Zoho DataPrep und Zoho CRM: Anleitung zur Datenmigration und Feld-Mapping

Vom Altsystem zu Zoho CRM: Ein Praxisleitfaden zur Datenmigration mit Zoho DataPrep

Die Migration von Unternehmensdaten, insbesondere von Kundendaten, aus einem Altsystem in eine neue, moderne Plattform wie Zoho CRM ist ein kritischer Meilenstein in jedem Digitalisierungsprojekt. Oftmals stellt sich jedoch heraus, dass die Datenqualität über Jahre gelitten hat. Inkonsistente Formate, Duplikate und veraltete Informationen können den Start mit dem neuen System erheblich erschweren. Dieser Artikel zeigt Dir einen praxiserprobten Weg, wie Du selbst komplexe und „schmutzige“ Datenbestände aus einem alten ERP- oder Warenwirtschaftssystem strukturiert und sauber in Dein Zoho CRM überführst. Dabei setzen wir auf das leistungsstarke ETL-Werkzeug (Extract, Transform, Load) Zoho DataPrep und eine iterative Vorgehensweise, die das Risiko minimiert und für schnelle Erfolgserlebnisse sorgt.

Praxisbeispiel: Die Herausforderung der Datenmigration

Stell Dir ein mittelständisches Unternehmen vor, das seit Jahren ein etabliertes, aber in die Jahre gekommenes ERP-System im Einsatz hat. Nun soll der gesamte Kundenstamm – tausende von Datensätzen mit Kontakten, Adressen und spezifischen Kundeninformationen – nach Zoho CRM migriert werden. Der Datenexport aus dem Altsystem liefert eine massive CSV-Datei mit über 270 Spalten. Eine erste Analyse offenbart die typischen Probleme:

Inkonsistente Daten: Telefonnummern sind mal mit Ländervorwahl, mal ohne, enthalten Schrägstriche, Leerzeichen oder Text wie „Durchwahl“.
Ungültige Formate: E-Mail-Adressen enthalten Umlaute (z.B. „info@müller.de“) oder sind offensichtlich falsch eingetragen.
Strukturelle Mängel: Es gibt keine klare Trennung zwischen Haupt- und Lieferadressen, was besonders bei Kunden mit vielen Filialen zu Chaos führt.
Datenmüll: Viele Felder sind kaum oder gar nicht gepflegt, was die Identifikation der wirklich relevanten Informationen erschwert.

Ein direkter Import dieser Daten in Zoho CRM würde unweigerlich zu einer hohen Fehlerrate, Datenverlust und frustrierten Anwendern führen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der strukturierten Aufbereitung.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Datenaufbereitung und Import

Anstatt zu versuchen, alle 270 Spalten auf einmal zu importieren, verfolgen wir eine iterative Strategie. Wir beginnen mit den absoluten Kerndaten und fügen schrittweise weitere Informationen hinzu. Das reduziert die Komplexität und macht den Prozess beherrschbar.

Schritt 1: Datenquelle in Zoho DataPrep verbinden

Zuerst exportierst Du Deine Daten aus dem Altsystem, idealerweise als CSV- oder Excel-Datei. Diese Datei lädst Du in Zoho DataPrep hoch und erstellst einen neuen Arbeitsbereich. DataPrep analysiert die Datei sofort und gibt Dir eine erste Übersicht über die Datenqualität jeder Spalte, visualisiert durch farbige Balken (grün für gültig, rot für ungültig).

Schritt 2: Die iterative Strategie – Konzentration auf das Wesentliche

Widerstehe der Versuchung, alles auf einmal migrieren zu wollen. Wähle für den ersten Durchgang nur die unverzichtbaren Felder aus. In unserem Praxisbeispiel sind das:

Kundennummer
Firmenname
Straße
PLZ
Ort
Land
Haupt-Telefonnummer
Haupt-E-Mail-Adresse

Alle anderen Spalten kannst Du in DataPrep zunächst ausblenden oder entfernen. Das Ziel des ersten Imports ist es, eine saubere Basis aller Firmen-Accounts in Zoho CRM zu schaffen.

