugriff auf die Funktion: Gehe in Zoho Books zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Unternehmensprofil > Orte.
Neuen Ort anlegen: Klicke auf „+ Neuer Ort“. Gib die Details für Deinen zweiten Geschäftsbereich ein (z.B. Name der Marketing-Einheit, Adresse – auch wenn sie identisch ist, die Trennung erfolgt über den Namen). Du kannst hier auch ein separates Logo hinterlegen, falls gewünscht.
Transaktionsserien anpassen: Für jeden Ort kannst Du unter Einstellungen > Weitere Einstellungen > Transaktionsserien individuelle Nummernkreise für Rechnungen, Aufträge, Angebote etc. definieren. Wähle den entsprechenden Ort aus und lege Präfixe und Startnummern fest. Zum Beispiel „MM-INV-“ für „Millionaires for Marketing“ Rechnungen.
Rechnungsvorlagen erstellen/anpassen: Unter Einstellungen > Vorlagen > Rechnungen kannst Du neue Vorlagen erstellen oder bestehende kopieren und für den neuen Ort anpassen (z.B. Logo, Fußzeile, Bankverbindung). Weise die Vorlage dann dem entsprechenden Ort zu.
Bankkonten zuweisen (optional): Falls jeder Geschäftsbereich eigene Bankkonten hat, kannst Du diese in Books anlegen und entsprechend bei Transaktionen auswählen.

Sobald der neue Ort angelegt ist, kannst Du beim Erstellen von Transaktionen (z.B. Rechnungen, Aufträge) auswählen, für welchen Ort diese gelten sollen. Dies stellt sicher, dass der korrekte Nummernkreis und die richtige Vorlage verwendet werden.

2. Prozessumstellung: Von Rechnungsentwürfen zu Aufträgen (Sales Orders) als Proforma-Rechnungen

Um die Verbindlichkeit nach Vertragsabschluss zu erhöhen und den buchhalterischen Aufwand durch Stornos zu reduzieren, ist der Einsatz von Proforma-Rechnungen ideal. In Zoho Books eignen sich „Aufträge“ (Sales Orders) hervorragend dafür. Der Workflow könnte so aussehen:

Deal im Zoho CRM erreicht Phase „Vertrag unterzeichnet“: Dies ist der Trigger für die Erstellung einer Proforma-Rechnung.
Automatische Erstellung eines „Auftrags“ in Zoho Books:
- Dies kann über eine Custom Function in Zoho CRM (mit Deluge) oder über Zoho Flow realisiert werden.
- Der Auftrag übernimmt die relevanten Daten aus dem Deal (Kunde, Positionen, Preise).
- Wichtig: Weise den Auftrag dem korrekten „Ort“ zu, falls Du mehrere Geschäftsbereiche nutzt.
Versand des Auftrags als Proforma-Rechnung: Der Auftrag kann direkt aus Zoho Books per E-Mail an den Kunden gesendet werden. Die Vorlage des Auftrags sollte klar als „Proforma-Rechnung“ oder „Auftragsbestätigung“ deklariert sein.
Zahlungseingang (Anzahlung/Vorkasse): Nach Zahlungseingang wird der Auftrag in eine reguläre Rechnung umgewandelt.
Umwandlung in finale Rechnung: In Zoho Books kann ein Auftrag mit wenigen Klicks in eine Rechnung konvertiert werden. Erst jetzt wird die Rechnung fest verbucht und erhält eine finale Rechnungsnummer (gemäß dem Nummernkreis des gewählten Ortes).

Dieser Prozess stellt sicher, dass Rechnungen erst dann finalisiert werden, wenn die Zahlung (oder zumindest eine Anzahlung) erfolgt ist, was die Anzahl der Stornierungen und Gutschriften deutlich reduzieren kann.

Codebeispiel: Deluge Custom Function in Zoho CRM zur Erstellung eines Zoho Books Auftrags

Hier ein vereinfachtes Beispiel, wie Du aus einem CRM-Deal heraus einen Auftrag in Zoho Books erstellen kannst. Dieses Skript würde als Custom Function an einen Workflow-Regel im Deal-Modul (z.B. bei Statusänderung) geknüpft.


