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Automatisierte UBO-Prüfung und flexible Angebotserstellung: Ein FinTech-Workflow mit Zoho CRM und externen APIs

Wenn du in einer regulierten Branche wie dem FinTech- oder Zahlungsdienstleistungssektor tätig bist, kennst du die Herausforderungen: Komplexe Compliance-Anforderungen wie die KYC-Prüfung (Know Your Customer) und die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter (UBO – Ultimate Beneficial Owner) treffen auf individuelle, schwer zu standardisierende Preismodelle. Diese Prozesse manuell abzuwickeln, ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Genau hier zeigt sich die Stärke eines gut konfigurierten Zoho-Ökosystems: Durch die intelligente Kombination von Zoho CRM mit Custom Functions und der Anbindung externer APIs kannst du nicht nur Compliance-Aufgaben automatisieren, sondern auch einen hochflexiblen Vertriebsprozess für komplexe Produkte abbilden. In diesem Artikel zeigen wir dir einen praxisnahen Lösungsansatz, der beide Herausforderungen meistert.

Praxisbeispiel: Der Anwendungsfall eines Zahlungsdienstleisters

Stell dir ein Unternehmen im Bereich der Zahlungsabwicklung vor. Der Vertriebsprozess ist zweigeteilt und stellt das Team vor spezifische Herausforderungen:

1. Compliance-Prüfung bei der Kundenanlage: Vor Vertragsabschluss müssen die wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) eines potenziellen Geschäftskunden identifiziert werden. Laut Geldwäschegesetz (GwG) ist dies für alle Personen mit einem Anteil von über 25 % an einem Unternehmen zwingend erforderlich. Die manuelle Recherche in Handelsregistern ist mühsam. Ziel ist es, diesen Prozess direkt bei der Anlage eines neuen Firmenkunden (Accounts) in Zoho CRM zu automatisieren, indem eine externe API wie die von OpenRegister (ein fiktives Beispiel für eine Handelsregister-API) abgefragt wird.
2. Komplexe Angebotserstellung: Die Preisgestaltung ist nicht standardisiert. Jedes Angebot enthält eine Mischung aus fixen monatlichen Gebühren, variablen Transaktionskosten, volumenabhängigen Rabatten und einmaligen Setup-Kosten. Eine einfache Produktliste, wie sie in Zoho Books üblich ist, reicht hier nicht aus. Der Vertrieb benötigt maximale Flexibilität bei der Gestaltung der Angebotsdokumente, um auf individuelle Kundenwünsche eingehen zu können.

Die Gesamtaufgabe besteht darin, einen durchgängigen, digitalen Prozess zu schaffen: von der automatisierten UBO-Prüfung über die flexible Angebotserstellung bis hin zur späteren Vertragsgenerierung und digitalen Signatur.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lösung

Wir teilen die Lösung in zwei Hauptteile auf: Zuerst kümmern wir uns um die Automatisierung der UBO-Prüfung, danach um die Implementierung der flexiblen Angebotserstellung.

Teil 1: Automatisierte UBO-Prüfung mit Deluge und externer API

Das Herzstück dieser Lösung ist eine Custom Function in Zoho CRM, die auf Knopfdruck die Daten eines Firmenkunden an eine externe API sendet und die zurückgelieferten Gesellschafterdaten verarbeitet.

1. Die Datenquelle: Eine API für Handelsregisterdaten

Wir gehen davon aus, dass du Zugriff auf eine API hast, die dir basierend auf einer Firmen-ID (z. B. Handelsregisternummer) eine Liste der Gesellschafter und deren Beteiligungsquoten im JSON-Format zurückgibt. Ein typischer API-Endpunkt könnte so aussehen: https://api.openregister.eu/v1/company/{firmen_id}/shareholders.

2. Die Umsetzung in Zoho CRM

Im Modul „Firmen“ (Accounts) erstellst du eine Subform namens „Wirtschaftlich Berechtigte (UBO)“. Diese Subform sollte mindestens die Felder Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Anteil in Prozent enthalten. Zusätzlich legst du einen Button an (z.B. „UBO-Prüfung starten“), der unsere Deluge-Funktion auslöst.

