Zoho CRM KYC-Automatisierung und Performance-Analyse mit Open Register API und Zoho Analytics Tutorial

Automatisierung im B2B-Vertrieb: KYC-Prüfung und Performance-Tracking mit Zoho CRM und externen APIs

In der heutigen digitalen Vertriebslandschaft geht es nicht mehr nur darum, *ob* du ein CRM-System nutzt, sondern *wie* du es nutzt. Standardprozesse reichen oft nicht aus, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Die wahre Stärke von Plattformen wie Zoho liegt in ihrer Erweiterbarkeit und der Fähigkeit, maßgeschneiderte, automatisierte Workflows zu schaffen, die exakt auf deine Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Besonders in regulierten Branchen wie dem Finanzsektor oder bei Payment-Dienstleistern sind effiziente und fehlerfreie Prozesse entscheidend. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deinen Vertriebsprozess durch die Kombination von Zoho CRM mit externen APIs und internen Analysetools optimierst. Wir bauen eine automatisierte „Know Your Customer“ (KYC)-Prüfung, strukturieren den Lead-Prozess mit Blueprints und schaffen ein aussagekräftiges Performance-Dashboard in Zoho Analytics.

Die Herausforderung aus der Praxis: Manuelle Prozesse bremsen den Vertrieb

Stell dir vor, du arbeitest für einen B2B-Dienstleister, zum Beispiel im Fintech-Bereich. Jeder neue Kunde muss vor Vertragsabschluss eine KYC-Prüfung durchlaufen. Das bedeutet, du musst manuell im Handelsregister recherchieren, wer der Geschäftsführer ist, wer die wirtschaftlich Berechtigten sind und wie die Firmenstruktur aussieht. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, repetitiv und fehleranfällig. Parallel dazu versucht dein Vertriebsteam, Leads systematisch zu bearbeiten. Doch ohne klare Prozessvorgaben und ohne Messung der wichtigsten Kennzahlen (KPIs) wie Anrufvolumen oder Terminquoten, bleibt die Performance oft hinter den Erwartungen zurück. Es fehlt an Transparenz und die Steuerung des Vertriebs erfolgt eher nach Bauchgefühl als auf Basis harter Daten. Genau hier setzen wir an.

Schritt-für-Schritt zur automatisierten Lösung

Wir lösen diese Herausforderung in drei Schritten: Zuerst automatisieren wir die KYC-Datenbeschaffung über eine externe API. Dann strukturieren wir den Lead-Management-Prozess mit einem Blueprint. Abschließend bauen wir ein Dashboard, um die Vertriebsleistung sichtbar und messbar zu machen.

1. KYC-Prozess automatisieren mit der Open Register API und Zoho CRM

Das Ziel ist es, direkt aus einem Lead-Datensatz in Zoho CRM per Knopfdruck die relevanten Firmendaten abzurufen. Dafür nutzen wir einen externen Dienstleister. Im Markt gibt es diverse Anbieter für Handelsregisterdaten; ein Beispiel mit einer gut dokumentierten API ist Open Register. Die Kosten sind oft credit-basiert und im Vergleich zur manuellen Recherche sehr wirtschaftlich.

Vorbereitung in Zoho CRM:

Lege in deinem Lead-Modul benutzerdefinierte Felder an, um die abgerufenen Daten zu speichern. Zum Beispiel: „Geschäftsführer (KYC)“, „Handelsregisternummer (KYC)“, „Wirtschaftlich Berechtigter (KYC)“.
Erstelle in den CRM-Einstellungen unter „Entwicklerbereich“ -> „Verbindungen“ eine neue Verbindung zur API des Anbieters. Dies ist der sicherste Weg, um deinen API-Schlüssel zu speichern, anstatt ihn direkt in den Code zu schreiben.

Die Custom Function in Deluge:

Nun schreiben wir eine Custom Function in Deluge, der Skriptsprache von Zoho. Diese Funktion wird durch einen benutzerdefinierten Button im Lead-Datensatz ausgelöst.


// Deluge Custom Function für einen Lead-Datensatz
// Argument: leadId (wird vom Button übergeben)

// 1. Lead-Informationen abrufen
leadDetails = zoho.crm.getRecordById("Leads", leadId);
companyName = ifnull(leadDetails.get("Company"),"");

if(companyName != "")
{
    // 2. API-Aufruf vorbereiten (Beispiel für Open Register)
    // Ersetze 'open_register_connection' mit dem Namen deiner Verbindung
    apiResponse = invokeurl
    [
        url :"https://api.openregister.de/v1/search?query=" + companyName
        type :GET
        connection:"open_register_connection" // Sicherer Weg, den API-Key zu nutzen
    ];

    // 3. JSON-Antwort verarbeiten (dies ist ein vereinfachtes Beispiel)
    // Die exakte Struktur hängt von der API-Antwort ab und muss geprüft werden
    responseJson = apiResponse.toJSON();
    // Annahme: Die erste Firma im Suchergebnis ist die richtige
    if(responseJson.get("companies").size() > 0)
    {
        firstCompany = responseJson.get("companies").get(0);
        ceoName = firstCompany.get("ceo_name"); // Fiktiver Feldname zur Veranschaulichung
        registerNumber = firstCompany.get("register_number"); // Fiktiver Feldname

        // 4. Zoho CRM Datensatz aktualisieren
        updateMap = Map();
        updateMap.put("Geschäftsführer_KYC", ceoName);
        updateMap.put("Handelsregisternummer_KYC", registerNumber);
        
        updateResponse = zoho.crm.updateRecord("Leads", leadId, updateMap);
        info(updateResponse);
        
        return "KYC-Daten erfolgreich abgerufen und aktualisiert.";
    }
    else
    {
        return "Keine Firma unter diesem Namen gefunden.";
    }
}
else
{
    return "Kein Firmenname im Lead vorhanden.";
}

Füge diesen Code als neue Funktion hinzu und verknüpfe sie mit einem Button auf der Detailseite des Lead-Moduls. Dein Vertriebsteam kann nun mit einem Klick die KYC-Prüfung anstoßen und die Daten direkt im CRM speichern.

2. Vertriebsprozess mit Zoho CRM Blueprint strukturieren

Ein Blueprint in Zoho CRM zwingt Nutzer, einem vordefinierten Prozess zu folgen. Das sorgt für eine einheitliche Arbeitsweise und saubere Daten. Wir definieren die Phasen, die ein Lead durchläuft, und die Aktionen (Transitions), um von einer Phase zur nächsten zu gelangen.

Beispiel-Blueprint für die Kaltakquise:

Status 1: Neu
- Transition: „Anrufversuch gestartet“ -> Führt zu Status 2 oder 3.
Status 2: Nicht erreicht
- Während der Transition: Fordere den Nutzer auf, ein „Wiedervorlage-Datum“ zu setzen. Hier kannst du entscheiden: Soll das Datum manuell gesetzt werden, um auf individuelle Gegebenheiten (z.B. Urlaub) einzugehen, oder automatisch (z.B. +3 Tage)? Die manuelle Eingabe ist oft flexibler und fördert die Eigenverantwortung.
- Transition: „Erneuter Anrufversuch“ -> Führt zurück zu Status 2 oder zu Status 3.
Status 3: Entscheider identifiziert
- Während der Transition: Mache das Feld „E-Mail“ zum Pflichtfeld.
- Nach der Transition: Versende automatisiert eine E-Mail-Vorlage über eine Workflow-Regel. Dies erhöht die Kontaktfrequenz und professionalisiert die Kommunikation.
Status 4: Termin gebucht
- Nach der Transition: Erstelle automatisch eine Aufgabe für den Account Manager und sende eine Kalendereinladung via Zoho Calendar Integration.

Dieser strukturierte Prozess stellt sicher, dass keine Leads durchs Raster fallen und alle notwendigen Informationen zu jedem Zeitpunkt erfasst werden.

3. Performance-Dashboard in Zoho Analytics aufbauen

Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Um die Effektivität des Vertriebsprozesses zu bewerten, benötigen wir ein Dashboard. Während Zoho CRM bereits gute Berichtsfunktionen hat, bietet Zoho Analytics noch tiefere Einblicke und die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren.

Vorbereitung in Zoho CRM:

Wir benötigen die richtigen Datenpunkte. Erstelle zwei neue Felder im Lead-Modul:

Letzter Anrufversuch: Ein Datums-/Uhrzeitfeld.
Anzahl der Anrufe: Ein Zahlenfeld.

Erstelle eine Workflow-Regel in Zoho CRM, die bei jeder protokollierten Anrufaktivität ausgelöst wird. Die Aktion dieses Workflows aktualisiert das Feld „Letzter Anrufversuch“ auf die aktuelle Zeit und inkrementiert das Feld „Anzahl der Anrufe“ um 1.

Dashboard in Zoho Analytics erstellen:

Synchronisiere dein Zoho CRM mit Zoho Analytics. Dies ist eine Standardintegration und mit wenigen Klicks erledigt.
Erstelle in Analytics neue Berichte (Widgets) für dein Dashboard:
- KPI-Widget „Anrufe heute“: Zähle die Anzahl der Anrufaktivitäten für den heutigen Tag.
- Balkendiagramm „Anrufe pro Mitarbeiter pro Woche“: Visualisiere, wer wie aktiv ist.
- Trichter-Chart „Lead Funnel“: Zeige das Verhältnis von „Neuen Leads“ zu „Kontaktierten Leads“ zu „Gebuchten Terminen“ in einem bestimmten Zeitraum.
- KPI-Widget „Conversion Rate (Termin)“: Berechne den Prozentsatz der kontaktierten Leads, bei denen ein Termin gebucht wurde.
Fasse diese Widgets auf einem Dashboard zusammen. Dieses Dashboard gibt dir und deinem Team einen 360-Grad-Blick auf die Performance – von der reinen Aktivität (Anrufe) bis zum Ergebnis (gebuchte Termine).

Tipps und Best Practices

Artikelnummern und IDs: In vielen Systemen ist die Struktur von Artikelnummern kritisch. In Zoho ist das entspannter. Jedes Produkt und jeder Datensatz erhält eine einzigartige, interne Zoho ID. Eine zusätzliche, „sprechende“ Artikelnummer ist gut für die menschliche Lesbarkeit (z.B. auf Rechnungen), aber für die systeminterne Logik nicht entscheidend. Konzentriere dich also nicht zu Beginn auf ein überkomplexes Nummernsystem.
Prozesse gemeinsam entwickeln: Beziehe die Mitarbeiter, die den Prozess täglich leben, in die Gestaltung von Blueprints und Dashboards mit ein. Das erhöht die Akzeptanz und führt zu praxisnaheren Lösungen.
Skalierbarkeit durch Zoho Flow: Wenn die Logik komplexer wird – zum Beispiel, wenn du Daten aus mehreren Apps (z.B. Zoho Books und Zoho Projects) orchestrieren möchtest – ist Zoho Flow das Werkzeug der Wahl. Es agiert als Klebstoff zwischen den Apps und ermöglicht noch mächtigere Automatisierungen als die internen Workflow-Regeln.
API-Credits im Auge behalten: Wenn du externe APIs nutzt, überwache deinen Verbrauch an Credits oder Abfragen, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Implementiere Logik, die unnötige Doppelabfragen verhindert.

Fazit

Die wahre Stärke des Zoho-Ökosystems entfaltet sich, wenn du anfängst, über die Grenzen einzelner Apps hinauszudenken. Durch die intelligente Kombination von Zoho CRM mit seinen internen Werkzeugen wie Blueprints und der nahtlosen Anbindung an Zoho Analytics schaffst du eine solide Basis. Wenn du diese Basis dann noch durch die Anbindung externer APIs über Custom Functions erweiterst, kannst du hochgradig spezialisierte und effiziente Prozesse bauen, die dir einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Du reduzierst manuellen Aufwand, erhöhst die Datenqualität und machst deine Vertriebsleistung transparent und steuerbar.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:

Zoho CRM
Zoho Analytics
Zoho Flow (als weiterführende Option erwähnt)
Zoho Calendar