Integrationen: Zoho CRM, GetMyInvoices, PLEO mit DATEV-API für Multi-Mandanten-Buchhaltung

Zoho-Ökosystem erweitern: Multi-Mandanten-Buchhaltung mit GetMyInvoices, PLEO und DATEV-Anbindung meistern

Du nutzt Zoho und stehst vor der Herausforderung, nicht nur die internen Abläufe über verschiedene Zoho Apps hinweg zu optimieren, sondern auch externe Tools und Dienste nahtlos zu integrieren? Besonders wenn Dein Unternehmen aus mehreren Gesellschaften besteht (Multi-Mandanten-Fähigkeit) oder Du spezielle Software für Dokumentenmanagement (wie GetMyInvoices) oder Spesenabrechnung (wie PLEO) einsetzt, wird die Orchestrierung komplex. Wie sorgst Du dafür, dass Rechnungen korrekt zugeordnet, Daten zwischen Zoho CRM und Zoho Books synchronisiert und die Buchhaltung effizient, vielleicht sogar teilautomatisiert, an externe Systeme wie DATEV übergeben wird? Dieser Artikel zeigt Dir praxisnah, wie Du solche Herausforderungen mit cleveren Konfigurationen und der Nutzung von Schnittstellen wie APIs und der Tag-basierten Logik meisterst.

Das typische Praxis-Szenario: Mehrere Firmen, viele Tools, ein Ziel

Stell Dir vor, Du bist für die Buchhaltung einer Unternehmensgruppe mit mehreren eigenständigen Gesellschaften verantwortlich. Jede Gesellschaft hat eigene Bankkonten, eigene Kunden in Zoho CRM und eigene Buchungskreise in Zoho Books. Gleichzeitig sollen Eingangsrechnungen zentral über GetMyInvoices erfasst werden – egal ob sie von Online-Portalen (wie Amazon Business) oder aus Spesenmanagement-Tools wie PLEO stammen. Diese Dokumente müssen nicht nur den richtigen Gesellschaften zugeordnet, sondern auch revisionssicher in Zoho WorkDrive abgelegt und teilweise an einen Steuerberater via DATEV weitergeleitet werden. Zusätzlich kämpfst Du vielleicht mit Inkonsistenzen zwischen den Kundendaten in Zoho CRM und Zoho Books oder suchst nach Wegen, wiederkehrende Buchungen wie Gehälter effizienter zu verarbeiten.

Schritt-für-Schritt: Integrationen aufbauen und optimieren

Lass uns gemeinsam eine robuste Lösung für dieses Szenario aufbauen, die auf den im Inspirations-Dokument genannten Technologien basiert und Best Practices berücksichtigt.

1. Multi-Mandanten-Fähigkeit in GetMyInvoices mit Zoho WorkDrive realisieren

Das Kernproblem bei der Nutzung von GetMyInvoices für mehrere Firmen ist die Trennung der Dokumente. Die Lösung liegt in der konsequenten Nutzung von Tags in GetMyInvoices und der Einrichtung separater Synchronisations-Jobs zu Zoho WorkDrive.