3. Das Deluge-Skript zur UBO-Prüfung

Die folgende Custom Function wird an den Button geknüpft. Sie holt die Handelsregisternummer aus dem Firmendatensatz, ruft die externe API auf, filtert die Ergebnisse nach dem Schwellenwert von > 25 % und trägt die relevanten Personen in die Subform ein.

// Deluge Custom Function für das Modul "Firmen" (Accounts)
// Argument: accountId (Long)

// Firmendatensatz abrufen, um die Handelsregisternummer zu erhalten
accountDetails = zoho.crm.getRecordById("Accounts", accountId);
handelsregisterNr = ifnull(accountDetails.get("Handelsregisternummer"),"");

if(handelsregisterNr != "")
{
    // API-Aufruf vorbereiten
    // Wichtig: API-Keys immer über Connections verwalten, nicht hardcoden!
    apiConnectionName = "openregister_api"; // Name deiner Connection in Zoho Flow/CRM
    apiUrl = "https://api.openregister.eu/v1/company/" + handelsregisterNr + "/shareholders";
    
    try 
    {
        // API aufrufen
        response = invokeurl
        [
            url :apiUrl
            type :GET
            connection:apiConnectionName
        ];
        
        // JSON-Antwort verarbeiten
        shareholders = response.get("data").get("shareholders");
        
        // Liste für die Subform vorbereiten und bestehende Einträge löschen
        uboList = List();
        updateMap = Map();
        updateMap.put("Wirtschaftlich_Berechtigte_UBO", uboList);
        zoho.crm.updateRecord("Accounts", accountId, updateMap);

        // Gesellschafter durchlaufen und UBOs filtern (> 25%)
        for each shareholder in shareholders
        {
            anteil = ifnull(shareholder.get("anteil_prozent"), 0.0).toDecimal();
            
            // Die entscheidende Geschäftslogik: Nur Anteile über 25% sind relevant
            if(anteil > 25.0)
            {
                row = Map();
                row.put("Vorname", shareholder.get("vorname"));
                row.put("Nachname", shareholder.get("nachname"));
                row.put("Geburtsdatum", ifnull(shareholder.get("geburtsdatum"),"").toDate());
                row.put("Anteil_in_Prozent", anteil);
                uboList.add(row);
            }
        }
        
        // Gefilterte UBO-Liste in die Subform des Firmendatensatzes eintragen
        if (uboList.size() > 0)
        {
             updateMap.put("Wirtschaftlich_Berechtigte_UBO", uboList);
             updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Accounts", accountId, updateMap);
             info "UBO-Prüfung erfolgreich. " + uboList.size() + " wirtschaftlich Berechtigte gefunden und eingetragen.";
        }
        else
        {
             info "UBO-Prüfung abgeschlossen. Keine Person mit über 25% Anteil gefunden.";
        }
    }
    catch(e)
    {
        // Fehlerbehandlung für den Fall, dass die API nicht erreichbar ist
        info "Fehler bei der UBO-Prüfung: " + e;
    }
}
else
{
    info "Bitte geben Sie eine Handelsregisternummer an, um die Prüfung zu starten.";
}

Mit diesem Skript hast du einen automatisierten und vor allem dokumentierten Prozess zur Erfüllung deiner Compliance-Pflichten direkt im CRM verankert.

Teil 2: Flexible Angebotserstellung im Zoho CRM

Für komplexe Preismodelle ist das Standard-Angebotsmodul von Zoho Books oft zu starr. Die Stärke von Zoho CRM liegt in seiner Flexibilität. Deshalb bauen wir den Angebotsprozess hier auf.

1. Die strategische Entscheidung: Zoho CRM statt Zoho Books

Warum Zoho CRM für diese Aufgabe besser geeignet ist:

• Vorlagen-Flexibilität: Mit der Integration von Zoho Writer kannst du hochgradig individualisierte Angebotsvorlagen (Mail Merge) erstellen. Diese können komplexe Tabellen, bedingte Textblöcke und ein pixelgenaues Corporate Design enthalten – weit über die Möglichkeiten von Books hinaus.
• Keine Produkt-Bindung: Im CRM kannst du Angebotspositionen als Freitext oder mit benutzerdefinierten Feldern anlegen, ohne sie an ein starres Produkt- und Preisbuch binden zu müssen. Das ist ideal für variable, kundenindividuelle Gebühren.
• Prozesskontrolle: Der gesamte Vertriebsprozess von Lead über Deal bis zum Angebot bleibt in einem einzigen System. Spätere Schritte wie die Vertragsgenerierung lassen sich nahtlos an den Status „Angebot angenommen“ anknüpfen.

