Wenn Du im Finanzsektor, als Zahlungsdienstleister oder in einer anderen Branche t\u00e4tig bist, die strengen regulatorischen Anforderungen unterliegt, kennst Du die Herausforderung: die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owners, UBOs). Dieser Prozess ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben (Stichwort Geldw\u00e4schegesetz, GwG), sondern oft auch ein manueller, zeitaufwendiger und fehleranf\u00e4lliger Albtraum \u2013 insbesondere bei komplexen, international verschachtelten Firmenstrukturen. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du diesen KYC-Prozess (Know Your Customer) direkt in Zoho CRM<\/a> automatisieren kannst, indem Du die St\u00e4rken von Zoho mit externen APIs wie OpenCorporates kombinierst.<\/p>\n Stell Dir ein typisches Szenario vor: Ein neuer B2B-Kunde m\u00f6chte Eure Dienstleistungen nutzen. Der Kunde ist eine GmbH. Ein Blick ins Handelsregister zeigt, dass die Gesellschafter nicht nur zwei Privatpersonen sind, sondern auch eine weitere Holding-GmbH. Um die wahren wirtschaftlich Berechtigten zu finden, musst Du nun die Gesellschafter dieser Holding ermitteln. Vielleicht ist diese wiederum Teil einer ausl\u00e4ndischen Unternehmensgruppe. Die manuelle Recherche in verschiedenen Registern wird schnell un\u00fcbersichtlich, kostet wertvolle Zeit und das Ergebnis ist schwer zu dokumentieren. Genau hier setzen wir an und bauen eine L\u00f6sung, die diese Recherche auf Knopfdruck erledigt und die Ergebnisse sauber und nachvollziehbar in Deinem Zoho CRM<\/a> ablegt.<\/p>\n Unser Ziel ist es, einen Button im Firmen-Modul (Accounts) von Zoho CRM zu erstellen. Dieser Button l\u00f6st eine Funktion aus, die eine externe API abfragt, die Firmenstruktur analysiert und die wirtschaftlich Berechtigten automatisch als verkn\u00fcpfte Kontakte anlegt.<\/p>\n Zuerst ben\u00f6tigst Du eine solide Datenbasis. Standardm\u00e4\u00dfig hast Du in Zoho CRM die Module „Firmen“ (Accounts) und „Kontakte“ (Contacts). Um die Beteiligungsstrukturen abzubilden, kannst Du entweder ein benutzerdefiniertes Modul „Beteiligungen“ erstellen oder \u2013 f\u00fcr eine einfachere L\u00f6sung \u2013 ein Multi-Select-Lookup-Feld im Firmen-Modul verwenden, das auf sich selbst verweist, um Muttergesellschaften abzubilden. F\u00fcr unser Beispiel legen wir den Fokus auf die direkte Zuordnung der final ermittelten Personen.<\/p>\n Das Herzst\u00fcck unserer Automatisierung ist eine externe Datenquelle. In unserem Beispiel nutzen wir die API von OpenCorporates<\/a>, einer der gr\u00f6\u00dften offenen Datenbanken f\u00fcr Unternehmensdaten weltweit. Andere Dienste wie North Data oder lokale Handelsregister-APIs sind ebenfalls denkbar. Du ben\u00f6tigst einen API-Schl\u00fcssel, den Du nach der Registrierung auf deren Plattform erh\u00e4ltst.<\/p>\n Die API erlaubt es uns, anhand eines Firmennamens oder einer Registernummer nach einem Unternehmen zu suchen und Informationen \u00fcber dessen leitende Angestellte und Gesellschafter zu erhalten.<\/p>\n Bevor wir den Code schreiben, m\u00fcssen wir die wichtigste Gesch\u00e4ftsregel kl\u00e4ren. Laut GwG gilt als wirtschaftlich Berechtigter, wer direkt oder indirekt mehr als 25% der Kapitalanteile oder Stimmrechte kontrolliert. Was aber, wenn niemand diese Schwelle erreicht? F\u00fcr diesen Fall gibt es die Regel des „fiktiven wirtschaftlich Berechtigten“: Kann kein UBO ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer als solcher. Diese Regel ist ein Segen f\u00fcr unsere Automatisierung, da sie einen klaren Endpunkt f\u00fcr unsere Suche definiert und Endlosschleifen verhindert.