Tags definieren: Lege in GetMyInvoices für jede Deiner Gesellschaften einen eindeutigen Tag an (z.B. `MANDANT_A`, `MANDANT_B`, `FIRMA_XYZ`). Du findest die Tag-Verwaltung meist in den Einstellungen oder direkt bei der Dokumentenbearbeitung.
Portale mit Tags versehen: Wenn Du Online-Portale (wie Amazon, Telekom etc.) oder Tools wie PLEO anbindest, weise direkt bei der Einrichtung den korrekten Tag zu. Gehe dazu in GetMyInvoices zu Firmen & Portale, wähle das Portal aus (oder füge ein neues hinzu) und suche nach den Erweiterten Einstellungen. Dort kannst Du den zuvor definierten Tag eintragen. Alle Dokumente, die über dieses Portal abgerufen werden, erhalten automatisch diesen Tag.
Separate WorkDrive-Synchronisationen einrichten: Gehe in GetMyInvoices zu den Synchronisationseinstellungen (oft als „Stecker“-Symbol dargestellt). Erstelle für jede Gesellschaft einen eigenen Synchronisations-Job zu Zoho WorkDrive.
- Authentifiziere jeden Job idealerweise mit einem Zoho-Benutzer, der die passenden Berechtigungen für den WorkDrive-Ordner der jeweiligen Gesellschaft hat.
- Konfiguriere jeden Job so, dass er nur Dokumente mit dem spezifischen Tag dieser Gesellschaft synchronisiert (z.B. Job 1 synchronisiert nur Dokumente mit Tag `MANDANT_A`, Job 2 nur mit `MANDANT_B`).
- Lege als Ziel unterschiedliche Ordner in Zoho WorkDrive fest (z.B. WorkDrive/Buchhaltung/Mandant_A/Neue_Belege und WorkDrive/Buchhaltung/Mandant_B/Neue_Belege).
Manuelle Tag-Zuweisung: Dokumente ohne automatischen Tag (z.B. E-Mail-Uploads) landen im Posteingang von GetMyInvoices (oft unter `Dokumente` -> Filter `Nicht archiviert`). Bearbeite diese Dokumente manuell, weise den korrekten Tag zu und speichere. Der passende Synchronisations-Job wird sie dann nach kurzer Zeit (meist wenige Minuten) nach WorkDrive übertragen und in GMI archivieren. Dein Ziel sollte sein, diesen Posteingang leer zu halten.

Durch diese Trennung stellst Du sicher, dass Belege immer im richtigen Kontext landen und sauber in Zoho WorkDrive strukturiert werden.

2. Anbindung externer Dienste: Beispiel PLEO

Die Anbindung von Diensten wie PLEO (ein beliebtes Tool für Firmenkreditkarten und Spesenmanagement) an GetMyInvoices folgt dem gleichen Prinzip:

Gehe in GetMyInvoices zu Firmen & Portale und klicke auf das + Symbol, um ein neues Portal hinzuzufügen. Wähle Online-Portal.
Suche nach „PLEO“.
Gib der Verbindung einen eindeutigen Namen (z.B. `PLEO – Mandant A`).
Wichtig: Bevor Du die Zugangsdaten eingibst, gehe zu den Erweiterten Einstellungen und weise den korrekten Tag zu (z.B. `MANDANT_A`).
Gib nun die Zugangsdaten für den PLEO-Account der entsprechenden Gesellschaft ein und starte die Verbindung.
Wiederhole diesen Vorgang für jede Gesellschaft, die PLEO nutzt, jeweils mit dem passenden Tag und den spezifischen Zugangsdaten.

So landen auch PLEO-Belege automatisch mit dem richtigen Tag in GetMyInvoices und werden dem korrekten WorkDrive-Ordner zugeordnet.

3. DATEV-Synchronisation präzise steuern

Wenn Du GetMyInvoices auch zur Übermittlung von Daten an DATEV (oder einen Steuerberater, der DATEV nutzt) verwendest, ist die Filterung entscheidend, besonders im Multi-Mandanten-Setup.

Risiko erkennen: Ohne Filterung könnten Belege von Mandant B fälschlicherweise an das DATEV-System von Mandant A gesendet werden.
Synchronisations-Job konfigurieren: Überprüfe Deine bestehende DATEV-Synchronisation in GetMyInvoices oder richte eine neue ein. Suche in den Einstellungen des DATEV-Jobs nach Filteroptionen.
Nach Tag filtern: Stelle sicher, dass der DATEV-Job so konfiguriert ist, dass er nur Dokumente mit dem Tag der entsprechenden Gesellschaft (z.B. `MANDANT_A`) berücksichtigt und überträgt. Diese Einstellung ist kritisch, um Datenintegrität zu gewährleisten. Falls Du für mehrere Gesellschaften an DATEV übermitteln musst, benötigst Du eventuell separate GetMyInvoices-Accounts oder spezifische DATEV-Schnittstellenkonfigurationen, die eine Mandantentrennung ermöglichen (kläre dies ggf. mit Deinem Steuerberater oder dem GMI-Support).

4. Zoho CRM- und Zoho Books-Synchronisation optimieren

Eine häufige Quelle für Verwirrung ist die Synchronisation zwischen Zoho CRM (wo Deine Vertriebs- und Marketingkontakte leben) und Zoho Books (wo die buchhalterischen Kunden und Lieferanten verwaltet werden).

Synchronisationsverzögerung verstehen: Die Standard-Synchronisation zwischen CRM und Books findet nicht in Echtzeit statt, sondern periodisch (z.B. alle 2 Stunden). Wenn ein neuer Kunde im CRM angelegt wird, kann es also etwas dauern, bis er in Books erscheint. Du kannst die Synchronisation manuell anstoßen unter Einstellungen -> Integrationen -> Zoho Apps -> Zoho CRM -> Jetzt synchronisieren. Dort findest Du auch einen Synchronisierungsverlauf und Fehlermeldungen.
Anzeige von Firmennamen statt Kontaktnamen: Wenn in Zoho Books bei der Suche nach einer Firma primär der Name des Ansprechpartners angezeigt wird, liegt das oft an der Konfiguration der Synchronisation.
- Gehe in Zoho Books zu Einstellungen -> Integrationen -> Zoho Apps -> Zoho CRM. Klicke auf Bearbeiten bei der Konfiguration für Kunden/Konten.
- Überprüfe die Einstellung für die Synchronisation. Oft ist standardmäßig nur „Kontakte“ oder eine ähnliche Option gewählt.
- Die empfohlene Einstellung für eine klare Darstellung von Firmen ist meist „Konten und zugehörige Kontakte“. Diese Einstellung synchronisiert die Firmen (Accounts aus CRM) als Kunden/Lieferanten in Books und ordnet die Kontakte (Contacts aus CRM) diesen Firmen zu.
- Vorsicht: Eine Änderung dieser Einstellung kann Auswirkungen auf bestehende Daten haben. Es ist ratsam, dies außerhalb der Hauptgeschäftszeiten („nach Feierabend“) zu testen und genau zu beobachten, ob die Daten wie erwartet synchronisiert werden. Im Zweifelsfall kannst Du die Einstellung zurückändern. Stelle sicher, dass Du diese Prüfung für alle verbundenen Zoho Books Organisationen durchführst, falls Du mehrere nutzt.
- Die Synchronisationsrichtung (z.B. bidirektional) sollte ebenfalls überprüft und entsprechend Deinen Prozessen eingestellt sein.

5. Automatisierung nutzen: Beispiel Gehaltsbuchungen

Anstatt Gehaltsabrechnungen oder Lohnjournale manuell zu importieren oder über externe Dienste wie Zapier (was laut den Notizen nicht optimal funktionierte) zu verarbeiten, nutze die Bordmittel von Zoho Books:

Bankregeln erstellen: Gehe in Zoho Books zum Bereich Banking. Wähle das relevante Bankkonto aus. Bei den Transaktionen im Kontoauszug findest Du die Option, Regeln zu erstellen.
Regeln für Gehaltsbestandteile: Wenn Dein Gehaltslauf separate Buchungen für Lohn/Gehalt, Sozialversicherung, Steuern etc. auf dem Kontoauszug erzeugt, kannst Du für jede dieser wiederkehrenden Transaktionen eine Regel erstellen. Definiere Kriterien (z.B. Text im Verwendungszweck, Betrag) und weise die Transaktion direkt dem richtigen Aufwandskonto in Deinem Kontenplan zu.
Vorteil: Zukünftige, passende Transaktionen werden automatisch erkannt und zur Kategorisierung vorgeschlagen oder sogar direkt verbucht. Dies spart enorm Zeit und vermeidet die komplexere Verbuchung über Verbindlichkeitskonten, wenn die Zahlung direkt vom Bankkonto erfolgt.

Codebeispiele: Deluge und APIs konzeptuell

Obwohl die Hauptlogik in diesem Szenario oft in der Konfiguration von GetMyInvoices liegt, kannst Du Zoho’s Programmiersprache Deluge und APIs nutzen, um Prozesse weiter zu verfeinern oder zu automatisieren, insbesondere wenn Daten in Zoho ankommen.

Beispiel: Dateien aus Zoho WorkDrive per Deluge prüfen

Stell Dir vor, Du möchtest eine Benachrichtigung erhalten oder einen Task erstellen, sobald neue Rechnungen im WorkDrive-Ordner `Neue_Belege` landen. Du könntest eine geplante Funktion (Scheduled Function) in Zoho CRM, Books oder Zoho Creator erstellen, die diesen Ordner überwacht.

// Deluge Custom Function (z.B. in Zoho Books oder als Scheduled Function)
// Achtung: Erfordert Konfiguration der Zoho WorkDrive Connection

folderId = "DEINE_WORKDRIVE_ORDNER_ID"; // Ersetze dies mit der tatsächlichen Ordner-ID
benutzerEmail = "[email protected]"; // Ziel-Email für Benachrichtigung

try {
	// Rufe die Dateien im angegebenen WorkDrive-Ordner ab
	fileListResponse = zoho.workdrive.getFilesInFolder(folderId, "DeineWorkDriveConnection");

	if (fileListResponse.containKey("data") && fileListResponse.get("data").toList().size() > 0) {
		fileList = fileListResponse.get("data").toList();
		info "Anzahl gefundener Dateien: " + fileList.size();
		
		// Einfache Benachrichtigung senden
		sendmail
		[
			from : zoho.adminuserid
			to : benutzerEmail
			subject : "Neue Belege in WorkDrive Ordner " + folderId
			message : "Es wurden " + fileList.size() + " neue Dateien im WorkDrive Ordner gefunden. Bitte prüfen und bearbeiten."
		]
		
		// Optional: Hier könntest Du weitere Logik einbauen:
		// - Dateien umbenennen oder verschieben
		// - Einträge in Zoho Books oder CRM erstellen/aktualisieren (via API calls)
		// - Tasks in Zoho Projects oder Connect erstellen
		
	} else {
		info "Keine neuen Dateien im Ordner " + folderId + " gefunden.";
	}

} catch (e) {
	error "Fehler beim Abrufen der Dateien aus WorkDrive: " + e;
	// Fehlerbehandlung, z.B. Benachrichtigung an Admin senden
	sendmail
	[
		from : zoho.adminuserid
		to : "[email protected]"
		subject : "FEHLER: WorkDrive Sync Check fehlgeschlagen"
		message : "Fehler beim Prüfen des Ordners " + folderId + ":n" + e
	]
}
info "WorkDrive Check abgeschlossen.";

Hinweis: Dieses Skript ist ein einfaches Beispiel. Die direkte Überwachung von WorkDrive auf neue Dateien ist eventuell besser über Zoho Flow realisierbar, das Trigger für neue Dateien in WorkDrive bietet.

Webhooks und APIs als Klebstoff

Vergiss nicht das Potenzial von Webhooks und APIs:

Webhooks: Viele moderne Anwendungen (auch einige Zoho Apps wie Forms oder CRM-Workflow-Regeln) können bei bestimmten Ereignissen einen Webhook an eine definierte URL senden. Diesen Webhook kann z.B. Zoho Flow empfangen und daraufhin Aktionen in anderen Zoho Apps oder Drittsystemen auslösen.
APIs (Application Programming Interfaces): Fast alle hier genannten Tools (Zoho CRM, Books, WorkDrive, GetMyInvoices, PLEO, DATEV über Partner-Schnittstellen) bieten APIs an. Damit kannst Du benutzerdefinierte Integrationen bauen, Daten abfragen, erstellen oder aktualisieren – weit über das hinaus, was Standardkonnektoren bieten. Die Entwicklung erfordert zwar technisches Know-how, ermöglicht aber maximale Flexibilität.

Tipps und Best Practices

Konsequente Tag-Nutzung: Disziplin bei der Vergabe von Tags in GetMyInvoices ist der Schlüssel zur Mandantentrennung. Definiere klare Regeln und schule alle beteiligten Mitarbeiter.
Separate Sync-Jobs: Nutze immer separate Synchronisations-Jobs für unterschiedliche Mandanten oder Zwecke (z.B. WorkDrive Mandant A, WorkDrive Mandant B, DATEV Mandant A). Mische niemals Datenströme in einem einzigen Job, wenn eine Trennung erforderlich ist.
Teste Änderungen gründlich: Insbesondere Änderungen an Synchronisationseinstellungen (wie CRM-Books oder DATEV) sollten sorgfältig getestet werden, idealerweise mit Testdaten oder zu Zeiten geringer Systemlast.
Verstehe Synchronisationsintervalle: Sei Dir bewusst, dass viele Synchronisationen (GMI-Portalabruf, GMI-WorkDrive-Sync, CRM-Books-Sync) nicht in Echtzeit erfolgen. Plane Pufferzeiten ein.
Dokumentiere Dein Setup: Halte fest, welche Tags Du verwendest, wie die Sync-Jobs konfiguriert sind und welche Logik dahintersteckt. Das hilft bei der Fehlersuche und Übergabe.
Berechtigungen prüfen: Stelle sicher, dass die für die Synchronisation genutzten Benutzerkonten (z.B. Zoho-Benutzer für WorkDrive-Sync) die notwendigen Berechtigungen haben, aber nicht mehr als nötig.
Nutze Zoho Flow: Prüfe, ob Zoho Flow Dir helfen kann, manuelle Schritte zu automatisieren, die nach der Datensynchronisation anfallen (z.B. Benachrichtigungen, Task-Erstellung basierend auf neuen WorkDrive-Dateien).

Zusätzliche Hinweise und Möglichkeiten

Das Zoho-Ökosystem bietet noch weitere Ansatzpunkte:

Zoho Analytics: Wenn Du Daten aus verschiedenen Zoho Books Organisationen (oder sogar externen Quellen via API) konsolidieren möchtest, um ein übergreifendes Reporting für Deine Unternehmensgruppe zu erstellen, ist Zoho Analytics das Werkzeug der Wahl.
Zoho Creator: Für sehr spezifische Anforderungen, die über die Standardfunktionen hinausgehen (z.B. komplexe Genehmigungsworkflows für Rechnungen, individuelle Dashboards), kannst Du mit Zoho Creator eigene Low-Code-Anwendungen entwickeln, die tief in das Zoho-Ökosystem integriert sind.
Fehlermanagement: Achte auf die Fehlerprotokolle in GetMyInvoices und in den Zoho-Synchronisationseinstellungen. Richte Benachrichtigungen für kritische Fehler ein.

Fazit: Integration als Wettbewerbsvorteil

Die Integration von spezialisierten Drittanbieter-Tools wie GetMyInvoices oder PLEO und die Anbindung an Branchenstandards wie DATEV sind keine unüberwindbaren Hürden für Zoho-Nutzer. Durch eine durchdachte Konfiguration, insbesondere die clevere Nutzung von Tags und separaten Synchronisationswegen, sowie das Verständnis der Funktionsweise von APIs und Synchronisationsmechanismen kannst Du auch komplexe Multi-Mandanten-Szenarien effizient und zuverlässig abbilden. Die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Gehaltsverbuchung mittels Bankregeln setzt zusätzliche Kapazitäten frei.

Investiere die Zeit in ein sauberes Setup – es zahlt sich durch weniger Fehler, höhere Datenqualität und beschleunigte Prozesse aus. Dein Zoho-System wird so zu einer noch leistungsfähigeren Zentrale für Deine Geschäftsabläufe.