2. Konfiguration des Angebotsmoduls

Passe das Modul „Angebote“ (Quotes) in Zoho CRM an. Füge im Bereich der Positionen (Line Items) benutzerdefinierte Felder hinzu, um deine Preisstruktur abzubilden, z.B. „Positionstyp“ (Einmalig, Monatlich, Transaktionsbasiert) oder „Beschreibungstext“.

3. Angebotsvorlage mit Zoho Writer erstellen

Erstelle eine neue Mail-Merge-Vorlage für das Angebotsmodul. Hier kannst du dein Design frei gestalten und Platzhalter (Merge Fields) aus dem CRM-Datensatz einfügen. Besonders mächtig ist die Sektion für die Produkt-Tabelle, die du dynamisch mit den Angebotspositionen befüllen kannst.

Du kannst sogar Logik einbauen, um verschiedene Textbausteine je nach Angebotstyp anzuzeigen. Der Vertrieb wählt dann einfach den Kunden und die Vorlage aus, und das CRM generiert ein fertiges PDF-Dokument.

4. Der Weg zum Vertrag

Sobald ein Angebot vom Kunden akzeptiert wird (z. B. durch eine Statusänderung im CRM), kann ein weiterer automatisierter Prozess angestoßen werden. Ein Klick auf einen Button könnte:

• Eine Vertrags-Vorlage in Zoho Writer mit den Daten aus dem Angebot und dem Kundenkonto befüllen.
• Den generierten Vertrag zur Prüfung an das Backoffice senden.
• Den finalen Vertrag über die Zoho Sign Integration zur digitalen Unterschrift an den Kunden versenden.

Tipps und Best Practices

• Sichere API-Schlüssel: Speichere API-Schlüssel oder Authentifizierungs-Tokens niemals direkt im Code. Nutze stattdessen die „Connections“ in Zoho. Diese verwalten die Authentifizierung sicher und erlauben eine einfache Aktualisierung von Schlüsseln.
• Fehlerbehandlung (Error Handling): Dein Deluge-Skript sollte immer einen try...catch-Block enthalten. Was passiert, wenn die externe API nicht erreichbar ist oder einen Fehlercode zurückgibt? Gib dem Nutzer eine klare Rückmeldung, anstatt das Skript einfach fehlschlagen zu lassen.
• Asynchrone Prozesse: Bei API-Abfragen, die länger dauern könnten, solltest du überlegen, die Funktion asynchron auszuführen, damit der Nutzer nicht warten muss. Gib ihm stattdessen eine Benachrichtigung (z. B. via Zoho Cliq), wenn der Prozess abgeschlossen ist.
• Datenvalidierung: Prüfe die Daten, die von der API zurückkommen. Sind sie plausibel? Fehlen wichtige Informationen? Baue Validierungslogiken ein, bevor du die Daten blind ins CRM schreibst.

Fazit: Mehr als nur ein CRM

Dieses Praxisbeispiel zeigt eindrucksvoll, dass Zoho mehr ist als die Summe seiner Einzelteile. Die wahre Stärke liegt in der Erweiterbarkeit und der nahtlosen Integration – sowohl innerhalb des Zoho-Ökosystems als auch mit externen Diensten. Indem du Zoho CRM als zentrale Schaltstelle nutzt und es mit der Power von Deluge und APIs erweiterst, kannst du komplexe, branchenspezifische Anforderungen abbilden, die weit über Standardfunktionen hinausgehen. Du automatisierst nicht nur lästige manuelle Aufgaben, sondern schaffst robuste, nachvollziehbare und compliance-konforme Prozesse, die dein Unternehmen skalierbar machen.

Verwendete Zoho Apps in dieser Lösung:

• Zoho CRM: Als zentrale Plattform für Kundendaten, Prozesse und Automatisierung.
• Zoho Writer: Für die Erstellung hochgradig individualisierter Angebots- und Vertragsvorlagen.
• Zoho Sign: Für die nahtlose Integration digitaler Signaturen in den Vertriebsprozess.