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Automatisierte B2B-Lead-Prozesse mit Zoho CRM, Phantom Buster und Sipgate API

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Vom Web-Scraping zum Deal: Ein moderner B2B-Vertriebsprozess mit Zoho CRM und APIs

In der modernen B2B-Welt ist die manuelle Lead-Generierung oft ein zeitraubender Prozess mit ungewissem Ausgang. Gleichzeitig führen isolierte Softwarelösungen zu Datensilos, die eine effiziente Zusammenarbeit im Team erschweren. Doch wie baust du eine durchgängige, automatisierte Kette vom ersten Kontaktpunkt bis zum abgeschlossenen Deal auf? Die Lösung liegt in der intelligenten Verknüpfung spezialisierter Tools und der cleveren Nutzung von APIs. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit einem Tech-Stack aus Zoho CRM, externen Diensten wie Phantom Buster für die Lead-Generierung und deiner VoIP-Telefonanlage wie Sipgate einen nahtlosen und datengestützten Vertriebsprozess etablierst. Wir tauchen tief in die Praxis ein und bauen einen Workflow, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität deiner Vertriebsdaten massiv verbessert.

Praxisbeispiel: Automatisierung für ein B2B-Vertriebsteam

Stell dir ein typisches Szenario vor: Ein Unternehmen möchte gezielt eine Nische ansprechen, zum Beispiel Arztpraxen in einer bestimmten Region. Das Vertriebsteam besteht aus zwei Rollen: Einem Sales Development Representative (SDR), der für die Erstansprache und Terminvereinbarung zuständig ist, und einem Account Executive (AE), der die gebuchten Termine wahrnimmt und den Deal abschließt. Die Herausforderung besteht darin, einen konstanten Fluss an qualitativen Leads zu gewährleisten, den Übergabeprozess vom SDR zum AE zu automatisieren und die gesamte Kommunikation lückenlos zu dokumentieren und auszuwerten.

Die Ziele sind klar definiert:

  • Lead-Generierung: Automatisiertes Sammeln von Kontaktdaten aus öffentlichen Quellen wie Google Maps.
  • Workflow-Automatisierung: Klare Zuweisung der Leads und automatische Übergabe nach erfolgreicher Qualifizierung.
  • Datenanreicherung: Automatische Speicherung wichtiger Informationen, wie z.B. Anruftranskripte, direkt am Datensatz.
  • Reporting: Transparente Auswertung der Vertriebsaktivitäten für das Management.

Schritt-für-Schritt: Dein automatisierter Vertriebs-Workflow

Wir bauen diesen Prozess nun Schritt für Schritt nach. Dabei kombinieren wir die Stärken von Zoho-Apps mit externen Spezialisten.

Schritt 1: Lead-Generierung mit Phantom Buster und Google Sheets

Am Anfang jedes Vertriebsprozesses steht der Lead. Statt manueller Recherche nutzen wir Phantom Buster, ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Aktionen im Web. Für unser Beispiel eignet sich der „Google Maps Search Export“-Phantom perfekt.

  1. Phantom Buster einrichten: Du konfigurierst einen Phantom, der nach deinem Keyword (z.B. „Zahnarzt Berlin“) auf Google Maps sucht. Als Input kannst du eine URL aus einer Google-Maps-Suche oder ein Google Sheet mit verschiedenen Suchanfragen verwenden.
  2. Daten extrahieren: Der Phantom extrahiert systematisch Informationen wie Firmenname, Adresse, Telefonnummer und Website und speichert diese in einer sauberen CSV- oder Google Sheets-Datei.
  3. Daten in Zoho CRM importieren: Die einfachste Methode, diese Daten in dein Zoho CRM zu bekommen, ist die Nutzung von Zoho Flow. Du erstellst einen Flow, der getriggert wird, sobald eine neue Zeile in deinem Google Sheet hinzugefügt wird. Dieser Flow erstellt dann automatisch einen neuen Lead in Zoho CRM. Für den Anfang, bei geringem Volumen, reicht es auch, den Phantom manuell zu starten und die generierte Liste als CSV-Datei in Zoho CRM zu importieren.

Das Ergebnis: Ein stetiger Strom an frischen, branchenspezifischen Leads direkt in deinem CRM, ohne stundenlanges manuelles Suchen und Kopieren.

Schritt 2: Intelligente Lead-Zuweisung und -Übergabe in Zoho CRM

Sobald die Leads im System sind, beginnt die eigentliche Arbeit. Um hier für klare Verhältnisse zu sorgen, nutzen wir die Workflow-Automatisierung von Zoho CRM.

Regel 1: Automatische Zuweisung an den SDR
Jeder neue Lead muss sofort dem richtigen Bearbeiter zugewiesen werden. Das erledigst du mit einer Zuweisungsregel.

  • Gehe zu Einstellungen > Automatisierung > Zuweisungsregeln.
  • Erstelle eine neue Regel für das Modul „Leads“.
  • Definiere als Kriterium zum Beispiel „Lead-Quelle ist Phantom Buster“ oder lasse die Kriterien offen, damit alle neuen Leads erfasst werden.
  • Weise den Lead dem zuständigen SDR zu.

Regel 2: Automatisierte Übergabe an den Account Executive
Der entscheidende Moment ist die erfolgreiche Terminvereinbarung. Diesen Statuswechsel nutzen wir als Trigger für die Übergabe.

  • Gehe zu Einstellungen > Automatisierung > Workflow-Regeln.
  • Erstelle eine neue Regel für das Modul „Leads“.
  • Trigger: „Bei einer Datensatz-Aktion“ > „Bearbeiten“.
  • Bedingung: „Lead-Status“ wird zu „Termin gebucht“ geändert.
  • Sofortige Aktionen:
    1. Aufgaben-Zuweisung: Ändere den „Lead-Besitzer“ auf den zuständigen Account Executive.
    2. E-Mail-Benachrichtigung: Sende eine automatische E-Mail an den neuen Besitzer (den AE), um ihn über den neuen Termin zu informieren. Die E-Mail-Vorlage kann Platzhalter wie den Firmennamen oder den Ansprechpartner enthalten, um den Kontext direkt zu liefern.

Durch diesen Workflow wird der Lead nahtlos und ohne manuelles Eingreifen übergeben. Der AE wird sofort informiert und kann sich vorbereiten, während der SDR sich auf den nächsten Lead konzentrieren kann.

Schritt 3: Anruftranskripte via Sipgate Webhook in Zoho CRM integrieren

Jetzt wird es technisch spannend. Um den Wert deiner Kommunikationsdaten zu maximieren, wollen wir die automatischen Anruftranskriptionen deiner VoIP-Anlage (in diesem Fall Sipgate) direkt im CRM speichern. Das erreichen wir über einen Webhook und eine Custom Function in Zoho CRM.

Ein Webhook ist eine automatisierte Nachricht, die ein System an ein anderes sendet, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt – hier: ein Anruf ist beendet und die Transkription liegt vor.

  1. Webhook in Sipgate konfigurieren: In deinem Sipgate-Konto aktivierst du die Anruf-Transkription und konfigurierst einen Webhook, der bei neuen Transkriptionen auf eine URL deiner Wahl feuert. Diese URL erhalten wir von Zoho.
  2. Zoho Deluge Custom Function erstellen: In Zoho CRM gehst du zu Einstellungen > Entwicklerbereich > Funktionen und erstellst eine neue Funktion. Diese Funktion wird als REST-API verfügbar gemacht, was dir die benötigte URL für den Sipgate-Webhook liefert.

Die Funktion könnte wie folgt aussehen. Sie empfängt die Daten von Sipgate, sucht den passenden Anruf im CRM und fügt die Transkription als Notiz hinzu.


// Deluge Custom Function to receive Sipgate Webhook
// Wichtig: Argumente der Funktion müssen den JSON-Keys von Sipgate entsprechen
// z.B. fromNumber, transcription, callId

void sipgateTranscriptionWebhook(string fromNumber, string transcription, string callId)
{
    // Bereinige die Telefonnummer (z.B. Ländervorwahl entfernen/hinzufügen)
    cleanNumber = fromNumber.right(9);
    
    // Suche nach einem Lead oder Kontakt mit dieser Telefonnummer
    // Wir priorisieren Leads, dann Kontakte
    searchResponseLeads = zoho.crm.searchRecords("Leads", "(Phone:equals:" + cleanNumber + ")");
    
    // Wenn ein Lead gefunden wird
    if(searchResponseLeads.size() > 0)
    {
        leadId = searchResponseLeads.get(0).get("id");
        
        // Füge die Transkription als Notiz zum Lead hinzu
        noteContent = "Anruftranskription (CallID: " + callId + ")nn" + transcription;
        noteMap = Map();
        noteMap.put("Note_Title", "Sipgate Transkription");
        noteMap.put("Note_Content", noteContent);
        noteMap.put("Parent_Id", leadId);
        noteMap.put("se_module", "Leads");
        createNoteResponse = zoho.crm.createRecord("Notes", noteMap);
        info createNoteResponse;
    }
    // Optional: Füge hier die Logik für die Suche in Kontakten hinzu
    // else if (...) { ... }
}

Mit dieser Integration schaffst du eine lückenlose Dokumentation. Jeder im Team kann die Gesprächsinhalte nachlesen, was besonders bei der Übergabe von Leads oder im späteren Support-Fall von unschätzbarem Wert ist.

