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Vom Prompt zur Business-App: Externe Daten in Zoho Creator intelligent integrieren und verwalten

Die Low-Code-Plattform Zoho Creator hat mit ihrer KI-gestützten App-Erstellung per Texteingabe (SIA – Solution in Action) die Art und Weise, wie wir individuelle Geschäftsanwendungen entwickeln, revolutioniert. Du gibst einfach in natürlicher Sprache ein, was deine App können soll, und die KI baut dir einen ersten Prototyp. Doch was passiert, wenn deine Anwendungslogik auf riesigen, externen Datensätzen basiert? Ein klassisches Beispiel ist eine Event-Management-App, die eine vollständige, aktuelle Liste aller Flughäfen der Welt benötigt. Solche Datenmengen sprengen schnell den Rahmen eines jeden Prompts. Dieser Artikel zeigt dir einen praxiserprobten Weg, wie du solche Herausforderungen meisterst, indem du Zoho Creator geschickt mit Zoho DataPrep und externen Datenquellen kombinierst.

Die typische Herausforderung: Event-Management mit Reisedaten

Stell dir vor, du organisierst für deine Kunden regelmäßig Firmenevents, Konferenzen oder Incentive-Reisen. Um den Prozess zu professionalisieren, möchtest du eine maßgeschneiderte App mit Zoho Creator bauen. Diese App soll den Teilnehmern über ein Kundenportal Zugriff auf alle relevanten Informationen geben und dir gleichzeitig die Organisation erleichtern. Eine Kernfunktion ist die Erfassung der Reisedaten jedes Teilnehmers.

Die Aufgabenstellung im Detail:

• Jeder Teilnehmer soll sich über ein Portal einloggen und seine Reisedaten hinterlegen.
• Ein zentrales Formular soll Daten abfragen wie: Anreisedatum, Abreisedatum und vor allem den Abflughafen.
• Um Fehleingaben (z.B. „Frankfurt“, „Frankfurt am Main“, „FRA“) zu vermeiden und die Datenqualität sicherzustellen, soll der Abflughafen nicht als freies Textfeld, sondern als Dropdown- oder Suchfeld realisiert werden.
• Dieses Feld muss auf eine vollständige und aktuelle Liste aller internationalen Flughäfen zugreifen.

Hier stoßen wir auf das Problem: Eine Liste mit tausenden Flughäfen lässt sich nicht sinnvoll in den Erstellungs-Prompt von Zoho Creator packen. Der Prompt hat eine technische Begrenzung (ca. 4.500 Zeichen bzw. 750 Wörter). Versucht man es trotzdem, wird die KI die Anweisung entweder ignorieren, unvollständig umsetzen oder ganz abbrechen. Die Lösung liegt nicht darin, den Prompt zu optimieren, sondern die Daten und die Anwendungslogik voneinander zu trennen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Von der externen CSV zur fertigen App-Funktion

Wir gehen den Prozess jetzt Schritt für Schritt durch. Das Ziel ist es, eine robuste und skalierbare Lösung zu schaffen, die du später auch für andere Anwendungsfälle adaptieren kannst.

Schritt 1: Das Grundgerüst der App mit dem KI-Prompt erstellen

Konzentriere deinen Prompt auf die Funktionalität und die Struktur deiner App, nicht auf die Daten. Beschreibe die Module, die du benötigst, und die Beziehungen zwischen ihnen. Für unser Beispiel könnte ein Teil des Prompts so aussehen:

Erstelle eine App zur Verwaltung von Event-Teilnehmern.
Die App soll ein Modul "Events" haben mit den Feldern Event-Name, Startdatum und Enddatum.
Es soll ein Modul "Teilnehmer" geben mit den Feldern Vorname, Nachname und Firma.
Zusätzlich benötige ich ein Modul "Reisebuchungen". Jeder Teilnehmer kann mehrere Reisebuchungen haben. Eine Reisebuchung soll Felder für das Anreisedatum, das Abreisedatum und den Abflughafen (vorerst als Textfeld) enthalten.
Erstelle ein Portal für Teilnehmer, in dem sie ihre eigenen Reisebuchungen sehen und bearbeiten können.

Die KI von Zoho Creator wird dir nun eine App mit den entsprechenden Formularen, Berichten und einem grundlegenden Portal-Setup erstellen. Das Feld „Abflughafen“ ist bewusst erstmal nur ein einfaches Textfeld – das optimieren wir in den nächsten Schritten.

Schritt 2: Externe Datenquelle finden

Der nächste Schritt ist die Recherche nach einer verlässlichen Datenquelle. Für Flughafendaten ist die Website ourairports.com eine hervorragende Anlaufstelle. Sie bietet kostenlose, aktuelle CSV-Dateien mit detaillierten Informationen zu tausenden Flughäfen weltweit. Lade dir dort die Datei airports.csv herunter. Solche öffentlichen Repositories gibt es für viele Arten von Daten (z.B. Postleitzahlen, Länderlisten, Branchencodes).

Schritt 3: Ein separates Datenmodul in Zoho Creator anlegen

Behandle die Flughafendaten als das, was sie sind: eine eigene Entität. Erstelle dafür manuell ein neues Modul (Formular) in deiner Zoho Creator App.

1. Gehe in den Bearbeitungsmodus deiner App.
2. Erstelle ein neues Formular und nenne es „Flughäfen“.
3. Füge die Felder hinzu, die du aus der CSV-Datei importieren möchtest, z.B.:
   • Name (Einzeiliger Text)
   • IATA_Code (Einzeiliger Text)
   • Land (Einzeiliger Text)
   • Typ (Einzeiliger Text, z.B. „large_airport“)

Dieses Formular dient als Zieltabelle für unsere aufbereiteten Daten.

Schritt 4: Daten mit Zoho DataPrep aufbereiten und importieren

Rohe CSV-Dateien sind selten perfekt. Hier kommt Zoho DataPrep ins Spiel, ein mächtiges ETL-Tool (Extract, Transform, Load) aus der Zoho-Familie. Es erlaubt dir, Daten aus verschiedensten Quellen zu importieren, zu bereinigen und direkt in andere Zoho-Anwendungen zu schreiben.

1. Öffne Zoho DataPrep und erstelle einen neuen Arbeitsbereich.
2. Wähle als Datenquelle „Datei“ und lade die airports.csv hoch.
3. DataPrep analysiert die Datei und zeigt dir eine Vorschau. Nun kannst du die Daten transformieren. Zum Beispiel könntest du Flughäfen herausfiltern, die nicht mehr in Betrieb sind oder nur kleine Flugplätze („small_airport“) entfernen, die für internationale Reisen irrelevant sind.
4. Wenn die Daten bereinigt sind, klicke auf „Exportieren“ und wähle „Zoho Creator“ als Ziel.
5. Wähle deine Event-Management-App und das eben erstellte Formular „Flughäfen“ aus.
6. Ordne die Spalten aus deiner DataPrep-Ansicht den Feldern im Creator-Formular zu (z.B. Spalte „name“ zu Feld „Name“).
7. Starte den Import. Nach wenigen Momenten sind alle aufbereiteten Flughafendaten sauber in deiner Creator-App verfügbar. Der große Vorteil: Du kannst diesen Job in DataPrep speichern und sogar zeitgesteuert ausführen lassen, um deine Daten regelmäßig zu aktualisieren.

Schritt 5: Das Lookup-Feld – die Verbindung schaffen

Jetzt verbinden wir die importierten Daten mit unserem „Reisebuchungen“-Formular. Wir ersetzen das einfache Textfeld durch ein intelligentes Suchfeld (Lookup).

1. Öffne das Formular „Reisebuchungen“ im Bearbeitungsmodus von Zoho Creator.
2. Lösche das alte Textfeld „Abflughafen“.
3. Ziehe aus der linken Werkzeugleiste das Feld „Lookup“ in dein Formular.
4. Konfiguriere das Lookup-Feld:
   • App auswählen: Wähle die aktuelle App aus.
   • Formular auswählen: Wähle das Formular „Flughäfen“ aus.
   • Anzuzeigendes Feld: Wähle hier „Name“, damit der Nutzer den vollen Namen des Flughafens sieht und durchsuchen kann.

Wenn ein Teilnehmer nun eine Reise bucht, kann er im Feld „Abflughafen“ einfach tippen (z.B. „München“) und bekommt den korrekten Datensatz „Flughafen München (MUC)“ aus deiner Flughafentabelle vorgeschlagen. Die Datenintegrität ist damit sichergestellt.

Ein Hauch von Automatisierung mit Deluge

Wir können die Benutzerfreundlichkeit mit einem kleinen Deluge-Skript noch weiter verbessern. Angenommen, du möchtest im Reisebuchungs-Formular automatisch das Land des ausgewählten Flughafens anzeigen. Das geht mit einem „On User Input“-Workflow.

1. Öffne das „Reisebuchungen“-Formular im Bearbeitungsmodus.
2. Gehe zu „Workflows“ und erstelle einen neuen Workflow.
3. Wähle aus: „Wird ausgeführt bei: Feldaktionen“, „Formular-Ereignis: Benutzereingabe“, Feld: „Abflughafen“.
4. Füge eine neue Aktion hinzu: „Deluge-Skript“.