// Deluge Script in Zoho CRM - Custom Function
// Argument: dealId (wird vom Workflow übergeben)

// Zoho Books Organisations-ID (findest Du in Zoho Books unter Einstellungen > Unternehmensprofil)
orgID = "DEINE_ZOHO_BOOKS_ORGANISATIONS_ID";
// ID des Ortes/der Niederlassung in Zoho Books, falls spezifisch zugewiesen werden soll
// Diese ID findest Du z.B. in der URL, wenn Du den Ort in Books bearbeitest, oder via API
// Beispiel: locationId = "12345000000123456"; 

// Deal-Informationen abrufen
dealDetails = zoho.crm.getRecordById("Deals", dealId.toLong());
// info dealDetails;

if (dealDetails.get("id") != null) {
    accountId = ifnull(dealDetails.get("Account_Name"), Map()).get("id");
    contactId = ifnull(dealDetails.get("Contact_Name"), Map()).get("id");
    
    // Kundeninformationen aus CRM abrufen (für die Zuordnung in Books)
    // In einer realen Implementierung würdest Du prüfen, ob der Kunde in Books existiert oder ihn neu anlegen.
    // Für dieses Beispiel gehen wir davon aus, der Kunde ist bereits synchronisiert.
    // Die customer_id ist die ID des Kontakts in Zoho Books.
    // Du müsstest eine Logik implementieren, um die Zoho Books customer_id anhand der CRM accountId oder contactId zu finden.
    // z.B. über zoho.books.getRecords("contacts", orgID, {"zcrm_account_id": accountId});
    // Für dieses Beispiel setzen wir eine Dummy-ID oder nehmen an, sie ist im Deal gespeichert.
    
    // Beispiel: Kunde in Books suchen anhand der CRM Account ID
    customer_search_params = Map();
    customer_search_params.put("zcrm_account_id", accountId);
    books_contacts_resp = zoho.books.getRecords("contacts", orgID, customer_search_params, "zohobooksconnection"); // 'zohobooksconnection' ist der Name deiner Zoho Books Verbindung
    
    if(books_contacts_resp.get("code") == 0 && books_contacts_resp.get("contacts").size() > 0)
    {
        books_customer_id = books_contacts_resp.get("contacts").get(0).get("contact_id");

        // Artikelpositionen vorbereiten (vereinfacht)
        // In der Praxis würdest Du hier die verknüpften Produkte aus dem Deal auslesen
        line_items_list = List();
        item1 = Map();
        item1.put("name", dealDetails.get("Deal_Name")); // Oder Produktname
        item1.put("description", "Proforma-Rechnung basierend auf Deal: " + dealDetails.get("Deal_Name"));
        item1.put("quantity", 1);
        item1.put("rate", dealDetails.get("Amount")); // Gesamtbetrag des Deals
        // item1.put("item_id", "DEIN_BOOKS_ARTIKEL_ID"); // Optional: Falls Du Artikel in Books nutzt
        line_items_list.add(item1);

        // Auftragsdaten zusammenstellen
        salesOrderData = Map();
        salesOrderData.put("customer_id", books_customer_id);
        salesOrderData.put("date", zoho.currentdate.toString("yyyy-MM-dd"));
        salesOrderData.put("line_items", line_items_list);
        salesOrderData.put("reference_number", "PROFORMA-" + dealDetails.get("Deal_Name"));
        // Wenn Du einen bestimmten "Ort" (Niederlassung) nutzen willst:
        // salesOrderData.put("branch_id", locationId); 
        
        // Auftrag in Zoho Books erstellen
        // Stelle sicher, dass Du eine gültige Verbindung zu Zoho Books in CRM eingerichtet hast (z.B. 'zohobooksconnection')
        createSOResponse = zoho.books.createRecord("salesorders", orgID, salesOrderData, "zohobooksconnection");
        info "Sales Order Creation Response: " + createSOResponse;

        if (createSOResponse.get("code") == 0 && createSOResponse.get("salesorder") != null) {
            // Optional: Deal in CRM aktualisieren mit der SO-ID
            so_id = createSOResponse.get("salesorder").get("salesorder_id");
            update_map = Map();
            update_map.put("Zoho_Books_Sales_Order_ID", so_id); // Benutzerdefiniertes Feld im CRM Deal
            update_resp = zoho.crm.updateRecord("Deals", dealId.toLong(), update_map);
            info "CRM Deal Update Response: " + update_resp;
        } else {
            info "Fehler beim Erstellen des Auftrags in Zoho Books: " + createSOResponse;
        }
    }
    else
    {
        info "Kunde nicht in Zoho Books gefunden oder Fehler beim Abrufen: " + books_contacts_resp;
    }
}

Wichtig: Ersetze DEINE_ZOHO_BOOKS_ORGANISATIONS_ID mit Deiner tatsächlichen Organisations-ID. Erstelle eine Verbindung namens `zohobooksconnection` zwischen Zoho CRM und Zoho Books. Die Logik zur Kunden- und Produktzuordnung muss an Dein spezifisches Setup angepasst werden. Das Feld `Zoho_Books_Sales_Order_ID` im Deal-Modul müsstest Du vorher anlegen.

3. Zukünftige Erweiterung: Vertragsmanagement mit Zoho Sign

Sobald Dein Rechnungs- und Proforma-Prozess steht, kannst Du überlegen, auch das Vertragsmanagement zu digitalisieren.