<\/p>\n Jetzt geht es ans Eingemachte. Wir erstellen eine Custom Function in Deluge, der Skriptsprache von Zoho. Gehe dazu in Deinem Zoho CRM zu Einstellungen > Automatisierung > Aktionen > Funktionen > Neue Funktion erstellen<\/em>.<\/p>\n Schritt 1: Einen Button erstellen<\/strong><\/p>\n Erstelle zuerst einen neuen Button im Firmen-Modul (Einstellungen > Anpassung > Module und Felder > Firmen > Links und Buttons<\/em>). Nenne ihn „Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln“ und w\u00e4hle aus, dass er eine bestehende Funktion ausf\u00fchren soll.<\/p>\n Schritt 2: Die Deluge-Funktion schreiben<\/strong><\/p>\n Die Funktion nimmt die ID der Firma als Argument, ruft die externe API auf, wertet die Antwort aus und legt die entsprechenden Datens\u00e4tze in Zoho CRM an.<\/p>\n Hier ist ein vereinfachtes Beispielskript, das die Grundlogik demonstriert:<\/p>\n Wichtiger Hinweis:<\/strong> Das obige Skript ist eine stark vereinfachte Darstellung. Eine produktive Implementierung erfordert eine tiefere, rekursive Logik, um verschachtelte Strukturen aufzul\u00f6sen, sowie eine robuste Fehlerbehandlung (z.B. bei API-Limits oder ung\u00fcltigen Daten).<\/p>\n Eine einmal implementierte L\u00f6sung entfaltet ihr volles Potenzial erst durch die Kombination mit anderen Zoho Apps:<\/p>\n Die Automatisierung der UBO-Ermittlung in Zoho CRM ist mehr als nur eine technische Spielerei. Du verwandelst einen reaktiven, manuellen Pflichtprozess in einen proaktiven, automatisierten und skalierbaren Wettbewerbsvorteil. Du reduzierst nicht nur den administrativen Aufwand drastisch, sondern minimierst auch das Risiko menschlicher Fehler und stellst eine l\u00fcckenlose Dokumentation f\u00fcr Compliance-Audits sicher. Dieses Projekt ist ein perfektes Beispiel daf\u00fcr, wie die offene Architektur von Zoho es Dir erm\u00f6glicht, Standardsoftware durch die intelligente Anbindung von externen APIs an Deine spezifischen, branchenkritischen Anforderungen anzupassen.<\/p>\n Verwendete Zoho Apps in diesem Szenario:<\/strong><\/p>\n Automatisiere die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter (UBOs) in Zoho CRM mit externen APIs, reduziere manuellen Aufwand und sichere Compliance.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3992,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"ocean_post_layout":"","ocean_both_sidebars_style":"","ocean_both_sidebars_content_width":0,"ocean_both_sidebars_sidebars_width":0,"ocean_sidebar":"","ocean_second_sidebar":"","ocean_disable_margins":"enable","ocean_add_body_class":"","ocean_shortcode_before_top_bar":"","ocean_shortcode_after_top_bar":"","ocean_shortcode_before_header":"","ocean_shortcode_after_header":"","ocean_has_shortcode":"","ocean_shortcode_after_title":"","ocean_shortcode_before_footer_widgets":"","ocean_shortcode_after_footer_widgets":"","ocean_shortcode_before_footer_bottom":"","ocean_shortcode_after_footer_bottom":"","ocean_display_top_bar":"default","ocean_display_header":"default","ocean_header_style":"","ocean_center_header_left_menu":"","ocean_custom_header_template":"","