Füge den folgenden Code ein. Dieser Code holt sich den vollständigen Datensatz des ausgewählten Flughafens und schreibt den Wert aus dem Feld „Land“ in ein anderes Feld in deinem Formular (das du vorher als „Abflugland“ anlegen musst).

// Workflow-Trigger: Bei Eingabe im Feld "Abflughafen" (das ist unser Lookup-Feld)
// Prüfen, ob der Nutzer einen Flughafen ausgewählt hat
if(input.Abflughafen != null)
{
	// Die ID des ausgewählten Flughafens aus dem Lookup-Feld holen
	flughafenId = input.Abflughafen;
	
	// Den vollständigen Datensatz aus dem Formular "Flughäfen" abrufen
	flughafenRecord = Flughäfen[ID == flughafenId];
	
	// Das Feld "Abflugland" im aktuellen Formular mit dem Wert aus dem Flughafen-Datensatz füllen
	input.Abflugland = flughafenRecord.Land;
}
else
{
	// Wenn der Nutzer die Auswahl löscht, auch das Land-Feld leeren
	input.Abflugland = "";
}

Tipps und Best Practices

• Modular denken: Versuche nicht, alles in einen einzigen Prompt oder ein einziges Formular zu pressen. Trenne logische Einheiten (Events, Teilnehmer, Stammdaten wie Flughäfen) in eigene Module.
• Daten und Logik trennen: Dies ist das Kernprinzip dieses Artikels. Nutze Prompts für die Geschäftslogik und die UI-Struktur. Verwalte große, externe oder sich ändernde Datensätze in separaten Tabellen und importiere sie kontrolliert.
• Portal-Benutzer zum Testen anlegen: Um die App aus Sicht deiner Kunden zu sehen, musst du Portal-Benutzer anlegen. Nutze hierfür externe E-Mail-Adressen (z.B. eine private Gmail-Adresse). Weise ihnen die entsprechenden Profile und Berechtigungen zu, um sicherzustellen, dass sie wirklich nur ihre eigenen Daten sehen.
• Eine Master-App als Vorlage entwickeln: Wenn du diese Art von App für mehrere Kunden anbietest, baue eine generische „Master-App“. Diese kannst du für jeden neuen Kunden einfach duplizieren und anpassen. Das spart enorm viel Zeit.

Weitere Integrationsmöglichkeiten im Zoho-Ökosystem

Diese Creator-App ist nur der Anfang. Du kannst sie nahtlos mit weiteren Zoho-Apps verbinden, um einen durchgängigen Prozess zu schaffen:

• Zoho Forms: Nutze ein öffentliches Formular für die erste unverbindliche Event-Anmeldung. Bei der Übermittlung kann automatisch ein neuer Teilnehmer-Datensatz in deiner Creator-App angelegt werden.
• Zoho Books / Zoho Invoice: Wenn die Event-Teilnahme kostenpflichtig ist, kannst du direkt aus Creator heraus einen Workflow anstoßen, der eine Rechnung in Zoho Books erstellt und an den Teilnehmer sendet.
• Zoho Campaigns: Sende professionelle E-Mail-Kampagnen (Einladungen, Erinnerungen, Dankes-Mails) an die in Creator verwalteten Teilnehmerlisten.
• Zoho Analytics: Synchronisiere die Daten aus deiner Creator-App mit Zoho Analytics, um komplexe Auswertungen und visuell ansprechende Dashboards zu erstellen (z.B. „Welche Flughäfen werden am häufigsten genutzt?“).
• Zoho Cliq: Richte eine Automatisierung ein, die eine Nachricht in einen internen Cliq-Kanal postet, sobald ein VIP-Teilnehmer seine Reise gebucht hat.

Fazit: Die wahre Stärke liegt in der Kombination

Die KI-gestützte App-Erstellung in Zoho Creator ist ein fantastischer Startpunkt, aber ihre wahren Stärken entfaltet die Plattform im Zusammenspiel mit anderen Werkzeugen. Indem du externe Datenquellen anzapfst und mit Tools wie Zoho DataPrep für saubere, strukturierte Daten sorgst, kannst du hochprofessionelle und skalierbare Business-Anwendungen bauen, die weit über das hinausgehen, was mit einem einfachen Prompt möglich wäre. Der hier gezeigte Ansatz zur Verwaltung von Stammdaten ist ein universelles Muster, das du auf unzählige andere Szenarien übertragen kannst. Trau dich, die einzelnen Bausteine des Zoho-Ökosystems kreativ miteinander zu verbinden – der Nutzen für dein Unternehmen wird enorm sein.

Verwendete Zoho Apps in diesem Lösungsansatz: Zoho Creator, Zoho DataPrep.