Vorlagen in Zoho Writer: Erstelle Deine Vertragsvorlagen in Zoho Writer. Du kannst Platzhalter für CRM-Daten (Kundenname, Adresse, Deal-Betrag etc.) einfügen.
Integration mit Zoho CRM: Aus einem Deal im CRM heraus kannst Du dann die passende Vertragsvorlage auswählen. Die Platzhalter werden automatisch mit den Deal-Daten befüllt.
Versand über Zoho Sign: Der befüllte Vertrag wird als PDF generiert und über Zoho Sign zur digitalen Unterschrift an den Kunden gesendet.
Status-Tracking: Du kannst den Status des Signaturprozesses direkt im CRM verfolgen. Nach erfolgreicher Unterzeichnung kann der unterzeichnete Vertrag automatisch im CRM-Datensatz abgelegt werden.

Die Einrichtung von Zoho Sign und die Verknüpfung mit Zoho Writer und Zoho CRM ist relativ unkompliziert und kann Deinen Vertriebsprozess erheblich beschleunigen und professionalisieren.

Tipps und Best Practices

Sorgfältige Planung der Nummernkreise: Überlege Dir gut, wie Du Deine Nummernkreise für die verschiedenen „Orte“ gestaltest. Einmal vergebene Nummern sollten aus buchhalterischen Gründen nicht mehr geändert werden. Kläre, ob Du für neue „Orte“ bei „1“ beginnst oder eine höhere Startnummer wählst (z.B. wenn intern bereits Rechnungen für diesen Bereich geschrieben wurden).
Schrittweise Umstellung: Wenn Du bestehende Prozesse umstellst (z.B. von Rechnungsentwürfen auf Aufträge als Proforma), plane einen klaren Stichtag. Teste den neuen Prozess parallel, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, bevor Du den alten Prozess komplett abschaltest. Dies ist besonders wichtig, um Monatsabschlussarbeiten nicht zu stören.
Klare Kommunikation im Team: Stelle sicher, dass alle beteiligten Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und wissen, wie sie mit den verschiedenen „Orten“ und dem Proforma-Workflow umgehen müssen. Eine kurze Schulung oder Dokumentation kann hier hilfreich sein.
Automatisierung der Rechnungsweitergabe: Auch wenn die manuelle Weitergabe von Rechnungen (z.B. via Dropbox) an den Steuerberater manchmal gewünscht ist, prüfe, ob eine Automatisierung sinnvoll sein könnte. Zoho Flow kann hier helfen, Rechnungen nach dem Versand automatisch in einem Cloud-Speicher wie Zoho WorkDrive oder eben Dropbox abzulegen. Webhooks von Zoho Books könnten genutzt werden, um externe Systeme über neue Rechnungen zu informieren.
API-Nutzung für Drittsysteme: Denke darüber nach, welche anderen Systeme in Deinem Unternehmen von den Daten aus Zoho Books oder CRM profitieren könnten. Über die Zoho APIs (z.B. Zoho Books API, Zoho CRM API) kannst Du Daten mit ERP-Systemen, spezialisierten Branchenlösungen oder BI-Tools austauschen.

Zusätzliche Hinweise und Erweiterungen

Reporting mit Zoho Analytics: Verbinde Zoho Books und Zoho CRM mit Zoho Analytics, um übergreifende Berichte und Dashboards zu erstellen. Du kannst so die Performance Deiner verschiedenen Geschäftsbereiche („Orte“) detailliert auswerten.
Interne Kommunikation mit Zoho Cliq: Richte Benachrichtigungen in Zoho Cliq ein, z.B. wenn ein wichtiger Deal den Status für die Proforma-Erstellung erreicht oder eine Proforma-Rechnung bezahlt wurde.
Datenvorbereitung mit Zoho DataPrep: Bei komplexen Datenmigrationen oder Integrationen kann Zoho DataPrep helfen, Daten zu bereinigen und zu transformieren, bevor sie in Zoho Apps importiert werden.
Prozessautomatisierung mit Qntrl: Für sehr komplexe, abteilungsübergreifende Workflows, die über einfache CRM- und Books-Automatisierungen hinausgehen, könnte Qntrl eine interessante Option sein, um Orchestrierungen zu bauen.

Fazit

Die flexible Architektur von Zoho, insbesondere die „Orte“-Funktion in Zoho Books und die Integrationsmöglichkeiten mit Zoho CRM, Zoho Flow und Zoho Sign, erlaubt es Dir, auch komplexere Unternehmensstrukturen und optimierte Finanzprozesse abzubilden. Durch die Einführung von Proforma-Rechnungen über „Aufträge“ kannst Du Deine Abläufe straffen und die finanzielle Verbindlichkeit erhöhen. Der Schlüssel liegt in einer durchdachten Konzeption und der schrittweisen Implementierung. Mit den hier gezeigten Ansätzen bist Du gut gerüstet, um Dein Zoho-Setup an wachsende Anforderungen anzupassen und echten Nutzen aus Deiner Software-Investition zu ziehen.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel (Auswahl):