Schritt 3: Datenqualität analysieren und bereinigen

Jetzt kommt die Stärke von Zoho DataPrep ins Spiel. Nutze die eingebauten Werkzeuge, um die häufigsten Fehler zu beheben.

Beispiel: Telefonnummern bereinigen
Die Telefonnummern-Spalte enthält Zeichen wie /, -, Leerzeichen und Buchstaben. Zoho CRM erwartet für eine saubere Integration (z.B. mit Zoho Voice) ein klares Format. In DataPrep kannst Du eine Transformationsregel anwenden, um alle unerwünschten Zeichen zu entfernen.

Wähle die Spalte „Telefon“ aus.
Gehe zur Funktion „Ersetzen“ (Replace).
Nutze reguläre Ausdrücke (Regex), um alle Zeichen zu entfernen, die keine Ziffern sind. Der Ausdruck /[^d+]/g findet alles, was keine Ziffer (d) und kein Pluszeichen (+) ist. Ersetze es durch „nichts“.

Ähnliche Bereinigungen führst Du für andere Felder durch. DataPrep erkennt ungültige E-Mail-Adressen automatisch. Du kannst diese Datensätze filtern, exportieren und dem zuständigen Team zur Korrektur im Altsystem übergeben oder sie für den ersten Import ausschließen.

Schritt 4: Feld-Mapping auf Zoho CRM API-Namen

Dies ist ein entscheidender Schritt. Damit Zoho CRM die Daten korrekt zuordnen kann, müssen die Spaltennamen in Deiner CSV-Datei exakt den API-Namen der Felder in Zoho CRM entsprechen. Den API-Namen findest Du in Zoho CRM unter Einstellungen > Entwicklerbereich > APIs > API-Namen.

Benenne Deine Spalten in Zoho DataPrep entsprechend um:

Firmenschrift, Name 1 wird zu Account_Name
Firmenschrift, Straße wird zu Billing_Street
PLZ wird zu Billing_Code
Ort wird zu Billing_City

Wichtiger Hinweis: Bevor Du mit dem Mapping beginnst, solltest Du Dein Zoho CRM „entmüllen“. Deaktiviere oder deinstalliere nicht benötigte Erweiterungen (wie z.B. What3words, falls nicht im Einsatz) und entferne überflüssige benutzerdefinierte Felder. Das schafft Übersicht und vereinfacht das Mapping erheblich.

Schritt 5: Der kontrollierte Export als CSV-Datei

Obwohl DataPrep eine direkte Synchronisation mit Zoho CRM anbietet, hat sich für komplexe Erstmigrationen ein Zwischenschritt bewährt. Exportiere die bereinigten und gemappten Daten aus DataPrep als neue, saubere CSV-Datei. Warum? Der manuelle Import-Assistent von Zoho CRM bietet ein sehr detailliertes Fehlerprotokoll. Scheitert ein Datensatz, teilt Dir das Protokoll exakt mit, in welchem Feld das Problem liegt. Dies ist bei einer direkten Synchronisation oft weniger transparent.

Schritt 6: Der Import in Zoho CRM und die Fehleranalyse

Gehe nun in Zoho CRM zum Import-Werkzeug. Wähle Deine bereinigte CSV-Datei aus und entscheide Dich für die Option „Neue hinzufügen und bestehende aktualisieren“. Als Abgleichkriterium (Unique Identifier) wählst Du die Kundennummer.

Da Du die Spaltennamen bereits an die API-Namen angepasst hast, sollte das Feld-Mapping im Assistenten perfekt passen. Starte den Import. Nach Abschluss lädst Du Dir unbedingt den Ergebnisbericht herunter. Er wird Dir zeigen, welche Datensätze erfolgreich importiert wurden und welche nicht – und warum. Typische Fehler sind „ungültige Daten im Telefonfeld“, was Dich daran erinnert, Deine Bereinigungsregeln in DataPrep (siehe Schritt 3) weiter zu verfeinern.

Codebeispiel: Nachträgliche Datenbereinigung mit Deluge

Manchmal fallen Probleme erst nach dem Import auf. Mit einer Custom Function in Zoho CRM, geschrieben in der Skriptsprache Deluge, kannst Du Daten auch nachträglich bereinigen. Hier ist ein Beispiel, um internationale Ländervorwahlen zu standardisieren.


