Automatisierte Kaltakquise mit Zoho CRM, PhantomBuster und Sipgate: Lead-Management Tutorial

Vom Lead zum Termin: Dein automatisierter Kaltakquise-Workflow mit Zoho CRM, PhantomBuster und Sipgate

Die Kaltakquise ist oft ein ressourcenintensiver und mühsamer Prozess. Listen müssen abtelefoniert, Kontakte gepflegt und Wiedervorlagen manuell verwaltet werden. Ohne ein sauberes System gehen wertvolle Leads schnell durch die Lappen, Follow-ups werden vergessen und die Motivation im Vertriebsteam sinkt. Besonders die Frage „Was passiert mit einem Lead, den ich heute nicht erreicht habe?“ führt oft zu unstrukturierten Notizen, Kalendereinträgen und einem chaotischen Prozess. Doch das muss nicht sein. Mit einer intelligenten Kombination aus Zoho-Anwendungen und externen Spezial-Tools kannst Du einen hocheffizienten, transparenten und fast vollständig automatisierten Kaltakquise-Prozess aufbauen. Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du genau das umsetzt.

Praxisbeispiel: Der typische Stolperstein in der Kaltakquise

Stell Dir vor, Dein Unternehmen hat durch eine gezielte Recherche eine Liste von 500 potenziellen Neukunden generiert. Ein neuer Mitarbeiter im Vertrieb bekommt die Aufgabe, diese Liste systematisch zu kontaktieren. In der ersten Woche läuft alles gut, doch dann beginnt das Problem: Bei etwa 70 % der Anrufe wird der Entscheider nicht direkt erreicht. Der Mitarbeiter beginnt, sich für jeden dieser Kontakte manuelle Aufgaben oder Erinnerungen zu setzen: „In 3 Tagen nochmal anrufen“, „Nächste Woche versuchen“. Schnell wird die Aufgabenliste unübersichtlich. Welcher Lead hat die höchste Priorität? Wurde dieser Kontakt schon dreimal oder viermal versucht? Ohne einen fest definierten, systemgestützten Prozess basieren die nächsten Anrufe eher auf Zufall als auf Strategie. Genau hier setzen wir mit einer durchdachten Automatisierung an.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Dein automatisierter Kaltakquise-Prozess

Schritt 1: Lead-Generierung im Autopilot mit PhantomBuster

Bevor Du anrufen kannst, brauchst Du qualitativ hochwertige Leads. Manuelle Suchen auf Google Maps, Branchenverzeichnissen oder Business-Netzwerken sind zeitaufwändig. Hier kommt ein Tool wie PhantomBuster ins Spiel. PhantomBuster ist eine Plattform zur Automatisierung von Aktionen im Web, insbesondere für die Lead-Generierung.

Was ist zu tun? Nutze den „Google Maps Search Export“ Phantom. Damit kannst Du automatisiert nach Unternehmen suchen, die Deinem Zielprofil entsprechen – zum Beispiel „Maschinenbauunternehmen in NRW“ oder „Steuerberater in Hamburg“.
Das Ergebnis: Du erhältst eine saubere CSV-Datei mit Firmennamen, Adressen, Telefonnummern und oft auch Webseiten.
Der Import: Bevor Du diese Daten blind in Dein CRM importierst, solltest Du sie bereinigen. Nutze dafür Zoho DataPrep. Mit diesem Tool kannst Du Duplikate entfernen, Spalten formatieren und die Datenqualität sicherstellen. Anschließend importierst Du die bereinigte Liste in das Leads-Modul von Zoho CRM.

Schritt 2: Das Fundament – Der Prozess im Zoho CRM Blueprint

Dein Zoho CRM ist die zentrale Schaltstelle. Damit jeder im Team genau weiß, was zu tun ist, definieren wir den Prozess mit einem Blueprint. Ein Blueprint ist ein digitaler Leitfaden, der Deine Vertriebsmitarbeiter durch die vordefinierten Phasen eines Prozesses führt und nur die erlaubten Aktionen anzeigt.

Lege einen neuen Blueprint für das Leads-Modul mit den folgenden Phasen (States) an:

Neu: Alle frisch importierten Leads starten hier.
In Bearbeitung / Wiedervorlage: Die Phase für alle Leads, die bereits kontaktiert wurden, aber noch nicht final qualifiziert sind.
Termin vereinbart: Das Ziel! Der Lead wird hierher verschoben, wenn ein Gespräch zustande kommt.
Kein Interesse: Der Lead hat abgelehnt. Wichtig für die spätere Analyse.
De-priorisiert: Für Leads, die nach mehreren Versuchen nicht erreichbar waren.

Die Magie liegt in den Übergängen (Transitions) zwischen diesen Phasen. Hier definieren wir die Knöpfe, die Dein Vertriebsmitarbeiter im Lead-Datensatz sieht. Der wichtigste Übergang ist „Nicht erreicht“.

Schritt 3: Der „Nicht erreicht“-Loop mit einer Deluge Custom Function

Anstatt Deinen Mitarbeiter manuell eine Aufgabe für die Wiedervorlage erstellen zu lassen, automatisieren wir das. Wenn der Benutzer auf den Blueprint-Button „Nicht erreicht“ klickt, wird im Hintergrund eine Custom Function in Deluge (Zohos eigener Skriptsprache) ausgeführt.

Die Logik:

Ein Zählerfeld im Lead (z.B. „Anrufversuche“) wird um eins erhöht.
Ein Datumsfeld (z.B. „Wiedervorlage am“) wird automatisch auf ein zukünftiges Datum gesetzt (z.B. in 3 Tagen, dann in 7 Tagen etc.).
Der Lead bleibt in der Phase „In Bearbeitung / Wiedervorlage“.

So erstellst Du eine intelligente, sich selbst organisierende Anrufliste. Dein Mitarbeiter muss nur eine Ansicht im CRM öffnen, die alle Leads nach dem Feld „Wiedervorlage am“ sortiert. Kein Nachdenken, keine manuelle Planung.

Deluge Custom Function für Deinen Blueprint:

Gehe zu Einstellungen > Automatisierung > Aktionen > Custom Functions und erstelle eine neue Funktion. Binde diese dann in den „Nicht erreicht“-Übergang Deines Blueprints ein.


// Custom Function zum Setzen einer automatischen Wiedervorlage
// Erwartet die Lead-ID als Argument.
// Argument-Name: leadId, Typ: String

// 1. Lead-Datensatz abrufen
leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId.toLong());

// 2. Aktuelle Anzahl der Anrufversuche auslesen (benötigt ein benutzerdefiniertes Ganzzahl-Feld "Anrufversuche")
callAttempts = ifnull(leadDetails.get("Anrufversuche"), 0);
maxAttempts = 5; // Lege ein Maximum fest

if(callAttempts < maxAttempts)
{
	// 3. Zähler und Wiedervorlagedatum berechnen
	newCallAttempts = callAttempts + 1;
	nextFollowUp = zoho.currentdate;
	
	// Intelligente Intervalle festlegen
	if(newCallAttempts == 1)
	{
		nextFollowUp = nextFollowUp.addDays(3);
	}
	else if(newCallAttempts <= 3)
	{
		nextFollowUp = nextFollowUp.addDays(7);
	}
	else
	{
		nextFollowUp = nextFollowUp.addDays(14);
	}
	
	// 4. Daten für das Update vorbereiten
	updateMap = Map();
	updateMap.put("Anrufversuche", newCallAttempts);
	// Benötigt ein benutzerdefiniertes Datumsfeld "Wiedervorlage_am"
	updateMap.put("Wiedervorlage_am", nextFollowUp); 
	
	// 5. Lead-Datensatz aktualisieren
	updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Leads", leadId.toLong(), updateMap);
	info "Wiedervorlage für Lead " + leadId + " gesetzt auf " + nextFollowUp;
	
	// Optional: Eine Notiz für die Historie hinzufügen
	noteContent = "Automatischer Follow-up (Versuch Nr. " + newCallAttempts + ") geplant für " + nextFollowUp.toString("dd.MM.yyyy") + ".";
	noteMap = Map();
	noteMap.put("Note_Title", "System: Wiedervorlage");
	noteMap.put("Note_Content", noteContent);
	noteMap.put("Parent_Id", leadId.toLong());
	noteMap.put("se_module", "Leads");
	createNote = zoho.crm.createRecord("Notes", noteMap);
}
else
{
	// Wenn maximale Versuche erreicht, Status ändern
	updateMap = Map();
	updateMap.put("Lead_Status", "De-priorisiert");
	updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Leads", leadId.toLong(), updateMap);
	info "Lead " + leadId + " de-priorisiert nach " + maxAttempts + " Versuchen.";
}

Schritt 4: Click-to-Call – Die VoIP-Integration (z.B. Sipgate)

Um den Prozess noch reibungsloser zu gestalten, solltest Du Deine Telefonanlage direkt mit Zoho verbinden. Wir nehmen als Beispiel den deutschen Anbieter Sipgate, aber das Prinzip ist für viele andere VoIP-Lösungen (z.B. Placetel) ähnlich.

Setup: Suche im Zoho Marketplace nach der passenden Telefonie-Integration. Installiere die Erweiterung und verbinde sie mit Deinem Account, indem Du die API-Zugangsdaten (meist Token ID und Token) aus dem Backend Deines Telefonie-Anbieters eingibst.
Nutzen: Dein Mitarbeiter sieht nun neben jeder Telefonnummer im CRM ein Anruf-Icon. Ein Klick genügt, und der Anruf wird über sein Telefon oder Softphone aufgebaut. Eingehende Anrufe werden ebenfalls erkannt und zeigen direkt den passenden CRM-Kontakt an. Jeder Anruf wird automatisch als Aktivität im Lead-Datensatz protokolliert.

Schritt 5: Datenerfassung und E-Mail-Automatisierung

Die von PhantomBuster generierten Leads enthalten selten die direkte E-Mail-Adresse des Entscheiders. Dein Gesprächsleitfaden sollte daher vorsehen, bei jedem Kontakt proaktiv danach zu fragen – auch bei der Assistenz.

Erstelle im Blueprint einen Übergang namens „Ansprechpartner erreicht“. Wenn Dein Mitarbeiter darauf klickt, machst Du die Felder Vorname, Nachname und E-Mail zur Pflichteingabe. Sobald diese gespeichert sind, kann eine weitere Automatisierung greifen: Der automatische Versand einer ersten Informations-E-Mail.

Workflow-Regel: Erstelle eine Workflow-Regel im CRM, die ausgelöst wird, wenn das E-Mail-Feld eines Leads aktualisiert wird.
Aktion: Als Aktion wählst Du „E-Mail senden“. Hier kannst Du eine Vorlage hinterlegen, die sich kurz vorstellt und auf die wichtigsten Vorteile eures Angebots eingeht.
Tipp für Profis: Für einen reinen Transaktions-Mailversand mit hoher Zustellbarkeit empfiehlt sich Zoho ZeptoMail. Wenn Du den Lead in eine komplexere E-Mail-Sequenz aufnehmen willst, ist die Anbindung an Zoho Marketing Automation oder Zoho Campaigns über eine Synchronisation oder Zoho Flow der richtige Weg.

Tipps und Best Practices

Reporting ist alles: Nutze die Kraft von Zoho Analytics. Verbinde es mit Deinem CRM und baue ein Dashboard, das die wichtigsten KPIs der Kaltakquise anzeigt: Anrufversuche pro Tag, Erreichbarkeitsquote, Konversionsrate von Lead zu Termin, Gründe für „Kein Interesse“. So triffst Du datenbasierte Entscheidungen.
Skalierbarkeit: Der hier beschriebene Blueprint-Prozess ist von Anfang an skalierbar. Egal ob ein oder zwanzig Mitarbeiter in der Akquise arbeiten – der Prozess bleibt für alle gleich, ist nachvollziehbar und sichert eine einheitliche Datenqualität.
Interne Kommunikation: Richte einen Channel in Zoho Cliq ein, in den automatisch eine Nachricht gepostet wird, wenn ein wichtiger Meilenstein erreicht wird (z.B. „Neuer Termin von Mitarbeiter X für Kunde Y vereinbart“). Das motiviert das gesamte Team.
Dokumentenablage: Lege die exportierten Lead-Listen und Prozessdokumentationen zentral und versioniert in Zoho WorkDrive ab, um den Überblick zu behalten.

Fazit: Schluss mit dem Chaos in der Akquise

Die manuelle Verwaltung von Kaltakquise-Listen ist ein Auslaufmodell. Durch die intelligente Verknüpfung von spezialisierten Tools zur Lead-Generierung, der Prozesssteuerung im CRM und der Integration Deiner Kommunikationskanäle schaffst Du einen echten Wettbewerbsvorteil. Dein Vertriebsteam kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: das Gespräch mit potenziellen Kunden. Die Verwaltung, Priorisierung und Dokumentation übernimmt das System. Der Aufwand für die Einrichtung dieses Systems zahlt sich durch eine höhere Effizienz, bessere Datenqualität und letztlich mehr Termine und Abschlüsse schnell aus.

In diesem Lösungsansatz verwendete Zoho-Anwendungen:

Zoho CRM (als zentrales System)
Zoho DataPrep (zur Datenaufbereitung)
Zoho Analytics (für das Reporting)
Zoho Cliq (für die Team-Kommunikation)
Zoho WorkDrive (zur Dokumentenablage)
Potenzielle Erweiterungen mit Zoho ZeptoMail, Zoho Campaigns oder Zoho Flow.