Schritt 4: Performance visualisieren mit Zoho CRM Dashboards

Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Um die Aktivitäten des SDRs und die Effektivität der Kampagne zu überwachen, erstellst du ein Dashboard direkt in Zoho CRM. Alternativ kannst du für tiefere Analysen auch Zoho Analytics verwenden.

  • Gehe zum Tab „Dashboards“ (oder „Analysen“) in Zoho CRM.
  • Erstelle ein neues Dashboard, z.B. „SDR Performance“.
  • Füge Komponenten hinzu, die auf dem „Anrufe“-Modul basieren:
    • KPI-Widget: „Anzahl Anrufe heute“ für den jeweiligen SDR.
    • Balkendiagramm: „Anrufergebnisse pro Woche“ (z.B. „Erreicht“, „Nicht erreicht“, „Termin vereinbart“).
    • Tabellarische Ansicht: „Letzte Anrufe“ mit Details wie Dauer und Anrufnotizen.
    • KPI-Widget: „Gesamte Anrufdauer heute“.

Dieses Dashboard gibt dem Management und dem Mitarbeiter selbst einen schnellen Überblick über die tägliche Leistung und hilft dabei, Muster zu erkennen (z.B. Leads, die viele Anrufversuche benötigen).

Tipps und Best Practices

  • Rollen und Berechtigungen sauber trennen: Gib Nutzern nur die Rechte, die sie wirklich benötigen. Ein SDR braucht keinen Zugriff auf Rechnungsmodule. In Einstellungen > Sicherheit > Profile kannst du genau festlegen, welche Module und Felder ein Nutzer sehen und bearbeiten darf. Entziehe Standard-Profilen unbedingt das Recht, Datensätze zu löschen, um Datenverlust zu vermeiden.
  • Benutzeroberfläche aufräumen: Blende für die Vertriebsrollen alle nicht benötigten Module (z.B. Zoho Invoice, Zoho Inventory, Angebote) aus. Eine aufgeräumte Oberfläche führt zu höherer Akzeptanz und weniger Fehlern.
  • Datenhygiene im Auge behalten: Nutze die Duplikatsprüfung von Zoho CRM, insbesondere beim Import von Listen. Es kann auch sinnvoll sein, eine Liste deiner Bestandskunden zu importieren, um diese bei der Lead-Generierung abzugleichen und nicht versehentlich erneut zu akquirieren.
  • Skalierbare Terminbuchung: Der beschriebene Prozess ist ein guter Start. Für den nächsten Schritt könntest du Zoho Bookings integrieren. Der SDR kann dem potenziellen Kunden einfach einen Link zum Kalender des AEs schicken, über den der Kunde selbstständig einen freien Termin bucht. Dies reduziert den administrativen Aufwand weiter.

Fazit: Ein Ökosystem, das mitdenkt

Dieser praxisnahe Durchlauf zeigt, dass die Stärke von Zoho nicht nur in den einzelnen Apps liegt, sondern vor allem in ihrer Fähigkeit, sich nahtlos miteinander und mit externen Spezialwerkzeugen zu verbinden. Durch die Kombination von Web-Scraping mit Phantom Buster, der zentralen Datenhaltung und Prozesssteuerung in Zoho CRM und der Anreicherung von Daten über APIs und Webhooks von Diensten wie Sipgate schaffst du einen hocheffizienten, transparenten und skalierbaren Vertriebsprozess.

Du automatisierst repetitive Aufgaben, stellst sicher, dass keine Informationen verloren gehen und gibst deinem Team die Werkzeuge an die Hand, die es braucht, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Aufbau von Kundenbeziehungen. Der Aufwand für die Einrichtung eines solchen Systems zahlt sich durch eine massive Steigerung der Produktivität und Datenqualität schnell aus.

Verwendete Zoho Apps in diesem Artikel:

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