// Custom Function, die für eine Liste von Account-IDs ausgeführt wird
void formatPhoneNumbers(list accountIds)
{
    for each accountId in accountIds
    {
        // Datensatz aus dem Modul "Accounts" abrufen
        accountDetails = zoho.crm.getRecordById("Accounts", accountId);

        // Telefon- und Faxnummern aus dem Datensatz extrahieren
        phone = ifnull(accountDetails.get("Phone"),"");
        fax = ifnull(accountDetails.get("Fax"),"");

        // Map für das Update vorbereiten
        updateMap = Map();

        // Telefonnummer formatieren: 0049 ersetzen durch +49
        if (phone.startsWith("0049"))
        {
            phone = "+49" + phone.subString(4);
            updateMap.put("Phone", phone);
        }

        // Faxnummer formatieren
        if (fax.startsWith("0049"))
        {
            fax = "+49" + fax.subString(4);
            updateMap.put("Fax", fax);
        }

        // Nur wenn Änderungen vorgenommen wurden, den Datensatz aktualisieren
        if (updateMap.size() > 0)
        {
            updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Accounts", accountId, updateMap);
            info updateResponse;
        }
    }
}

Dieses Skript kann als geplante Aktion oder manuell für ausgewählte Datensätze ausgeführt werden, um die Datenkonsistenz weiter zu erhöhen.

Tipps und Best Practices

Backup erstellen: Bevor Du einen großen Import startest, erstelle immer ein Backup Deiner bestehenden Daten in Zoho CRM (Einstellungen > Datenschutz und Datensicherheit > Daten exportieren).
Datensatzinhaber festlegen: Kläre vorab, wer der „Besitzer“ der importierten Datensätze sein soll. Dies kannst Du während des Imports festlegen oder später über Massenaktionen und Zuweisungsregeln anpassen.
Dokumentiere Deine Felder: Nutze das Beschreibungsfeld bei benutzerdefinierten Feldern in Zoho CRM, um deren Zweck und Herkunft (z.B. „Importiert aus Altsystem, Feld X“) zu dokumentieren. Das hilft allen Anwendern.
Externe APIs nutzen: Denke darüber nach, wie Du die Datenqualität nach der Migration weiter verbessern kannst. Es gibt APIs zur Validierung von Adressen (z.B. Google Maps API), Umsatzsteuer-IDs (VIES) oder Handelsregisterdaten. Diese lassen sich über Custom Functions in Zoho CRM anbinden.

Zusätzliche Hinweise: Das Ökosystem nutzen

Eine saubere Datenbasis in Zoho CRM ist der Startpunkt für weitreichende Automatisierungen:

Zoho Flow: Erstelle einen Workflow, der bei jedem neu importierten oder aktualisierten Kunden automatisch einen Ordner in Zoho WorkDrive anlegt oder eine Benachrichtigung an einen Zoho Cliq-Kanal sendet.
Zoho Books: Mit sauberen Stammdaten wird die Synchronisation zu Zoho Books zum Kinderspiel. Rechnungen und Angebote werden fehlerfrei erstellt.
Zoho Analytics: Verbinde Dein bereinigtes CRM mit Zoho Analytics, um aussagekräftige Dashboards zur Kundenstruktur, regionalen Verteilung und Datenqualität zu erstellen.

Fazit

Die Datenmigration aus einem Altsystem muss kein unüberwindbares Hindernis sein. Durch die Kombination einer iterativen Strategie mit dem mächtigen Werkzeug Zoho DataPrep kannst Du den Prozess kontrolliert und erfolgreich gestalten. Du schaffst nicht nur eine saubere und verlässliche Datenbasis in Zoho CRM, sondern lernst auch Deine eigenen Daten besser kennen. Diese saubere Grundlage ist das Fundament für effiziente Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse und die Basis, um das volle Potenzial des Zoho-Ökosystems auszuschöpfen.

Verwendete Zoho Apps:

Erwähnte und weiterführende Zoho Apps: