Automatisierte Event-Abwicklung mit Zoho CRM, Forms, Catalyst und APIs

Vom Ticketverkauf zur perfekten Event-Abwicklung: So automatisierst Du komplexe Prozesse mit Zoho und externen APIs

Du kennst das sicher: Der Deal ist abgeschlossen, der Kunde hat gebucht und bezahlt. Ein Grund zur Freude, doch oft beginnt hier erst die eigentliche Arbeit. Besonders im Event-Management oder bei der Vermittlung komplexer Dienstleistungen folgt auf den Verkauf eine Kette von organisatorischen Aufgaben: Bestätigungen müssen versendet, Informationen gesammelt, Personal koordiniert und der Kunde bis zum Event-Tag bei Laune gehalten werden. Dieser manuelle Rattenschwanz ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du genau diese Post-Sales-Prozesse mit den Werkzeugen des Zoho-Ökosystems und gezielten Anbindungen an externe Systeme sauber automatisieren kannst. Wir verlagern den Fokus von der reinen Akquise auf die operative Exzellenz, die Deine Kunden begeistert und Dir wertvolle Zeit spart.

Die Herausforderung aus der Praxis: VIP-Pakete für Großveranstaltungen

Stell Dir ein Unternehmen vor, das exklusive Pakete für Großveranstaltungen vermittelt – beispielsweise VIP-Tische bei einem Volksfest, Logen bei einem Konzert oder komplette Arrangements für Firmenevents. Der Verkaufsprozess ist die eine Sache, doch die eigentliche Wertschöpfung und der kritischste Teil des Kundenerlebnisses finden nach der Bezahlung statt.

Eine typische Aufgabenstellung sieht so aus:

Ein Kunde bucht und bezahlt ein Paket für ein bestimmtes Datum.
Nun muss das Unternehmen eine Reihe von Kommunikationsschritten anstoßen.
Update-Mail: Einige Wochen nach der Buchung soll der Kunde eine proaktive Mail erhalten, die ihm versichert, dass alles nach Plan läuft. Diese Mail kann auch für Upselling genutzt werden (z.B. Dekoration, Shuttle-Service, Merchandise).
Logistik-Mail: Etwa zwei Wochen vor dem Event muss die entscheidende Mail mit allen logistischen Details versendet werden. Wo ist der Treffpunkt? Wer ist der Ansprechpartner vor Ort (Hostess)? Wie erfolgt die Übergabe der physischen Tickets oder Gutscheine?
Datenerfassung: Für einen reibungslosen Ablauf muss das Unternehmen vom Kunden erfahren, wer der Ansprechpartner der Gruppe vor Ort sein wird, inklusive Handynummer.
Personal-Koordination: Mehrere Hostessen müssen den verschiedenen Buchungen zugeteilt werden. Jede Hostess benötigt eine klare Übersicht ihrer Termine für den Tag, inklusive Kundendaten und Treffpunkt.

All diese Schritte manuell per E-Mail und Excel-Listen zu koordinieren, ist bei steigendem Volumen kaum noch zu bewältigen. Die Lösung liegt in einem zentralen, automatisierten System.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur automatisierten Event-Abwicklung

Wir bauen diesen Prozess nun exemplarisch mit verschiedenen Zoho-Anwendungen nach. Als zentrales Nervensystem dient uns Zoho CRM.

Schritt 1: Die Datengrundlage in Zoho CRM schaffen

Alles beginnt mit sauberen Daten. Wir gehen davon aus, dass Du ein Modul für Deine Buchungen nutzt, sei es das Standard-Modul „Deals“ (oder „Abschlüsse“) oder ein benutzerdefiniertes Modul, das wir hier „Reservierungen“ nennen.

In diesem Modul sind folgende Felder essenziell:

Kundeninformationen: Verknüpfung zum Kontakt- und Firmen-Datensatz.
Event-Details: Datum des Events, Name der Veranstaltung, Anzahl der Personen.
Status-Felder: Ein Pipeline-Stage-Feld („Gebucht“, „Bezahlt“, „Update versendet“, „Logistik-Info versendet“, „Abgeschlossen“) ist hilfreich. Noch besser ist ein Blueprint, der den Prozess durch diese Phasen zwingend führt.
Kommunikations-Tracking: Eigene Checkbox-Felder wie „Update-Mail gesendet“ und „Treffpunkt-Mail gesendet“ geben Dir auf einen Blick den Status.
Abwicklungsart: Ein Picklisten-Feld, um zu definieren, wie die Tickets übergeben werden (z.B. „Versand per Kurier“, „Übergabe durch Hostess“).
Personalzuordnung: Ein Lookup-Feld, um einen Benutzer (die Hostess) dieser Reservierung zuzuordnen.

Schritt 2: Die „Update-Mail“ automatisieren

Diese E-Mail dient der Kundenbindung und dem Upselling. Wir lösen sie aus, sobald eine Buchung in die Phase „Bezahlt“ wechselt.

Gehe in Zoho CRM zu Einstellungen > Automatisierung > Workflow-Regeln.
Erstelle eine neue Regel für das Modul „Reservierungen“.
Auslöser: Wähle „Bei einer Datensatzaktion“ und als Aktion „Bearbeiten“. Der Workflow soll ausgeführt werden, wenn das Feld „Phase“ auf „Bezahlt“ geändert wird.
Bedingung: Du kannst weitere Bedingungen hinzufügen, z.B. wenn die „Update-Mail gesendet“-Checkbox noch nicht markiert ist.
Aktion: Wähle „E-Mail-Benachrichtigung senden“. Hier kannst Du eine E-Mail-Vorlage erstellen. Nutze Merge-Tags (z.B. `${Reservierungen.Kundenname}`), um die Mail zu personalisieren. Biete hier Deine Zusatzleistungen an. Für das Design kannst Du Dich an Vorlagen aus Zoho Campaigns orientieren, um einen professionellen Look zu gewährleisten.
Füge eine weitere Aktion hinzu: „Feld aktualisieren“. Setze die Checkbox „Update-Mail gesendet“ auf „wahr“.

Schritt 3: Die interaktive „Treffpunkt-Mail“ mit Zoho Forms

Diese Mail ist kritisch und muss zwei Dinge leisten: Informationen senden und Informationen abfragen. Wir nutzen hierfür eine Kombination aus einem zeitgesteuerten Workflow in CRM und einem intelligenten Formular in Zoho Forms.

Workflow erstellen: Erstelle eine weitere Workflow-Regel in CRM.
- Auslöser: Wähle „Datums-/Uhrzeitbasiert“. Führe die Aktion z.B. „14 Tage vor“ dem Feld „Event-Datum“ aus.
- Bedingung: Die Phase ist „Bezahlt“ und die „Treffpunkt-Mail gesendet“-Checkbox ist nicht markiert.
- Aktion: Sende eine E-Mail-Benachrichtigung.
Das Zoho Formular erstellen:
- Erstelle in Zoho Forms ein neues Formular mit den Feldern „Name des Ansprechpartners vor Ort“ und „Handynummer“.
- Füge ein verborgenes Feld hinzu, z.B. „ReservierungsID“.
- Gehe in die Formular-Einstellungen unter Integrationen und verbinde das Formular mit Deinem „Reservierungen“-Modul in Zoho CRM. Mappe die Formularfelder auf die entsprechenden CRM-Felder. Wähle als Aktion „Datensatz aktualisieren“ und nutze das Feld „ReservierungsID“, um den richtigen Datensatz zu finden.
Den Link personalisieren:
Der Clou ist, das Formular mit der ID der Reservierung vorab zu befüllen. Kopiere den Permalink Deines Zoho Formulars und hänge einen URL-Parameter an:

https://forms.zoho.com/dein-name/form/dein-formular/permalink/XYZ?ReservierungsID=${Reservierungen.Reservierungs-ID}

Diesen personalisierten Link fügst Du in Deine E-Mail-Vorlage im Workflow ein. Wenn der Kunde auf den Link klickt, wird seine Reservierungs-ID unsichtbar an das Formular übergeben.

Verarbeitung der Daten mit Deluge:

Sobald der Kunde das Formular abschickt, wird der CRM-Datensatz dank der Integration automatisch aktualisiert. Du kannst den Prozess mit einer Custom Function (Deluge) in Zoho Forms noch verfeinern, um beispielsweise eine Bestätigungs-SMS via Twilio zu senden oder eine Aufgabe in Zoho Projects für die finale Konfektionierung der Unterlagen zu erstellen.

// Deluge-Skript in Zoho Forms (bei Formularübermittlung)
// Annahme: Die Formularfelder sind 'Ansprechpartner_vor_Ort', 'Handynummer' und das verborgene Feld 'ReservierungsID'

reservierungsId = input.ReservierungsID;
ansprechpartner = input.Ansprechpartner_vor_Ort;
handy = input.Handynummer;

// CRM-Datensatz aktualisieren (obwohl die Integration dies auch kann, 
// hier zur Demonstration oder für komplexere Logik)
response = zoho.crm.updateRecord("Reservierungen", reservierungsId, {"Ansprechpartner_vor_Ort": ansprechpartner, "Handynummer_vor_Ort": handy});
info response;

// Interne Benachrichtigung an das Team via Cliq senden
message = "Kundeninfo für Reservierung " + reservierungsId + " erhalten. Ansprechpartner: " + ansprechpartner;
zoho.cliq.postToChannel("event_logistik", message);

// Zusätzliche Logik: SMS-Bestätigung an den Kunden senden (erfordert Twilio-Integration)
// ... Code für SMS-Versand ...

Schritt 4: Hostessen-Management mit Zoho Calendar und Creator

Deine Hostessen benötigen einen klaren Einsatzplan. Anstatt ihnen vollen CRM-Zugriff zu geben, erstellen wir eine schlanke Lösung.

Wenn im CRM-Datensatz einer Reservierung eine Hostess zugewiesen wird (über das Lookup-Feld), soll automatisch ein Termin in ihrem Zoho Calendar erstellt werden.

// Deluge Custom Function in Zoho CRM, ausgelöst durch einen Workflow
// Trigger: Wenn das Feld "Hostess" ausgefüllt oder geändert wird.
// reservierungId wird als Argument an die Funktion übergeben.

// 1. Reservierungsdaten abrufen
reservierungDetails = zoho.crm.getRecordById("Reservierungen", reservierungId);
eventName = reservierungDetails.get("Name");
eventDate = reservierungDetails.get("Event_Datum");
treffpunkt = reservierungDetails.get("Treffpunkt");
ansprechpartner = reservierungDetails.get("Ansprechpartner_vor_Ort");
handy = reservierungDetails.get("Handynummer_vor_Ort");
hostessId = reservierungDetails.get("Hostess").get("id");

// 2. E-Mail-Adresse der Hostess abrufen
hostessUser = zoho.crm.getUser(hostessId);
hostessEmail = hostessUser.get("email");

// 3. Kalendereintrag formatieren
// Wir setzen den Termin auf eine Stunde vor dem Event
terminStart = eventDate.toTime().subHour(1);
terminEnde = terminStart.addHour(1);
terminTitel = "Hostess-Einsatz: " + eventName;
terminBeschreibung = "Kunde: " + reservierungDetails.get("Kontakt_Name").get("name") + "n";
terminBeschreibung = terminBeschreibung + "Ansprechpartner vor Ort: " + ansprechpartner + "n";
terminBeschreibung = terminBeschreibung + "Handy: " + handy + "n";
terminBeschreibung = terminBeschreibung + "Treffpunkt: " + treffpunkt;

// 4. Kalendereintrag erstellen
eventMap = Map();
eventMap.put("Owner", hostessEmail);
eventMap.put("Subject", terminTitel);
eventMap.put("Description", terminBeschreibung);
eventMap.put("Start_DateTime", terminStart.toString("yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss"));
eventMap.put("End_DateTime", terminEnde.toString("yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss"));

// API-Aufruf an Zoho Calendar
createResp = invokeurl
[
	url :"https://calendar.zoho.com/api/v1/events"
	type :POST
	parameters:eventMap.toString()
	connection:"zohocalendar" // Name deiner Zoho OAuth Connection
];
info createResp;

So hat jede Hostess ihren Tagesplan direkt in ihrer Kalender-App auf dem Smartphone und kann alle relevanten Daten einsehen, ohne sich im CRM anmelden zu müssen. Für komplexere Anforderungen könnte man auch eine dedizierte App mit Zoho Creator bauen, die den Hostessen nur ihre relevanten Daten anzeigt.

Schritt 5: Strategische Erweiterung – Automatisierte Bestandsakquise

Ein Blick in die Zukunft: Was, wenn Du Deinen Bestand (die verfügbaren Event-Tische) nicht manuell einkaufen müsstest? In der Praxis werden solche Kontingente oft über externe Buchungsportale von Drittanbietern verwaltet (z.B. branchenspezifische Software wie „Festzelt OS“ oder „Airlist“). Ständig manuell zu prüfen, ob neue Kontingente verfügbar sind, ist ineffizient.

Hier kommt die Anbindung an externe Systeme ins Spiel. Die Idee: Ein Web-Crawler oder Bot prüft diese Portale automatisiert und legt bei Verfügbarkeit neue Bestandsdatensätze in Deinem Zoho CRM an.

Während die Entwicklung eines robusten Crawlers ein eigenes Projekt ist, lässt sich das Konzept mit Zoho Catalyst, der Serverless-Plattform von Zoho, elegant umsetzen.