ocean_custom_logo":0,"ocean_custom_retina_logo":0,"ocean_custom_logo_max_width":0,"ocean_custom_logo_tablet_max_width":0,"ocean_custom_logo_mobile_max_width":0,"ocean_custom_logo_max_height":0,"ocean_custom_logo_tablet_max_height":0,"ocean_custom_logo_mobile_max_height":0,"ocean_header_custom_menu":"","ocean_menu_typo_font_family":"","ocean_menu_typo_font_subset":"","ocean_menu_typo_font_size":0,"ocean_menu_typo_font_size_tablet":0,"ocean_menu_typo_font_size_mobile":0,"ocean_menu_typo_font_size_unit":"px","ocean_menu_typo_font_weight":"","ocean_menu_typo_font_weight_tablet":"","ocean_menu_typo_font_weight_mobile":"","ocean_menu_typo_transform":"","ocean_menu_typo_transform_tablet":"","ocean_menu_typo_transform_mobile":"","ocean_menu_typo_line_height":0,"ocean_menu_typo_line_height_tablet":0,"ocean_menu_typo_line_height_mobile":0,"ocean_menu_typo_line_height_unit":"","ocean_menu_typo_spacing":0,"ocean_menu_typo_spacing_tablet":0,"ocean_menu_typo_spacing_mobile":0,"ocean_menu_typo_spacing_unit":"","ocean_menu_link_color":"","ocean_menu_link_color_hover":"","ocean_menu_link_color_active":"","ocean_menu_link_background":"","ocean_menu_link_hover_background":"","ocean_menu_link_active_background":"","ocean_menu_social_links_bg":"","ocean_menu_social_hover_links_bg":"","ocean_menu_social_links_color":"","ocean_menu_social_hover_links_color":"","ocean_disable_title":"default","ocean_disable_heading":"default","ocean_post_title":"","ocean_post_subheading":"","ocean_post_title_style":"","ocean_post_title_background_color":"","ocean_post_title_background":0,"ocean_post_title_bg_image_position":"","ocean_post_title_bg_image_attachment":"","ocean_post_title_bg_image_repeat":"","ocean_post_title_bg_image_size":"","ocean_post_title_height":0,"ocean_post_title_bg_overlay":0.5,"ocean_post_title_bg_overlay_color":"","ocean_disable_breadcrumbs":"default","ocean_breadcrumbs_color":"","ocean_breadcrumbs_separator_color":"","ocean_breadcrumbs_links_color":"","ocean_breadcrumbs_links_hover_color":"","ocean_display_footer_widgets":"default","ocean_display_footer_bottom":"default","ocean_custom_footer_template":"","osh_disable_topbar_sticky":"default","osh_disable_header_sticky":"default","osh_sticky_header_style":"default","osh_sticky_header_effect":"","osh_custom_sticky_logo":0,"osh_custom_retina_sticky_logo":0,"osh_custom_sticky_logo_height":0,"osh_background_color":"","osh_links_color":"","osh_links_hover_color":"","osh_links_active_color":"","osh_links_bg_color":"","osh_links_hover_bg_color":"","osh_links_active_bg_color":"","osh_menu_social_links_color":"","osh_menu_social_hover_links_color":"","ocean_post_oembed":"","ocean_post_self_hosted_media":"","ocean_post_video_embed":"","ocean_link_format":"","ocean_link_format_target":"self","ocean_quote_format":"","ocean_quote_format_link":"post","ocean_gallery_link_images":"on","ocean_gallery_id":[],"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-3953","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-zoho","entry","has-media"],"acf":[],"yoast_head":"\nDie Herausforderung aus der Praxis: Wer steckt wirklich hinter der Fassade?<\/h3>\n
Schritt-f\u00fcr-Schritt: Von der manuellen Recherche zur automatisierten UBO-Ermittlung<\/h3>\n
1. Vorbereitung in Zoho CRM: Das Datenmodell schaffen<\/h4>\n
\n
2. Die externe API: Daten aus \u00f6ffentlichen Registern ziehen<\/h4>\n
3. Die Logik definieren: Die 25%-Regel und der „fiktive Berechtigte“<\/h4>\n
4. Die Umsetzung mit Deluge: Eine Custom Function in Zoho CRM<\/h4>\n
\n\/\/ Argument: Die ID des Firmen-Datensatzes, f\u00fcr den der Button geklickt wurde\nvoid findUBOs(int accountId)\n{\n \/\/ 1. Firmendaten aus Zoho CRM abrufen\n accountDetails = zoho.crm.getRecordById(\"Accounts\", accountId);\n companyName = accountDetails.get(\"Account_Name\");\n \/\/ Angenommen, Du hast ein Feld f\u00fcr die Jurisdiktion, z.B. 'de' f\u00fcr Deutschland\n jurisdictionCode = accountDetails.get(\"Jurisdiction_Code\"); \n\n \/\/ 2. API-Aufruf an OpenCorporates vorbereiten\n \/\/ Ersetze 'DEIN_API_SCHLUESSEL' durch deinen echten API-Schl\u00fcssel\n apiKey = \"DEIN_API_SCHLUESSEL\";\n \/\/ Die URL f\u00fcr die Unternehmenssuche\n apiUrl = \"https:\/\/api.opencorporates.com\/v0.4\/companies\/search?q=\" + companyName + \"&jurisdiction_code=\" + jurisdictionCode + \"&api_token=\" + apiKey;\n\n \/\/ 3. API aufrufen\n response = invokeurl\n [\n url: apiUrl\n type: GET\n ];\n \n \/\/ info response; \/\/ Zum Debuggen die Antwort ausgeben\n\n \/\/ 4. JSON-Antwort verarbeiten (dies ist ein vereinfachtes Beispiel)\n companies = response.get(\"results\").get(\"companies\");\n if (companies.size() > 0)\n {\n \/\/ Wir nehmen den ersten Treffer f\u00fcr dieses Beispiel\n firstCompany = companies.get(0).get(\"company\");\n companyUrl = firstCompany.get(\"opencorporates_url\");\n \n \/\/ Hier w\u00fcrde die eigentliche rekursive Logik ansetzen:\n \/\/ a) Eine weitere API-Anfrage stellen, um die Gesellschafter (\"officers\") dieser Firma abzurufen.\n \/\/ b) Die Liste der Gesellschafter durchgehen.\n \/\/ c) F\u00dcR JEDEN GESELLSCHAFTER:\n \/\/ - Ist es eine nat\u00fcrliche Person mit >25% Anteil? \n \/\/ -> Pr\u00fcfen, ob der Kontakt im CRM existiert. Wenn nicht, anlegen. Mit der Firma verkn\u00fcpfen.\n \/\/ - Ist es eine juristische Person (Firma)?\n \/\/ -> Rufe diese Funktion rekursiv f\u00fcr die Gesellschafter-Firma auf.\n \n \/\/ Simulierter Fund eines UBO zur Demonstration\n uboName = \"Max Mustermann\";\n uboShare = 51.0;\n\n \/\/ Pr\u00fcfen, ob der Kontakt bereits existiert\n searchResponse = zoho.crm.searchRecords(\"Contacts\", \"(Full_Name:equals:\" + uboName + \")\");\n if (searchResponse.size() == 0)\n {\n \/\/ Kontakt anlegen, wenn er nicht gefunden wurde\n contactMap = Map();\n contactMap.put(\"Last_Name\", uboName);\n \/\/ Wichtig: Den Kontakt mit der urspr\u00fcnglichen Firma verkn\u00fcpfen\n contactMap.put(\"Account_Name\", accountId); \n \/\/ Benutzerdefiniertes Feld f\u00fcr den Anteil f\u00fcllen\n contactMap.put(\"Anteil_in\", uboShare);\n createResponse = zoho.crm.createRecord(\"Contacts\", contactMap);\n info \"Neuer Kontakt erstellt: \" + createResponse;\n }\n else\n {\n info \"Kontakt \" + uboName + \" existiert bereits.\";\n }\n }\n else\n {\n \/\/ Fehlerbehandlung: Keine Firma gefunden\n info \"Keine Firma mit dem Namen \" + companyName + \" in der API gefunden.\";\n }\n}\n<\/code><\/pre>\nTipps und Best Practices f\u00fcr eine robuste L\u00f6sung<\/h3>\n
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Zus\u00e4tzliche Potenziale im Zoho-\u00d6kosystem<\/h3>\n
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Fazit: Mehr als nur Automatisierung \u2013 ein strategischer Vorteil<\/h3>\n
\n