Catalyst Function erstellen: Du schreibst eine Funktion (z.B. in Node.js oder Python), die in regelmäßigen Abständen (via Cron Job) ausgeführt wird.
Web-Scraping: Diese Funktion nutzt Bibliotheken wie Puppeteer (für Node.js) oder BeautifulSoup/Selenium (für Python), um die Ziel-Website aufzurufen, sich ggf. einzuloggen und die relevanten Daten (verfügbare Tische, Preise, Daten) zu extrahieren.
API-Call an Zoho CRM: Nachdem die Daten extrahiert wurden, ruft die Funktion die Zoho CRM API auf, um für jedes neue Kontingent einen Datensatz in einem benutzerdefinierten Modul „Bestand“ oder „Einkaufstische“ zu erstellen.

# Konzeptuelles Python-Skript (z.B. für eine Zoho Catalyst oder AWS Lambda Funktion)
import requests
from bs4 import BeautifulSoup
import zohocrmsdk as crm

# 1. Konfiguration (vereinfacht)
# ... Zoho SDK Initialisierung ...
URL = "https://beispiel-buchungsportal.com/verfuegbarkeit"
headers = {'User-Agent': 'Mein-Monitoring-Bot 1.0'}

# 2. Webseite abrufen und parsen
response = requests.get(URL, headers=headers)
soup = BeautifulSoup(response.content, 'html.parser')

# Finde die Tabellen oder Divs, die die Tische enthalten (Beispiel)
available_tables = soup.find_all('div', class_='table-listing')

for table in available_tables:
    table_name = table.find('h3').text
    table_date = table.find('span', class_='date').text
    table_price = table.find('span', class_='price').text

    # 3. Prüfen, ob dieser Tisch schon im CRM existiert (Duplikatvermeidung)
    # ... Logik zur Duplikatsprüfung via CRM API ...
    
    # 4. Neuen Datensatz im Zoho CRM Modul "Bestand" erstellen
    record = crm.Record()
    record.set_module_api_name("Bestand")
    record.add_field_value("Name", table_name)
    record.add_field_value("Datum", table_date)
    record.add_field_value("Einkaufspreis", table_price)
    # ... weitere Felder ...

    # response = crm.module("Bestand").create_records([record])
    print(f"Datensatz für '{table_name}' zur Erstellung in CRM vorbereitet.")

Diese Automatisierung hebt Dein Geschäftsmodell auf ein neues Level. Du wirst schneller als der Wettbewerb und kannst Dein Risiko streuen, indem Du automatisiert bei mehreren Anbietern oder sogar mit unterschiedlichen Accounts agierst.

Tipps und Best Practices

Sauberes Datenmodell: Investiere Zeit in ein durchdachtes Datenmodell in Zoho CRM, bevor Du mit der Automatisierung beginnst. Klare Statusfelder sind Gold wert.
Fehlerbehandlung: Baue in Deine Deluge-Skripte und externen Funktionen immer eine Fehlerbehandlung (try-catch-Blöcke) und Logging ein. Was passiert, wenn eine API nicht erreichbar ist? Sende eine Benachrichtigung an Dich selbst via Zoho Cliq.
Skalierbarkeit denken: Die manuelle Zuweisung einer Hostess funktioniert bei vier Mitarbeitern. Bei 40 brauchst Du vielleicht eine ausgefeiltere Lösung in Zoho Creator oder Zoho Workerly zur Schichtplanung.
Kunden-Experience: Nutze das Vorbefüllen von Formularen, wo immer es geht. Es reduziert die Hürden für den Kunden und verbessert die Datenqualität.

Fazit: Mehr als nur ein CRM

Dieses Praxisbeispiel zeigt eindrücklich: Die wahre Stärke des Zoho-Ökosystems entfaltet sich, wenn Du über die reine Datenspeicherung im CRM hinausdenkst. Durch die geschickte Kombination von Apps wie Zoho CRM, Zoho Forms, Zoho Calendar und der Erweiterbarkeit durch Zoho Catalyst und APIs kannst Du komplexe, branchenspezifische Prozesse End-to-End abbilden. Du reduzierst manuelle Arbeit, minimierst Fehler und schaffst ein nahtloses, professionelles Erlebnis für Deine Kunden und Mitarbeiter. Der größte Gewinn ist die Zeit, die Du nicht mehr mit repetitiver Organisation verbringst, sondern mit der strategischen Weiterentwicklung Deines Geschäfts.

Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario: